Decyzja 2016/1531 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2014

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2016.246.274

Akt nienormatywny

Wersja od: 14 września 2016 r.

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1531

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2014

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2014,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Instytutu ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ² rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw, przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2014 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2016 r. w sprawie udzielenia Instytutowi absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2014 (05584/2016 - C8-0091/2016),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 294/2008 z dnia 11 marca 2008 r. ustanawiające Europejski Instytut Innowacji i Technologii ⁴ , w szczególności jego art. 21,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁵ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁶ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0117/2016),

1. udziela dyrektorowi Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii absolutorium z wykonania budżetu Instytutu za rok budżetowy 2014;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1532

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2014

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2014,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0117/2016),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (zwanego dalej "Instytutem") za rok budżetowy 2014 ostateczny budżet Instytutu wyniósł 233 115 437 EUR, co stanowi wzrost o 65,54 % w porównaniu z mając na uwadze, że według sprawozdania finansowego ogólny wkład Unii do budżetu Instytutu na rok 2014 wyniósł 169 807 303 EUR, co stanowi wzrost o 81,69 % w stosunku do roku 2013,

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Instytutu za rok budżetowy 2014 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Instytutu jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Objaśnienie uzupełniające

1. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że nie przekroczono pułapu w wysokości 25 % całkowitych wydatków wspólnot wiedzy i innowacji (WWiI) będących odbiorcami dotacji Instytutu w ciągu pierwszych pięciu lat; stwierdza ponadto, że Instytut uzyskał świadectwa kontroli dotyczące kosztów działań uzupełniających WWiI poniesionych w latach 2010-2014; zauważa, że Instytut przeprowadził przegląd zestawu działań uzupełniających WWiI w celu zapewnienia, że zatwierdzono tylko te działania, które spełniają wszystkie prawne i operacyjne wymogi dotyczące kosztów działań uzupełniających WWiI, w tym wymóg powiązania z finansowanymi przez Instytut działaniami WWiI wnoszącymi wartość dodaną;

Zarządzanie budżetem i finansami

2. zwraca uwagę, że wysiłki Instytutu związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2014 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 94,13 %, co oznacza spadek o 2,84 % w porównaniu z rokiem 2013; ponadto zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 92,79 %, co oznacza spadek o 4,07 % w porównaniu z rokiem 2013;

3. przyznaje, że Instytut nie miał jasności co do budżetu rocznego na rok 2014 z powodu negocjacji prowadzonych w 2013 r. w związku z wieloletnimi ramami finansowymi na lata 2014-2020 i programem Horyzont 2020; zauważa, że Rada Zarządzająca Instytutu podjęła decyzję o ostrożnym planowaniu budżetu, przeznaczając jedynie część budżetu na pierwszą transzę funduszy przeznaczonych na umowy o udzielenie dotacji na rok 2014; zauważa jednak, że wysoka kwota środków na zobowiązania pozostała niewykorzystana; zauważa, że było to spowodowane złożeniem niewielkiej liczby wniosków o udzielenie dotacji przez WWiI, jak również faktem, że przyznawanie wyższych kwot mogłoby zagrozić pełnemu wdrożeniu planów biznesowych WWiI; przyznaje, że zadania operacyjne Instytutu i WWiI są z natury wieloletnie oraz że są one odzwierciedlone w odstępstwie właściwym dla Instytutu, które pozwala mu na ponowne uwzględnienie w budżecie wszelkich anulowanych środków w ciągu trzech kolejnych lat;

4. zauważa, że, według sprawozdania Trybunału, Instytut przeszacował swoje potrzeby budżetowe na rok 2014 o 13 100 000 EUR i zaciągnął zobowiązania na jedynie 220 000 000 EUR z dostępnych 233 100 000 EUR; zauważa, że można to powiązać głównie z niewykorzystanymi środkami na dotacje (11 400 000 EUR) przeznaczonymi na finansowanie działań WWiI; zauważa, że plany biznesowe WWiI, na podstawie których podpisano umowy o udzielenie dotacji, nie wymagały wykorzystania wszystkich środków przeznaczonych na rok 2014 dostępnych dla Instytutu oraz że niewykorzystane środki zostaną ponowne uwzględnione w budżetach Instytutu na lata 2015-2017, zgodnie z zasadami finansowymi Instytutu;

