Decyzja 2018/1397 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji za rok budżetowy 2016

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2018.248.277

Akt nienormatywny

Wersja od: 3 października 2018 r.

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1397

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Agencji Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ²  dotyczące rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2016 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 20 lutego 2018 r. w sprawie udzielenia Agencji absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2016 (05941/2018 - C8-0071/2018),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 526/2013 z dnia 21 maja 2013 r. w sprawie Agencji Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji (ENISA) oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 460/ 2004 ⁴ , w szczególności jego art. 21,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁵ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0114/2018),

1. udziela dyrektorowi wykonawczemu Agencji Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2016;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji dyrektorowi wykonawczemu Agencji Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Antonio TAJANI	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1398

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0114/2018),

A. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium podkreśla szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii poprzez zwiększanie przejrzystości i odpowiedzialności oraz wdrażanie koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi;

B. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ⁶  ostateczny budżet Agencji Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji (zwanej dalej "Agencją") na rok budżetowy 2016 zamknął się kwotą 11 033 974,16 EUR, co stanowi wzrost o 9,64 % w porównaniu z 2015 r.;

C. mając na uwadze, że wkład Unii do budżetu Agencji w roku budżetowym 2016 r. wyniósł 10 120 000 EUR, co stanowi wzrost o 10,53 % w porównaniu z 2015 r.;

D. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2016 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe,

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2013, 2014 i 2015

1. stwierdza z niepokojem, że

- Agencja w swoim sprawozdaniu rocznym za 2016 r. nie umieściła rozdziału dotyczącego przejrzystości, rozliczalności i uczciwości oraz wzywa Agencję do ujęcia takiego rozdziału w sprawozdaniu rocznym za 2017 r.,

- rząd Grecji w dalszym ciągu dokonuje płatności ze znacznym opóźnieniem, co z kolei powoduje opóźnienie płatności na rzecz właścicieli biur w Atenach i Heraklionie oraz, chociaż przyjmuje do wiadomości fakt, że Agencja podjęła znaczące wysiłki na rzecz współpracy z rządem Grecji, aby zmienić tę sytuację, wzywa Agencję, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o zmianie tej sytuacji;

Zarządzanie budżetem i finansami

2. odnotowuje, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2016 zaowocowały osiągnięciem wysokiego wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 98,47 %, co oznacza spadek o 1,53 % w porównaniu z rokiem 2015, oraz że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 89,18 %, co oznacza spadek o 3,71 % w porównaniu z rokiem 2015;

Zobowiązania i przeniesienia

3. zauważa, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału kwota przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wyniosła w tytule II (wydatki administracyjne) 300 000 EUR (25 %), o 150 000 EUR więcej niż w 2015 r., kiedy to kwota ta wynosiła 150 000 EUR (22 %); zauważa, że przeniesienia te były związane przede wszystkim z inwestycjami informatycznymi i nabyciem pod koniec roku samochodu służbowego przeznaczonego wyłącznie do użytku służbowego;

4. zauważa, że przeniesienia są często częściowo lub całkowicie uzasadnione wieloletnim charakterem programów operacyjnych agencji, niekoniecznie oznaczają niedociągnięcia w planowaniu i wykonaniu budżetu oraz nie zawsze są sprzeczne z zasadą jednoroczności budżetu, zwłaszcza jeżeli są planowane przez Agencję z wyprzedzeniem i przedstawiane Trybunałowi;

Polityka kadrowa

5. zauważa, że na dzień 31 grudnia 2016 r. obsadzone były 43 stanowiska (z ogólnej liczby 48 stanowisk zatwierdzonych w ramach budżetu Unii) w porównaniu z 45 w 2015 r.;

6. odnotowuje, że na dzień 31 grudnia 2016 r., stosunek płci wynosił 42,1 % kobiet do 57,9 % mężczyzn; zauważa, że wszystkie trzy wyższe stanowiska kierownicze zajmowali mężczyźni; zauważa jednak, że równowaga płci wśród wyższej kadry kierowniczej uległa zmianie pod koniec 2017 r. i dwa z trzech stanowisk kierowników działów zajmowały kobiety;

