Wprowadzenie zasad udzielania pełnomocnictw i upoważnień w Polskiej Akademii Nauk oraz prowadzenia ich rejestru.

Akty korporacyjne

PAN.2014.2.18

Akt nieoceniany

Wersja od: 18 lutego 2014 r.

DECYZJA Nr 7/2014

PREZESA POLSKIEJ AKADEMII NAUK

z dnia 18 lutego 2014 r.

w sprawie wprowadzenia zasad udzielania pełnomocnictw i upoważnień w Polskiej Akademii Nauk oraz prowadzenia ich rejestru

Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. Nr 96, poz. 619, z późn. zm.), postanawia się co następuje:

§  1.

1. Wprowadza się Zasad)/ udzielania pełnomocnictw i upoważnień w Polskiej Akademii Nauk, stanowiące załącznik nr 1 do decyzji.

2. Wzory pełnomocnictwa i upoważnienia, stanowiące załączniki do Zasad mają zastosowanie do

pełnomocnictw i upoważnień udzielonych od dnia wprowadzenia Zasad.

§  2.

1. Rejestr pełnomocnictw i upoważnień prowadzi Biuro Organizacyjno-Prawne i Spraw Osobowych w formie papierowej i elektronicznej, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do decyzji.

2. Rejestr publikowany jest na stronie internetowej PAN. W uzasadnionych przypadkach Prezes Akademii może odstąpić od obowiązku publikacji.

§  3.

1. Biuro Organizacyjno-Prawne i Spraw Osobowych dokona weryfikacji pełnomocnictw i upoważnień wydanych w okresie od dnia wejścia w życie ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. Nr 96 poz. 619 z późn. zm.) do dnia wejścia w życie niniejszej decyzji i w razie potrzeby wystąpi do właściwego organu Akademii o odwołanie lub zmianę pełnomocnictw i upoważnień tego wymagających.

2. W terminie do dnia 14 marca 2014 roku Biuro Organizacyjno-Prawne i Spraw Osobowych wpisze obowiązujące zweryfikowane pełnomocnictwa i upoważnienia wydane przed wejściem w życie niniejszej decyzji do Rejestru, o którym mowa w § 2 ust. 1.

§ 4. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Zasady udzielania pełnomocnictw i upoważnień w Polskiej Akademii Nauk

I.

 Przygotowanie pełnomocnictwa

1. Prezes Akademii udziela pełnomocnictw z własnej inicjatywy lub na wniosek wiceprezesa, prezesa oddziału, Kanclerza, dyrektora biura, dyrektora jednostki nieposiadającej osobowości prawnej.

2. Kanclerz Akademii, w zakresie swoich kompetencji, udziela pełnomocnictw z własnej inicjatywy lub na wniosek prezesa oddziału, dyrektora biura, dyrektora jednostki nieposiadającej osobowości prawnej.

3. Pełnomocnictwa obejmujące umocowanie do dysponowania środkami finansowymi lub umocowanie w zakresie zamówień publicznych udzielane są łącznie przez Prezesa i Kanclerza.

4. Wniosek o udzielenie pełnomocnictwa składa się do osób wymienionych w pkt. 1 i w pkt. 2 z zachowaniem drogi służbowej. Wzór wniosku o udzielenie pełnomocnictwa stanowi załącznik nr 1.

5. Jeżeli pełnomocnictwo ma obejmować umocowanie do dysponowania środkami finansowymi jego projekt wymaga parafowania przez Głównego Księgowego.

6. Zaakceptowany wniosek w wersji papierowej i elektronicznej przekazywany jest do Biura Organizacyjno-Prawnego i Spraw Osobowych w celu przygotowania pełnomocnictwa do podpisu Prezesa i/lub Kanclerza. Wzór pełnomocnictwa stanowi załącznik nr 2.

7. Projekt pełnomocnictwa przedstawiany do podpisu Prezesa i/lub Kanclerza wymaga parafowania przez radcę prawnego.

8. W uzasadnionych przypadkach pełnomocnictwo może być udzielone w innej formie niż określone we wzorze.

II.

