Akty korporacyjne

PAN.2017.6.7

| Akt nieoceniany
Wersja od: 7 czerwca 2017 r.

DECYZJA Nr 30 /2017
PREZESA PAN
z dnia 7 czerwca 2017 r.
zmieniająca decyzję w sprawie wprowadzenia procedury określającej zasady realizacji planu finansowego Polskiej Akademii Nauk na szczeblu centralnym

Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 roku o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. z 2016 r. poz. 572, 1311,1933, 2260 oraz z 2017 poz. 624) postanawiam, co następuje:
1. Załącznik F do "Procedury określającej zasady realizacji planu finansowego Polskiej Akademii Nauk na szczeblu centralnym" stanowiącej załącznik do decyzji Nr 40/2016 Prezesa PAN z dnia 14 października 2016 roku w sprawie realizacji planu finansowego Polskiej Akademii Nauk na szczeblu centralnym, zmienionej decyzją Nr 22/2017 Prezesa PAN z dnia 23 marca 2017 roku otrzymuje brzmienie określone w załączniku do niniejszej decyzji.
2. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK  F

ZASADY I TRYB ORGANIZOWANIA ORAZ FINANSOWANIA ZAGRANICZNYCH WYJAZDÓW SŁUŻBOWYCH CZŁONKÓW KIEROWNICTWA PAN ORAZ INNYCH OSÓB DELEGOWANYCH PRZEZ PREZESA PAN

I. 

ZASADY OGÓLNE

1. Wydatki związane z realizacją wyjazdów zagranicznych mogą być dokonywane w granicach środków wyodrębnionych na ten cel w planie finansowym Akademii, realizowanym na szczeblu centralnym.

2. Dysponent środków, o których mowa w ust. 1, jest zobligowany do przestrzegania obowiązującej w Akademii procedury realizacji planu finansowego Akademii na szczeblu centralnym określonej w załączniku nr 1 do niniejszej decyzji Prezesa PAN.

II. 

WYJAZDY REALIZOWANE "CENTRALNIE"

1. Podstawę do realizacji zagranicznego wyjazdu służbowego stanowi skierowanie zatwierdzone przez Prezesa PAN. Aktualnie obowiązujący wzór skierowania zamieszczany jest na stronie internetowej Akademii.

2. Każde skierowanie powinno być oznaczone sygnaturą Dysponenta umożliwiającą identyfikacje właściwej komórki organizacyjnej (wg wzoru: XX/DYSPONENT/ROK).

3. Inicjowanie procedury wyjazdowej następuje na wniosek osoby ubiegającej się o wyjazd lub właściwej komórki organizacyjnej Kancelarii PAN, w drodze doręczenia do Dysponenta wypełnionego i podpisanego formularza, o którym mowa w ust. 1.

4. Skierowanie, z zastrzeżeniem ust. 5, powinno wpłynąć do Dysponenta nie później niż miesiąc przed planowanym terminem wyjazdu. Postanowienie nie dotyczy skierowań dla kierownictwa PAN. Wypełniony poprawnie formularz skierowania (w formacie pdf) może zostać doręczony do adresata drogą elektroniczną.

5. Krótszy termin niż wyznaczony w ust. 4 dopuszcza się w sytuacji, gdy wyjazd z przyczyn obiektywnych nie mógł być przewidziany wcześniej. W tej sytuacji do przedkładanego skierowania należy dołączyć stosowne wyjaśnienie.

6. Inicjator wyjazdu, do wypełnionego skierowania dołącza program spotkania zagranicznego, zaproszenie oraz informacje od organizatora na temat ewentualnych kosztów pokrywanych przez stronę zagraniczną.

Jeżeli istnieje potrzeba uzyskania wizy, do skierowania dołącza się również dokumenty niezbędne do załatwienia formalności wizowych dla osoby delegowanej.

7. W formularzu skierowania, część finansową wypełnia komórka obsługująca Dysponenta, której pracownik szacuje koszt pobytu za granicą na podstawie informacji, o których mowa w ust. 6 oraz przy zastosowaniu przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej wydanego na podstawie art. 775 § 2 Kodeksu pracy dotyczących należności przysługujących z tytułu podróży zagranicznej.

8. Wypełniony całościowo formularz skierowania podpisany przez Dysponenta i zaakceptowany przez Kanclerza PAN zatwierdza Prezes PAN.

