PAN.2018.4.27

| Akt nieoceniany
Wersja od: 27 kwietnia 2018 r.

ZARZĄDZENIE Nr 47/2018
KANCLERZA POLSKIEJ AKADEMII NAUK
z dnia 27 kwietnia 2018 r.
w sprawie wprowadzenia Zasad postępowania w procesie windykacji należności i ich umarzania w Polskiej Akademii Nauk

Na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. z 2017 poz. 1869 i 2201) postanawia się, co następuje.
§  1.  Wprowadza się:
1.  Zasady postępowania w procesie windykacji należności w Polskiej Akademii Nauk, stanowiące załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia,

oraz

2.  Zasady postępowania w procesie umarzania należności w Polskiej Akademii Nauk, stanowiące załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia.
§  2.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK Nr  1 

ZASADY POSTĘPOWANIA W PROCESIE WINDYKACJI NALEŻNOŚCI W POLSKIEJ AKADEMII NAUK

1. Dysponent środków finansowych lub wskazana przez niego osoba informuje Biuro Finansów i Budżetu, zwane dalej "BFiB", w formie pisemnej lub elektronicznej, w terminie 7 dni od dnia upływu terminu płatności, o powstałym zadłużeniu wobec PAN.

2. BFiB wysyła wezwanie do zapłaty do dłużnika, w terminie do 7 dni od uzyskania informacji, o której mowa w ust. 1, za potwierdzeniem odbioru, wskazując termin 14 dni na zapłatę.

Wzór wezwania do zapłaty stanowi załącznik Nr 1 do niniejszych Zasad.

3. W przypadku braku płatności w wyznaczonym terminie BFiB wysyła do dłużnika przedsądowe wezwanie do zapłaty, z 14 dniowym terminem płatności, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Wzór przedsądowego wezwania do zapłaty stanowi załącznik Nr 2 do niniejszych Zasad.

4. W sytuacji braku zapłaty BFiB występuje do Dysponentów o przekazanie dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia windykacji dotyczącej: zdrzemnęłam

1) umowy bądź innego tytułu prawnego stanowiącego o źródle powstania zobowiązania,

2) aneksów, protokołów, pism, notatek informujących o realizacji przedmiotu zobowiązania ze strony dłużnika,

3) innej dokumentacji dotyczącej dłużnika.

5. Dysponent przekazuje do BFiB w/w dokumentację w terminie 3 dni.

6. Po otrzymaniu kompletnej dokumentacji, BFiB po aktualizacji danych dotyczących braku spłaty zadłużenia tj. w szczególności ustalenia spłaty części lub całości zobowiązania oraz aktualizacji stanu odsetek, przygotowuje wniosek do kancelarii prawnej celem sporządzenia pozwu o zapłatę, w terminie 3 dni, wraz ze wskazaniem osób (z danymi kontaktowymi) z BFiB i komórki merytorycznej do kontaktu w sprawie w celu pozyskiwania dalszych informacji i wyjaśnień.

Wykaz (przykładowy) niezbędnych dokumentów stanowi załącznik Nr 3 do Zasad.

7. W przypadku zaewidencjonowania wpłaty dłużnika, części bądź całości zadłużenia, BFiB niezwłocznie informuje (email) o tym fakcie kancelarię prawną prowadzącą sprawę.

8. Po uzyskaniu tytułu egzekucyjnego zaopatrzonego w klauzulę wykonalności kancelaria prawna wysyła do komornika sądowego wniosek o wszczęcie egzekucji.

9. W trakcie trwania postępowania egzekucyjnego BFiB i komórki merytoryczne PAN informują kancelarię prawną o wszelkich pozyskanych o dłużniku informacjach dotyczących jego sytuacji majątkowej i dysponowanych przez dłużnika składnikach majątkowych.

10. Dysponent środków finansowych lub wskazana przez niego osoba, w uzgodnieniu z kancelarią prawną, rozważa celowość podjęcia innych kroków dochodzenia należności (postępowania spadkowe, wniosek o wyjawienie majątku, postępowania przeciwko członkom zarządu spółki z o.o., postępowania przeciwko wspólnikom spółek osobowych ponoszących odpowiedzialność całym swym majątkiem, bądź inne przewidziane przepisami prawa upadłościowego czy restrukturyzacyjnego), o podjętej decyzji informuje niezwłocznie kancelarię prawną.

11. Po przeprowadzeniu i zakończeniu postępowania egzekucyjnego kancelaria prawna przesyła do BFiB uzyskane postanowienie o zakończeniu postępowania egzekucyjnego.

Załączniki:

1) Załącznik Nr 1 - wzór wezwania do zapłaty

2) Załącznik Nr 2 - wzór przedsądowego wezwania do zapłaty

3) Załącznik Nr 3: przykładowy wykaz niezbędnych dokumentów ZAŁĄCZNIK NR. 1

Załącznik Nr  1

Wezwanie do zapłaty

  Miejscowośćdata

...............................................

Nazwa Wierzyciela

 ..................................

