Decyzja 2018/1358 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2016

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2018.248.195

Akt nienormatywny

Wersja od: 3 października 2018 r.

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1358

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ²  dotyczące rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2016 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 20 lutego 2018 r. w sprawie udzielenia Urzędowi absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2016 (05941/2018 - C8-0087/2018),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 z dnia 19 maja 2010 r. w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu ⁴ , w szczególności jego art. 36,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁵ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0083/2018),

1. odracza decyzję w sprawie udzielenia dyrektorowi wykonawczemu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu absolutorium z wykonania budżetu Urzędu za rok budżetowy 2016;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

	Antonio TAJANI Klaus WELLE
	Przewodniczący Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1359

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0083/2018),

A. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium podkreśla szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii poprzez zwiększanie przejrzystości i odpowiedzialności oraz wdrażanie koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi;

B. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ⁶  ostateczny budżet Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu (zwanego dalej "Urzędem") na rok budżetowy 2016 wyniósł 65 370 233,75 EUR, co stanowi wzrost o 309,98 % w porównaniu z 2015 r.; mając na uwadze, że wzrost ten był wynikiem powierzenia Urzędowi nowych dodatkowych zadań stanowiących rozszerzenie jego mandatu,

C. mając na uwadze, że 29 463 600 EUR pochodzi z budżetu Unii, 21 710 759 EUR pochodzi z innych wkładów, głównie w formie umów o udzielenie dotacji przez Komisję, a 1 900 134 EUR pochodzi z wkładów państw stowarzyszonych (Królestwa Norwegii i Konfederacji Szwajcarskiej);

D. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2016 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Urzędu jest wiarygodne, lecz nie był w stanie uzyskać wystarczających dowodów kontroli potwierdzających, że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2013 i 2014

1. z zaniepokojeniem odnotowuje liczbę nierozstrzygniętych kwestii oraz bieżących działań naprawczych, które zostały podjęte w odpowiedzi na uwagi Trybunału w 2013 i 2014 r. i są związane z opóźnieniami w płatnościach, standardami kontroli wewnętrznej (ICS) i wysoką rotacją personelu; wzywa Urząd, by w ciągu 2018 r. jak najszybciej doprowadził do końca działania naprawcze i poinformował organ udzielający absolutorium o ich wdrożeniu;

Uzasadnienie wydania opinii z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń oraz decyzji o odłożeniu udzielenia absolutorium

2. wyraża głębokie ubolewanie z powodu istotnych ustaleń, sformułowanych przez Trybunał, dotyczących dwóch z pięciu znaczących postępowań o udzielenie zamówienia z 2016 r., w wyniku których dokonano płatności w ciągu tego roku, co świadczy o braku dyscypliny w prowadzonych przez Urząd postępowaniach o udzielenie zamówienia;

3. przypomina, że do dwóch z trzech oferentów uczestniczących w jednym ze skontrolowanych postępowań o udzielenie zamówienia na usługi przewozu, które wchodziły w zakres umowy ramowej o świadczenie usług o wartości 4 000 000 EUR w latach 2016-2020, zwrócono się o podanie dodatkowych informacji w związku z tymi samymi kryteriami wyboru; przypomina, że choć żaden z nich nie przedstawił wymaganych informacji (życiorysy osób, które miały wykonywać zadania w pomieszczeniach Urzędu), tylko jeden został z tego powodu wykluczony z postępowania; zauważa, że drugiemu oferentowi udzielono zamówienia na podstawie zapewnienia, że odnośne życiorysy zostaną dostarczone po udzieleniu zamówienia; wyraża w związku z tym opinię, że postępowanie o udzielenie zamówienia nie było zgodne z zasadą równego traktowania, a zamówienia udzielono oferentowi, który nie spełnił wszystkich kryteriów wyboru; uważa, że umowa ramowa i związane z nią płatności za 2016 r. na kwotę 920 561 EUR są w związku z tym nieprawidłowe;

4. przypomina, że w lutym 2016 r. Urząd bezpośrednio zawarł umowę ramową na świadczenie usług pośrednictwa, polegających na wspieraniu Urzędu w reagowaniu na kryzys migracyjny przez okres 12 miesięcy, na łączną kwotę 3 600 000 EUR; ubolewa, że umowa ramowa została zawarta z jedynym wcześniej wyłonionym podmiotem gospodarczym bez zastosowania jakichkolwiek procedur udzielania zamówień publicznych przewidzianych w rozporządzeniu finansowym; uważa, że udzielenie zamówienia nie było zatem zgodne ze stosownymi przepisami Unii, a związane z nim płatności za 2016 r. wynoszące 592 273 EUR są nieprawidłowe;