5. zauważa z niepokojem, że, według sprawozdania Trybunału, choć WWiI mają wprawdzie opracowywać strategie na rzecz stabilności finansowej, dotychczas (do piątego roku ich działalności) pozostają całkowicie uzależnione od finansowania przez Instytut i partnerów WWiI; stwierdza, że po przyjęciu przez Instytut zasad stabilności finansowej WWiI, wszystkie WWiI uznały osiągnięcie stabilności finansowej za cel priorytetowy oraz że wszelkie działania są poddawane przeglądowi w celu zapewnienia zwrotu z przychodu pochodzącego z działań, jak i stworzenia kilku źródeł dochodu; zauważa, że Rada Zarządzająca Instytutu w marcu 2015 r. przyjęła zestaw zasad określających zmniejszenie maksymalnego wkładu Instytutu w finansowanie WWiI z maksymalnie 100 % po 10 latach od wyznaczenia WWiI do średnio 80 % w roku 11. oraz stopniowe zmniejszanie w kolejnych latach: 60 % w roku 12., 40 % w roku 13., 20 % w roku 14. i 10 % w roku 15.; zachęca Instytut do rozważenia wprowadzenia krótszych terminów na redukcję wkładu; stwierdza ponadto, że Instytut będzie nadal monitorował dążenia WWiI do osiągnięcia stabilności finansowej oraz że w razie potrzeby podejmie konkretne działania naprawcze;

6. z zadowoleniem zauważa, że Instytut poddał przeglądowi swoje procedury wewnętrzne, schematy organizacyjne i modele w celu zapewnienia pełnej zgodności z odpowiednimi przepisami dotyczącymi zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem właściwego planowania i szacowania zapotrzebowania; zauważa, że w 2015 r. Instytut przyjął do pracy dodatkowego specjalistę ds. zamówień publicznych i że przeprowadził dla swoich pracowników szereg szkoleń dotyczących zamówień;

Postępowania o udzielenie zamówienia i procedury naboru pracowników

7. zauważa, że według sprawozdania Trybunału Instytut zmagał się z wysoką rotacją pracowników i brakiem stabilności na szczeblu kierowniczym od czasu jego ustanowienia w 2009 r.; zauważa, że w czerwcu 2014 r. Rada Zarządzająca zdecydowała o wydelegowaniu Dyrektora Instytutu na długoterminową misję badawczą do Europejskiego Instytutu Uniwersyteckiego we Florencji obejmującą ostatnie jedenaście miesięcy jego kadencji; zauważa, że dyrektor tymczasowy rozpoczął pełnienie funkcji w sierpniu 2014 r. (zaraz po rekrutacji i mianowaniu na dyrektora ds. operacyjnych) i jest już czwartą osobą zajmującą stanowisko dyrektora na przestrzeni ostatnich sześciu lat; przyznaje, że w lipcu 2015 r. opublikowano ogłoszenie o nowym naborze na stanowisko dyrektora; zauważa, że Komisja jest odpowiedzialna za monitorowanie procesu rekrutacji; zwraca się do Instytutu, aby informował organ udzielający absolutorium o postępach czynionych w tym zakresie;

