Zasady udzielania zamówień publicznych na usługi, dostawy i roboty budowlane przez Kancelarię Akademii, pomocnicze jednostki naukowe, placówki naukowe nieposiadające osobowości prawnej oraz inne jednostki organizacyjne Akademii.

Akty korporacyjne

PAN.2016.11.10

| Akt nieoceniany
Wersja od: 10 listopada 2016 r.

DECYZJA Nr 48/2016
PREZESA POLSKIEJ AKADEMII NAUK
z dnia 10 listopada 2016 roku.
w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych na usługi, dostawy i roboty budowlane przez Kancelarię Akademii, pomocnicze jednostki naukowe, placówki naukowe nieposiadające osobowości prawnej oraz inne jednostki organizacyjne Akademii.

Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. z 2016 r. poz. 572 ze zm., dalej "ustawa Pzp") postanawia się, co następuje:
1.
Udzielanie zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane przez Kancelarię Akademii, pomocnicze jednostki naukowe, placówki naukowe nieposiadające osobowości prawnej oraz inne jednostki organizacyjne Polskiej Akademii Nauk, może następować wyłącznie w trybie i na zasadach określonych przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.), zwanej dalej "ustawą Pzp" oraz zgodnie z wewnętrznym Regulaminem udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane przez Kancelarię Akademii, pomocnicze jednostki naukowe, placówki naukowe nieposiadające osobowości prawnej oraz inne jednostki organizacyjne Polskiej Akademii Nauk, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej Decyzji
2.
Zamawiającym w rozumieniu ustawy jest Polska Akademia Nauk, zwana dalej "Akademią".
3.
Kierownikiem zamawiającego w rozumieniu ustawy jest Kanclerz Akademii.
4.
Do wyodrębnionych jednostek struktury organizacyjnej Akademii, uprawnionych do szacowania wartości zamówienia w oparciu o art. 32 ust. 5 ustawy Pzp zalicza się:
a)
Kancelarię Akademii sprawującą obsługę administracyjną Akademii;
b)
nieposiadające osobowości prawnej pomocnicze jednostki naukowe, placówki naukowe posiadające status pomocniczych jednostek naukowych oraz inne jednostki organizacyjne Akademii.
5.
W odniesieniu do środków pozostających w dyspozycji jednostek, o których mowa w ust. 4 lit. b, czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego, wykonuje Dyrektor właściwej jednostki na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
6.
W przypadku postępowań o wartości przekraczającej równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, w odniesieniu do postępowań prowadzonych w Kancelarii Akademii - Kanclerz Akademii, zaś w przypadku postępowań prowadzonych przez jednostki o których mowa w ust. 4 lit. b - Dyrektorzy tych jednostek, w drodze zarządzenia, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszej Decyzji, powołują komisję przetargową.
7.
Regulamin pracy komisji przetargowej stanowi Załącznik nr 3 do Decyzji.
8.
W przypadku postępowania o wartości przekraczającej równowartość kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, Kanclerz Akademii może wskazać obserwatora lub oddelegować osobę do pracy w komisji przetargowej, w charakterze jej członka.
9.
W uzasadnionych przypadkach osoby wymienione w ust. 5 mogą skierować do Kanclerza Akademii wniosek o przeprowadzenie postępowania przez Kancelarię Akademii.
10.
Nadzór nad prawidłowym stosowaniem przepisów ustawy Pzp, w szczególności udzielaniem zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, sprawuje Kanclerz Akademii przy pomocy Kontroli Wewnętrznej.
11.
Traci moc Decyzja Nr 12/14 Prezesa Polskiej Akademii Nauk z dnia 16 kwietnia 2014 roku w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych na usługi, dostawy i roboty budowlane przez Kancelarię Akademii, pomocnicze jednostki naukowe, placówki naukowe nieposiadające osobowości prawnej oraz inne jednostki organizacyjne Akademii.
12.
Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Regulamin udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane przez Kancelarię Akademii, pomocnicze jednostki naukowe, placówki naukowe nieposiadające osobowości prawnej oraz inne jednostki organizacyjne Akademii

§  1.
Definicje

Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:

1)
ustawie Pzp - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.),
2)
zamawiającym lub jednostce organizacyjnej - należy przez to rozumieć Kancelarię Akademii, pomocnicze jednostki naukowe, placówki naukowe nieposiadające osobowości prawnej oraz inne jednostki organizacyjne Akademii, uprawnione do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w imieniu Akademii,
3)
kierowniku zamawiającego - należy przez to rozumieć Kanclerza Akademii oraz inne osoby którym powierzono wykonywanie czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego, o których mowa w ustawie Pzp,
4)
dysponentach - należy przez to rozumieć osoby, uprawnione do wykonywania czynności w zakresie kontroli celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków zgodnie z Zarządzeniem Kanclerza Akademii w sprawie określenia zadań przewidzianych do realizacji na szczeblu centralnym w ramach planu finansowego Akademii w danym roku budżetowym; osoby te są odpowiedzialne za przygotowanie, realizację oraz rozliczenie zamówienia,
5)
komisji - należy przez to rozumieć komisję przetargową działającą na podstawie Regulaminu pracy komisji przetargowej, który stanowi Załącznik nr 3 do Decyzji Nr ..../2016 Prezesa Polskiej Akademii Nauk z dnia .......................... 2016 roku,
6)
wartości szacunkowej zamówienia - należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością przez zamawiającego i przeliczone na euro wg średniego kursu złotego w stosunku do euro, określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Pzp;
7)
środkach finansowych - należy przez to rozumieć wszystkie środki będące w dyspozycji zamawiającego, bez względu na źródło ich pochodzenia.
8)
Wspólny Słownik Zamówień - słownik, w brzmieniu obowiązującym od dnia 15 września 2008 r., stanowi załącznik do Rozporządzenia Komisji Nr 213/2008 z 28 listopada 20°7 r. zmieniającego rozporządzenie WE Nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) oraz dyrektyw 2004/17/WE i 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczących procedur udzielania zamówień publicznych w zakresie zmiany CPV (Dz. U. UE z 15.03.2008 r. L 74/1).
§  2.
Planowanie i szacowanie zamówień
1.
Podstawą ustalenia wartości szacunkowej zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez kierownika zamawiającego w podziale na dostawy, usługi i roboty budowlane.
2.
Szacunkową wartość zamówienia ustala się w złotych i przelicza na euro według średniego kursu złotego w stosunku do euro określonego w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Pzp. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp zaniżać wartości zamówienia lub wybierać sposobu obliczania jego wartości.
3.
Ustalenia szacunkowej wartości zamówienia na dostawy i usługi dokonuje się przy zastosowaniu jednej z następujących metod:
1)
analizy cen rynkowych;
2)
analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych dostaw lub usług oraz wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;
3)
analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub w postępowaniach prowadzonych przez inne podmioty, obejmujących tożsamy przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.
4.
Szacowanie wartości zamówienia na roboty budowlane dokonuje się zgodnie z zasadami określonymi w art. 33 ust. 1 i 2 ustawy Pzp oraz rozporządzenia wydanego na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy Pzp.
5.
Zamawiający udziela zamówień w danym roku budżetowym zgodnie z planem postępowań o udzielenie zamówień.
6.
Plan postępowań o udzielenie zamówień, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Regulaminu, sporządzany jest w terminie 14 dni od dnia zatwierdzenia projektu planu finansowego i obowiązuje jako projekt planu postępowań o udzielenie zamówień na następny rok budżetowy od dnia zatwierdzenia przez Kanclerza Akademii.
7.
W przypadku projektów finansowanych ze środków unii europejskiej, wartość szacowanych zamówień ustala się dla całego okresu finansowania projektu, w podziale na poszczególne lata.
8.
Zamówienia, dla których nie można oszacować zakresu dla całego okresu realizacji projektu, uwzględnia się w rocznym planie zamówień, o którym mowa w ust. 5.
9.
Po zatwierdzeniu planu finansowego Akademii, Dyrektorzy pomocniczych jednostek naukowych, placówek naukowych nieposiadających osobowości prawnej oraz innych jednostek naukowych przedkładają do zatwierdzenia Kanclerzowi Akademii ostateczny plan postępowań o udzielenie zamówień, za pośrednictwem Zespołu Zamówień Publicznych, w terminie 14 dni od dnia jego zatwierdzenia. Plan postępowań o udzielenie zamówień dla Kancelarii Akademii przygotowuje Zespół Zamówień Publicznych, na podstawie planów sporządzonych przez dysponentów i przekazanych do Zespołu Zamówień Publicznych, w terminie 14 dni od dnia zatwierdzenia planu finansowego Akademii.
10.
W przypadku, gdy po zatwierdzeniu planu finansowego Akademii, zatwierdzony wcześniej projekt planu postępowań o udzielenie zamówień nie zmienia treści, staje się planem postępowań o udzielenie zamówień i nie ma obowiązku ponownego przedkładania go w terminie wskazanym w ust. 13.
11.
Niezwłocznie po zatwierdzeniu planu postępowań o udzielenie zamówień przez Kanclerza Akademii plan postępowań o udzielenie zamówienia podlega publikacji:
1)
na stronie internetowej Akademii - w przypadku planu postępowań o udzielenie zamówień dla Kancelarii Akademii,
2)
na stronie internetowej Akademii oraz na stronie internetowej pomocniczych jednostek naukowych, placówek naukowych nieposiadających osobowości prawnej oraz innych jednostek naukowych (jeśli posiadają taką stronę).

