Zmiana uchwały w sprawie regulaminu działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii.

Akty korporacyjne

PAN.2016.1.19

Akt nieoceniany

Wersja od: 19 stycznia 2016 r.

Uchwala Nr 1/2016

Prezydium Polskiej Akademii Nauk

z dnia 19 stycznia 2016 r.

zmieniająca uchwalę w sprawie regulaminu działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii

Na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. z 2015 r., poz. 1082, poz. 1268 i poz.1767) uchwala się, co następuje:

§ 1. W Regulaminie działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii, stanowiącym załącznik do uchwały Nr 54/2015 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z dnia 22 września 2015 r. w sprawie regulaminu działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii, wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 1 w ust. 2 uchyla się pkt 16;

2) w § 8:

a) po pkt 5 dodaje się pkt 5a w brzmieniu:

"5a) Biuro do spraw Doskonałości Naukowej;";

b) pkt 6 otrzymuje brzmienie:

"6) Zespół Spraw Pracowniczych;";

c) po pkt 6 dodaje się pkt 6a w brzmieniu:

"6a) Zespół Zamówień Publicznych;";

3) w § 11 pkt 24 uchyla się;

4) § 12 otrzymuje brzmienie:

"§ 12. Do zakresu działania Biura Upowszechniania i Promocji Nauki należy szczególności:

1) tworzenie, realizacja i koordynacja, we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami Kancelarii Akademii, programu przedsięwzięć mających na celu upowszechnianie w kraju i za granicą wiedzy o osiągnięciach nauki w Polsce, a w szczególności o działalności badawczej Akademii i jej rezultatach;

2) współpraca z rzecznikiem prasowym, a w przypadku jego nieobecności lub braku podejmowanie działań w zakresie realizacji polityki informacyjnej Akademii, w szczególności informowanie redakcji prasy, telewizji i mediów elektronicznych o organizowanych przez Kancelarię Akademii i inne jednostki organizacyjne oraz organy Akademii konferencjach naukowych, konferencjach prasowych i innych wydarzeniach związanych z działalnością Akademii;

3) monitorowanie obecności problematyki związanej z działalnością Akademii w środkach masowego przekazu oraz na stronach internetowych jednostek naukowych i innych jednostek organizacyjnych Akademii;

4) nadzór merytoryczny i organizacyjny nad funkcjonowaniem strony internetowej Akademii w języku polskim i angielskim oraz prowadzenie i redagowanie strony internetowej Akademii;

5) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie dotyczącym Akademii oraz prowadzenie i dystrybucja biuletynu elektronicznego Akademii;

6) przygotowanie rocznego sprawozdania z działalności Akademii we współpracy z innymi komórkami Kancelarii Akademii i jednostkami organizacyjnymi Akademii;

7) prowadzenie spraw związanych z finansowaniem działalności upowszechniającej i promującej naukę zgodnie z odrębnymi wewnętrznymi regulacjami, w szczególności opracowanie projektów procedur dotyczących trybu wnioskowania o środki z zakresu działalności upowszechniającej naukę, bieżące monitorowanie realizacji wydatków oraz sporządzanie raportów;

8) bieżąca współpraca w zakresie działalności upowszechniającej naukę ze strukturami korporacyjnymi Akademii, z jednostkami Akademii nieposiadającymi osobowości prawnej oraz komórkami organizacyjnymi Kancelarii Akademii;

9) obsługa administracyjna Komisji ds. działalności upowszechniającej naukę;

10) prowadzenie spraw związanych z działalnością wydawniczą Akademii

11) opracowanie redakcyjne, publikowanie i rozpowszechnianie publikacji zwartych, periodycznych, wydawnictw informacyjnych oraz materiałów promocyjnych

12) wsparcie organizacyjne wydarzeń naukowych;

13) prowadzenie spraw organizacyjnych związanych z informatyzacją czasopism naukowych Akademii (platforma elektroniczna czasopism);

14) prowadzenie baz danych w zakresie zadań informacyjno - analitycznych;

15) programowanie tematyki wykładów i obsługa organizacyjna Wszechnicy Akademii;

16) prowadzenie spraw związanych z formułowaniem celów i mierników obszarze budżetu zadaniowego określonego dla części 67 PAN oraz monitorowania i sprawozdawczości w zakresie wykonania mierników;

17) przygotowanie projektów uchwał Prezydium i Zgromadzenia Ogólnego Akademii oraz decyzji Prezesa Akademii wynikających z zakresu działania Biura;

18) uczestniczenie w przygotowaniu projektu oraz realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach;

19) prowadzenie procedury związanej z przyznawaniem Statuetki Akademii.";

5) po § 13 dodaje się § 13a w brzmieniu:

"§ 13a. Do zakresu działania Biura do spraw Doskonałości Naukowej należy w szczególności:

