Decyzja 2018/1412 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy za rok budżetowy 2016

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2018.248.306

Akt nienormatywny

Wersja od: 3 października 2018 r.

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1412

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ²  dotyczące rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2016 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 20 lutego 2018 r. w sprawie udzielenia Agencji absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2016 (05941/2018 - C8-0062/2018),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 2062/94 z dnia 18 lipca 1994 r. ustanawiające Europejską Agencję ds. Bezpieczeństwa i Ochrony Zdrowia w Miejscu Pracy ⁴ , w szczególności jego art. 14,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁵ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Zatrudnienia i Spraw Socjalnych (A8-0084/2018),

1. udziela dyrektorowi Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2016;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Antonio TAJANI	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1413

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Zatrudnienia i Spraw Socjalnych (A8-0084/2018),

A. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium pragnie podkreślić szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii poprzez zwiększanie przejrzystości i odpowiedzialności oraz wdrażanie koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi;

B. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ⁶  Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy (zwanej dalej "Agencją") jej ostateczny budżet na rok 2016 wyniósł 16 673 153,98 EUR, co stanowi spadek o 1,06 % w stosunku do roku 2015; mając na uwadze, że budżet Agencji pochodzi głównie z budżetu Unii;

C. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2016 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Zarządzanie budżetem i finansami

1. zauważa, że działania związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2016 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika jego wykonania w wysokości 96,31 %, co oznacza wzrost o 1,22 % w porównaniu z poprzednim rokiem (97,53 %), oraz że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 70,35 %, co oznacza spadek o 1,70 % w porównaniu z rokiem budżetowym 2015;

2. z zadowoleniem przyjmuje działania następcze Agencji w odpowiedzi na uwagi organu udzielającego absolutorium na temat wykonania budżetu w ubiegłych latach; z zadowoleniem przyjmuje również szybkie zastosowanie się przez Agencję do rady Trybunału dotyczącej umów ramowych w zakresie ICT i doradztwa - obszaru uznanego za wymagający poprawy w absolutorium za rok 2016;

Zobowiązania i przeniesienia

3. na podstawie sprawozdania Trybunału odnotowuje wysoki poziom środków na zobowiązania przeniesionych na 2017 r. w tytule II (wydatki administracyjne) na poziomie 417 279 EUR, tj. 30 % (w porównaniu z 364 740 EUR, czyli 26 % w 2015 r.); zauważa, że przeniesienia te dotyczą głównie usług informatycznych, które nie zostały jeszcze w pełni zrealizowane lub za które nie wystawiono faktur do końca roku; zauważa ponadto, że poziom środków na zobowiązania przeniesionych w tytule III wyniósł 3 370 616 EUR, tj. 43 % (w porównaniu z 3 383 052 EUR, czyli 41 % w 2015 r.); zauważa, że przeniesienia te dotyczą głównie projektów badawczych i analiz realizowanych przez okres dłuższy niż jeden rok; na podstawie sprawozdania Trybunału stwierdza, że Agencja może rozważyć wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia wieloletniego charakteru operacji i nieuniknionych długich przerw między datami podpisywania i realizacji umów oraz płatności; na podstawie odpowiedzi Agencji odnotowuje, że przeanalizuje ona tę możliwość w celu sprawdzenia, czy można poprawić zarządzanie budżetem;

4. odnotowuje, że przeniesienia mogą być często w części lub całkowicie uzasadnione wieloletnim charakterem programów operacyjnych Agencji, niekoniecznie oznaczają niedociągnięcia w planowaniu i wykonaniu budżetu oraz nie zawsze są sprzeczne z zasadą jednoroczności budżetu, zwłaszcza jeżeli są planowane przez Agencję z wyprzedzeniem i przedstawiane Trybunałowi;

Przesunięcia

5. odnotowuje, że w roku budżetowym 2016 miało miejsce 11 przesunięć budżetowych na łączną kwotę 319 240 EUR służących przeniesieniu środków z obszarów, w których stwierdzono oszczędności budżetowe, do obszarów, gdzie zasoby były ograniczone, z myślą o zapewnieniu osiągnięcia celów na ten rok;

Zamówienia

6. odnotowuje, że Agencja zawarła umowy na dostawy towarów i realizację usług na łączną kwotę 8 492 938,92 EUR, z czego 930 240,32 EUR przyznano w ramach 41 procedur negocjacyjnych, 580 926,16 EUR za pośrednictwem umów międzyinstytucjonalnych lub umów o gwarantowanym poziomie usług, natomiast 6 981 772,44 EUR poprzez 155 umów szczegółowych lub formularzy zamówienia w ramach umów ramowych wskutek udzielenia zamówienia w procedurach otwartych;

7. z satysfakcją odnotowuje, że powołano zespół ds. zamówień w celu zapewnienia harmonizacji w całej Agencji w odniesieniu do wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia prowadzonych przez Agencję - od koncepcji do zawarcia umowy - które są przedmiotem środków nadzoru i kontroli ograniczających ryzyko, w tym formalnych procesów otwierania i oceny, deklaracji o braku konfliktu interesów podpisanych przez członków komisji, oceny kryteriów wykluczenia, selekcji i udzielenia zamówienia udokumentowanych na piśmie;