7. zauważa, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału w 2016 r. Agencja przeniosła ośmiu dodatkowych pracowników do Aten, zmniejszając liczbę personelu zatrudnionego w Heraklionie do 14 osób; na podstawie odpowiedzi Agencji odnotowuje, że przewiduje się, iż całkowita liczba pracowników w biurze w Heraklionie wyniesie pod koniec 2017 r. 8 osób; podkreśla, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału za 2013 r. umieszczenie całego personelu w jednej lokalizacji przyniosłoby prawdopodobnie dalsze ograniczenie kosztów; wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o możliwych środkach służących poprawie tej sytuacji;

8. odnotowuje, że Agencja napotyka trudności w zatrudnieniu, przyciągnięciu i zatrzymaniu odpowiednio wykwalifikowanych pracowników, głównie ze względu na rodzaje stanowisk, jakie są oferowane (stanowiska pracowników kontraktowych) oraz niski współczynnik mający zastosowanie do wynagrodzeń pracowników Agencji w Grecji; wzywa Agencję, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o środkach podjętych w celu złagodzenia tych trudności;

9. zauważa, że w 2016 r. pracownicy Agencji przebywali na zwolnieniu chorobowym średnio sześć dni; zauważa, że w 2016 r. na działania na rzecz dobrostanu pracowników poświęcono - w przeliczeniu na pracownika - dwa dni;

10. z zadowoleniem zauważa, że Agencja utworzyła sieć zaufanych doradców w celu zapobiegania konfliktom związanym z pracą i w celu mediacji w przypadku takich konfliktów; zauważa, że Agencja zorganizowała wewnętrzne szkolenia i działania informacyjne;

11. zauważa, że Agencja wprowadziła politykę ochrony godności osoby i zapobiegania nękaniu psychicznemu i molestowaniu seksualnemu, oraz zapewnia regularne szkolenia na temat zapobiegania molestowaniu;

12. zauważa, że Agencja korzysta z pojazdów służbowych, ale nie zezwala na ich prywatne wykorzystywanie;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość i demokracja

13. z zaniepokojeniem zauważa, że na stronie internetowej Agencji dostępne są jedynie życiorysy prezesa zarządu i dyrektora wykonawczego; zauważa z zadowoleniem, że opublikowane zostały deklaracje interesów członków zarządu, dyrektora wykonawczego i Stałej Grupy Przedstawicieli Zainteresowanych Stron;

14. zauważa, że obecnie zdecentralizowane agencje Unii dyskutują na temat polityki w zakresie informowania o nieprawidłowościach oraz że w 2018 r. przyjęta zostanie wspólna polityka w tym zakresie wraz z wytycznymi; wzywa Agencję, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o wprowadzeniu tej polityki w życie;

15. zauważa, że Agencja nie podjęła jeszcze żadnej konkretnej inicjatywy na rzecz poprawy przejrzystości w swoich kontaktach z lobbystami i zainteresowanymi stronami; wzywa Agencję do wprowadzenia bez dalszej zwłoki proaktywnej polityki w odniesieniu do przejrzystości lobbingu oraz do poinformowania organu udzielającego absolutorium o wszelkich środkach podjętych w celu rozwiązania tego problemu; na podstawie odpowiedzi Agencji odnotowuje, że obecnie Agencja jest w trakcie opracowywania polityki poświęconej tej kwestii;

16. zauważa, że Agencja podaje do wiadomości publicznej protokoły posiedzeń zarządu niezwłocznie po ich zatwierdzeniu;

17. odnotowuje, że w 2016 r. Agencja nie otrzymała żadnego wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów;

Główne osiągnięcia

18. z zadowoleniem przyjmuje trzy główne osiągnięcia wskazane przez Agencję w 2016 r., a mianowicie:

- pomyślne zakończenie ogólnoeuropejskiego ćwiczenia,

- wkład wniesiony do grupy koordynacyjnej oraz proaktywny sekretariat dyrektywy w sprawie bezpieczeństwa sieci i informacji,

- wykorzystanie instrumentów, takich jak europejski miesiąc cyberbezpieczeństwa i "wyzwanie cyberbezpieczeń-stwa", mających na celu zwiększenie wiedzy społeczeństwa o cyberbezpieczeństwie;

