Decyzja 2018/1391 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2016

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2018.248.266

Akt nienormatywny

Wersja od: 3 października 2018 r.

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1391

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Centrum ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ²  dotyczące rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2016 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 20 lutego 2018 r. w sprawie udzielenia Centrum absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2016 (05941/2018 - C8-0060/2018),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1920/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. w sprawie Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii ⁴ , w szczególności jego art. 15,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁵ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0081/2018),

1. udziela dyrektorowi Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii absolutorium z wykonania budżetu Centrum za rok budżetowy 2016;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Antonio TAJANI	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1392

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0081/2018),

A. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium pragnie podkreślić szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii poprzez zwiększanie przejrzystości i odpowiedzialności oraz wdrażanie koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi;

B. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ⁶  ostateczny budżet Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (zwanego dalej "Centrum") na rok budżetowy 2016 wyniósł 15 421 357 EUR, co stanowi wzrost o 16,73 % w porównaniu z 2015 r.; mając na uwadze, że budżet Centrum pochodzi głównie z budżetu Unii;

C. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2016 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Centrum jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2015

1. zauważa na podstawie sprawozdania Trybunału, że w 2012 r. Centrum podpisało umowę ramową dotyczącą zawierania umów szczegółowych na maksymalną kwotę 250 000 EUR, co zostało określone w ogłoszeniu o zamówieniu; z zaniepokojeniem zauważa, że Centrum nie przestrzegało tego pułapu; odnotowuje ponadto, że do końca 2015 r. łączna kwota płatności, do których zobowiązało się Centrum w ramach tej umowy, wyniosła 382 181 EUR, a zatem przekroczyła dozwolony pułap o 50 %; podkreśla, że płatności dokonane powyżej tego pułapu wskazują na to, że Centrum powinno usprawnić procedurę monitorowania umów ramowych; wzywa Centrum do przedstawienia organowi udzielającemu absolutorium sprawozdania na temat stanu działania naprawczego, które obecnie oznaczone jest jako "w trakcie realizacji", a także na temat przyszłych usprawnień w monitorowaniu umów ramowych;

Uwagi dotyczące legalności i prawidłowości operacji

2. na podstawie sprawozdania Trybunału odnotowuje, że w odniesieniu do dwóch umów ramowych o maksymalnej wartości 135 000 EUR i 650 000 EUR jeden z pracowników Centrum działał jako delegowany urzędnik zatwierdzający w ramach powoływania komisji oceniającej, odpowiedzialnej za podjęcie decyzji o udzieleniu zamówień i podpisanie umów; zauważa jednak, że upoważnienie udzielone przez urzędnika zatwierdzającego było ograniczone do 130 000 EUR i nie odnosiło się wyraźnie do umów ramowych; zauważa, że zgodnie z odpowiedzią Centrum maksymalne wartości tych dwóch umów ramowych wskazywały łączną sumę konkretnych umów, które miały być zawarte w celu wykonania tych umów ramowych; zauważa z zadowoleniem, że Centrum zmieni jednak swoją decyzję w sprawie delegacji uprawnień urzędnika zatwierdzającego w celu wyraźniejszego określenia czynności objętych delegacją;

Zarządzanie budżetem i finansami

3. zauważa, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2016 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,95 %, co oznacza wzrost o 0,12 % w porównaniu z rokiem 2015, oraz że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 95,64 %, co oznacza wzrost o 1,71 % w porównaniu z rokiem 2015; z zadowoleniem zauważa, że ogólny wysoki poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, świadczył o terminowości zaciągania zobowiązań;

Zobowiązania i przeniesienia

4. odnotowuje, że poziom środków na zobowiązania przeniesionych na 2016 r. wynosi 671 266 EUR (4,36 %);

5. odnotowuje, że przeniesienia mogą być często w części lub całkowicie uzasadnione wieloletnim charakterem programów operacyjnych agencji, niekoniecznie oznaczają niedociągnięcia w planowaniu i wykonaniu budżetu oraz nie zawsze są sprzeczne z zasadą jednoroczności budżetu, zwłaszcza jeżeli są planowane przez Centrum z wyprzedzeniem i przedstawiane Trybunałowi;

Zamówienia

6. odnotowuje, że Centrum wprowadziło w życie nowy plan zamówień, który został z powodzeniem zrealizowany w ścisłej współpracy ze wszystkimi jednostkami; apeluje do Centrum, by poinformowało organ udzielający absolutorium o wdrożeniu tego planu;

7. zauważa, że Centrum uczestniczyło w posiedzeniu sieci urzędników agencji ds. zamówień w celu wymiany doświadczeń, by kontynuować wdrażanie środków na rzecz racjonalizacji i optymalizacji procedur przetargowych i innych procesów finansowych;

Polityka kadrowa

8. zauważa, że zgodnie z wynikami monitorowania personelu, w 2016 r. 69,75 % zasobów ludzkich Centrum było przeznaczonych na działalność operacyjną, 20,17 % na wsparcie administracyjne i koordynację, a 10,08 % na działania uważane za obojętne dla budżetu;

9. zauważa na podstawie planu zatrudnienia, że na dzień 31 grudnia 2016 r. obsadzonych było 73 stanowisk (z 79 stanowisk zatwierdzonych w ramach budżetu Unii) w porównaniu z 74 w 2015 r.; zauważa z uznaniem, że biorąc pod uwagę liczbę stanowisk obsadzonych na dzień 31 grudnia 2016 r. osiągnięto równowagę płci, gdyż stosunek kobiet do mężczyzn wynosi 53,47 % do 46,53 %;