 Nazwa Dłużnika

Wzywamy do niezwłocznej zapłaty naszych zaległych faktur:

DokumentTreść dokumentuData dokumentuTermin płatnościDni

przetermin.

Kwota dokumentuNa dobro naszeNa dobro WaszeOdsetki
Razem:

Brak wpłaty zmusi nas do skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego, co spowoduje dodatkowe koszty, jak koszty sądowe, komornik.

 ......................................................

 Podpis osoby upoważnionej

 w imieniu Wierzyciela

Załącznik Nr  2

Wezwanie do zapłaty (ostateczne - przedsądowe)

  Miejscowośćdata

...............................................

Nazwa Wierzyciela

 ..................................

 Nazwa Dłużnika

Wzywamy do niezwłocznej zapłaty naszych zaległych faktur:

DokumentTreść dokumentuData dokumentuTermin płatnościDni

przetermin.

Kwota dokumentuNa dobro naszeNa dobro WaszeOdsetki
Razem:

Brak wpłaty zmusi nas do skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego, co spowoduje dodatkowe koszty, jak koszty sądowe, komornik. Niniejsze pismo wyczerpuje przesłanki art. 187 § 1 pkt 3 k.p.c.

 ......................................................

 Podpis osoby upoważnionej

 w imieniu Wierzyciela

Załącznik Nr  3

Przykładowy wykaz niezbędnych dokumentów:

1. umowy bądź inny tytuł prawny stanowiący o źródle powstania zobowiązania,

2. aneksy, protokoły, pisma, notatki informujące o realizacji przedmiotu zobowiązania ze strony dłużnika,

3. wezwania do zapłaty (w tym przedsądowe wezwanie) wraz ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru,

4. inna dokumentacja dotycząca dłużnika.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

ZASADY POSTĘPOWANIA W PROCESIE UMARZANIA NALEŻNOŚCI W POLSKIEJ AKADEMII NAUK

1. Po przeprowadzeniu i zakończeniu postępowania egzekucyjnego kancelaria prawna przesyła do Biura Finansów i Budżetu zwanego dalej "BFiB" uzyskane postanowienie o zakończeniu postępowania egzekucyjnego

2. W przypadku umorzenia postępowania egzekucyjnego z uwagi na jego bezskuteczność, aby uniknąć wzrostu należności przeterminowanych i ponoszenia dalszych kosztów ich obsługi, BFiB w terminie 3 dni, przekazuje sprawę do Biura Organizacyjno Majątkowego Działu Organizacyjno Prawnego, zwanego dalej "BOM DOP", który podejmuje działania w kierunku rozważenia możliwości umorzenia należności PAN.

3. BOM DOP przeprowadza analizę stanu faktycznego i prawnego sprawy zgodnie z art. 56 ustawy o finansach publicznych. Jeśli dokonana ocena wskazuje na zaistnienie co najmniej jednej z przesłanek umorzenia należności pieniężnych PAN w stosunku do osób zobowiązanych, BOM DOP przekazuje sprawę do rozpatrzenia do powołanej przez Kanclerza w tym celu komisji ds. umarzania należności PAN, w skład której wchodzą przedstawiciele: Dysponenta, BFiB oraz BOM DOP.

4. Komisja ds. umarzania należności PAN po rozpatrzeniu sprawy przedstawia Kanclerzowi PAN propozycję rozstrzygnięcia w formie protokołu, parafowanego przez radcę prawnego wraz załączonym/ą:

1) jednostronnym oświadczeniem o umorzeniu należności PAN, w przypadku dłużnika, który zmarł lub uległ likwidacji,.

Wzór oświadczenia o umorzeniu należności stanowi załącznik 1 Nr do niniejszych Zasad.

2) umową z dłużnikiem, w przypadku gdy dłużnik żyje i znane jest jego miejsce pobytu, której wzór stanowi załącznik Nr 2 do niniejszych Zasad.

5. Wzór protokołu z prac komisji ds. umarzania należności PAN stanowi załącznik Nr 3 do niniejszych Zasad.

6. Podpisany przez Kanclerza PAN protokół wraz z oświadczeniem o umorzeniu należności PAN, bądź zawartą umową z dłużnikiem, BOM DOP przekazuje do BFiB celem dokonania odpowiednich zapisów księgowych i przeprowadzenia innych wymaganych prawem czynności.

Załączniki:

1) Załącznik Nr 1 - jednostronne oświadczenie o umorzeniu należności PAN

2) Załącznik Nr 2 - umowa z dłużnikiem

3) Załącznik Nr 3 - protokół z prac komisji ds. umarzania należności

Załącznik Nr  1

OŚWIADCZENIE O ZWOLNIENIU Z DŁUGU

Ja niżej podpisany ..................................................... legitymujący się dowodem osobistym nr ......................................., zamieszkały w .................................................. reprezentujący Polską

Akademię Nauk zwaną dalej WIERZYCIELEM składam w dniu ................................ roku oświadczenie woli w trybie art. 22 ustawy o Polskiej Akademii Nauk.