9. Właściwy pracownik komórki obsługującej Dysponenta jest w stałym kontakcie z wyjeżdżającym, w szczególności w porozumieniu z nim dokonuje zakupu biletu na uzasadniony ekonomicznie środek transportu, ustala termin odbioru środków płatniczych oraz, jeśli istnieje taka potrzeba, załatwia formalności związane z uzyskaniem wizy.

10. Właściwy pracownik komórki obsługującej Dysponenta wystawia (w 3 egz.) druk "Zaświadczenie odbioru diet" stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszych zasad, który następnie wraz z kopią zatwierdzonego skierowania przekazuje do Biura Finansów i Budżetu celem naliczenia diet przysługujących delegowanemu stosownie do zatwierdzonego czasu podróży. Termin odbioru środków płatniczych tytułem naliczonych diet jest konsultowany z wyjeżdżającym - nie wcześniej niż na 30 dni przed wyjazdem.

11. W terminie 14 dni od powrotu z wyjazdu służbowego delegowany jest zobowiązany do złożenia:

1) rozliczenia otrzymanych zaliczkowo środków płatniczych;

2) sprawozdania z wyjazdu (na formularzu udostępnionym na stronie internetowej Akademii).

12. Rozliczenie, o którym mowa w ust. 11 pkt 1, delegowany składa pracownikowi komórki obsługującej Dysponenta na druku "Rozliczenie kosztów podróży i pobytu za granicą" stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszych zasad. Do rozliczenia należy dołączyć wykorzystane bilety i rachunki potwierdzające poniesione wydatki. Równolegle z przedłożonym rozliczeniem delegowany:

1) zwraca nadwyżkę środków płatniczych do kasy - jeżeli rozliczenie jest dodatnie;

2) składa pismo do Dysponenta zawierające numer konta bankowego i inne dane niezbędne do dokonania przelewu - jeżeli wynik rozliczenia jest ujemny.

13. Jeżeli wyjeżdżający nie pobierał środków płatniczych, składa pismo do Dysponenta z prośbą o zwrot przysługujących mu należności z tytułu odbytej podróży zagranicznej. Do pisma załącza wszystkie dokumenty potwierdzające poniesione wydatki. Pismo winno zawierać numer konta bankowego i inne dane niezbędne do dokonania przelewu.

14. "Sprawozdanie z wyjazdu służbowego za granicę" składane jest do akceptacji Dysponenta, a następnie przedkładane Prezesowi PAN lub osobie przez niego upoważnionej do zatwierdzenia.

15. W uzasadnionych przypadkach Dysponent może wyrazić zgodę na odstąpienie od terminów określonych w ust. 10 i ust. 11.

16. Zmiany w zatwierdzonym skierowaniu mogą być dokonywane wyłącznie za pisemną zgodą Kanclerza PAN wydawaną na umotywowany wniosek Dysponenta.

17. Dysponent zobowiązany jest do przechowywania kompletnej dokumentacji dla organów kontroli.

III. 

WYJAZDY NA POSIEDZENIA WŁADZ STATUTOWYCH ORGANIZACJI I INSTYTUCJI MIĘDZYNARODOWYCH

1. Wyjazdy na posiedzenia władz statutowych organizacji międzynarodowych realizowane są na podstawie zgłoszenia/wniosku, zwanego dalej "wnioskiem".

2. Wniosek wypełniony i podpisany przez przewodniczącego (lub inną osobę upoważnioną) komitetu narodowego lub odpowiedniego komitetu naukowego lub problemowego wskazanego przez Prezydium Akademii do pełnienia funkcji komitetu narodowego należy złożyć w Biurze Współpracy z Zagranicą zwanym dalej BWZ w roku poprzedzającym rok budżetowy, którego dotyczy.

3. Na podstawie złożonych wniosków, BWZ sporządza zbiorcze zestawienie zawierające informację o wszystkich zgłoszonych wyjazdach wynikających z przynależności Akademii do międzynarodowych organizacji i instytucji naukowych wraz z szacunkowym kosztem poszczególnych wyjazdów. BWZ przedstawia zestawienie do rozpatrzenia i zaopiniowania przez Komisję do spraw Współpracy z Zagranicą PAN nie później niż w pierwszym kwartale roku, którego dotyczą wyjazdy.