 Udzielanie pełnomocnictw

1. Pełnomocnictwa udziela Prezes i/lub Kanclerz w formie pisemnej. Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwa do dokonania tej czynności prawnej udziela się w szczególnej formie.

2. Udzielenie pełnomocnictwa przez Prezesa i/lub Kanclerza nie upoważnia do udzielania dalszych pełnomocnictw przez osobę umocowaną, chyba, że prawo do dalszego udzielania pełnomocnictw wynika z obowiązujących przepisów albo zostało zapisane w udzielonym pełnomocnictwie.

3. Pełnomocnictwo sporządza się w 3 egzemplarzach.

4. Po udzieleniu pełnomocnictwa przez Prezesa i/lub Kanclerza jeden egzemplarz niezwłocznie przekazuje się osobie umocowanej, a dwa pozostałe, wraz z oświadczeniem o przyjęciu pełnomocnictwa przez osobę umocowaną do Biura Organizacyjno-Prawnego i Spraw Osobowych celem włączenia do akt osobowych osoby umocowanej oraz celem zarejestrowania w Rejestrze.

5. Wzór Oświadczenia o przyjęciu pełnomocnictwa lub upoważnienia stanowi załącznik nr 4 do Zasad.

6. Kopię pełnomocnictwa obejmującego umocowanie do dysponowania środkami finansowymi przekazuje się niezwłocznie Głównemu Księgowemu.

III.

 Odwoływanie pełnomocnictw

1. Pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane przez Prezesa i/lub Kanclerza.

2. W przypadku śmierci osoby umocowanej pełnomocnictwo wygasa.

3. Pełnomocnictwo powinno być odwołane w przypadku ustania stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, którym osoba umocowana była związana z Polską Akademią Nauk.

4. Osoba bezpośrednio nadzorująca osobę umocowaną winna niezwłocznie powiadomić Biuro Organizacyjno-Prawne i Spraw Osobowych o ustaniu stosunku prawnego z osobą umocowaną w celu przygotowania odwołania pełnomocnictwa.

5. Odwołanie pełnomocnictwa następuje w tej samej formie, w której zostało ono udzielone.

6. Odwołanie pełnomocnictwa doręcza się bez zbędnej zwłoki osobie umocowanej.

7. Osoba, której udzielono pełnomocnictwa jest zobowiązana do zwrócenia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia odwołania lub wygaśnięcia pełnomocnictwa, oryginału pełnomocnictwa do Biura Organizacyjno-Prawnego i Spraw Osobowych.

8. Wygaśnięcie i odwołanie pełnomocnictwa Biuro Organizacyjno-Prawne i Spraw Osobowych odnotowuje w Rejestrze.

IV.

 Nadzór nad wykonywaniem pełnomocnictw

1. Podejmowanie przez pracowników Akademii jakichkolwiek czynności, których wykonywanie wymaga pełnomocnictwa, bez pełnomocnictwa lub z jego przekroczeniem stanowi naruszenie obowiązków pracownika.

2. Nadzór nad prawidłowością wykonywania pełnomocnictw sprawują bezpośredni przełożeni osób umocowanych, którym w tym celu Biuro Organizacyjno-Prawne i Spraw Osobowych przekazuje kopie pełnomocnictw osób podległych i nadzorowanych.

3. Każdy, kto powziął wiadomość o nieprawidłowym wykonywaniu pełnomocnictwa przez osobę umocowaną zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym Prezesa i/lub Kanclerza, jako mocodawców udzielających pełnomocnictwa.

V.

 Upoważnienia

1. Zasady określone w punktach l-IV stosuje się odpowiednio do upoważnień udzielanych przez Prezesa lub Kanclerza.

2. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 3 do Zasad.

Załącznik Nr  1

WNIOSEK O UDZIELENIE PEŁNOMOCNICTWA/UPOWAŻNIENIA

Pan

...........................

Prezes/Kanclerz

Polskiej Akademii Nauk

Zwracam się z prośbą o udzielenie Panu/Pani .............................................................................

.......................................................................................................................................................

(imię, nazwisko, zajmowane stanowisko/pełniona funkcja)

urodzonemu/ej w dniu ............................. w ................................................................................

(data) (miejscowość)

zamieszkałemu/ej w .....................................................................................................................