Zespół Zamówień Publicznych jest odpowiedzialny za publikację planów postępowań na stronie internetowej Akademii. Odpowiedzialnymi za zamieszczenie planów na stronach internetowych pomocniczych jednostek naukowych, placówek naukowych nieposiadających osobowości prawnej oraz innych jednostek naukowych (jeśli posiadają taką stronę) są Dyrektorzy tych jednostek.

12.
Jeżeli po zatwierdzeniu planu postępowań o udzielenie zamówień, nastąpi zmiana okoliczności uzasadniająca zmianę treści planu lub powodująca odstąpienie od realizacji zamówienia ujętego w planie lub powstanie konieczność udzielenia zamówienia nieujętego w planie, Dyrektorzy pomocniczych jednostek naukowych, placówek naukowych nieposiadających osobowości prawnej oraz innych jednostek naukowych, a w przypadku Kancelarii Akademii - dysponenci, są zobowiązani niezwłocznie przekazać zmianę planu postępowań o udzielenie zamówień do zatwierdzenia przez Kanclerza Akademii.
13.
W przypadku dokonania zmiany w planie zamówień, w trybie opisanym w ust. 12, wpływającej na plan postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, po jego zatwierdzeniu przez Kanclerza Akademii, podlega publikacji w sposób opisany w ust. 11.
14.
W przypadku, gdy wartość szacunkowa zamówienia przekracza kwoty określone w pełnomocnictwie, Dyrektor pomocniczej jednostki naukowej, placówki naukowej nieposiadającej osobowości prawnej oraz innej jednostki wnioskuje do Kanclerza Akademii o udzielenie pełnomocnictwa szczegółowego, w zakresie przedmiotu zamówienia, którego szacowanie dotyczy.
15.
W przypadku, gdy przedmiot zamówienia leży w sferze zainteresowania wielu jednostek, organizacyjnych lub należy do zamówień tego samego rodzaju w rozumieniu ustawy Pzp, Kanclerz Akademii może wskazać jednostkę właściwą do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, na rzecz tych jednostek.
16.
Obsługę organizacyjną prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych we współpracy z komórkami organizacyjnymi Kancelarii Akademii zapewnia Zespół Zamówień Publicznych.
§  3.
Tryb postępowania dla zamówień o wartości przekraczającej równowartości kwoty 30.000 euro
1.
Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości przekraczającej równowartość kwoty 30.000 euro rozpoczyna się poprzez złożenie wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Regulaminu.
2.
Pracownik jednostki organizacyjnej zamawiającego, odpowiedzialny za realizację zamówienia kieruje do kierownika zamawiającego wniosek, o którym mowa w ust. 1, za pośrednictwem Zespołu Zamówień Publicznych.
3.
Wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zawiera:
1)
oszacowanie wartości przedmiotu zamówienia, dokonane zgodnie z przepisami ustawy Pzp i zapisami niniejszego Regulaminu;
2)
wskazanie źródła finansowania;
3)
propozycję wyboru trybu postępowania;
4)
propozycję kryteriów oceny ofert;
5)
skład komisji (w przypadku postępowań prowadzonych w Kancelarii Akademii komórka organizacyjna odpowiedzialna za realizację zamówienia wyznacza do składu komisji członka lub członków komisji, spośród jej pracowników);
6)
skrócony opis przedmiotu zamówienia, sporządzony w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, z zachowaniem wymagań określonych w ustawie Pzp.
4.
Do wniosku o wszczęcie postępowania należy załączyć:
1)
dla robót budowlanych:
a)
kosztorys inwestorski,
b)
przedmiar robót,
c)
dokumentację projektową budowlano-wykonawczą oraz specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót,
d)
program funkcjonalno-użytkowy (jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych)
2)
dla dostaw i usług:
a)
szczegółową kalkulację na podstawie której oszacowano wartość zamówienia określoną we wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
b)
opis przedmiotu zamówienia sporządzony w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, z zachowaniem wymagań określonych w ustawie Pzp,
3)
wzór umowy lub istotne postanowienia umowy.
5.
Zespół Zamówień Publicznych, przed przedłożeniem wniosku do zatwierdzenia kierownikowi Zamawiającego, dokonuje jego weryfikacji pod kątem zgodności z ustawą Pzp.
6.
Kierownik zamawiającego zatwierdza wniosek i powołuje komisję.
7.
Komisję, będącą organem pomocniczym kierownika zamawiającego, powołuje się w składzie: przewodniczący, sekretarz, członkowie komisji, ze szczególnym uwzględnieniem kompetencji jej członków i specyfiki przedmiotu zamówienia.

W przypadku postępowań prowadzonych w Kancelarii Akademii, członka lub członków komisji do składu komisji proponuje kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację zamówienia, przewodniczący oraz sekretarz komisji wyznaczani są spośród pracowników Zespołu Zamówień Publicznych.

8.
Wniosek o wszczęcie postępowania, zaopiniowany przez Głównego Księgowego Akademii lub jego pełnomocnika oraz kierownika zamawiającego, podlega rejestracji:
1)
w przypadku postępowań prowadzonych w Kancelarii Akademii - w Zespole Zamówień Publicznych;
2)
w przypadku postępowań prowadzonych w pomocniczych jednostkach naukowych, placówkach naukowych nieposiadających osobowości prawnej oraz w innych jednostkach naukowych - w rejestrach prowadzonych przez te jednostki.
9.
Komisja przygotowuje w szczególności: projekt ogłoszenia, projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) lub projekt innego dokumentu będącego podstawą wszczęcia postępowania oraz ostateczny wzór umowy.
10.
Członkowie komisji akceptują dokumenty, o których mowa w ust. 9 lub zgłaszają na piśmie zdanie odrębne.
11.
Kierownik zamawiającego zatwierdza dokumenty będące podstawą wszczęcia postępowania.
12.
Komisja przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego.
13.
Prace Komisji kończą się z chwilą zatwierdzenia przez Kierownika zamawiającego wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w przypadku zaistnienia przesłanek określonych w ustawie Pzp.
14.
Kierownik zamawiającego lub osoba upoważniona zawiera umowę z wyłonionym w postępowaniu wykonawcą.
15.
Wymagane przepisami ustawy ogłoszenia zamieszcza się:
1)
w Biuletynie Zamówień Publicznych udostępnionym na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych lub w przypadku postępowań o wartości przekraczającej równowartość kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, przekazując ogłoszenie Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej;
2)
na stronie informacyjnej zamawiającego, w miejscu wyodrębnionym dla zamówień publicznych, dostępnym również z poziomu strony Akademii lub wyłącznie na stronie Akademii na wniosek kierownika zamawiającego;
3)
w siedzibie zamawiającego, w miejscu publicznie dostępnym.
16.
Za terminowe przekazywanie ogłoszeń i innych informacji podawanych do publicznej wiadomości i do wiadomości wykonawców odpowiada sekretarz komisji lub inna osoba wskazana przez kierownika zamawiającego.
17.
W trakcie postępowania komisja sporządza protokół postępowania o którym mowa w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 96 ust. 5 ustawy Pzp.
§  4.
Tryb postępowania dla zamówień o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 30.000 euro oraz na dostawy i usługi dotyczące realizacji prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych o wartości niższej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp
1.
Postępowanie o udzielenie zamówienia, o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, prowadzone jest w sposób zapewniający zachowanie zasady celowości, uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów, uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców.
2.
Postępowanie o udzielenie zamówienia, o wartości przekraczającej równowartość kwoty 1 000 euro i nieprzekraczającej równowartości kwoty 6.000 euro, w celu dotrzymania należytej staranności w oszczędnym wydatkowaniu środków publicznych, winno być poprzedzone rozeznaniem cenowym rynku polegającym w szczególności na: zebraniu dokumentów potwierdzających jego przeprowadzenie w postaci ofert, faksów, wydruków ze stron internetowych, aktualnych katalogów, propozycji cenowych pozyskanych drogą mailową. W przypadku gdy zamówienie może zostać zrealizowane przez jednego, wskazanego wykonawcę należy ten fakt uzasadnić.
3.
Postępowanie o udzielenie zamówienia, o wartości większej niż równowartość kwoty 6.000 euro i nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro rozpoczyna się poprzez złożenie wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do Regulaminu.
4.
Wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia, o którym mowa w ust. 3, zawiera:
1)
oszacowanie wartości przedmiotu zamówienia, dokonane zgodnie z przepisami ustawy Pzp i zapisami niniejszego Regulaminu;
2)
wskazanie źródła finansowania;
3)
proponowany sposób wyboru wykonawcy;
4)
propozycję kryteriów oceny ofert;
5)
osoby wykonujące czynności w postępowaniu;
6)
opis przedmiotu zamówienia;
7)
informację o łącznej wartości zamówień tego rodzaju w danym roku budżetowym, lub informację, iż jest to jedno zamówienie tego rodzaju w danym roku budżetowym.
5.
W przypadku zamówień o których mowa w ust. 3, wyboru wykonawcy dokonuje się w następujący sposób:
1)
poprzez podanie do publicznej wiadomości ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej zamawiającego;
2)
poprzez zaproszenie nie mniej niż 3 wykonawców do składania ofert w przypadku, gdy przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych;
3)
poprzez zaproszenie do negocjacji wybranego wykonawcy w przypadku, gdy na rynku istnieje jeden wykonawca zdolny zrealizować dane zamówienie lub z przyczyn technicznych lub organizacyjnych uzasadnione jest udzielenie zamówienia wskazanemu Wykonawcy,