8. odnotowuje działania podjęte przez Instytut, aby zmniejszyć wysoką rotację pracowników, w szczególności fakt, że Instytut wprowadził usprawnienia w zarządzaniu wakatami, które miały zostać wdrożone zgodnie z planem działania przygotowanym przez Instytut, oraz wprowadził jesienią 2014 r. system oceny i reklasyfikacji w celu zapewnienia pracownikom Instytutu lepszych perspektyw w zakresie kariery i wzmocnienia średniego szczebla zarządzania; zauważa ponadto, że Instytut dokonał przeglądu swojej polityki szkoleń i ją udoskonalił oraz że obecnie podejmuje się próby znalezienia przyczyn opuszczania stanowisk w oparciu o rozmowy ze wszystkimi odchodzącymi pracownikami; przyznaje, że na skutek wdrożonych działań rotacja pracowników w Instytucie zmalała do 12 % w 2014 r. w porównaniu z 20-25 % w latach 2012-2013; zauważa, że w czerwcu 2015 r. dostępnych było tylko siedem wakatów na 60 zatwierdzonych stanowisk w Instytucie oraz że spodziewano się, że pozostałe wakaty zostaną zapełnione w 2015 r.;

9. przyjmuje do wiadomości, że jedno z dwóch stanowisk kierownika działu w Instytucie, wymienionych w sprawozdaniu Trybunału jako wolne od 2013 r., zostało obsadzone w sierpniu 2015 r. oraz że ogłoszony nabór na drugie stanowisko nadal trwa - przewiduje się, że zostanie ono obsadzone w pierwszej połowie 2016 r.; stwierdza na podstawie sprawozdania Trybunału, że tymczasowe obsadzenie obu stanowisk od 2013 r. jest sprzeczne z regulaminem pracowniczym, który stanowi, że tego typu rozwiązanie nie może być stosowane przez okres dłuższy niż jeden rok; przyznaje, że w 2014 r. jedno stanowisko było obsadzone przez dyrektora ds. operacyjnych, który jednocześnie sprawował funkcje dyrektora tymczasowego, wypełniając tym samym zadania przewidziane dla trzech stanowisk; zauważa, że w obu kwestiach miał miejsce postęp oraz że wolne stanowiska kierownicze w Instytucie są stopniowo obsadzane; wzywa Instytut do podjęcia ambitnych działań w celu poprawy procedur rekrutacyjnych i do przyjęcia dalszych środków mających rozwiązać problem braku stabilności na szczeblu kierowniczym celem zapewnienia lepszej ciągłości operacyjnej; wzywa Instytut do informowania organu udzielającego absolutorium o postępach w procesie obsadzania stanowisk;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

10. z zadowoleniem zauważa, że w czerwcu 2015 r. Rada Zarządzająca Instytutu przyjęła kompleksowy przegląd Kodeksu dobrego postępowania obowiązującego członków Rady Zarządzającej; zauważa, że zgodnie z nowym Kodeksem dobrego postępowania roczne deklaracje o braku konfliktu interesów i niezależności członków Rady Zarządzającej Instytutu zostały opublikowane na jego stronie internetowej; przyjmuje do wiadomości zamiar opublikowania na stronie internetowej Instytutu deklaracji o braku konfliktu interesów osób zajmujących stanowiska kierownicze wyższego szczebla w ramach przeglądu Kodeksu dobrego postępowania obowiązującego pracowników Instytutu; wzywa Instytut do realizacji tego planu, a następnie złożenia sprawozdania organowi udzielającemu absolutorium;

Audyt wewnętrzny

11. zauważa, że w lutym 2014 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji przeprowadziła audyt uzupełniający w celu dokonania przeglądu realizacji przedsięwzięć wynikających z częściowego przeglądu dokonanego w 2012 r.; zauważa, że w czerwcu 2014 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała końcowe sprawozdanie, w którym odnotowano postęp poczyniony przez Instytut, oraz zatwierdziła wdrożenie dwóch zaleceń z początkowych sześciu i obniżyła status jednego zalecenia z "o zasadniczym znaczeniu" do "bardzo ważnego"; zauważa, że Służba Audytu Wewnętrznego Komisji uznała szereg działań za niezrealizowane; wzywa Instytut do poinformowania organu udzielającego absolutorium o pilnie podjętych działaniach w tym zakresie i o wynikach kolejnej oceny Służby Audytu Wewnętrznego Komisji w odniesieniu do wdrożenia tych zaleceń;