(adres zamieszkania)

legitymującemu/ej się dowodem osobistym seria ........................... numer ................................

wydanym w dniu .................................. przez .............................................................................

(data wydania) (nazwa organu)

Pełnomocnictwa/upoważnienia do ...............................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

(zakres pełnomocnictwa/ upoważnienia z ew. uwzględnieniem umocowania do zaciągania zobowiązań finansowych)

okres obowiązywania pełnomocnictwa: ......................................................................................

inne informacje: ...........................................................................................................................

(np. prawo substytucji, dodatkowe wymogi jakie winien spełniać pełnomocnik)

......................................

(podpis wnioskującego)

Akceptuję: ...................................................

(podpis Prezesa/Kanclerza)

Załącznik Nr  2

PEŁNOMOCNICTWO

Działając na podstawie art. 22 ust. 1/art. 22 ust. 2 i 24 ust. 1/art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. Nr 96 poz. 619 ze zm.), w związku z ..................... (podać przepis prawa materialnego będący podstawę upoważnienia)), upoważniam/upoważniamy Panią/Pana ................................ (imię i nazwisko), pełniącą/pełniącego funkcję .......................... (tytuł/nazwa funkcji/stanowiska) W ....................(nazwa komórki organizacyjnej/Jednostki) do (przykładowy zakres pełnomocnictwa):

1) Podejmowania w imieniu Polskiej Akademii Nauk czynności faktycznych i prawnych związanych Z bieżącą działalnością ............................................. (nazwa komórki organizacyjnej/jednostki) w zakresie (zakres rzeczowy pełnomocnictwa).

2) Reprezentowanie Polskiej Akademii Nauk przed sądami, prokuraturą, organami administracji rządowej i samorządowej, w każdym trybie postępowania przez I i II instancją w zakresie działalności ..................... (nazwa komórki organizacyjnej/jednostki).

3) ..................................................

Niniejsze pełnomocnictwo nie obejmuje upoważnienia do ............................... (zakres ograniczenia pełnomocnictwa - rzeczowy, finansowy).

Pełnomocnictwo zostaje udzielone na okres ................................... (data początkowa i data końcowa obowiązywania pełnomocnictwa),

lub:

Pełnomocnictwo wygasa wraz z odwołaniem z funkcji .............................. (tytuł,/nazwa funkcji/stanowiska) W .................................. (nazwa komórki organizacyjnej/jednostki). W takim przypadku pełnomocnik jest zobowiązany zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa w dniu odwołania.

Jednocześnie odwołuję/odwołujemy pełnomocnictwo/pełnomocnictwa Nr .................. (numer odwoływanego pełnomocnictwa) Z dnia ............................ (data wydania odwoływanego pełnomocnictwa).

KANCLERZ	PREZES/KANCLERZ
(w przypadku upoważnienia na podstawie art. 22 ust. 2 i art. 24 ust. 1)	(w przypadku upoważnienia na podstawie art. 22 ust. 2 i art. 24 ust. 1, lub art. 22 ust. 1 lub art. 24 ust. 1 - odpowiednio)

Uwaga: jeżeli pełnomocnictwo jest jednocześnie upoważnieniem do powinno dodatkowo zawierać zapis: "Jednocześnie zobowiązuje się Panią/Pana do wykonywania czynności objętych punktami niniejszego pełnomocnictwa, zgodnie z obowiązującymi przepisami i z należytą starannością.".

Załącznik Nr  3

UPOWAŻNIENIE

Działając na podstawie art. 22 ust. 1/art. 22 ust. 2 i 24 ust. 1/art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. Nr 96 poz. 619 ze zm.), w związku z ......................... (podać przepis prawa materialnego będący podstawą upoważnienia), upoważniam/upoważniamy Panią/Pana ....................................... (imię i nazwisko), pełniącą/pełniącego funkcję ........................ (tytuł/nazwa funkcji/stanowiska) W .................. (nazwa komórki organizacyjnej/jednostki) do (przykładowy zakres pełnomocnictwa):

1. Dysponowania środkami finansowymi do wysokości limitu określonego planem finansowym .............................. (nazwa komórki organizacyjnej/jednostki) W zakresie ........................ (zakres rzeczowy upoważnienia).