4. Na podstawie pozytywnie zaopiniowanych przez Komisję do spraw Współpracy z Zagranicą PAN szacunkowych kosztów poszczególnych wyjazdów, zabezpieczane są w budżecie PAN środki finansowe na wyjazdy zagraniczne organizowane w bieżącym roku.

5. W przypadku wyjazdów na posiedzenia władz statutowych organizacji i instytucji międzynarodowych stosuje się tryb procedowania, rozliczania i sprawozdawczości opisany w cz. II z zastrzeżeniem, że:

1) kierownictwo Akademii zatwierdza ostatecznie wydatek na podstawie przedłożonego skierowania wraz z programem (niezależnie czy wyjazd jest finansowany przez PAN czy podlega refundacji);

2) formularz skierowania powinien być podpisany przez osobę delegowaną oraz przez kierownika jej instytucji macierzystej;

3) sprawozdania podlegają akceptacji w kolejności: uprawnionych przedstawicieli właściwych wydziałów PAN, dyrektora BWZ i Prezesa PAN lub wyznaczonego członka Kierownictwa Akademii.

6. Jeżeli wyjazd finansowała instytucja macierzysta delegowanego, koszty podlegają refundacji przez Akademię na podstawie dokumentu obciążeniowego wystawionego przez tę instytucję, przy zastosowaniu postanowień zawartych w ust. 7 i 8.

7. Jednostka organizacyjna, o której mowa w ust. 6, w celu uzyskania zwrotu kosztów podróży przedkłada w BWZ w nieprzekraczalnym terminie 21 dni kalendarzowych od dnia zakończenia podróży 1  odpowiedni dowód księgowy z wyraźnie określonym terminem płatności, zawierający rozliczenie poniesionych kosztów wraz z kopiami rachunków i dołączonym sprawozdaniem merytorycznym. Nieprzedłożenie w wyznaczonym terminie kompletu dokumentów oznacza rezygnację ze zwrotu poniesionych kosztów.

8. W zakresie podróży służbowych zrealizowanych w miesiącu grudniu ustala się, że w przypadku niedokonania do końca roku przez Kancelarię PAN zwrotu kosztów podróży, w tym wynikających z dowodów księgowych, o których mowa w ust. 6 - zobowiązania z tego tytułu, pod warunkiem zachowania terminów, przechodzą na rok następny i są odpowiednio ujmowane przez właściwego Dysponenta w planie wydatków roku następnego.

9. Stosownie do złożonego pisemnego oświadczenia, rozliczenie należności z tytułu podróży BWZ dokonuje bezpośrednio z delegowanym lub za pośrednictwem jego instytucji macierzystej. Dysponent środków informuje właściwy podmiot przed rozpoczęciem podróży o obowiązującym w Kancelarii PAN sposobie rozliczeń.

RAMOWY SCHEMAT DZIAŁAŃ W ZAKRESIE ZAGRANICZNYCH WYJAZDÓW SŁUŻBOWYCH CZŁONKÓW KIEROWNICTWA PAN ORAZ INNYCH OSÓB DELEGOWANYCH PRZEZ PREZESA PAN

RAMOWY SCHEMAT DZIAŁAŃ W ZAKRESIE WYJAZDÓW NA POSIEDZENIA WŁADZ STATUTOWYCH ORGANIZACJI I INSTYTUCJI MIĘDZYNARODOWYCH

Załącznik Nr  1

Polska Akademia Nauk
ROZLICZENIE KOSZTÓW PODRÓŻY I POBYTU ZA GRANICĄ
1.Nazwisko i imię:
2.Miejsce pracy:
3.Cel podróży:
4.Kraj docelowy:
5.Środek lokomocji:wyjazd:powrót:
na koszt
6.Punkt graniczny RP przekroczono:miejscowośćdatagodzina
wyjazd
powrót
7.Zatwierdzony czas pobytu za granicą:dnigodzinminut
8. Oświadczenia: (zakreślić właściwe)
a) Bilety lotnicze / kolejowe wykorzystałem zgodnie z przeznaczeniemtak / nie'
b) Otrzymałem środki płatnicze od strony zagranicznej z tytułu honorarium za wykłady, recenzje, konsultacje, innetak' / nie
c) Otrzymałem od strony zagranicznej środki płatnicze na pokrycie kosztów pobytutak* / nie
d) Zapewniono mi transport z lotniskatak / nie
na lotniskotak / nie
e) Strona zagraniczna pokrywała koszty zakwaterowaniatak / nie
f) Zapewniono mi wyżywienie
podać liczbę
śniadanie
obiad/lunch
kolacja
* załączyć wyjaśnienie
Otrzymałem zaliczkiWalutaRozliczenie:

diety,

noclegi,

inne

Nr

R-k

Szczegółowe zestawienie należności i faktycznych wydatków
SymbolKwota
1.1. Diety na dni po
1.2.
2.1. Hotele na dni po
2.2.
3. Dieta dojazdowa
4. Zaliczki na przejazdy autobusowe i kolejowe
5. Inne zaliczki
6. Przejazdy miejscowe
7. Inne/tytułem zaokrąglenia
Razem
Otrzymano z innych źródełDo zapłaty na konto PAN:

Delegowanego:

Wymieniono na inne waluty
Dysponowano ogółem
Wydatki razeminformacja o zastosowanych kursach:
Pozostało do rozliczenia
Podpis delegowanego i data Zatwierdzono pod względem Rozliczenie sprawdzono pod

merytorycznym względem formalnym i

rachunkowym

Załącznik Nr  2

ZAŚWIADCZENIE

Niniejszym zaświadcza się, że

udaje się służbowo do: w dniach:

w celu:

W związku z tym, ww. otrzymuje:

Bilet lotniczy na trasie oraz zaliczkę środków płatniczych do rozliczenia:

- diety pobytowe na ...................... dni po ................................ ogółem ...............................

na ...................... dni po ................................ ogółem ...............................

- limity hotelowe na ...................... dni po ................................ ogółem ...............................

na ...................... dni po ................................ ogółem ...............................

- kieszonkowe (25% diety) na .................... dni po .............................. ogółem .....................

- dodatek na pokrycie kosztów transportu miejskiego (10% diety)

na ...................... dni po ................................ ogółem ...............................

na ...................... dni po ................................ ogółem ...............................

- dieta dojazdowa ..................................................................................................................

- inne ..................................................................................................................

RAZEM_________________

Słownie..........................................................................................................................................

Niniejszym kwituję odbiór zaliczki środków płatniczych - zgodnie z powyższą specyfikacją. Jednocześnie zobowiązuję się po powrocie do kraju rozliczyć wyżej wymienioną zaliczkę w ciągu 14 dni (pok. 2507 w godz. 11.00 -14.00) oraz zwrócić wykorzystane i niewykorzystane bilety w ciągu 10 dni, a także złożyć w Biurze Współpracy z Zagranicą PAN (pok. 2509, tel. 22 182 65 03) w ciągu 2 tygodni od daty powrotu do kraju sprawozdanie z pobytu za granicą.

Przyjmuję do wiadomości, że wydatkowanie zaliczki dopuszczalne jest na cele, na które zaliczka została udzielona i tylko w granicach przewidzianych dla danego rodzaju wydatków określonych w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 roku w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 186, poz. 1555). W przypadku uzasadnionego okolicznościami przekroczenia wysokości przyznanej zaliczki, przedłożę władzom PAN niezbędne wyjaśnienie. Osoby delegowane przez Kancelarię PAN są na czas pobytu za granicą ubezpieczone w PZU od następstw nieszczęśliwych wypadków, zawału serca, udaru mózgu, chorób tropikalnych i na wypadek śmierci.

W razie zaistnienia w/w sytuacji należy - za pośrednictwem Zespołu Spraw Pracowniczych PAN - dostarczyć do PZU wypełniony formularz dot. zgłoszenia wypadku oraz inne dokumenty, niezbędne do ustalenia zasadności roszczenia i wysokości świadczenia, zgodnie z "Ogólnymi warunkami ubezpieczenia następstw nieszczęśliwych wypadków PZU". Sumy ubezpieczenia są następujące: 20.000 zł na wypadek trwałego 100% uszczerbku na zdrowiu i 20.000 zł na wypadek śmierci. Telefon do Zespołu Spraw Pracowniczych PAN: (48) 22 182 64 20, fax. (48) 22 182 70 59.

Diety wydano w dniu: ....................................................

podpis wyjeżdżającego

1 Mając na względzie harmonogram realizacji budżetu Akademii, Kancelaria PAN zastrzega sobie - po w/w terminie - prawo zmiany przeznaczenia zarezerwowanych na ten cel środków, co w konsekwencji spowoduje odmowę refundacji w przypadku, gdy dokumenty wpłyną po tym terminie.