5. zauważa, że kwoty związane z zawarciem wymienionych dwóch umów ramowych stanowią 2,9 % łącznej kwoty wydatków Urzędu w 2016 r.;

6. zauważa, że według Urzędu w przypadku umowy, o której mowa w ust. 3, podstawą decyzji Urzędu był fakt, że przedsiębiorstwo, któremu udzielono zamówienia, było jedynym podmiotem mającym zdolność do wykonania zobowiązań umownych; zauważa ponadto, że w przypadku umowy ramowej, o której mowa w ust. 4, Urząd prowadził działania w warunkach wymagających wyjątkowo pilnej reakcji w związku z kryzysem uchodźczym, będącym wówczas w szczytowym momencie, na co nałożyła się jeszcze konieczność wdrożenia decyzji Rady dotyczących zadań nadzwyczajnych powierzonych Urzędowi; zauważa, że wykonawcą wybranym w tych nadzwyczajnych okolicznościach był ten sam podmiot, który został wcześniej zatrudniony przez inną unijną agencję z siedzibą w Grecji; zauważa, że decyzję udokumentowano i zatwierdzono we wniosku o uczynienie wyjątku;

7. zwraca się do Urzędu, aby przed dniem 15 czerwca 2018 r. poinformował organ udzielający absolutorium o środkach podjętych w celu rozwiązania problemów stwierdzonych przez Trybunał;

8. zauważa, że Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) wszczął dochodzenie w sprawie działań Urzędu; w pełni respektuje niezależność dochodzeń prowadzonych przez OLAF oraz fakt, że żadna odrębna część tego rodzaju dochodzenia nie może zostać ujawniona przed zamknięciem całego dochodzenia;

9. jest zdania, że udzielenie absolutorium zanim wszystkie istotne informacje dotyczące działalności Urzędu zostaną w pełni poznane, byłoby nieodpowiedzialne; wzywa OLAF, aby poinformował organ udzielający absolutorium o wynikach dochodzenia, jak tylko zostanie ono zakończone, w celu uwzględnienia wszelkich istotnych ustaleń w sprawozdaniu w sprawie udzielenia Urzędowi absolutorium za rok 2016;

Uwagi dotyczące legalności i prawidłowości transakcji

10. zauważa, że według sprawozdania Trybunału w sierpniu 2016 r. Urząd ogłosił przetarg nieograniczony (w pięciu częściach) na umowę ramową w celu pokrycia zapotrzebowania Urzędu na mediatorów kulturowych / tłumaczy ustnych w różnych krajach; zauważa ponadto, że łączna wartość umowy ramowej za cztery części, które zostały podpisane i poddane kontroli (części 2-5), wyniosła 60 000 000 EUR na okres czterech lat; odnotowuje, że zamówień na te cztery części udzielono temu samemu oferentowi jako pierwszemu wykonawcy w systemie kaskadowym; zauważa, że wykonawca ten spełniał wymogi finansowe przewidziane w kryteriach wyboru (roczny obrót w wysokości 1 000 000 EUR) z wyjątkiem jednego roku z trzech poprzednich lat, kiedy to zawarł umowę z organizacją niekomercyjną, która zobowiązała się do "udostępnienia" wykonawcy swojego obrotu; przypomina, że rozporządzenie finansowe zezwala na korzystanie ze zdolności finansowej i gospodarczej innych podmiotów; wyraża jednak ubolewanie, że w tym przypadku nie jest jasne, w jaki sposób obrót tego podmiotu mógłby zostać "udostępniony", ani to, czy ze względu na charakter swojej działalności podmiot ten byłby w stanie wspierać wykonawcę w świadczeniu odnośnych usług; uważa, że Urząd powinien był odrzucić ofertę, gdyż nie wykazano, iż oferent spełnia wymogi związane ze zdolnością gospodarczą i finansową; uznaje umowę ramową i wszystkie związane z nią płatności za nieprawidłowe (w 2016 r. nie dokonano żadnych płatności);

Zarządzanie budżetem i finansami

11. zauważa z zaniepokojeniem, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2016 doprowadziły do osiągnięcia niskiego wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 80,64 %; zauważa ponadto, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 63,40 %;