- z zastrzeżeniem ust. 6 poniżej.

6.
Tryb postępowania opisany w ust. 5 pkt 1) jest obowiązkowy w przypadku postępowań o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 15.000 euro chyba, że na rynku istnieje jeden wykonawca zdolny zrealizować dane zamówienie lub z przyczyn technicznych lub organizacyjnych uzasadnione jest udzielenie zamówienia wskazanemu Wykonawcy,
7.
W pozostałych przypadkach decyzję o sposobie wyłonienia wykonawcy podejmują osoby, o których mowa w ust. 10 pkt 1) i 2) poniżej.
8.
Ogłoszenie i zaproszenia, o których mowa w ust. 5, zawierają co najmniej:
1)
nazwę zamawiającego;
2)
opis przedmiotu zamówienia;
3)
termin i miejsce składania ofert;
4)
termin i miejsce lub przyjęty tryb negocjacji z zaproszonym wykonawcą;
5)
pożądany lub wymagany termin wykonania zamówienia;
6)
informację o sposobie komunikowania się zamawiającego z wykonawcami;
7)
kryterium lub kryteria wyboru oferty (nie dotyczy w przypadku negocjacji z jednym wykonawcą) gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności: jakość, parametry techniczne, funkcjonalność, koszty eksploatacji, serwis, doświadczenie wykonawcy;
8)
informacje dla wykonawców o następującej treści:

"Ofert a złożona w postępowaniu, przestaje wiązać w przypadku wyboru innej oferty lub zakończenia postępowania bez dokonania wyboru wykonawcy".

9.
Oferty oraz inne informacje, zamawiający i wykonawcy, przekazują w formie pisemnej za pośrednictwem poczty, faksem lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, zgodnie z wyborem zamawiającego.
10.
Wniosek o udzielenie zamówienia w trybie ogłoszenia na stronie internetowej lub w trybie zaproszenia do składania ofert wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Regulaminu oraz Wniosek o udzielenie zamówienia w trybie negocjacji z jednym wykonawcą wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do Regulaminu, sporządzonego przez pracownika jednostki organizacyjnej zamawiającego, odpowiedzialnego za realizację zamówienia zatwierdza:
1)
Dysponent - dla zamówień realizowanych przez Kancelarię Akademii,
2)
Dyrektor - dla zamówień realizowanych przez pomocnicze jednostki naukowe, placówki naukowe nieposiadające osobowości prawnej i inne jednostki organizacyjne Akademii
11.
Po zatwierdzeniu wniosku o udzielenie zamówienia przez osoby wymienione w ust. 9, pracownik jednostki organizacyjnej zamawiającego, odpowiedzialny za realizację zamówienia informuje niezwłocznie wykonawców o wyborze oferty najkorzystniejszej lub zakończeniu postępowania oraz zamieszcza informację na stronie internetowej - w przypadkach gdy ogłoszenie o zamówieniu było na niej zamieszczone.
12.
Zatwierdzony wniosek o udzielenie zamówienia, wraz z załącznikami (w szczególności wraz ze złożonymi ofertami) stanowi podstawę do zawarcia umowy z wykonawcą lub zlecenia wykonania zamówienia wyłonionemu wykonawcy.
13.
Dla zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji masowej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, zasady opisane w niniejszym paragrafie stosuje się odpowiednio, w przypadku zamówień których szacunkowa wartość jest niższa niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp.
14.
Do udzielania zamówień z dziedziny nauki stosuje się przepisy rozdziału 2a ustawy z dnia 30.04.10 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. nr 96, poz. 615 ze zm.) oraz procedury opisane w niniejszym Regulaminie.
15.
Postępowanie o udzielenie zamówienia na dostawy i usługi, o których mowa w ust. 13 rozpoczyna się poprzez złożenie wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 6 do Regulaminu.
16.
Wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia, którego przedmiotem są dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych zawiera:
1)
oszacowanie wartości przedmiotu zamówienia, dokonane zgodnie z przepisami ustawy Pzp i zapisami niniejszego Regulaminu;
2)
wskazanie źródła finansowania;
3)
uzasadnienie zastosowania wyłączenia przepisów ustawy Pzp (art. 4d ust. 1 pkt 1);
4)
propozycję kryteriów oceny ofert;
5)
opis przedmiotu zamówienia.
17.
W przypadku zamówień których przedmiotem są dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, jeżeli ich wartość nie przekracza kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp wyboru wykonawcy dokonuje się poprzez podanie do publicznej wiadomości ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej zamawiającego;
18.
Wniosek o udzielenie zamówienia na dostawy i usługi dotyczące realizacji prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, jeżeli ich wartość jest niższa niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, w trybie ogłoszenia na stronie internetowej wg wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do Regulaminu, sporządzonego przez pracownika jednostki organizacyjnej zamawiającego, odpowiedzialnego za realizację zamówienia zatwierdza:
1)
Dysponent - dla zamówień realizowanych przez Kancelarię Akademii,
2)
Dyrektor - dla zamówień realizowanych przez pomocnicze jednostki naukowe, placówki naukowe nieposiadające osobowości prawnej i inne jednostki organizacyjne Akademii.
§  5.
Rejestr postępowań i przechowywanie dokumentacji
1.
Rejestr postępowań, o których mowa w § 3 i § 4 niniejszego Regulaminu, prowadzony jest przez Zespół Zamówień Publicznych - dla postępowań prowadzonych w Kancelarii Akademii, dla postępowań prowadzonych przez pomocnicze jednostki naukowe, placówki naukowe nieposiadające osobowości prawnej oraz inne jednostki organizacyjne Akademii - przez te jednostki. Rejestr prowadzony jest w formie elektronicznej i zawiera co najmniej:
1)
liczbę porządkową;
2)
numer wniosku;
3)
nazwę nadaną zamówieniu;
4)
datę wszczęcia postępowania;
5)
datę udzielenia zamówienia lub unieważnienia postępowania;
6)
cenę netto i brutto zamówienia;
7)
nazwę i adres wykonawcy, któremu udzielono zamówienia;
8)
imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej merytoryczne za realizację zamówienia;
9)
imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za przechowywanie dokumentacji.
2.
Dokumentacja postępowań, o których mowa w § 4, przechowywana jest w jednostce organizacyjnej zamawiającego, odpowiedzialnej merytorycznie za realizację zamówienia lub jednostce właściwej, wskazanej przez kierownika zamawiającego.
3.
Dokumentacja postępowań, o których mowa w § 3, przechowywana jest:
1)
dla postępowań prowadzonych w Kancelarii Akademii - w Zespole Zamówień Publicznych;
2)
dla postępowań prowadzonych przez pomocnicze jednostki naukowe, placówki naukowe nieposiadające osobowości prawnej oraz inne jednostki organizacyjne Akademii - w tych jednostkach.
4.
Dokumentację, o której mowa w niniejszym paragrafie przechowuje się przez okres wskazany w art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, w sposób gwarantujący jej nienaruszalność.
§  6.
Sprawozdawczość w zakresie udzielonych zamówień publicznych
1.
W związku z obowiązkiem sprawozdawczym określonym w przepisach wydanych na podstawie art. 98 ustawy Pzp, w terminie do 1 marca każdego roku kierownik zamawiającego przekazuje Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych.
2.
Dyrektorzy pomocniczych jednostek naukowych, placówek naukowych nieposiadających osobowości prawnej oraz innych jednostek organizacyjnych Akademii przekazują Kanclerzowi Akademii, do dnia 15 lutego każdego roku informacje na temat:
1)
udzielonych w roku poprzednim zamówieniach publicznych ze wskazaniem: trybu udzielonego zamówienia, przedmiotu zamówienia (nazwy zamówienia) oraz wartości zamówienia netto wynikającej z zawartej z wykonawcą umowy (w przypadku gdy zawarta umowa była umową ramową - również wraz z informacją na ten temat);
2)
udzielonych w roku poprzednim zamówieniach, których wartość nie przekroczyła wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 tys. euro (informacja dotyczy łącznej wartości udzielonych zamówień netto).
3.
Na podstawie przekazanych informacji Zespół Zamówień Publicznych sporządza sprawozdanie o zamówieniach publicznych udzielonych przez Kancelarię, jednostki naukowe, placówki naukowe nieposiadające osobowości prawnej oraz inne jednostki organizacyjne Akademii.
4.
Sprawozdanie przekazywane jest za pośrednictwem portalu Biuletynu Zamówień Publicznych właściwego dla zamieszczania ogłoszeń, o których mowa w § 3 ust. 15 pkt 1) Regulaminu.
5.
Kopia sprawozdania oraz dokumenty stanowiące podstawę jego sporządzenia są przechowywane w Zespole Zamówień Publicznych.
§  7.
Sprawozdawczość w zakresie stosowania klauzul społecznych przy udzielaniu zamówień publicznych
1.
W związku z zaleceniami Rady Ministrów, dotyczącymi stosowania klauzul społecznych przez administrację rządową przy udzielaniu zamówień publicznych, w terminie do 1 marca każdego roku kierownik zamawiającego przekazuje Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych informację o stosowaniu klauzul społecznych przy udzielaniu zamówień publicznych.
2.
Dyrektorzy pomocniczych jednostek naukowych, placówek naukowych nieposiadających osobowości prawnej oraz innych jednostek organizacyjnych Akademii przekazują Kanclerzowi Akademii, do dnia 15 lutego każdego roku informacje na temat uwzględniania w organizowanych przez siebie postępowaniach klauzul społecznych. Wymagany zakres przedmiotowy określa każdorazowo Kanclerz Akademii na podstawie wytycznych Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
3.
Na podstawie przekazanych informacji Zespół Zamówień Publicznych sporządza sprawozdanie o stosowaniu klauzul społecznych w zamówieniach publicznych udzielonych przez Kancelarię, jednostki naukowe, placówki naukowe nieposiadające osobowości prawnej oraz inne jednostki organizacyjne Akademii.
4.
Sprawozdanie przekazywane jest w trybie i na zasadach określonych w wytycznych Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
5.
Kopia sprawozdania oraz dokumenty stanowiące podstawę jego sporządzenia są przechowywane w Zespole Zamówień Publicznych.