Kontrole wewnętrzne

12. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że Instytut dokonał stopniowego usprawnienia weryfikacji finansowej zestawień kosztów poniesionych przez WWiI; zauważa jednak z niepokojem, że operacyjna weryfikacja wyników wciąż jest opóźniona, roczne plany biznesowe WWiI nadal zawierają nieodpowiednią definicję wyników oraz że nie istnieje wyraźne powiązanie między planowanymi wynikami a kosztami kwalifikowalnymi przypadającymi na partnera i kategorię kosztów; wyraża zaniepokojenie przypadkami zidentyfikowanymi przez Trybunał, w których wypłacono pełną kwotę dotacji Instytutu, mimo że nie zrealizowano niektórych celów określonych w biznesplanach; stwierdza, że miało miejsce zwiększenie poziomu szczegółowości oceny technicznej ex ante dotyczącej wdrożenia działań WWiI w porównaniu z latami poprzednimi oraz że obecnie w celu oceny wyników działalności WWiI Instytut stosuje bardziej solidną metodykę opartą na sprawozdawczości;

13. przyznaje, że standardy kontroli wewnętrznej zostały już w dużej mierze wdrożone; zauważa jednak, że w niektórych dziedzinach, takich jak zarządzanie dotacjami, postępowanie o udzielenie zamówienia czy technologie informatyczne, wymagana jest dalsza poprawa; odnotowuje, że Instytut przygotował kompletny rejestr audytu i innych zaleceń wymagających podjęcia działania; wzywa Instytut do informowania organu udzielającego absolutorium o stanie wdrożenia tych działań;

14. potwierdza, że jednostka audytu wewnętrznego Instytutu wydała 39 zaleceń, wliczając w to jedno zalecenie "o zasadniczym znaczeniu", w związku z polityką dotyczącą konfliktu interesów, jak również 23 "bardzo ważne" zalecenia dotyczące zarządzania wakatami, postępowań o udzielenie zamówienia, strategii zapobiegania konfliktom interesów i stanowisk krytycznych; odnotowuje, że Instytut przyjął wszystkie zalecenia wydane przez jednostkę audytu wewnętrznego i przygotował plany działania mające na celu ich wdrożenie i monitorowanie;

Wyniki

15. zauważa, że Instytut bierze udział w szeregu międzyinstytucjonalnych postępowań o udzielenie zamówienia prowadzonych przez Komisję w celu zmniejszenia kosztów i promowania najlepszych praktyk w obszarze postępowań o udzielenie zamówienia; zauważa, że ze względu na ich bliskość geograficzną Instytut i Europejskie Kolegium Policyjne podpisały w 2014 r. protokół ustaleń w celu brania udziału we wspólnych postępowaniach o udzielanie zamówień;

16. odnotowuje strategię komunikacji Instytutu, jego obecność w mediach społecznościowych oraz upowszechnianie podejmowanych przez niego działań; odnotowuje ponadto nową, dynamiczną i interaktywną stronę internetową uruchomioną w 2014 r., która będzie służyć podmiotom zewnętrznym jako źródło informacji, zwiększy widoczność Instytutu oraz umożliwi bardziej skuteczny kontakt z obywatelami Unii;

17. wzywa Instytut do udoskonalenia procedur i praktyk służących ochronie interesów finansowych Unii oraz do czynnego włączenia się w proces udzielania absolutorium, który jest zorientowany na wyniki;

18. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 28 kwietnia 2016 r. ⁷ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

¹ Dz.U. C 409 z 9.12.2015, s. 187.

² Dz.U. C 409 z 9.12.2015, s. 187.

³ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

⁴ Dz.U. L 97 z 9.4.2008, s. 1.

⁵ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁶ Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

⁷ Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2016)0159 (zob. s. 447 niniejszego Dziennika Urzędowego).