12. zauważa, że program prac Urzędu został zmieniony trzykrotnie, a jego budżet - czterokrotnie w celu uwzględnienia istotnych zmian, które miały miejsce w 2016 r., w szczególności znacznego nasilenia prowadzonych przez Urząd działań wsparcia operacyjnego w hotspotach w niektórych państwach członkowskich oraz realizacji postanowień oświadczenia UE-Turcja; zwraca się do Urzędu, by wziął pod uwagę sprawozdanie specjalne Trybunału nr 6/2017 pt. "Podejście »Hotspot« - unijna odpowiedź na kryzys uchodźczy", oraz wzywa Trybunał, aby nadał priorytet sprawozdaniu uzupełniającemu do tego sprawozdania specjalnego, którego zażądał Parlament w celu uwzględnienia hotspotów jako części szerszego systemu azylowego Unii i jej państw członkowskich;

Zobowiązania i przeniesienia

13. zauważa, że poziom przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tytule II (wydatki administracyjne), osiągnął wielkość 2 500 000 EUR, tj. 43,9 % (w porównaniu z kwotą 1 076 583 EUR w roku 2015, tj. 36,9 %); przyjmuje do wiadomości, że przeniesienia te związane były głównie z infrastrukturą informatyczną, tłumaczeniami i publikacjami, doradztwem w zakresie prowadzonej działalności i kosztami posiedzeń zarządu, w przypadku których umowy zostały podpisane pod koniec 2016 r. lub faktury zostały wystawione dopiero w 2017 r.;

14. zauważa, że przeniesienia są często częściowo lub całkowicie uzasadnione wieloletnim charakterem programów operacyjnych agencji, niekoniecznie oznaczają niedociągnięcia w planowaniu i wykonaniu budżetu oraz nie zawsze są sprzeczne z zasadą jednoroczności budżetu, zwłaszcza jeżeli są planowane przez Urząd z wyprzedzeniem i przedstawiane Trybunałowi;

Przesunięcia

15. zauważa, że dyrektor zarządzający dokonał 20 przesunięć budżetowych w 2016 r., aby zrekompensować niedobory budżetowe oraz uwzględnić lawinowo wzrastające potrzeby budżetowe w hotspotach, w szczególności w następstwie oświadczenia UE-Turcja; zauważa z zaniepokojeniem, że jednego z czterech przesunięć między tytułami dokonano na mocy decyzji dyrektora wykonawczego, mimo że przekraczało ono próg wynoszący 10 %, określony w art. 27 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego EASO ⁷ ; zauważa, że przeniesienie to zostało wkrótce potem zatwierdzone przez zarząd w drugiej korekcie budżetu na rok 2016;

16. zauważa, że w 2016 r. ze względu na kryzys migracyjny budżet Urzędu był czterokrotnie korygowany, aby odpowiedzieć na wezwania Komisji i państw członkowskich dotyczące rozszerzenia działalności w związku ze wzrostem liczby osób ubiegających się o azyl napływających do Europy w latach 2015-2016; jest zdania, że Urząd miał w związku z tym problemy z wykorzystywaniem tych środków, co z kolei doprowadziło w pewnych przypadkach do anulowania i przeniesień, a także trudności w przestrzeganiu przepisów budżetowych i finansowych; podkreśla, że problem ten musi zostać w przyszłości rozwiązany;

Zamówienia publiczne i polityka kadrowa

17. ubolewa, że w przypadku płatności leżących u podstaw rozliczeń Urzędu dwie z pięciu skontrolowanych procedur przetargowych były nieprawidłowe, a związane z nimi nieprawidłowe płatności stanowiły 2,9 % łącznej kwoty wydatków; odnotowuje również zawarcie dodatkowej nieprawidłowej umowy ramowej, na podstawie której nie dokonano żadnych płatności; zauważa, że Urząd w 2017 r. podjął już działania naprawcze, zastępując umowy wynikające z tych procedur nowymi umowami; zwraca się do Urzędu, aby dopilnował, żeby takie nieprawidłowości nie powtarzały się w przyszłości;