1) aktywne wyszukiwanie uczonych (w tym w szczególności kandydatów do programu Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (European Research Council Starting Grant), zwanych dalej "ERC"), mających szansę na uzyskanie grantów;

2) wspieranie uczonych we właściwym formułowaniu wniosków, prowadzenie treningu i przygotowywanie ich do prezentacji ustnej przed panelem ERC, w tym we współpracy z uczonymi europejskimi - laureatami grantów ERC, byłymi członkami paneli ERC i Rady Naukowej ERC;

3) prowadzenie szkoleń potencjalnych uczestników projektów ERC w krajach odnoszących największe sukcesy projektowe z wykorzystaniem infrastruktury Polskiej Akademii Nauk - stacji naukowych w Paryżu, Berlinie, Wiedniu i Rzymie;

4) pomoc uczonym na etapie sprawozdawczym i rozliczania projektów ERC;

5) przygotowywanie najlepszych rozwiązań podnoszących efektywność polskich wniosków projektowych, w tym opracowywanie poradników;

6) aktywizacja czołowych polskich uczonych do zasiadania w panelach ERC, do kandydowania do Rady Naukowej ERC i innych komórek organizacyjnych Komisji Europejskiej, mających wpływ na Europejską Przestrzeń Badawczą;

7) współpraca z instytucjami międzynarodowymi w promocji polskich kandydatów do programu ERC z wykorzystaniem zagranicznych stacji naukowych Polskiej Akademii Nauk.";

6) § 14 otrzymuje brzmienie:

"§ 14. Do zakresu działania Zespołu Spraw Pracowniczych należy w szczególności:

1) przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji kadrowej profesorów mianowanych, dyrektorów jednostek naukowych, pomocniczych jednostek naukowych oraz innych jednostek organizacyjnych Akademii;

2) prowadzenie dokumentacji oraz realizacja całokształtu spraw pracowniczych wynikających z przepisów prawa pracy, przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w odniesieniu do pracowników Kancelarii Akademii, pracowników stacji naukowych Akademii oraz osób zatrudnionych w ramach umów zlecenia;

3) przygotowywanie dokumentacji związanej z wnioskami o nadanie orderów i odznaczeń państwowych;

4) sporządzanie dla pracowników zlikwidowanych jednostek Akademii dokumentów wynikających ze stosunku pracy, potwierdzających uprawnienia dla celów emerytalnych i rentowych;

5) obsługa związana z realizacją ustawowego obowiązku lustracji;

6) opracowywanie planów działalności socjalnej oraz administrowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych oraz obsługa Komisji Socjalnej i pomoc w funkcjonowaniu Koła Emerytów i Rencistów Kancelarii Akademii;

7) obsługa spraw związanych z wnioskami o przyjęcie do jednostki pod nazwą Polska Akademia Nauk Dom Rencisty im. Witolda Orłowskiego w Konstancinie-Jeziorna;

8) obsługa spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych.";

7) po § 14 dodaje się § 14a w brzmieniu:

"§ 14a. Do zakresu działania Zespołu Zamówień Publicznych należy prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych.";

8) w § 22 ust. 3 otrzymuje brzmienie:

"3. W skład Biura Organizacyjno-Majątkowego wchodzą:

1) Dział Organizacyjno-Prawny;

2) Dział Nadzoru Właścicielskiego;

3) Dział Ewidencji Nieruchomości;

4) Dział Inwestycji i Remontów.".

§ 2. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

UZASADNIENIE

W projektowanej uchwale proponuje się następujące zmiany regulaminu działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii:

1) Zmiana zakresu działania Biura Upowszechniania i Promocji Nauki.

Proponowana zmiana doprecyzowuje zadania Biura Upowszechniania i Promocji Nauki, które zostały przeniesione z Biura Ekonomicznego funkcjonującego w strukturach Kancelarii PAN do końca 2015 r., związane z działalnością upowszechniającą naukę oraz budżetem zadaniowym.

2) Utworzenie Biura do spraw Doskonałości Naukowej;

Europejska Rada ds. Badań Naukowych (European Research Council - ERC) wspiera twórcze i nowatorskie pomysły badawcze we wszystkich dziedzinach wiedzy, przyznając najwyżej cenione, najbardziej prestiżowe projekty badawcze. Jedynym warunkiem jest aby badania miały charakter poznawczy, pionierski, przekraczające obecne granice wiedzy (frontier research). Projekty obejmują praktycznie wszystkie dziedziny wiedzy w podziale na trzy obszary: nauki fizyczne i inżynierskie, nauki społeczne i humanistyczne oraz nauki o życiu. Szczegółowy zestaw dziedzin i paneli jest bardzo zbliżony do podziału przyjętego przez Narodowe Centrum Nauki, bowiem to na ERC wzorowano organizację NCN. ERC składa się z niezależnej Rady Naukowej oraz Agencji Wykonawczej (European Research Council Executive Agency - ERCE A). Członkowie Rady Naukowej - 22 najwyższej rangi przedstawicieli europejskiego środowiska naukowego - działają we własnym imieniu, niezależnie od interesów politycznych lub narodowych.