§  1.  W wyniku prowadzonego postępowania w procesie umarzania należności w Polskiej Akademii Nauk wobec DŁUŻNIKA.................................., Wierzyciel oświadcza, że:

* Dłużnik zmarł, osoba prawna została wykreślona z właściwego rejestru, jednostka organizacyjna uległa likwidacji,

* wszelkie działania polegające na możliwości odzyskania długu zostały wyczerpane,

* dalsze egzekwowanie należności nie jest możliwe z powodu braku mienia Dłużnika oraz braku osób trzecich wstępujących w miejsce Dłużnika,

§  2.  Wierzyciel oświadcza, że zwalnia Dłużnika z długu wynoszącego ................... zł (słownie: ............................................................................... złotych), w tym należność główna .................................. odsetki ....................... koszty i inne ..............................., wynikającego z .......................................................................................................................................................
§  3.  Niniejsze oświadczenie jest jednostronnym oświadczeniem woli Wierzyciela wobec Dłużnika.

 .....................................

 (podpis wierzyciela)

Załącznik Nr  2

UMOWA nr BOM.DOP .............................. o umorzeniu należności pieniężnych Polskiej Akademii Nauk

W dniu ........................................ pomiędzy:

Polską Akademią Nauk z siedzibą w Warszawie PI. Defilad 1, reprezentowaną przez ................................................................................................................................. , zwaną dalej

"Wierzycielem", a:

................................... zamieszkałym w ..................................., przy ul. ............................. .../...

legitymującym się dowodem osobistym seria ................................. nr ........................................

(w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do KRS)

.................................... z siedzibą w ............................ przy ulicy ........................... wpisaną do

rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla miasta ................................... Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: ............................, Regon: .............................................., NIP .........................................:, Reprezentowaną przez:

.......................................................................................................................................................

(w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do ewidencji działalności gospodarczej)

(imię i nazwisko) ........................................, prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą

.................................................... z siedzibą w ....................... przy ulicy .............. wpisanym do

ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez ..................... pod numerem ..............., Regon: .........................................., NIP: .............................................

zwanym/ą dalej "Dłużnikiemi", zawarta została umowa o następującej treści:

§  1.  Przedmiotem niniejszej umowy jest zwolnienie z długu, zwane dalej umorzeniem w części/całości należności pieniężnych przysługujących Polskiej Akademii Nauk od Dłużnika z tytułu: ............................................. /braku zapłaty należności tytułem ....................................
§  2.  Strony zgodnie oświadczają, że zadłużenie Pana/i ........................ wobec Polskiej Akademii Nauk stanowi na dzień ................... r. kwotę ................ zł, w tym: należność główna - ......................................... zł, odsetki - ............................. zł, koszty - ..................................zł.
§  3. 
1.  Wierzyciel oświadcza, że na podstawie art. .............. ustawy z dnia .......... o finansach publicznych (Dz. U. z ............................. r. poz. .................................... z późn. zm.), umarza według stanu na dzień ...................... r. w części/całości należności przysługujące PAN od dłużnika, tj. kwotę ............................ zł (słownie: złote .............../................), w tym:

- należność główna - .......................................... zł,

- odsetki - .......................................................... zł,

- koszty - ........................................................... zł,

i tym samym zwalnia Dłużnika z obowiązku uiszczenia kwoty ............................... zł wraz z dalszymi odsetkami bieżącymi.

2.  Wierzyciel ustalił co następuje:

Opis stanu faktycznego i prawnego w toku prowadzonej egzekucji o charakterze pieniężnym., w tym uzyskane tytuły wykonawcze, przebieg postępowań egzekucyjnych i uzyskane postanowienia o umorzeniu postępowań egzekucyjnych wobec bezskuteczności egzekucji.

3.  Ustalenie zaistnienia przesłanek do umorzenia należności na podstawie ustalonych okoliczności faktycznych i prawnych.
4.  Rozstrzygnięcie.
§  4.  Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§  5.  Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym jeden dla Dłużnika oraz dwa dla Wierzyciela.
§  6.  Umowa wchodzi w życie z dniem jej zawarcia.

DłużnikWierzyciel

.....................................................................................................

/ data i podpis Dłużnika /data i podpis Wierzyciela /

Załącznik Nr  3

PROTOKÓŁ Z POSIEDZENIA KOMISJI DS. UMARZANIA NALEŻNOŚCI PAN

1. Posiedzenie komisji odbyło się w dniu ............................ w ...............................

2. W posiedzeniu udział wzięli:

1) .........................................................................................................................................

2) .........................................................................................................................................

3) .........................................................................................................................................

4) .........................................................................................................................................

3. Przedmiotem posiedzenia była:

................................................................................................................................................

4. Przebieg prac Komisji:

................................................................................................................................................

5. Komisja postanowiła:

................................................................................................................................................

Podpisy członków komisji:

1) ..........................................................

2) ..........................................................

3) ..........................................................

4) ..........................................................