Zmiana uchwały w sprawie regulaminu działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii.

Akty korporacyjne

PAN.2017.1.24

Akt nieoceniany

Wersja od: 24 stycznia 2017 r.

UCHWAŁA Nr 2/2017

PREZYDIUM POLSKIEJ AKADEMII NAUK

z dnia 24 stycznia 2017 r.

zmieniająca uchwałę w sprawie regulaminu działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii

Na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. z 2016 r. poz. 572, 1311, 1933 oraz poz. 2260) uchwala się, co następuje:

§ 1. W Regulaminie działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii, stanowiącym załącznik do uchwały Nr 54/2015 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z dnia 22 września 2015 r. w sprawie regulaminu działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii, zmienionej uchwałą Nr 1/2016 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z dnia 19 stycznia 2016 r. oraz uchwałą Nr 53/2016 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z dnia 20 września 2016 r., wprowadza się następujące zmiany:

1. W§ 10:

1) pkt 4 otrzymuje brzmienie:

"4) monitorowanie i analiza w ciągu roku budżetowego stopnia wykorzystania dotacji podmiotowej przyznanej Akademii;";

2) pkt 5 otrzymuje brzmienie:

"5) monitorowanie w ciągu roku obrotowego realizacji planów finansowych;";

3) dodaje się pkt. 5 a w brzmieniu:

"5a) okresowa analiza sytuacji finansowej jednostek organizacyjnych Akademii nieposiadających osobowości prawnej oraz przedkładanie stosownych raportów Kanclerzowi Akademii i dyrektorom tych jednostek;";

4) pkt 6 otrzymuje brzmienie:

"6) przygotowywanie projektów wewnętrznych procedur w zakresie spraw prowadzonych przez Biuro;";

5) pkt 7 otrzymuje brzmienie:

"7) udzielanie porad i instruktażu w sprawach finansowo-księgowych jednostkom organizacyjnym Akademii;";

6) pkt 11 otrzymuje brzmienie:

"11) koordynowanie, zgodnie z odrębną procedurą, prac związanych z zatwierdzaniem rocznych sprawozdań finansowych instytutów, w szczególności:

a) weryfikacja wniosków instytutów odnośnie podmiotów do badania sprawozdań finansowych,

b) weryfikacja rocznych sprawozdań finansowych, przedkładanych przez instytuty,

c) sporządzanie analiz finansowych i ocena kondycji finansowej instytutów z uwzględnieniem ich stanu zatrudnienia i wynagrodzeń na podstawie rocznych sprawozdań finansowych instytutów. ";

7) uchyla się pkt 19;

8) uchyla się pkt 22.

2. W § 11:

1) pkt 25 otrzymuje brzmienie:

"25) przygotowywanie, we współpracy z merytorycznie właściwymi komórkami Kancelarii Akademii i innymi jednostkami organizacyjnymi Akademii, projektów pełnomocnictw i upoważnień udzielanych przez Prezesa i Kanclerza Akademii, innych niż wskazane w pkt 17 i 19;"\

2) pkt 28 trzymuje brzmienie:

"28) prowadzenie ewidencji uchwał Prezydium Akademii i Zgromadzenia Ogólnego Akademii oraz decyzji, zarządzeń, pełnomocnictw i upoważnień wydawanych i udzielanych przez Prezesa Akademii i Kanclerza Akademii, a także prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. ".

3. § 16 otrzymuje brzmienie:

"§ 16. Do zakresu działania Zespołu Teleinformatyki należy w szczególności:

1) prowadzenie prac rozwojowych, implementacyjnych, wdrożeniowych i eksploatacyjnych w zakresie wspomagania zarządzania Akademią i jej jednostkami organizacyjnymi nieposiadający mi osobowości prawnej za pomocą technologii teleinformatycznych;

2) uczestniczenie w przygotowaniu projektu oraz w realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach;

3) opracowywanie i implementacja standardów w zakresie zastosowań teleinformatyki;

4) prowadzenie prac analitycznych, określanie wymagań, pozyskiwanie, opracowywanie, wdrażanie i eksploatacja rozwiązań teleinformatycznych;

5) zarządzanie zasobami danych i informacji przetwarzanych w systemach Akademii i jej jednostkach organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej;

6) prowadzenie polityki licencyjnej oprogramowania Akademii i jej jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej;

7) budowa i utrzymanie bezpiecznej sieci wymiany informacji w ramach Kancelarii PAN, Oddziałów Akademii i jednostek organizacyjnych PAN nieposiadających osobowości prawnej;