Załącznik nr 1 Plan postępowań o udzielenie zamówień (wzór).

Załącznik nr 2 Wniosek o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego o wartości powyżej równowartości kwoty 30.000 euro (wzór).

Załącznik nr 3 Wniosek o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego o wartości powyżej równowartości kwoty 6.000 euro do kwoty nieprzekraczającej 30.000 euro (wzór).

Załącznik nr 4 Wniosek o udzielenie zamówienia w trybie ogłoszenia na stronie internetowej lub w trybie zaproszenia do składania ofert w postępowaniu o wartości powyżej równowartości kwoty 6.000 euro do kwoty nieprzekraczającej 30.000 euro (wzór).

Załącznik nr 5 Wniosek o udzielenie zamówienia w trybie negocjacji z jednym wykonawcą w postępowaniu o wartości powyżej równowartości kwoty 6.000 euro do kwoty nieprzekraczającej 30.000 euro (wzór).

Załącznik nr 6 Wniosek o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia na dostawy i usługi dotyczące realizacji prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty określonej w art. 11 ust. 8 ustawy Pzp (wzór).

Załącznik nr 7 Wniosek o udzielenie zamówienia w trybie ogłoszenia na stronie internetowej w sprawie udzielenia zamówienia na dostawy i usługi dotyczące realizacji prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty określonej w art. 11 ust. 8 ustawy Pzp (wzór).

Załącznik Nr  1

Plan postępowań o udzielenie zamówień na rok

Wzór

.................................................................

(pieczęć jednostki organizacyjnej)

Rodzaj zamówienie [dostawy, usługi, roboty budowlane]

Opis wg Wspólnego Słownika Zamówień

Przedmiot zamówieniaOrientacyjna wartość zamówieniaPrzewidywany termin wszczęcia postępowania (w ujęciu kwartalnym)Przewidywany tryb

lub inna procedura udzielenia zamówienia

Źródło finansowania
[zł z VAT][w zł netto[w Euro]

Zestawienie sporządził

.................................................. ...................................................................

(data i podpis) (data i podpis dysponenta lub Dyrektora

pomocniczej jednostki naukowej,

placówki naukowej nieposiadającej

osobowości prawnej oraz innej jednostki

organizacyjnej Akademii)

ZATWIERDZAM

.............................................................

(data i podpis Kanclerza Akademii)

Załącznik Nr  2

WNIOSEK O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA W SPRAWIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO POWYŻEJ RÓWNOWARTOŚCI KWOTY 30.000 EURO

1. Nazwa jednostki: .................................................................................................................

Nazwisko osoby upoważnionej do kontaktów: .....................................................................

Telefon: ...................................... Faks: ....................................... e-mail: .............................

2. Rodzaj zamówienia: dostawy  usługi  roboty budowlane 

3. Opis przedmiotu zamówienia

/należy uwzględnić przepisy art. 29-31 ustawy Pzp/

................................................................................................................................................

Opis wg Wspólnego Słownika ZamówieńKod CPV

..........................................................

(data i podpis osoby dokonującej

opisu przedmiotu zamówienia)

4. Wartość szacunkowa zamówienia

/szacując zamówienie należy uwzględnić przepisy art. 32-35 ustawy Pzp, a także, o ile dotyczy, przewidywanych zamówień, o których mowa art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy Pzp/

a) wartość zamówienia podstawowego .................. zł (bez VAT) = ......................... euro

b) wartość zamówień o których mowa art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy Pzp .................... zł (bez VAT) = ............................... euro

c) 1 euro* = ........................................ zł

d) źródło finansowania ............................................................

e) kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia .................. zł (z VAT - ........... %)

f) wartość zamówienia ustalono na podstawie ..................................................................

g) zamówienie jest jedynym zamówieniem tego rodzaju w danym roku budżetowym/

łączna wartość zamówień tego rodzaju udzielanych w danym roku budżetowym wynosi**: ............................................ zł (bez VAT) = ...................................... euro

* Kurs euro do złotego należy ustalić na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Pzp, w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych.

** Niepotrzebne skreślić. W przypadku, gdy zamówienie nie jest jedynym zamówieniem tego rodzaju udzielanym w danym roku budżetowym należy określić łączną wartość wszystkich zamówień.

(data i podpis osoby dokonującej ustalenia wartości)

5. Podział na zadania:

/należy wskazać nazwy i zakresy poszczególnych części zamówienia a w przypadku gdy zamawiający nie przewiduje udzielania zamówienia w częściach wskazać powody dla których przedmiot zamówienia nie został podzielony//

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

6. Proponowany tryb udzielenia zamówienia:

Uzasadnienie wyboru trybu /formalne i prawne/ ...................................................................

................................................................................................................................................

/należy wypełnić w przypadku trybu innego niż przetarg nieograniczony lub ograniczony/

7. Proponowane kryteria wyboru oferty

/kryterium ceny może być zastosowane jako jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60%, jeżeli w opisie przedmiotu zamówienia znalazły się standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia oraz w niniejszym wniosku zawarto uzasadnienie w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia/

 Najniższa cena

 Cena i inne kryteria oraz ich wagi:

a) ...........................................................................................................................- ____%

b) ...........................................................................................................................- ____%

c) ...........................................................................................................................- ____%

W przypadku gdy jedynym kryterium oceny lub cena stanowi więcej niż 60% należy dołączyć uzasadnienie.