18. zauważa z zaniepokojeniem, że z 4 861 płatności zrealizowanych przez Urząd w 2016 r. 2 007 dokonano po upływie ustawowego terminu (41 %); zauważa jednak, że wynikało to głównie z gwałtownego wzrostu budżetu; przyjmuje do wiadomości, że według Urzędu jego działalność operacyjna rosła w postępie geometrycznym, co doprowadziło do znacznego wzrostu liczby transakcji finansowych obsługiwanych przez tę samą liczbę pracowników; z zadowoleniem odnotowuje różne środki podjęte przez Urząd w celu zaradzenia tej sytuacji; przyjmuje do wiadomości, że środki te miały doprowadzić do normalizacji płatności do końca pierwszego półrocza 2017 r.; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o skutkach tych środków;

19. zauważa, że według sprawozdania Trybunału instytucje zamawiające mają zwracać się na piśmie do oferenta o podanie szczegółów dotyczących tych elementów składowych ceny lub kosztu, które wydają się rażąco niskie, oraz umożliwić oferentowi przedstawienie jego uwag; zauważa jednak, że w przypadku dwóch części zamówienia (części 3 i 5) dotyczących zapewnienia mediatorów kulturowych / tłumaczy ustnych w różnych krajach Urząd otrzymał oferty finansowe, które były niższe odpowiednio o 50 % i o 31 % pod względem ceny od kolejnych ofert; wyraża głębokie ubolewanie, że mimo iż świadczy to o rażąco niskim poziomie ofert, Urząd nie uznał za konieczne, by zwrócić się do oferenta o bardziej szczegółowe wyjaśnienia w tym względzie;

20. przypomina, że w 2014 r. Komisja, w imieniu ponad 50 instytucji i organów Unii, w tym Urzędu, podpisała z jednym wykonawcą umowę ramową o nabycie licencji na oprogramowanie oraz o zapewnienie konserwacji sprzętu i wsparcia; zauważa, że wykonawca umowy ramowej pełni rolę pośrednika między Urzędem a dostawcami, którzy są w stanie zaspokoić potrzeby Urzędu; zauważa, że w przypadku tych usług pośrednictwa wykonawca umowy ramowej jest upoważniony do otrzymania prowizji w wysokości od 2 do 9 % cen dostawcy; zauważa ponadto, że w 2016 r. łączna kwota płatności na rzecz wykonawcy umowy ramowej wyniosła 534 900 EUR; ubolewa, że Urząd nie porównywał systematycznie cen i ich podwyższonej wartości z wycenami przekazywanymi przez dostawców i fakturami wystawianymi wykonawcy umowy ramowej; zauważa, że według odpowiedzi Urzędu od dnia 1 stycznia 2018 r. Urząd ma wprowadzić systematyczne kontrole każdej wyceny powyżej 135 000 EUR;

21. zauważa, że wobec znacznego rozszerzenia zakresu zadań powierzonych Urzędowi na początku 2016 r. jego zasoby były wielokrotnie zwiększane, zarówno pod względem środków finansowych, jak i personelu; z zadowoleniem zauważa, że w celu absorpcji tych zasobów i zarządzania nimi w skuteczny sposób postanowiono usprawnić wewnętrzną strukturę organizacyjną Urzędu, biorąc pod uwagę nowe powierzone mu dodatkowe zadania; zauważa, że w dniu 12 maja 2016 r. zarząd przyjął nową strukturę organizacyjną Urzędu zaproponowaną przez dyrektora wykonawczego; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o usprawnieniach, jakich oczekuje się w wyniku nowej struktury organizacyjnej;

22. zauważa, że na dzień 31 grudnia 2016 r. Urząd zatrudniał 136 pracowników, zarówno stałych, jak i mianowanych, w tym 86 pracowników zatrudnionych na czas określony (spośród 91 stanowisk zatwierdzonych w budżecie Unii), 43 pracowników kontraktowych i 7 oddelegowanych ekspertów krajowych; zauważa, że 63,2 % wszystkich pracowników to kobiety, a 36,8 % - mężczyźni; wzywa Urząd, aby w przyszłości zwracał uwagę na równowagę płci wśród pracowników i uwzględniał ją podczas rekrutacji;

23. z zadowoleniem zauważa, że odsetek stanowisk w kategorii pracy operacyjnej zwiększył się z 58,18 % w 2015 r. do 63,31 % w 2016 r. ze względu na szybki wzrost działalności operacyjnej w 2016 r.;

24. zauważa, że do Urzędu wpłynęła jedna skarga po niepomyślnym okresie próbnym; zwraca się do Urzędu, aby poinformował organ udzielający absolutorium, gdy skarga zostanie rozpatrzona;

