Zasady i tryb postępowania przy wnioskowaniu o zabezpieczenie lub uruchomienie środków pozabudżetowych Akademii.

Akty korporacyjne

PAN.2008.8.29

Akt nieoceniany

Wersja od: 29 sierpnia 2008 r.

ZASADY I TRYB POSTĘPOWANIA

Warszawa z dnia 29 sierpnia 2008 r.

przy wnioskowaniu o zabezpieczenie lub uruchomienie środków pozabudżetowych Akademii

1. Decyzję o zabezpieczeniu {przed zaciągnięciem zobowiązania) lub uruchomieniu środków pozabudżetowych, na realizację określonego zadania, w granicach określonych planem finansowym, zwaną dalej "decyzją" podejmuje Prezes Akademii lub właściwy Wiceprezes zgodnie z zakresem zadań Wiceprezesów.

2. Nie podlega niniejszej procedurze uruchomienie środków na zapłatę: podatku dochodowego i VAT, zobowiązań wynikających z podpisanych umów dzierżawy, wypłaty stypendiów doktoranckich Prezesa PAN; podstawą dokonywania tych płatności są deklaracje podatkowe VAT, faktury wynikające z umów dzierżawy oraz umowy trójstronne w sprawie przyznania stypendiów.

3. Decyzja, o której mowa w ust. 1 jest podejmowana na wniosek przedkładany za pośrednictwem Biura Finansów na formularzu, którego wzór określa załącznik nr 1 do niniejszych zasad.

4. Podjęcie przez Prezesa PAN decyzji o uruchomieniu środków jest jednoznaczne z zatwierdzeniem określonej kwoty do zapłaty.

5. Do zatwierdzania do zapłaty wydatków o których mowa w pkt. 2 oraz zobowiązań wynikających z decyzji o zabezpieczeniu środków - upoważnia się, w przypadku:

a) podatku dochodowego i VAT - Głównego Księgowego Budżetu PAN

b) regulowania pozostałych płatności - dyrektora Biura Finansów w Kancelarii PAN oraz osobę wskazaną jako zastępującą dyrektora BF

6. Z wnioskiem o zabezpieczenie lub uruchomienie środków pozabudżetowych występuje do Biura Finansów właściwa komórka organizacyjna Kancelarii PAN odpowiedzialna za realizację lub nadzór nad zadaniem podlegającym sfinansowaniu z tych środków, i tak w zakresie kwot uwzględnionych w planie finansowym (wzór stanowi załącznik nr 2) na dany rok po stronie wydatków w pozycjach:

a) 2, 3, 4 i 5 (w sytuacji gdy zwrotna pomoc jest udzielana na remonty i inwestycje) -Biuro Zarządzania Majątkiem

b) poz. 5 (w zakresie wydatków nie zastrzeżonych wyżej) i poz. 6 - Zespół Spraw Osobowych i Socjalnych lub Biuro Finansów,

c) poz. 7 - Biuro Współpracy z Zagranicą lub Kierownik Projektu Badawczego

d) poz. 8 - Zespół Organizacyjno-Prawny (np. zastępstwo procesowe, wpisy i opłaty sądowe, ugody), Przewodniczący właściwego Wydziału PAN (dofinansowanie działalności wydawniczej) inne komórki organizacyjne (wg właściwości)

7. Ustala się następujący tryb postępowania przy wypełnianiu formularza pn. "Wniosek o zabezpieczenie/uruchomienie* środków pozabudżetowych Akademii":

a) poz. I, II, III i VI

– wypełnia zgodnie ze kompetencjami i podpisuje osoba prowadząca sprawę we właściwej komórce organizacyjnej Kancelarii PAN,

– wniosek sprawdza pod względem merytorycznym i potwierdza swoim podpisem i imienną pieczątką dyrektor Biura¹, Przewodniczący Wydziału PAN - zgodnie z ustaleniami zawartymi w pkt. 6 lub Szef Kancelarii PAN - w przypadku, gdy sprawa jest prowadzona przez pracownika podległego mu Zespołu.

b) wypełniony wniosek należy złożyć w sekretariacie Biura Finansów celem zarejestrowania w dzienniku podawczym; wniosek jest następnie przekazywany Głównemu Księgowemu Budżetu PAN,

c) Główny Księgowy Budżetu PAN wypełnia poz. IV (z wyłączeniem ust. 4 pkt. c i pkt. d) oraz potwierdza swoim podpisem i imienną pieczątką - zgodność z planem finansowym (poz. VI) i dokonanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących przedmiotowej operacji,

d) wniosek rejestruje nadając mu kolejny numer oraz wypełnia poz. IV ust. 4 pkt c i pkt. d, poz. V- właściwy pracownik Biura Finansów; poprawność formalno-rachunkową wniosku potwierdza - składając podpis - Naczelnik Działu Koordynacji i Planowania

8. Prawidłowo wypełniony wniosek zgodnie z pkt. 7 podpisany przez Dyrektora Biura Finansów, który ewentualne uwagi lub zastrzeżenia formułuje w poz. VII -przedkładany jest do decyzji Prezesa PAN. Oryginał zaakceptowanej decyzji pozostaje w aktach Głównego Księgowego Budżetu PAN/Działu Księgowości i Sprawozdawczości BF.