10. podkreśla, że równowaga między życiem zawodowym a prywatnym powinna stanowić część polityki kadrowej Centrum oraz że budżet przeznaczony na działalność związaną z poprawą dobrostanu wynosi ok. 100 EUR na pracownika, co odpowiada jednemu dniu roboczemu; stwierdza, że średnia długość zwolnienia chorobowego na pracownika wynosi 8,54 dnia;

11. docenia, że Centrum przyjęło już politykę ochrony godności osoby i zapobiegania molestowaniu; zachęca Centrum do organizowania sesji szkoleniowych w celu podnoszenia świadomości pracowników;

12. z zadowoleniem odnotowuje fakt, że w 2016 r. do Centrum nie wpłynęły żadne skargi, nie wszczęto procesów ani nie zgłoszono przypadków związanych z zatrudnianiem lub zwalnianiem personelu;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi, przejrzystość i demokracja

13. zauważa, że deklaracja interesów dyrektora Centrum została opublikowana na stronie internetowej Centrum; wzywa Centrum do opublikowania na swojej stronie internetowej większej liczby deklaracji interesów;

14. odnotowuje, że zarząd przyjął politykę Centrum w zakresie zwalczania nadużyć finansowych, która opiera się na metodologii opracowanej przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) stanowiącej wytyczne dla agencji zdecentralizowanych i uzupełnia działania podjęte już przez Centrum w tej sprawie, w szczególności przepisy OLAF dotyczące dochodzeń wewnętrznych, inicjatywy na rzecz podnoszenia świadomości na temat etyki pracowników, przepisy dotyczące prezentów i korzystania z gościnności oferowanej przez strony trzecie oraz wytyczne w sprawie poważnych naruszeń i informowania o nieprawidłowościach;

15. wyraża potrzebę powołania niezależnego organu referencyjnego ds. ujawniania i doradztwa, dysponującego odpowiednimi zasobami budżetowymi, aby pomóc sygnalistom wykorzystywać odpowiednie kanały ujawniania informacji o możliwych nieprawidłowościach naruszających interesy finansowe Unii, przy jednoczesnym zachowaniu poufności oraz oferowaniu koniecznego wsparcia i porady;

Główne osiągnięcia

16. z zadowoleniem przyjmuje trzy główne osiągnięcia wskazane przez Centrum w 2016 r., a mianowicie:

- przyjęcie pierwszego długoterminowego planu: strategii Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii na 2025 r.,

- wprowadzenie odpowiednich mechanizmów, które umożliwią pomyślne kierowanie organizacją w okresie przejściowym, przy jednoczesnym osiągnięciu dalszych postępów w realizacji jej misji,

- publikację trzech ważnych dokumentów: pakietu "Europejski raport narkotykowy 2016", wspólnego sprawozdania EMCDDA-Europolu z 2016 r. w sprawie rynków narkotykowych w UE, a także sprawozdania za 2015 r. dotyczącego europejskiego programu badań ankietowych w szkołach na temat używania alkoholu i narkotyków;

Audyt wewnętrzny

17. na podstawie sprawozdania Trybunału odnotowuje z niepokojem, że w sprawozdaniu z audytu ze stycznia 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji podkreśliła wyraźną potrzebę usprawnienia zarządzania projektami informatycznymi Centrum; z zaniepokojeniem zauważa, że Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, iż brakuje nadrzędnej długofalowej wizji strategicznej w odniesieniu do systemów informatycznych wspierających podstawowe procesy operacyjne Centrum, że metodykę zarządzania projektami informatycznymi tylko częściowo dostosowano do potrzeb oraz że proces zarządzania wymogami systemowymi jest nieodpowiedni. zauważa, że Centrum i IAS uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych; wzywa Centrum do poinformowania organu udzielającego absolutorium o poczynionych postępach;

18. zauważa, że zgodnie z założeniami strategicznego planu kontroli wewnętrznej na lata 2016-2018 Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła we wrześniu 2016 r. ograniczony przegląd ciągłości działania Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii; odnotowuje, że w odnośnym projekcie sprawozdania przedstawiono trzy zalecenia oznaczone przez audytora wewnętrznego jako "ważne", obejmujące kwestie dotyczące analizy wpływu na działalność, szkolenia i działania uświadamiające, a także wykaz kluczowych danych; zauważa, że po otrzymaniu sprawozdania końcowego na temat ciągłości działalności Centrum opracowany zostanie plan działania mający na celu uwzględnienie tych trzech zaleceń; apeluje do Centrum, by poinformowało organ udzielający absolutorium o wdrożeniu tego planu działania;

19. popiera zobowiązanie się przez Centrum do zapewnienia stronom trzecim lepszego dostępu do jego danych, zwłaszcza że jednym z głównych celów Centrum jest rozpowszechnianie danych i informacji na temat problemu narkomanii, w tym danych dotyczących odnośnych nowych tendencji; oczekuje, że zobowiązanie to zaowocuje podjęciem odpowiednich skutecznych działań.

20. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 18 kwietnia 2018 r. ⁷  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

¹ Zob. przypis 1.

² Dz.U. C 417 z 6.12.2017, s. 150.

³ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

⁴ Dz.U. L 376 z 27.12.2006, s. 1.

⁵ Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

⁶ Dz.U. C 12 z 13.1.2017, s. 6

⁷ Teksty przyjęte, P8_TA(2018)0133 (zob. s. 393 niniejszego Dziennika Urzędowego).