25. zauważa, że w 2016 r. pracownicy Urzędu przebywali na zwolnieniu chorobowym średnio 2,4 dnia; odnotowuje z pewnym zaniepokojeniem, że Urząd nie podał informacji na temat budżetu lub liczby dni przypadających na jednego pracownika, przeznaczonych w 2016 r. na działalność związaną z dobrostanem pracowników; ubolewa, że Urząd nie wymienił różnych działań związanych z dobrostanem pracowników wprowadzonych w 2016 r., czego wymagał Parlament;

26. odnotowuje z niepokojem, że Urząd nie wprowadził jeszcze polityki zapobiegania mobbingowi; wzywa Urząd, aby w ramach polityki ochrony godności osoby i zapobiegania nękaniu psychicznemu i molestowaniu seksualnemu stworzył sieć zaufanych doradców oraz organizował sesje informacyjne, podawał na stronie intranetowej standardowe informacje na temat molestowania i wprowadził program dla nowych pracowników, obejmujący prezentację na temat zdrowia i dobrostanu;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi, przejrzystość i demokracja

27. przyjmuje do wiadomości, że według informacji podanych przez Urząd opracuje on w pierwszym półroczu 2018 r. praktyczny przewodnik dotyczący zarządzania konfliktami interesów i zapobiegania im, jak również wiążące przepisy dotyczące ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o wdrożeniu tego środka;

28. zauważa, że Urząd zwiększy presję na członków zarządu, aby przedkładali deklaracje interesów do publikacji; przypomina, że przejrzystość jest kluczowym elementem podtrzymującym zaufanie obywateli Unii do unijnych instytucji; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o tej sprawie;

29. odnotowuje, że Urząd nie odpowiedział na pytanie, czy wszystkie spotkania z lobbystami były rejestrowane i upubliczniane; wzywa Urząd, aby udzielił organowi udzielającemu absolutorium odpowiedzi;

30. zauważa, że w 2016 r. Urząd otrzymał osiem wniosków o dostęp do dokumentów, w przypadku których przyznał pełny dostęp do siedmiu dokumentów i odmówił dostępu do jednego dokumentu z uwagi na fakt, że Urząd nie dysponował odnośnymi informacjami, jednak wnioskodawców skierowano do właściwych organów;

31. zauważa, że Urząd nie posiada żadnych pojazdów służbowych, ale w przyszłości planuje się zakup dwóch pojazdów;

Główne osiągnięcia

32. z zadowoleniem przyjmuje trzy główne osiągnięcia wskazane przez Urząd w 2016 r., a mianowicie:

- aktywnie wspierał państwa członkowskie, w szczególności Grecję i Włochy, w radzeniu sobie z bezprecedensowym i stałym obciążeniem ich systemów azylowych,

- w pełni wspierał wdrażanie unijnego programu relokacji we Włoszech i w Grecji dla osób ewidentnie wymagających ochrony międzynarodowej,

- nasilił działania, aby terminowo i skutecznie reagować na wyzwania związane ze spójnym wdrażaniem wspólnego europejskiego systemu azylowego;

33. z zadowoleniem zauważa, że w 2016 r. 218 instruktorów wzięło udział w 15 sesjach szkoleń dla instruktorów zorganizowanych przez Urząd; zauważa ponadto, że na swojej platformie e-uczenia się "EASO Training Curriculum" Urząd zorganizował 361 szkoleń krajowych dla 5 833 pracowników krajowych;

Kontrole wewnętrzne

34. zauważa, że na początku 2016 r. 4 spośród 16 standardów kontroli wewnętrznej (ICS) zostały wdrożone częściowo, a jeden nie został wdrożony; zauważa, że Urząd opracował brakujące przepisy wykonawcze do regulaminu pracowniczego (ICS nr 3), stworzył system oceny rocznej (ICS nr 4), po raz pierwszy przeprowadził proces zarządzania ryzykiem (ICS nr 6), przyjął kartę zarządzania IT i kartę zarządzania projektami (ICS nr 7) oraz poczynił postępy w zakresie opracowywania i wdrażania zasad dotyczących zarządzania dokumentami, zatwierdzając politykę zarządzania dokumentacją (ICS nr 11); wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o postępach związanych z wdrażaniem tych ICS;