8. na podstawie sprawozdania Trybunału odnotowuje, że w 2014 r. Agencja podpisała umowę ramową w celu świadczenia informatycznych usług doradczych w latach 2014-2017 na łączną kwotę w wysokości 1 100 000 EUR; z ubolewaniem zauważa, że w umowach szczegółowych podpisanych w 2016 r. w celu wdrożenia tej umowy ramowej jasno określono co prawda produkty projektu, zatrudniono jednak konsultantów na zasadzie umowy otwartej w oparciu o przepracowany czas i wykorzystane środki, co oznacza, że cena nie jest ustalona i bezpośrednio związana z produktem, lecz wynika z liczby przepracowanych dni roboczych; ponadto zauważa, że w 2016 r. około 50 % informatycznych usług doradczych zostało przeprowadzonych poza siedzibą Agencji, co ograniczyło możliwość stosowania przez Agencję środków służących monitorowaniu skutecznego wdrażania umów; odnotowuje, że płatności dokonane na podstawie tej umowy ramowej w 2016 r. wyniosły około 400 000 EUR; na podstawie odpowiedzi Agencji odnotowuje, że stosuje się ona do rady Trybunału dotyczącej umów ramowych w zakresie ICT i doradztwa, wykorzystując w stosownych przypadkach konkretne umowy w oparciu o przepracowany czas i wykorzystane środki;

Polityka kadrowa

9. zauważa na podstawie planu zatrudnienia, że na dzień 31 grudnia 2016 r. obsadzonych było 39 stanowisk (z całkowitej liczby 41 stanowisk zatwierdzonych w ramach budżetu Unii) w porównaniu z 40 w 2015 r.;

10. ubolewa, że w odniesieniu do liczby stanowisk obsadzonych w dniu 31 grudnia 2016 r. nie osiągnięto równowagi płci, a stosunek kobiet do mężczyzn wynosi ponad dwa do jednego, tj. 72 % do 28 %; zwraca uwagę, że należy zająć się tą kwestią w trybie pilnym; zauważa jednak, że wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla panuje równowaga płci (50:50);

11. podkreśla, że równowaga między życiem zawodowym a prywatnym powinna stanowić element polityki kadrowej Agencji; zauważa, że budżet przeznaczony na działalność związaną z dobrostanem pracowników wynosi około 194 EUR na pracownika, co odpowiada trzem dniom na pracownika; stwierdza, że średnia długość zwolnienia chorobowego pracownika wynosi 11 dni;

12. przypomina, że w 2007 r. Agencja przyjęła decyzję dotyczącą nękania psychicznego i molestowania seksualnego; proponuje zorganizowanie szkoleń i sesji informacyjnych w celu podnoszenia świadomości pracowników; zauważa, że w 2016 r. przeprowadzono jedno postępowanie administracyjne; domaga się dalszych wyjaśnień dotyczących wniosków z tego postępowania przy jednoczesnym poszanowaniu przepisów o ochronie danych;

13. z zadowoleniem odnotowuje fakt, że w 2016 r. do Agencji nie wpłynęły żadne skargi, nie wszczęto procesów ani nie zgłoszono przypadków związanych z zatrudnianiem lub zwalnianiem personelu;

14. zauważa, że Agencja kontynuowała przyjmowanie przepisów wykonawczych w następstwie reformy regulaminu pracowniczego, która weszła w życie w dniu 1 stycznia 2014 r.;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi, przejrzystość i demokracja

15. zwraca uwagę, że od momentu powołania nowego zarządu pod koniec 2016 r. gromadzone i analizowane są nowe deklaracje konfliktów interesów i streszczenia życiorysów; zauważa ponadto, że Agencja zgromadziła 131 kompletnych dossier, tj. 70 od członków zarządu (80 %), 52 od zastępców członków zarządu (60 %) i 12 od obserwatorów i zastępców obserwatorów (48 %); z zadowoleniem przyjmuje fakt, że żadne z ocenionych dossier nie świadczy o sytuacji, którą można kwalifikować jako konflikt interesów w rozumieniu polityki Agencji;

16. z zadowoleniem zauważa, że Agencja prowadzi strategię zwalczania nadużyć finansowych, określoną w oparciu o wytyczne dla agencji unijnych wydane przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF); zauważa, że strategia ta obejmuje okres trzech lat (2015-2017), a jej wdrożenie jest regularnie monitorowane przez prezydium Agencji; zauważa ponadto, że przyjęto i udostępniono personelowi w intranecie wewnętrzną procedurę zgłaszania i rozpatrywania ewentualnych przypadków nadużyć finansowych oraz postępowania w odniesieniu do wyników;