8. Określenie wymagań stawianych wykonawcom (podmiotowe i przedmiotowe)

................................................................................................................................................

9. Wymagany/pożądany termin realizacji zamówienia ........................................................

10. Proponowany skład komisji przetargowej

a) przewodniczący ...................................................

b) sekretarz ...............................................................

Uwaga: w przypadku zamówień udzielanych przez Kancelarię PAN wyznacza Naczelnik Zespołu Zamówień Publicznych.

c) członek ..................................................................

d) członek ..................................................................

Uwaga: w przypadku zamówień udzielanych przez Kancelarię PAN wyznacza jednostka organizacyjna zamawiającego odpowiedzialna za realizację zamówienia.

11. Załączniki do wniosku:

a) projekt umowy

b) ...........................................................

Uwaga! W związku z brzmieniem art. 144 ust. 1 ustawy Pzp, treść ogłoszenia lub SIWZ powinna określać przewidywane okoliczności zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty na podstawie, której dokonano wyboru wykonawcy.

..................................................................................

(data i podpis pracownika jednostki

organizacyjnej zamawiającego, odpowiedzialnego

za realizację zamówienia)

..................................................................................

(data i podpis Dysponenta *)

* Dotyczy tylko Kancelarii Akademii.

12. Opinia na temat zapewnienia środków na realizację przedmiotu zamówienia

................................................................................................................................................

..................................................................................

(data i podpis Głównego Księgowego

Akademii lub pełnomocnika

13. Zweryfikowano pod względem zgodności z przepisami ustawy Pzp i zapisami Regulaminu udzielania zamówień publicznych

..........................................................................................

(data i podpis osoby dokonującej weryfikacji wniosku)

ZATWIERDZAM

........................................................................

(data i podpis kierownika zamawiającego)

14. Wpisano do rejestru wraz z nadaniem numeru sprawy

Numer sprawy - ........................................../ZP ...............

..........................................................................................

(data i podpis osoby dokonującej rejestracji wniosku)

Załącznik Nr  3

WNIOSEK O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA W SPRAWIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI POWYŻEJ RÓWNOWARTOŚCI KWOTY 6.000 EURO DO KWOTY NIEPRZEKRACZAJĄCEJ 30.000 EURO

1. Nazwa jednostki: .................................................................................................................

Nazwisko osoby upoważnionej do kontaktów: .....................................................................

Telefon: ............................................. Faks: .................................... e-mail: .........................

2. Rodzaj zamówienia: dostawy  usługi  roboty budowlane 

3. Opis przedmiotu zamówienia ..............................................................................................

4. Wartość szacunkowa zamówienia

/szacując zamówienie należy uwzględnić przepisy art. 32-35 ustawy Pzp/

a) wartość zamówienia ........................................ zł (bez VAT) = ............................. euro

b) 1 euro* = ......................................................... zł

c) źródło finansowania ..........................................

d) kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia ................ zł (z VAT - ........... %)

e) wartość zamówienia ustalono na podstawie ..................................................................

f) zamówienie jest jedynym zamówieniem tego rodzaju w danym roku budżetowym/ łączna wartość zamówień tego rodzaju udzielanych w danym roku budżetowym wynosi** ............................................. zł (bez VAT) = .................................... euro

* Kurs euro do złotego należy ustalić na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust 3 ustawy Pzp, w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych.

** Niepotrzebne skreślić. W przypadku, gdy zamówienie nie jest jedynym zamówieniem tego rodzaju udzielanym w danym roku budżetowym należy określić łączną wartość wszystkich zamówień.

5. Proponowany tryb udzielenia zamówienia:

Ogłoszenie na stronie internetowej 

Zaproszenie do składania ofert (min. 3) 

Negocjacje z jednym wykonawcą 

Uzasadnienie dla wyboru trybu postępowania ......................................................................

................................................................................................................................................

/należy wypełnić w przypadku trybu zaproszenia do składania ofert i negocjacji z wybranym wykonawcą/

6. Proponowane kryteria wyboru oferty**

 Najniższa cena

 Cena i inne kryteria oraz ich wagi:

a) ...........................................................................................................................- ____%

b) ...........................................................................................................................- ____%

**- Nie dotyczy negocjacji z jednym wykonawcą

..................................................................................

(data i podpis pracownika jednostki

organizacyjnej zamawiającego, odpowiedzialnego

za realizację zamówienia)

..................................................................................

(data i podpis Dysponenta ***)

*** Dotyczy tylko Kancelarii Akademii.

7. Osoba/ osoby przeprowadzające czynności w postępowaniu

................................................................................................................................................

8. Potwierdzenie zabezpieczenia środków na realizację przedmiotu zamówienia

................................................................................................................................................

..................................................................................

(data i podpis Głównego Księgowego

Akademii lub pełnomocnika

9. Wpisano do rejestru wraz z nadaniem numeru sprawy

Numer sprawy - ........................................../ZP ...............

..........................................................................................

(data i podpis osoby dokonującej rejestracji wniosku)

ZATWIERDZAM

........................................................................

(data i podpis kierownika zamawiającego)

Załącznik Nr  4

WNIOSEK O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA W TRYBIE OGŁOSZENIA NA STRONIE INTERNETOWEJ LUB W TRYBIE ZAPROSZENIA DO SKŁADANIA OFERT W POSTĘPOWANIU O WARTOŚCI POWYŻEJ RÓWNOWARTOŚCI KWOTY 6.000 EURO DO KWOTY NIEPRZEKRACZAJĄCEJ 30.000 EURO

1. Nazwa jednostki: .................................................................................................................

Nazwisko osoby upoważnionej do kontaktów: ..................................................................

Telefon: ............................................. Faks: .................................. e-mail: .........................

2. Na podstawie wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie zamówienia o wartości powyżej równowartości kwoty 6.000 euro do kwoty nieprzekraczającej 30.000 euro, nr ................. z dnia ..................... na dostawy/usługi/roboty budowlane*, dotyczącego:

2.1. Ogłoszono postępowanie na stronie internetowej*,

2.2. Zaproszono do składania ofert (min. 3)*,

..............................................................................................................................................

/nazwa wykonawcy, adres/

* niepotrzebne skreślić

3. W wyznaczonym terminie do dnia ............... oferty złożyli/ł następujący wykonawcy/a

oferując wykonanie zamówienia w cenie netto i brutto oraz uzyskując następującą liczbę punktów w poszczególnych kryteriach wraz z łączną punktacją**.

3.1 ..............................................................................................................................................

/nazwa wykonawcy, adres, cena netto i brutto/

3.2. ** ...........................................................................................................................................

/nazwa wykonawcy, adres, cena netto i brutto, liczba punktów w określonym

kryterium, łączna liczba punktów/

** nie dotyczy, kiedy najniższa cena jest jedynym kryterium wyboru oferty

W przedmiotowym postępowaniu jako najkorzystniejsza została wybrana oferta złożona przez: .......................................................................................................................................................

/nazwa wykonawcy, adres/

Uzasadnienie wyboru oferty wykonawcy: ...................................................................................

.......................................................................................................................................................

..........................................................................................

(data i podpis pracownika jednostki organizacyjnej

zamawiającego. odpowiedzialnego za realizację

zamówienia)

ZATWIERDZAM

........................................................................................

(data i podpis Dysponenta - dla zamówień realizowanych

przez Kancelarię Polskiej Akademii Nauk lub Dyrektora

- dla zamówień realizowanych przez pomocnicze jednostki

naukowe placówki naukowe nieposiadające osobowości

prawnej i inne jednostki organizacyjne Akademii)

Załącznik Nr  5

WNIOSEK O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI Z JEDNYM WYKONAWCĄ W POSTĘPOWANIU O WARTOŚCI POWYŻEJ RÓWNOWARTOŚCI KWOTY 6.000 EURO DO KWOTY NIEPRZEKRACZAJĄCEJ 30.000 EURO

1. Nazwa jednostki: ...................................................................................................................

Nazwisko osoby upoważnionej do kontaktów: .............................................................,.......

Telefon: ............................................. Faks: .................................. e-mail: ...........................

2. Na podstawie wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie zamówienia o wartości powyżej równowartości kwoty 6.000 euro do kwoty nieprzekraczającej 30.000 euro, nr ........................... z dnia ................................. na dostawy/usługi/roboty budowlane*,

dotyczącego: ..........................................................................................................................

przeprowadzono negocjacje z:

................................................................................................................................................