35. zauważa, że według sprawozdania Trybunału umowa o udzielenie dotacji na zakup, a następnie nieodpłatne przekazanie Grecji 90 urządzeń do skanowania odcisków palców i 90 kompatybilnych komputerów (sprzęt) za kwotę 1 100 000 EUR wymagała dostawy sprzętu do działu informatycznego policji w Atenach, a następnie przekazania go do hotspotów znajdujących się na greckich wyspach; przypomina, że w opisie tego działania wymagano obecności pracowników Urzędu na miejscu, tak aby zapewnić odpowiednią dostawę, instalację, a następnie przeniesienie praw własności na policję grecką; z głębokim ubolewaniem stwierdza jednak, że personel Urzędu nie udał się na miejsce, aby spełnić ten wymóg, a potwierdzenie, że sprzęt został dostarczony do hotspotów w lutym i na początku marca 2016 r. oraz że jest wykorzystywany do zamierzonego celu, otrzymano od właściwych władz greckich dopiero w lipcu 2017 r.; zauważa, że według odpowiedzi Urzędu Urząd po raz pierwszy formalnie zwrócił się do władz Grecji o potwierdzenie dostawy i instalacji sprzętu w hotspotach w dniu 23 maja 2016 r.;

36. odnotowuje, że w 2016 r. Urząd stanął w obliczu szeregu wyzwań w swoim środowisku działania obejmujących nie tylko znaczny wzrost budżetu i rozszerzenie zakresu zadań, lecz również wyraźne zwiększenie liczby transakcji, zmianę księgowego i towarzyszące temu tymczasowe rozwiązania, a także rezygnację z papierowej formy dokumentów; ubolewa, że sytuacji charakteryzującej się istotnymi zmianami i brakiem stabilności nie złagodzono ani za pomocą powtórnej weryfikacji systemu księgowego, ani przez wprowadzenie systemu regularnych weryfikacji ex post w odniesieniu do transakcji; zauważa, że według odpowiedzi Urzędu powtórna weryfikacja systemu księgowego została zaplanowana na 2017 r., a w perspektywie średnioterminowej rozważone zostanie wdrożenie strategii weryfikacji ex post;

Audyty wewnętrzne

37. zauważa, że w 2016 r. Urząd był przedmiotem audytu przeprowadzonego przez Służbę Audytu Wewnętrznego (IAS) w zakresie wykonania budżetu i realizacji planu zamówień w Urzędzie; zauważa, że audytorzy docenili bieżące wysiłki podejmowane przez Urząd, aby zapewnić właściwe funkcjonowanie procedur administracyjnych, takich jak wykonanie budżetu i zamówienia publiczne, w obliczu wyzwań operacyjnych wynikających z roli Urzędu w związku z kryzysem uchodźczym; z zadowoleniem zauważa, że Urząd w znacznej mierze poprawił wykonanie budżetu, które uznano za zadowalające; zauważa ponadto, że choć przeniesienia były stosunkowo wysokie, uznano je za uzasadnione; jest zdania, że Urząd powinien poprawić planowanie procedur udzielania zamówień związanych z wydatkami administracyjnymi; zauważa, że monitorowanie procedur zamówień i konkretnych umów zawieranych na podstawie umów ramowych jest słabe, wymaga zatem dalszej poprawy; zauważa, że Urząd kontynuuje współpracę z IAS w celu opracowania konkretnych działań mających ograniczyć wykryte zagrożenia; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o środkach podjętych w celu usprawnienia procedur udzielania zamówień;

38. zauważa, że na początku 2016 r. Urząd miał trzy otwarte plany działania wynikające z trzech kontroli przeprowadzonych w 2014 r. i 2015 r.; z zadowoleniem odnotowuje, że Urząd ukończył 19 spośród 20 zaległych działań następczych wynikających z audytów przeprowadzonych przez IAS; zauważa, że Urząd zamierza zrealizować jedno zalecenie, które jest wciąż otwarte, po przyjęciu nowego rozporządzenia w sprawie utworzenia pełnoprawnej agencji;

Inne uwagi

39. zauważa, że w dniu 4 maja 2016 r. Komisja przedstawiła wniosek dotyczący nowego rozporządzenia ⁸ , które proponuje przekształcenie Urzędu w pełnoprawną agencję;