Audyt wewnętrzny

19. zauważa, że Agencji nie pozostawało żadne niewdrożone zalecenie spośród zaleceń skierowanych przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji w 2016 r.; zauważa, że we wrześniu 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji dokonała oceny ryzyka agencji, a na podstawie tej oceny wskazać można trzy kolejne zagadnienia audytowe: udział zainteresowanych stron w oczekiwanych wynikach, zasobach ludzkich i technologiach informacyjnych; odnotowuje, że Agencja podejmie natychmiastowe działania dotyczące stworzenia wysokiej jakości systemu zarządzania, a także wrażania swojej polityki zarządzania ryzykiem; wzywa Agencję, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o wprowadzeniu tych działań w życie;

Kontrola wewnętrzna

20. na podstawie informacji uzyskanych od Agencji zauważa, że w wyniku szeroko zakrojonej kontroli ex post z wykonania budżetu za rok budżetowy 2015, zgodnie ze standardem kontroli wewnętrznej nr 8 "procesy i procedury", sformułowano szereg zaleceń, które zostały uwzględnione w 2016 r.; zauważa, że 267 transakcji finansowych, stanowiących 76,43 % budżetu Agencji na 2015 r. zostało skontrolowanych, a w związku z tym wydano jedno zalecenie w sprawie opóźnień w płatnościach; przyjmuje do wiadomości, że opóźnienie to nie spowodowało konieczności zapłacenia odsetek; zauważa z zadowoleniem, że Agencja poświęciła szczególną uwagę kontroli wyników przed przystąpieniem do transakcji (kontrola ex ante), aby kontrola była jak najbardziej skuteczna;

Inne uwagi

21. na podstawie sprawozdania Trybunału odnotowuje, że w ocenie zewnętrznej za 2015 r., przedstawionej w maju 2016 r., stwierdzono, że praca Agencji i jej wyniki odpowiadają na potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa sieci i informacji na terenie całej Unii i w państwach członkowskich oraz że Agencja efektywnie spełnia oczekiwania zainteresowanych stron; zauważa jednak, że konieczne jest usprawnienie komunikacji pomiędzy Agencją a jej partnerami, zdaniem których zakres uprawnień Agencji i jej zasięg są zbyt ograniczone; na podstawie odpowiedzi Agencji zauważa, że jej zarząd zastanawia się nad przyszłością Agencji, najlepszym sposobem na dotarcie do jej zainteresowanych stron oraz sposobami zwiększenia zasięgu Agencji, biorąc pod uwagę dostępne zasoby ludzkie i finansowe; wzywa Agencję, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o środkach podjętych w celu poprawy tej sytuacji;

22. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w 2016 r. Agencja przystąpiła do wdrażania systemu zarządzania jakością; zauważa, że podręcznik zarządzania jakością i standardowe procedury operacyjne oraz instrukcje dotyczące pracy zostały opracowane na podstawie norm ISO 9001; zauważa z zadowoleniem, że przeglądu tych dokumentów dokonuje obecnie kierownictwo, a wdrożone zostaną one w 2017 r.; wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o poczynionych postępach;

23. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w celu zapewnienia racjonalnego pod względem kosztów i przyjaznego dla środowiska miejsca pracy Agencja prowadzi recykling papieru, szkła i tworzyw sztucznych, zachęca pracowników do tego, by unikali drukowania dokumentów, oraz wprowadziła elektroniczny system wewnętrznego przepływu pracy który znacznie ograniczył wykorzystanie dokumentów papierowych;

24. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w celu redukcji i kompensacji emisji CO₂ Agencja zachęca do korzystania z elektronicznych środków komunikacji jako alternatywy dla fizycznego przemieszczania się, a także po raz pierwszy w 2017 r. wdrożyła dotyczące transportu narzędzie przewidziane w protokole dotyczącym emisji gazów cieplarnianych, aby gromadzić dane statystyczne dotyczące podróży służbowych pracowników Agencji;

25. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy odsyła do swojej rezolucji z dnia 18 kwietnia 2018 r. ⁷  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

¹ Dz.U. C 417 z 6.12.2017, s. 160.

² Zob. przypis 1.

³ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

⁴ Dz.U. L 165 z 18.6.2013, s. 41.

⁵ Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

⁶ Dz.U. C 84 z 17.3.2017, s. 7.

⁷ Teksty przyjęte, P8_TA(2018)0133 (zob. s. 393 niniejszego Dziennika Urzędowego).