/nazwa wykonawcy, adres/

* niepotrzebne skreślić

Negocjacje i inne warunki realizacji zamówienia, będące przedmiotem negocjacji (w opisie podać cenę netto i brutto zamówienia): .................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

..........................................................................................

(data i podpis pracownika jednostki organizacyjnej

zamawiającego. odpowiedzialnego za realizację

zamówienia)

ZATWIERDZAM

........................................................................................

(data i podpis Dysponenta - dla zamówień realizowanych

przez Kancelarię Polskiej Akademii Nauk lub Dyrektora

- dla zamówień realizowanych przez pomocnicze jednostki

naukowe placówki naukowe nieposiadające osobowości

prawnej i inne jednostki organizacyjne Akademii)

Załącznik Nr  6

WNIOSEK O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA W SPRAWIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA NA DOSTAWY I USŁUGI DOTYCZĄCE REALIZACJI PRAC BADAWCZYCH, EKSPERYMENTALNYCH, NAUKOWYCH LUB ROZWOJOWYCH O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ NIEPRZEKRACZAJĄCEJ RÓWNOWARTOŚĆ KWOTY OKREŚLONEJ W ART. 11 UST. 8 USTAWY PZP

1. Nazwa jednostki: .................................................................................................................

Nazwisko osoby upoważnionej do kontaktów: .............................................................,.......

Telefon: ............................................. Faks: .................................. e-mail: ...........................

2. Rodzaj zamówienia: dostawy  usługi 

3. Opis przedmiotu zamówienia ..............................................................................................

4. Wartość szacunkowa zamówienia

/szacując zamówienie należy uwzględnić przepisy art. 32-35 ustawy Pzp/

a) wartość zamówienia ................................ zł (bez VAT) = .................................... euro

b) 1 euro* = ................................................. zł

c) źródło finansowania ................................

d) kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia .................. zł (z VAT - .......... %)

e) wartość zamówienia ustalono na podstawie ..................................................................

* Kurs euro do złotego należy ustalić na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Pzp. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych.

5. Uzasadnienie prawne wyłączenia

Zamówienie z wyłączeniem ustawy Pzp na podstawie art. 4d ust. 1 pkt 1.

Uzasadnienie faktyczne:

Ustawy nie stosuje się do zamówień na dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji masowej służącej osiągnięciu rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju.

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

6. Tryb udzielenia zamówienia: Ogłoszenie na stronie internetowej

7. Proponowane kryteria wyboru oferty**

 Najniższa cena

 Cena i inne kryteria oraz ich wagi:

c) ...........................................................................................................................- ____%

d) ...........................................................................................................................- ____%

..................................................................................

(data i podpis pracownika jednostki

organizacyjnej zamawiającego, odpowiedzialnego

za realizację zamówienia)

..................................................................................

(data i podpis Dysponenta ***)

*** Dotyczy tylko Kancelarii Akademii.

8. Osoba/ osoby przeprowadzające czynności w postępowaniu

................................................................................................................................................

9. Potwierdzenie zabezpieczenia środków na realizację przedmiotu zamówienia

................................................................................................................................................

.....................................................................................

(data i podpis Głównego Księgowego Akademii

lub pełnomocnika)

10. Zweryfikowano pod względem zgodności z przepisami ustawy Pzp i zapisami Regulaminu udzielania zamówień publicznych

...........................................................................................

(data i podpis osoby dokonującej weryfikacji wniosku)

ZATWIERDZAM

........................................................................

(data i podpis kierownika zamawiającego)

11. Wpisano do rejestru wraz z nadaniem numeru sprawy

Numer sprawy - ........................................../ZP ...............

..........................................................................................

(data i podpis osoby dokonującej rejestracji wniosku)

Załącznik Nr  7

WNIOSEK O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA W TRYBIE OGŁOSZENIA NA STRONIE INTERNETOWEJ W SPRAWIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA NA DOSTAWY I USŁUGI DOTYCZĄCE REALIZACJI PRAC BADAWCZYCH, EKSPERYMENTALNYCH, NAUKOWYCH LUB ROZWOJOWYCH O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ NIEPRZEKRACZAJĄCEJ RÓWNOWARTOŚĆ KWOTY OKREŚLONEJ WART. 11 UST. 8

1. Nazwa jednostki: ...................................................................................................................

Nazwisko osoby upoważnionej do kontaktów: .............................................................,.......

Telefon: ............................................. Faks: .................................. e-mail: ...........................

2. Na podstawie wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia na dostawy i usługi dotyczące realizacji prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, nr ............................ z dnia .............................., dotyczącego:

................................................................................................................................................

ogłoszono postępowanie na stronie internetowej

4. W wyznaczonym terminie do dnia .................... oferty złożyli/ł następujący wykonawcy/a

oferując wykonanie zamówienia w cenie netto i brutto oraz uzyskując następującą liczbę punktów w poszczególnych kryteriach wraz z łączną punktacją**.

................................................................................................................................................

/nazwa wykonawcy, adres, cena netto i brutto/

** ...........................................................................................................................................

/nazwa wykonawcy, adres, cena netto i brutto, liczba punktów w określonym

kryterium, łączna liczba punktów/

** nie dotyczy, kiedy najniższa cena jest jedynym kryterium wyboru oferty

W przedmiotowym postępowaniu jako najkorzystniejsza została wybrana oferta złożona przez: .......................................................................................................................................................

/nazwa wykonawcy, adres/

Uzasadnienie wyboru oferty wykonawcy: ...................................................................................

.......................................................................................................................................................

..........................................................................................

(data i podpis pracownika jednostki organizacyjnej

zamawiającego. odpowiedzialnego za realizację

zamówienia)

ZATWIERDZAM

........................................................................................

(data i podpis Dysponenta - dla zamówień realizowanych

przez Kancelarię Polskiej Akademii Nauk lub Dyrektora

- dla zamówień realizowanych przez pomocnicze jednostki

naukowe placówki naukowe nieposiadające osobowości

prawnej i inne jednostki organizacyjne Akademii)

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Wzór

Zarządzenie Nr

z dnia ...............................

w sprawie powołania Komisji Przetargowej

Na podstawie ust. 6 Decyzji Nr ..../2016 Prezesa Polskiej Akademii Nauk z dnia ............. 2016

roku w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych na usługi, dostawy i roboty budowlane przez Kancelarię Akademii, pomocnicze jednostki naukowe, placówki naukowe nieposiadające osobowości prawnej oraz inne jednostki organizacyjne Akademii

§  1.
1.
Powołuję Komisję przetargową, zwaną dalej "Komisją" do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pod nazwą
2.
Komisja prowadzi postępowanie zgodnie z Regulaminem pracy Komisji przetargowej, stanowiącej Załącznik nr 3 do Decyzji Nr .... /2016 Prezesa Polskiej Akademii Nauk z dnia .................. 2016 roku.
3.
Komisja rozpoczyna pracę z dniem powołania i kończy pracę z dniem podpisania umowy o udzielenie zamówienia publicznego lub unieważnienia postępowania.
4.
Zmiana składu Komisji wymaga odrębnego zarządzenia.
§  2.
Do składu Komisji powołuję następujące osoby, w charakterze:
1)
przewodniczący- .....................................................................................
2)
sekretarz - ................................................................................................
3)
członek - ..................................................................................................
4)
członek - ..................................................................................................
§  3.
1.
Członkowie Komisji zobowiązani są do rzetelnego i obiektywnego wykonywania powierzonych czynności, zgodnie z przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem.
2.
Członkowie Komisji zobowiązani są do złożenia oświadczenia, o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp, najpóźniej po otwarciu ofert.
3.
Pracami Komisji kieruje przewodniczący.
4.
Dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi sekretarz Komisji.
5.
Zakres obowiązków osób wchodzących w skład Komisji został określony w Regulaminie pracy Komisji przetargowej, stanowiącej Załącznik nr 3 do Decyzji Nr ...../2016 Prezesa Polskiej Akademii Nauk z dnia ..............2016 roku.
6.
Przewodniczący Komisji zostaje upoważniony do podziału bieżącej pracy pomiędzy członków Komisji, mając na uwadze indywidualizację odpowiedzialności członków Komisji wynikającą z ww. Regulaminu.
7.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Zarządzenie otrzymują członkowie Komisji:

1) .............................................................................

2) .............................................................................

3) .............................................................................

4) .............................................................................