40. przypomina, że zgodnie z art. 46 rozporządzenia (UE) nr 439/2010 ⁹  Urząd jest zobowiązany zlecić niezależną zewnętrzną ocenę swoich osiągnięć; zauważa, że zakres tematyczny oceny obejmował unijną wartość dodaną oraz skuteczność i wpływ Urzędu, jeśli chodzi o przyczynienie się do wdrażania wspólnego europejskiego systemu azylowego, w tym pakietu legislacyjnego dotyczącego azylu; zauważa, że zewnętrzne podmioty oceniające przedstawiły ustalenia i zalecenia dla zarządu w styczniu 2016 r.; zauważa, że Urząd zgodził się opracować plan działania, aby zastosować się do dziewięciu zaleceń przekazanych przez zewnętrzne podmioty oceniające; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o wdrożeniu planu działania;

41. wnioskuje do Urzędu o poprawę procesów kontroli wewnętrznej; z zadowoleniem przyjmuje działania naprawcze, które zostały już podjęte w zakresie przyjęcia nowych ICS; zwraca uwagę na brak właściwego planowania procedur udzielania zamówień publicznych i przypomina Urzędowi o jego znaczeniu, nawet w sytuacjach kryzysowych; zauważa, że według sprawozdania Trybunału Urząd nabył i zainstalował 65 kontenerów, które mają być wykorzystywane jako biura mobilne w greckich i włoskich hotspotach, za łączną kwotę 852 136 EUR; zauważa, że niektóre z tych kontenerów zostały ustawione w miejscu, w którym później podobne kontenery nienależące do Urzędu zostały zniszczone podczas zamieszek; zauważa, że Urząd nie ubezpieczył tych 65 kontenerów na wypadek takiego rodzaju ryzyka ponieważ zarząd uznał, iż ubezpieczenie nie jest opłacalne; zauważa, że Urząd nie odzyskał w odpowiednim czasie pełnego zwrotu podatku VAT za lata 2014 i 2015; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że od tego czasu dokonano zwrotu tego podatku;

42. zauważa, że Urząd zmienił umowę najmu i w drugim półroczu 2016 r. powiększył swoją przestrzeń biurową o dodatkową część budynku, w którym znajdują się jego pomieszczenia; odnotowuje, że w wyniku zwiększenia obowiązków i zadań liczba pracowników powinna wzrosnąć do końca 2020 r. do 500, co znacznie zwiększy zapotrzebowanie na przestrzeń biurową; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o oczekiwanym wpływie tego wzrostu na budżet;

43. odnotowuje otwarcie biur w Rzymie i w Atenach, a także rozszerzenie roli Urzędu w całej Unii z uwagi na jego ściślejszą współpracę z hotspotami;

44. odnotowuje mianowanie urzędników łącznikowych ds. kontaktów z instytucjami Unii w Brukseli i Europejską Strażą Graniczną i Przybrzeżną w celu zacieśnienia stosunków i ułatwienia współpracy w obszarach będących przedmiotem wspólnego zainteresowania;

45. zauważa, że według odpowiedzi Urzędu wymiana informacji między Urzędem a Komisją na temat brexitu była gruntowna oraz że Urząd ściśle stosuje się do porad Dyrekcji Generalnej Komisji ds. Migracji i Spraw Wewnętrznych i prowadzi odpowiednie przygotowania, również w perspektywie przekształcenia Urzędu w nową Agencję Unii Europejskiej ds. Azylu;

46. odnotowuje z niezadowoleniem, że Urząd nie odpowiedział organowi udzielającemu absolutorium na pytanie o działania mające zapewnić racjonalne pod względem kosztów i przyjazne dla środowiska miejsce pracy oraz mające ograniczać lub kompensować emisje CO₂; wzywa Urząd, aby zwracał uwagę również na wpływ jego działań na środowisko, w szczególności w świetle przyszłego wzrostu liczby pracowników do 500;

47. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 18 kwietnia 2018 r. ¹⁰  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

¹ Dz.U. C 417 z 6.12.2017, s. 79.

² Zob. przypis 1.

³ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

⁴ Dz.U. L 132 z 29.5.2010, s. 11.

⁵ Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

⁶ Dz.U. C 248 z 29.7.2017, s. 16.

⁷ Decyzja nr 20 członków zarządu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu z dnia 27 grudnia 2013 r. w sprawie rozporządzenia finansowego EASO.

⁸ COM(2016) 271.

⁹ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 z dnia 19 maja 2010 r. w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu (Dz.U. L 132 z 29.5.2010, s. 11).

¹⁰ Teksty przyjęte, P8_TA(2018)0133 (zob. s. 393 niniejszego Dziennika Urzędowego).