8) administrowanie:

a) elementami czynnymi i biernymi szkieletowej infrastruktury teleinformatycznej (łącza, urządzenia sieciowe, struktura połączeń sieci szkieletowej),

b) zasobami logicznymi szkieletowej sieci komputerowej (publiczne adresy IP, domena "pan.pl" i inne domeny wykorzystywane przez Akademie i jej jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, katalogowe bazy danych, itp.) serwerami wraz z urządzeniami peryferyjnymi (systemami archiwizacji danych, systemami zasilania, urządzeniami i systemami bezpieczeństwa, itp.) wykorzystywanymi na potrzeby systemów teleinformatycznych oprogramowaniem systemowym (systemami operacyjnymi i serwerami aplikacyjnymi, itp.), narzędziowym (systemami zarządzania bazami danych, itp.) i pomocniczym (stosowanym do celów diagnostyki, monitorowania i zarządzania zasobami oraz funkcjami użytkowymi, itp.) wykorzystywanym na potrzeby systemów teleinformatycznych,

c) komputerowymi stanowiskami pracy (stacje robocze z urządzeniami peryferyjnymi i oprogramowaniem standardowym: systemowym, biurowym, pomocniczym oraz niestandardowym, związanym ze specyfiką zadań przypisanych do danego stanowiska);

9) współuczestnictwo w opracowaniu koncepcji funkcjonalnej portali informacyjnych Akademii i jej jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej oraz ich postaci graficznej;

10) zapewnienie łączności telefonicznej (stacjonarnej i komórkowej) w Kancelarii Akademii i Oddziałach Akademii;

11) obsługa poligraficzna Kancelarii Akademii;

12) obsługa techniczna m.in. Zgromadzenia Ogólnego Akademii, posiedzeń Prezydium Akademii, Akademii Młodych Uczonych, Komisji do spraw etyki w nauce, komitetów Akademii, zespołów doradczych Prezesa Akademii i Kanclerza Akademii oraz konferencji organizowanych przez Akademię w zakresie stosowanych technik audiowizualnych. ".

§ 2. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

UZASADNIENIE

W dniu 28 listopada 2016 r. Zespół Audytu Wewnętrznego przeprowadził audyt w Biurze Organizacyjno - Majątkowym, w zakresie kompletności i prawidłowości wydanych upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz prawidłowości prowadzonej w tym zakresie ewidencji w odniesieniu do obowiązujących uregulowań, zawartych w Polityce Bezpieczeństwa Danych Osobowych, zapisach uszczegóławiających Politykę Bezpieczeństwa Informacji w zakresie Kancelarii Polskiej Akademii Nauk i w Regulaminie Ochrony Danych Osobowych, które zgodnie z decyzją Nr 22/2016 Prezesa PAN obowiązują od dnia 4 lipca 2016 r.

W zaleceniach zawartych w sprawozdaniu z tego audytu wskazano na konieczność uaktualnienia zakresu działania komórki organizacyjnej tj. Biura Organizacyjno - Majątkowego. Zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk zmiana w/w regulaminu wymaga uchwały Prezydium PAN. Proponowana zmiana dotycząca § 11 jest konsekwencją zaleceń audytu i rozszerza zakres działania Biura Organizacyjno - Majątkowego o przygotowywanie upoważnień i prowadzenie ich ewidencji, wydawanych przez Prezesa Akademii i Kanclerza Akademii, a także prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, co zostało określone w § 11 pkt 25 i 28 Regulaminu działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii.

W zakresie działania Zespołu Teleinformatyki usunięto zapisy dotyczące "Polityki bezpieczeństwa systemów komputerowych oraz przetwarzanych danych i informacji. W związku z decyzją Nr 22/2016 Prezesa PAN z dnia 4 lipca 2016 r. ws. przyjęcia dokumentacji ochrony danych osobowych, powołania Administratora Bezpieczeństwa Informacji oraz powołania Administratora Systemów Informatycznych i decyzją Nr 21/2016 Prezesa PAN z dnia 4 lipca 2016 r. ws. przyjęcia dokumentacji systemu zarządzania bezpieczeństwem w Polskiej Akademii Nauk zapisy Regulaminu zdezaktualizowały się.

Dodano obecnie realizowane zakresy zapewnienia łączności telefonicznej oraz zapewnienia bezpiecznej sieci wymiany informacji pomiędzy Kancelarią Akademii i jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej.

W zakresie działania Biura Finansów i Budżetu wprowadzone zostały zmiany o charakterze porządkowym, rozszerzającym a także doprecyzowano zadania, które w poprzednim Regulaminie odnosiły się do Biura Ekonomicznego i Księgowości a obecnie wynikają z zakresu zadań jednego Biura. Usunięto zadania, które merytorycznie nie znajdują uzasadnienia do realizacji w Biurze.

grafika