ZAŁĄCZNIK Nr  3

REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ

Na podstawie ust. 7 Decyzji Nr /2016 Prezesa Polskiej Akademii Nauk z dnia .................. 2016 roku w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych na usługi, dostawy i roboty budowlane przez Kancelarię Akademii, pomocnicze jednostki naukowe, placówki naukowe nieposiadające osobowości prawnej oraz inne jednostki organizacyjne Akademii nadaje się Regulamin Pracy Komisji Przetargowej.
§  1.
Postanowienia ogólne
1.
Komisja składa się z co najmniej trzech członków, w tym przewodniczącego i sekretarza Komisji.
2.
Przewodniczącym nie może być osoba powołująca skład Komisji i zatwierdzająca jej działania.
3.
Dla ważności posiedzenia Komisji konieczna jest obecność, co najmniej 2/3 składu, z zastrzeżeniem postępowań o wartości przekraczającej równowartość kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp dla ważności, których wymagana jest obecność co najmniej 3 członków Komisji.
4.
Komisja dokonuje czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
5.
Na wniosek przewodniczącego Komisji, kierownik zamawiającego, może zaprosić do udziału w pracach Komisji inne osoby, jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych. Osoby te występują w charakterze biegłych z głosem doradczym.
6.
Członek Komisji po powzięciu wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp jest obowiązany do niezwłocznego wyłączenia się z prac Komisji, informując o tym przewodniczącego Komisji.
7.
Kierownik zamawiającego na wniosek przewodniczącego Komisji, zmienia skład Komisji w przypadku, gdy członek Komisji:
1)
podlega wyłączeniu z postępowania na podstawie przesłanek określonych w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp;
2)
nie może uczestniczyć w jej pracach z przyczyn innych niż wymienione w pkt 1;
3)
nieobiektywnie i nierzetelnie wypełniania swoje obowiązki.
8.
W przypadku wyłączenia z postępowania przewodniczącego Komisji lub okoliczności, o których mowa w ust. 7 pkt 2, funkcję przewodniczącego Komisji pełni sekretarz.
9.
Kierownik zamawiającego lub osoba, której powierzył czynności w postępowaniu, w razie uzasadnionego podejrzenia, że pomiędzy pracownikami zamawiającego lub innymi osobami zatrudnionymi przez zamawiającego, które mają bezpośredni lub pośredni wpływ na wynik postępowania, a wykonawcami zachodzi relacja określona w art. 17 ust. 1 pkt 2-4 ustawy, odbiera od tych osób, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, oświadczenie w formie pisemnej w przedmiocie okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy. Postanowienia § 2 ust. 1 pkt 3) zd. drugie stosuje się.
§  2.
Przewodniczący Komisji
1.
Do zadań Przewodniczącego należy w szczególności:
1)
kierowanie pracami Komisji oraz zapewnienie sprawnego prowadzenia postępowania;
2)
poinformowanie członków Komisji o odpowiedzialności w przypadku naruszenia przepisów ustawy Pzp;
3)
odebranie od członków Komisji oświadczeń, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp. Przed odebraniem oświadczenia, przewodniczący uprzedza osoby składające oświadczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia;
4)
wnioskowanie do kierownika zamawiającego o wyłączenie z postępowania członka Komisji, który nie złoży oświadczenia o braku zaistnienia okoliczności albo złoży oświadczenie o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp lub złoży oświadczenie niezgodne z prawdą oraz może wnioskować, w razie potrzeby o zawieszenie działania Komisji od czasu wyłączenia członka Komisji albo do czasu wyjaśnienia sprawy;
5)
zwoływanie posiedzeń Komisji z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Komisji;
6)
ustalenie, które czynności Komisja wykonuje na posiedzeniach, a które w trybie roboczym;
7)
wyznaczanie miejsc i terminów posiedzeń Komisji;
8)
prowadzenie posiedzeń Komisji;
9)
podział prac pomiędzy członków Komisji, wyznaczanie terminów ich wykonania oraz zapewnienie ich należytej realizacji;
10)
nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia;
11)
nadzór nad przechowywaniem protokołu, ofert oraz wszelkich innych dokumentów związanych z postępowaniem o zamówienie;
12)
informowanie członków Komisji o wniesieniu środków ochrony prawnej przysługującej wykonawcom;
13)
informowanie kierownika zamawiającego o istotnych problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania;
14)
informowanie uczestników postępowania o zawieszeniu biegu terminu związania ofertą w przypadku wszczęcia kontroli przewidzianej ustawą;
15)
nadzorowanie dostępu zainteresowanych wykonawców do dokumentacji postępowania, w tym wyznaczanie, co najmniej jednego członka Komisji do udziału w spotkaniu z wykonawcą;
16)
podejmowanie decyzji w przypadkach określonych w niniejszym Regulaminie.
2.
Przewodniczący Komisji upoważniony jest przez kierownika zamawiającego do podpisywania w imieniu Zamawiającego odpowiedzi na pytania wykonawców.
§  3.
Sekretarz Komisji
1.
Sekretarz Komisji odpowiada za:
1)
prowadzenie dokumentacji postępowania oraz sprawdzanie jej kompletności, sporządzanie protokołu postępowania, zawierającego wszystkie wymagane podpisy członków Komisji i innych osób, przed przekazywaniem dokumentacji do zatwierdzenia kierownikowi zamawiającego;
2)
zamieszczanie ogłoszeń i innych informacji podlegających publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, na stronie internetowej oraz w siedzibie zamawiającego;
3)
terminowe dostarczanie wszystkim członkom Komisji dokumentów na jej posiedzenia;
4)
przechowywanie dokumentacji do czasu zakończenia postępowania;
5)
przekazanie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych kopii dokumentów postępowania w celu przeprowadzenia kontroli przewidzianych przepisami ustawy;
6)
pełnienie funkcji przewodniczącego Komisji w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w § 1 ust. 8;
7)
dokumentowanie czynności podejmowanych przez Komisję, w tym sporządzanie protokołów z posiedzeń Komisji;
8)
organizowanie - w uzgodnieniu z Przewodniczącym - posiedzeń Komisji;
9)
opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez Komisję, w zakresie zleconym przez Przewodniczącego;
10)
obsługa techniczno-organizacyjna i sekretarska Komisji;
11)
prowadzenie korespondencji związanej z postępowaniem, w tym dbałość o kompletność podpisów pod dokumentami sporządzanymi przez Komisję;
12)
sporządzanie protokołu postępowania oraz piecza nad protokołem, ofertami oraz wszelkimi innymi dokumentami związanymi z postępowaniem, w trakcie jego trwania;
13)
zamieszczanie i przekazywanie do publikacji, wymaganych ustawą Pzp, ogłoszeń z wyłączeniem tych przypisanych innym osobom w postępowaniu;
14)
prowadzenie rejestru wykonawców, którzy otrzymali SIWZ, a także rejestru złożonych ofert;
15)
przyjmowanie i rejestrowanie zapytań i żądań wyjaśnienia treści SIWZ;
16)
udostępnianie dokumentów postępowania, w szczególności wniosków, ofert, protokołu, zainteresowanym wykonawcom;
17)
sporządzenie protokołu z zebrania wykonawców, o którym mowa w art. 38 ust. 3 ustawy Pzp;
18)
zamieszczanie na stronie internetowej dokumentów wymaganych przepisami Pzp;
19)
sporządzanie kompletu dokumentacji przewidzianej przepisami Pzp oraz odrębnymi przepisami;
20)
powiadamianie pisemnie, faksem, drogą elektroniczną lub w przypadku pilnej potrzeby telefonicznie, członków Komisji o terminach posiedzeń i terminach wykonania czynności, do których wykonania zostali zobowiązani członkowie Komisji;
21)
dokonywanie innych czynności zleconych przez Przewodniczącego.
§  4.
Członkowie Komisji Przetargowej
1.
Członkowie Komisji zobowiązani są do:
1)
czynnego uczestniczenia we wszystkich pracach Komisji;
2)
wykonywanie poleceń przewodniczącego Komisji;
3)
niezwłoczne informowanie przewodniczącego Komisji o zdarzeniach mających wpływ na przebieg postępowania, w szczególności zachowania tajemnicy służbowej przez członka Komisji w celu przestrzegania zasad określonych w ustawie;
4)
sprawdzanie kompletności oraz zgodności ofert z dokumentami przetargowymi w oparciu o wymagania określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia;
5)
Członkowie Komisji powinni rzetelnie, bezstronnie i obiektywnie wykonywać powierzone im czynności, zgodnie z zadaniami określonymi w Regulaminie. W szczególności członkowie Komisji, w ramach czynności związanych z pracami Komisji, nie podlegają żadnym poleceniom służbowym;
6)
wykonywanie poleceń Przewodniczącego dotyczących prac Komisji;