17. głęboko ubolewa, że Agencja musi jeszcze wdrożyć przepisy wewnętrzne dotyczące informowania o nieprawidłowościach; zwraca uwagę, że Agencja oczekuje na wytyczne Komisji; ponadto zauważa, że w międzyczasie Agencja stosuje wytyczne Komisji w sprawie informowania o nieprawidłowościach z 2012 r.; wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium, kiedy zostaną ustanowione i wdrożone przepisy dotyczące informowania o nieprawidłowościach;

18. wyraża potrzebę powołania niezależnego organu referencyjnego ds. ujawniania i doradztwa, dysponującego odpowiednimi zasobami budżetowymi, aby pomóc sygnalistom wykorzystywać odpowiednie kanały ujawniania informacji o możliwych nieprawidłowościach naruszających interesy finansowe Unii, przy jednoczesnym zachowaniu poufności oraz oferowaniu koniecznego wsparcia i doradztwa;

Główne osiągnięcia

19. z zadowoleniem przyjmuje trzy główne osiągnięcia zidentyfikowane przez Agencję w 2016 r., a mianowicie:

- Agencja zakończyła zainicjowany przez Parlament trzyletni projekt pilotażowy "Bezpieczniejsze i zdrowsze warunki pracy dla osób w każdym wieku - bezpieczeństwo i higiena pracy w kontekście starzenia się siły roboczej", a także rozpoczęła kampanię na rzecz zdrowych miejsc pracy (2016-2017) pod hasłem "Zdrowe miejsca pracy dla wszystkich grup wiekowych",

- Agencja przedstawiła na seminarium wysokiego szczebla pierwsze sprawozdanie z dużego projektu badawczego pt. "Zdrowie i Bezpieczeństwo w mikroprzedsiębiorstwach i małych przedsiębiorstwach",

- Agencja wdrożyła wraz z Urzędem Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) oraz Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (CdT) nowe narzędzie zarządzania wielojęzycznymi stronami internetowymi, które zdobyło nagrodę Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich za doskonałość w administracji publicznej w 2017 r.;

Audyt wewnętrzny

20. odnotowuje, że w 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego (IAS) przeprowadziła ocenę ryzyka strategicznego, której głównym celem było opracowanie nowego wieloletniego strategicznego planu kontroli wewnętrznej na lata 2017- 2019;

21. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że do końca 2016 r. nie przekazano Agencji żadnych otwartych zaleceń klasyfikowanych jako krytyczne lub bardzo ważne; zwraca uwagę, że podczas tego roku Agencja dążyła do wdrożenia planu działań dotyczącego czterech ważnych zaleceń wydanych przez IAS w 2015 r. w sprawie narzędzi zarządzania BHP; stwierdza, że IAS dokonała przeglądu pracy wykonanej w sprawie tych czterech zaleceń i zaleciła ich zamknięcie na początku 2017 r.;

Wyniki

22. odnotowuje z uznaniem, że Agencja podjęła istotne kroki w celu wsparcia swojego systemu zarządzania zadaniowego systemem informatycznym; z zadowoleniem przyjmuje wdrożenie nowych cyfrowych narzędzi do zarządzania czasem spędzonym nad różnymi projektami i działaniami, a także do zarządzania przetargami i zamówieniami publicznymi;

Inne uwagi

23. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że rozporządzenie (WE) nr 2062/94 (rozporządzenie ustanawiające Agencję) nie zawiera wyraźnego wymogu przeprowadzania zewnętrznych ocen jej działań; z satysfakcją odnotowuje, że wniosek Komisji w sprawie nowego rozporządzenia ustanawiającego (COM(2016) 528) zawiera wymóg przeprowadzania oceny raz na pięć lat oraz wykorzystania sprawozdań z kontroli zewnętrznej;

24. wyraża uznanie dla działań i analiz Agencji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, które przyczyniają się do kształtowania polityki Unii mającej na celu promowanie zdrowych i bezpiecznych miejsc pracy w Unii; odnotowuje aktualne pakiety robocze Agencji dotyczące wspierania mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw (MMŚP), obejmujące przeznaczone dla MMŚP narzędzia i wytyczne w celu wyeliminowania luk w wiedzy oraz ułatwienia lepszego przestrzegania przepisów BHP;

25. z zadowoleniem przyjmuje dobrą współpracę pomiędzy agencjami działającymi w dziedzinie zatrudnienia, spraw społecznych i włączenia społecznego, a zwłaszcza współpracę między Agencją, Eurofound, Cedefop i EIGE przy sprawozdaniu pt. "W kierunku przyjaznej osobom starszym pracy w Europie - praca i starzenie się uwzględniające cały okres życia z perspektywy agencji UE";

26. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 18 kwietnia 2018 r. ⁷  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

¹ Dz.U. C 417 z 6.12.2017, s. 201.

² Zob. przypis 1.

³ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

⁴ Dz.U. L 216 z 20.8.1994, s. 1.

⁵ Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

⁶ Dz.U. C 12 z 13.1.2017, s. 9.

⁷ Teksty przyjęte, P8_TA(2018)0133 (zob. s. 393 niniejszego Dziennika Urzędowego).