2. Zaciągania zobowiązań i w ramach środków, o których mowa w pkt. 1, których wysokość jednostkowa nie przekracza ...................................... zł.

3. Wykonywanie czynności zastrzeżonych dla Kierownika Zamawiającego w rozumieniu przepisów o zamówieniach publicznych w zakresie ........................ (zakres rzeczowy upoważnienia).

4. Podpisywania umów, w tym udzielania zamówień publicznych w ramach środków, o których mowa w pkt. 1, których wysokość jednostkowa nie przekracza ...................... zł.

5. ............................

Jednocześnie zobowiązuje się Panią/Pana do wykonywania czynności objętych niniejszym upoważnieniem, zgodnie z obowiązującymi przepisami i z należytą starannością.

Do skuteczności czynności prawnych, o których mowa w punktach 1, 2, 4 ...................... (ew. kolejne punkty w przypadku rozszerzenia zakresu upoważnienia) niniejszego upoważnienia wymagana jest kontrasygnata osoby, której powierzono zadania Głównego księgowego określone w art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, 938).

Upoważnienie zostaje udzielone na okres ................................ (data początkowa i data końcowa obowiązywania pełnomocnictwa),

lub:

Upoważnienie wygasa wraz z odwołaniem z funkcji ...................... (tytuł/nazwa funkcji/stanowiska) w .............................. (nazwa komórki organizacyjnej/jednostki). W takim przypadku osoba upoważniona jest zobowiązana zwrócić mocodawcy dokument upoważnienia w dniu odwołania.

Jednocześnie odwołuję/odwołujemy upoważnienie Nr .......................... (numer odwoływanego pełnomocnictwa) z dnia .............................. (data wydania odwoływanego pełnomocnictwa).

KANCLERZ	PREZES/KANCLERZ
(w przypadku upoważnienia na podstawie art. 22 ust. 2 i art. 24 ust. 1)	(w przypadku upoważnienia no podstawie art. 22 ust. 2 i art. 24 ust. 1, lub art. 22 ust. 1 lub art. 24 ust. 1 - odpowiednio)

Załącznik Nr  4

OŚWIADCZENIE O PRZYJĘCIU PEŁNOMOCNICTWA/UPOWAŻNIENIA

(imię i nazwisko)

...........................................................

(adres zamieszkania)

...........................................................

(pełniona funkcja)

...........................................................

(komórka organizacyjna/jednostka)

Niniejszym potwierdzam przyjęcie pełnomocnictwa/upoważnienia Nr .................................... i zobowiązuję się do wykonywania czynności objętych pełnomocnictwem/upoważnieniem ze szczególną starannością i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Oświadczam, że znana jest mi treść w szczególności następujących aktów prawnych (należy zaznaczyć lub pozostawić właściwe) w zakresie niezbędnym do realizacji pełnomocnictwa/upoważnienia*:

□ ustawa z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. Nr 96 poz. 619 ze zm.),

□ ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 ze zm.),

□ ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 207),

□ ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.),

□ ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, 938),

□ ustawa z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. Nr 96, poz. 615 ze zm.),

□ ustawa z dnia z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, 984 i 1047),

□ ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 i 613),

□ ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 168 oraz z 2012 r. poz. 1529),

□ ...........................................................................................................................................

(inne akty prawne, których znajomość jest niezbędna przy wykonywaniu pełnomocnictwa/upoważnia)

□ akty wykonawczych do ww. ustaw związane z zakresem upoważnienia,

□ uchwały, decyzje i zarządzenia organów Akademii związane z zakresem upoważnienia,

.............................................

(czytelny podpis)

^* pozostawić właściwe

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Wzór rejestru pełnomocnictw i upoważnień w Polskiej Akademii Nauk

Lp.	Nr P/U	Osoba upoważniona		Zakres pełnomocnictwa/upoważnienia	Okres na jaki zostało udzielone	Data przyjęcia	Data odwołania/wygaśnięcia	Uwagi
		Imię i nazwisko	Stanowisko, komórka organizacyjna/jednostka
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1
2
3
4
5