7)
niezwłoczne poinformowanie Przewodniczącego o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członka Komisji, w szczególności o okolicznościach wskazanych w art. 17 ustawy Pzp;
8)
sporządzenie ogłoszenia o zamówieniu oraz SIWZ w sposób zgodny z przepisami prawa, w tym w szczególności w zakresie opisu przedmiotu zamówienia, kryteriów oceny ofert oraz postanowień umowy;
9)
przygotowywanie treści korespondencji do wykonawców, w tym dotyczących odpowiedzi na pytania do SIWZ, zawiadomień o czynnościach kierownika zamawiającego takich jak wykluczenie z postępowania, odrzucenie oferty, wybór oferty najkorzystniejszej;
10)
dokonanie otwarcia ofert oraz oceny ofert;
11)
rozpatrywanie wniosków wykonawców, w tym także wniesionych odwołań.
2.
Członkowie Komisji zobowiązani są do zachowania poufności i nie mogą ujawniać żadnych informacji związanych z pracami Komisji - w tym w szczególności informacji związanych z przebiegiem prac nad sporządzeniem SIWZ, badania, oceny i porównania treści złożonych ofert, do momentu, w którym będą podlegały ujawnieniu w protokole postępowania i załącznikach do niego, zgodnie z zasadami udostępniania protokołu i załączników zawartymi w ustawie Pzp.
§  5.
Prawa członków Komisji
1.
Członek Komisji ma prawo do uczestnictwa we wszystkich pracach Komisji, niezależnie od dokonanych przez Przewodniczącego ustaleń.
2.
Członek Komisji ma prawo do zgłoszenia w każdym czasie do Przewodniczącego pisemnych lub ustnych do protokołu zastrzeżeń, co do pracy Komisji.
3.
Członek Komisji ma prawo wnosić do Przewodniczącego o wyłączenie z udziału w podejmowaniu konkretnej lub określonego rodzaju czynności z powodu braku wiedzy lub doświadczenia niezbędnych do wykonywania danego rodzaju czynności (dotyczy to w szczególności oceny ofert zgodnie z kryteriami oceny ofert w danym postępowaniu).
§  6.
Oświadczenia o bezstronności
1.
Członkowie Komisji i biegli składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenia o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy Pzp, niezwłocznie po uzyskaniu informacji o wykonawcach ubiegających się o zamówienie, najpóźniej po otwarciu ofert.
2.
W przypadku złożenia przez członka Komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 11 nie złożenia przez niego oświadczenia albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, Przewodniczący niezwłocznie wnioskuje do Kierownika Zamawiającego o wyłączenie członka Komisji z dalszego udziału w pracach Komisji.
3.
Przewodniczący może wyłączyć członka Komisji z udziału w wykonywaniu konkretnej lub określonego rodzaju czynności na jego wniosek złożony na podstawie § 5 ust. 3.
4.
W przypadku złożenia przez Przewodniczącego Komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy Pzp, Przewodniczący informuje o tym fakcie Kierownika Zamawiającego. Kierownik Zamawiającego wyłącza Przewodniczącego Komisji z dalszych jej prac, wskazując osobę która pełniła będzie funkcję Przewodniczącego Komisji spośród pozostałych członków.
5.
Członek Komisji, z zastrzeżeniem ust. 11 jest obowiązany w każdym czasie złożyć oświadczenie o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy Pzp, niezwłocznie po powzięciu wiadomości o zaistnieniu tych okoliczności. Przepis ust. 2 i 4 stosuje się odpowiednio.
6.
Czynności podjęte w postępowaniu przez członka Komisji, po powzięciu przez niego wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust 1 ustawy Pzp, powtarza się. Przepis stosuje się odpowiednio do sytuacji, w której członek Komisji zostanie wyłączony z powodu nie złożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 11 albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą.
7.
Nie powtarza się czynności otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania.
§  7.
Odwołanie członka Komisji
1.
Przewodniczący wnioskuje do Kierownika Zamawiającego o odwołanie członka Komisji w razie:
1)
wyłączenia członka Komisji z jej prac, w przypadkach określonych w art. 17 ustawy Pzp oraz określonych w Regulaminie;
2)
nieusprawiedliwionej nieobecności członka Komisji na dwóch kolejnych posiedzeniach Komisji;
3)
naruszenia przez członka Komisji obowiązków, o których mowa w § 4 Regulaminu;
4)
zaistnienia innej przeszkody uniemożliwiającej jego udział w pracach Komisji.
2.
Kierownik Zamawiającego, w przypadku odwołania członka Komisji, podejmuje decyzję w sprawie powołania innej osoby, jako członka Komisji.
§  8.
Tryb pracy Komisji
1.
Przewodniczący w trakcie pracy Komisji będzie ustalał:
1)
terminarz czynności i poszczególnych etapów Postępowania;
2)
terminy posiedzeń Komisji;
3)
podział bieżącej pracy pomiędzy członków Komisji, mając na uwadze indywidualizację odpowiedzialności członków Komisji.
2.
Miejsce i terminy posiedzenia Komisji wyznacza Przewodniczący.
3.
O miejscu i terminie posiedzeń Komisji Sekretarz powiadamia członków drogą mailową, a w sprawach pilnych - dodatkowo telefonicznie.
4.
Komisja rozstrzyga kwestie sporne w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów obecnych.
5.
Każdy członek Komisji dysponuje jednym głosem za lub przeciw (bez możliwości wstrzymania się od głosu). W przypadku równej liczby głosów za i przeciw, głos przewodniczącego Komisji ma charakter rozstrzygający.
6.
Członek Komisji głosujący przeciwko przyjętej przez Komisję propozycji rozstrzygnięcia, może wnieść o odnotowanie zdania odrębnego do protokołu.
§  9.
Protokół postępowania, dokumentowanie przebiegu pracy Komisji
1.
Z posiedzeń Komisji sporządzane są protokoły, dokumentujące kolejne czynności podejmowane przez Komisję w toku prowadzonego postępowania.
2.
Protokoły z posiedzeń komisji, o których mowa w ust. 1, zawierają także informacje dotyczące czynności poprzedzających wszczęcie postępowania o udzielenia zamówienia publicznego.
3.
Protokół podpisują wszyscy członkowie obecni na posiedzeniu Komisji.
4.
Sekretarz Komisji sporządza protokół postępowania, stosowny do trybu prowadzonego postępowania, wg wzoru określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 96 ust. 5 ustawy Pzp.
5.
Protokół postępowania, o którym mowa w ust. 4, jest jawny z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji a wykonawca składając ofertę zastrzegł w odniesieniu do tych informacji, że nie mogą one być udostępnione innym uczestnikom postępowania.
6.
Zamawiający udostępnia pracownikowi jednostki organizacyjnej zamawiającego, odpowiedzialnemu za realizację zamówienia protokół lub załączniki niezwłocznie. W wyjątkowych przypadkach, w szczególności związanych z zapewnieniem sprawnego toku prac dotyczących badania i oceny ofert, zamawiający udostępnia oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu do wglądu lub przesyła ich kopie w terminie przez siebie wyznaczonym, nie później jednak niż w dniu przesłania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty albo o unieważnieniu postępowania.
7.
Udostępnienie protokołu lub załączników może nastąpić poprzez wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego, przesłanie kopii pocztą, faksem lub drogą elektroniczną, zgodnie z wyborem pracownika jednostki organizacyjnej zamawiającego, odpowiedzialnego za realizację zamówienia wskazanym we wniosku. Bez zgody zamawiającego, pracownik jednostki organizacyjnej zamawiającego, odpowiedzialny za realizację zamówienia w trakcie wglądu do protokołu lub załączników, w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego, nie może samodzielnie kopiować lub utrwalać za pomocą urządzeń lub środków technicznych służących do utrwalania obrazu treści złożonych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
§  10.
Środki ochrony prawnej - Odwołanie
1.
Środki ochrony prawnej określone w Dziale VI ustawy Pzp przysługują wykonawcom, uczestnikom konkursu, a także innym podmiotom, jeżeli mają lub miały interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniosły lub mogą ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy, a także organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 154 pkt 5 ustawy Pzp, wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
2.
W przypadku wniesienia odwołania kierownik zamawiającego niezwłocznie informuje Kanclerza Akademii, przekazując stanowisko Komisji oraz wskazuje osoby reprezentujące zamawiającego przed Krajową Izbę Odwoławczą.
3.
Kanclerz Akademii wyznacza osoby reprezentujące Akademię i udziela stosownych pełnomocnictw do reprezentowania przed Krajową Izbę Odwoławczą.