9. Każda decyzja odmowna a także kopia decyzji akceptującej pozostaje w aktach Biura Finansów (Dział Koordynacji i Planowania). Kserokopia każdej decyzji przekazywana jest również osobie prowadzącej sprawę, która w miarę potrzeb w przypadku Biura Finansów wniosek pod względem merytorycznym podpisuje naczelnik właściwego działu prowadzi dalszą korespondencję {powiadamia jednostką organizacyjną PAN o sposobie załatwienia wniosku) lub przygotowuje stosowną umowę, zlecenie itp.

10. W przypadku decyzji Prezesa PAN o udzieleniu zwrotnej pomocy finansowej -sprawy dotyczące monitorowania zwrotu należności prowadzi Główny Księgowy Budżetu PAN.

11. Niezrealizowane decyzje o zabezpieczeniu/uruchomieniu środków wygasają z dniem 31 grudnia.

12. Procedura wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

WNIOSEK Nr ............. 1200 .............

z dnia ........................... 200 .......... roku

o zabezpieczenie/uruchomienie* środków pozabudżetowych Akademii

I. OPIS ZADANIA

II. WNIOSKOWANA KWOTA III. UZASADNIENIE 2

IV. OBROTY NA KONCIE POZABUDŻETOWYM

1. STAN NA 01.01. 200 ..... roku .......................... zł

2. Wpływy od początku roku .......................... zł

3. Wydatki od początku roku .......................... zł

4. STAN ŚRODKÓW POZABUDŻETOWYCH

OGÓŁEM nadzień ..................... 200 ......... r .......................... zł

z tego: a) środki po zlikwidowanych jednostkach PAN .......................... zł

b) środki niezbędne na uregulowanie stałych płatności³ .......................... zł

c) środki niezbędne na realizację zgłoszonych wniosków

do numeru ............................... zł

d) pozostałe do dyspozycji środki pozabudżetowe ..........................zł

V. PROPONOWANE ŹRÓDŁA SFINANSOWANIA ZADANIA

poz. IV ust. 4 pkt a kwota ..........................zł

poz. IV ust. 4 pkt d kwota ..........................zł

VI POZYCJA W PLANIE KONTA POZABUDŻETOWEGO

VII. UWAGI Biura Finansów ............................

Osoba prowadząca .............. Sprawdzono pod ............... Naczelnik Działu ...................... Główny Księgowy ................... Dyrektor sprawę ....................... względem ................... Koordynacji i Planowania ........................ Budżetu PAN ...................... Biura Finansów merytorycznym w Biurze Finansów

Data ..........................................

VIII. DECYZJA PREZESA PAN

Warszawa, dnia

______

¹ niepotrzebne skreślić

² w przypadku pomocy zwrotnej podać proponowane terminy zwrotu

³ wymagalne w ciągu najbliższych 30 dni - np. podatki i opłaty lokalne, dzierżawa gruntu przy Karowej, stypendia Prezesa PAN

Wzór planu finansowego

L.p.	Wyszczególnienie	Kwota
I	STAN ŚRODKÓW na 01.01. *)
II	WPŁYWY
1	Sprzedaż nieruchomości
2	Zwrot udzielonej pomocy finansowej
	Dywidendy
4	Dzierżawa gruntów
5	Środki po zlikwidowanych jednostkach PAN
6	Prefinansowanie projektów zagranicznych
7	Inne
III	WYDATKI
1	Stypendia doktoranckie przyznawane przez Prezesa PAN
2	Związane z majątkiem PAN, z tego:
27.	podatki i opłaty lokalne
2.2.	opłata za użytkowanie wieczyste
21	wydatki związane ze zbyciem nieruchomości
3	Remonty w obiektach PAN i zakupy inwestycyjne (pomoc bezzwrotna)
4	Dzierżawa gruntów
5	Pomoc finansowa udzielana jednostkom PAN
6	Regulowanie zobowiązań restrukturyzowanych, w tym likwidowanych placówek i jednostek PAN
7	Prefinansowanie projektów zagranicznych
8	Inne
IV	STAN ŚRODKÓW na 31.12.

______

^*) bez wadiów, zadatków, zaliczek, VAT itp..