Działania biura będą pod bezpośrednim nadzorem wiceprezesa PAN. Wspierać je będą członkowie rzeczywiści i korespondenci PAN, pracownicy merytoryczni wydziałów PAN, jak i liczne grono laureatów grantów ERC oraz członków paneli oceniających ERC z Polski.

Podobne komórki organizacyjne istnieją w państwach, które odnoszą sukcesy w konkursach ERC. Są one afiliowane przy centralnych instytucjach naukowych danego kraju. Znakomicie, z dużym sukcesem wsparcie instytucjonalne realizują Węgrzy (którzy póki co zdobywają ponad dwukrotnie więcej grantów ERC od Polski). Polska Akademia Nauk nawiązała już kontakty z Węgierską Akademią Nauk w tym względzie. Planowane biuro powstanie w oparciu o rozwiązania podobnych komórek z niemieckiego Max-Planck-Gesellschaft czy francuskiego CNRS (Le Centre National de la Recherche Scientifiąue).

Z tymi partnerami podjęto już współpracę i planowane są kolejne działania w celu mobilizacji polskiego środowiska naukowego do aplikowania o projekty ERC. Obecnie w naszej ocenie, w Polsce nie istnieje profesjonalny system wsparcia pracowników nauki w uczestnictwie w konkursach ERC, który zapewniłby wyszukiwanie potencjalnych kandydatów do konkursów, pomoc w przygotowaniu aplikacji grantowej, przygotowanie do niezwykle istotnego przesłuchania przez "panele" oceniające projekty, a potem administracyjną pomoc realizacji tych projektów. Projekt utworzenia Biura był szeroko dyskutowany z polskim środowiskiem naukowym i w każdym przypadku inicjatywa spotkała się z żywym zainteresowaniem i deklaracjami współpracy. Inicjatywę przedstawiono prof. Wiesławowi Banysiowi, Przewodniczącemu Konferencji Rektorów Akademickich Szkół Polskich,

prof. Zbigniewowi Błockiemu, Dyrektorowi Narodowemu Centrum Nauki, Senatom Uniwersytetu Warszawskiego, Uniwersytetu Jagiellońskiego, Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza oraz Politechniki Warszawskiej.

Polska Akademia Nauk jest jednym z liderów w kraju w zdobywaniu grantów ERC. Po ostatnich, grudzień 2015, rozstrzygnięciach konkursów ERC zdecydowanym liderem jest Uniwersytet Warszawski. Polska Akademia Nauk stanowi reprezentację całego polskiego środowiska naukowego (korporacja uczonych w 70% składa się z uczonych nie pracujących w placówkach PAN; również w komitetach PAN reprezentowane są wszystkie znaczące krajowe instytucje naukowe we wszystkich dyscyplinach naukowych). Dlatego celowym wydaje się utworzenie profesjonalnej komórki w strukturze organizacyjnej Kancelarii PAN, tj. Biura do spraw Doskonałości Naukowej.

Docelowo biuro winno zatrudniać 5 specjalistów, w tym dyrektora biura wyłonionego w wyniku otwartego konkursu. Docelowo pracownicy biura podzielnie będą na dwa zespoły:

a) aktywne wyłanianie kandydatów i wspieranie ich i wystąpień w konkursach ERC i

b) wspierający sprawozdania i rozliczania otrzymanych grantów ERC.

3) Zmiana nazwy Zespołu do spraw Osobowych na Zespół Spraw Pracowniczych oraz dodanie do zakresu działania tej komórki obsługi spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych.

Zgodnie z zasadami Instrukcji Kancelaryjnej (w tym obiegiem dokumentów i ich archiwizacją) nie jest wskazane, aby skrót komórki organizacyjne pokrywał się z inną komórką, w związku z tym należy wprowadzić zmianę nazwy obecnego Zespołu Spraw Osobowych na Zespół Spraw Pracowniczych (§ 14.). Jednocześnie do zakresu działania Zespołu Spraw Pracowniczych należy obsługa spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, którą dopisano w pkt 8.

4) Wyłączenie z zakresu Biura Organizacyjno-Majątkowego spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych.

Zmiana Regulaminu w tej części jest wynikiem wątpliwości zgłaszanej przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, zdaniem którego w jednej jednostce organizacyjnej nie powinny być połączone sprawy związane z gospodarką nieruchomościami oraz zamówieniami publicznymi. W konsekwencji Zespół Zamówień Publicznych będzie odrębną komórką organizacyjną.