Wprowadzenie Zasad korzystania z samochodów służbowych, samochodów prywatnych do celów służbowych oraz przyznawania kart parkingowych w Polskiej Akademii Nauk.

Akty korporacyjne

PAN.2011.7.18

Akt nieoceniany

Wersja od: 18 lipca 2011 r.

ZARZĄDZENIE Nr 7

KANCLERZA POLSKIEJ AKADEMII NAUK

z dnia 18 lipca 2011 r.

w sprawie wprowadzenia Zasad korzystania z samochodów służbowych, samochodów prywatnych do celów służbowych oraz przyznawania kart parkingowych w Polskiej Akademii Nauk.

Na podstawie art. 24 ust.1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. Nr 96 poz. 619) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się w Polskiej Akademii Nauk Zasady korzystania z samochodów służbowych, samochodów prywatnych do celów służbowych oraz przyznawania kart parkingowych, stanowiące załącznik do zarządzenia.

§ 2. Tracą moc Zasady korzystania z samochodów służbowych, samochodów prywatnych do celów służbowych oraz przyznawania kart parkingowych w Kancelarii PAN z dnia 31 października 2005r.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK 

ZASADY KORZYSTANIA Z SAMOCHODÓW SŁUŻBOWYCH, SAMOCHODÓW PRYWATNYCH DO CELÓW SŁUŻBOWYCH ORAZ PRZYZNAWANIA KART PARKINGOWYCH W POLSKIEJ AKADEMII NAUK

1. Służbowy samochód osobowy jest przydzielony do dyspozycji osób pełniących funkcję:

a) Prezesa Akademii,

b) Wiceprezesów Akademii,

c) Kanclerza Akademii,

zwanych dalej "osobami uprawnionymi".

2. Podczas wykonywania obowiązków służbowych osoby uprawnione mogą korzystać z samochodu obsługiwanego przez kierowcę zatrudnionego w Kancelarii Akademii.

3. Samochód służbowy może być też oddany w użytkowanie, jednorazowo, do celów służbowych innym pracownikom Akademii, na podstawie umowy cywilnoprawnej, której wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszych Zasad.

4. Osoba, o której mowa w ust. 3 może parkować pojazd w miejscu zamieszkania, pod warunkiem odpowiedniego jego zabezpieczenia w szczególności w garażu lub na parkingu strzeżonym.

5. Samochód prowadzony przez kierowcę, po zakończeniu pracy, parkowany jest w garażu wskazanym przez Kierującego Zespołem Gospodarczym w Kancelarii Akademii. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, za zgodą Kierującego Zespołem Gospodarczym w Kancelarii Akademii, kierowca może parkować pojazd w miejscu zamieszkania w szczególności w garażu lub na parkingu strzeżonym.

6. Kierowcy oraz inne osoby, którym powierzono w użytkowanie samochody służbowe zobowiązani są do:

1) przestrzegania przepisów prawa o ruchu drogowym,

2) korzystania z samochodu zgodnie z jego przeznaczeniem,

3) wypełniania zaleceń producenta zawartych w instrukcji obsługi,

4) dbałości o stan techniczny i prawidłową eksploatację pojazdu, a w szczególności: dokonywania codziennej obsługi pojazdów ze szczególnym uwzględnieniem kontroli: oświetlenia, stanu ogumienia, poziomu oleju w silniku, płynu w układzie chłodzenia;

5) zabezpieczania pojazdu w sposób przewidziany w warunkach ubezpieczenia autocasco,

6) przestrzegania obowiązujących norm zużycia paliwa rozliczanego w okresach miesięcznych,

7) możliwie szybkiego zgłoszenia awarii lub usterek osobom upoważnionym przez Kanclerza Akademii to jest kierownikowi garażu lub Kierującemu Zespołem Gospodarczym w Kancelarii Akademii,

8) niezwłocznego powiadomienia właściwego terytorialnie organu policji w przypadku: wypadku drogowego, kolizji, kradzieży samochodu bądź elementów jego wyposażenia oraz zgłoszenia za pośrednictwem Kierującego Zespołem Gospodarczym w Kancelarii Akademii w przewidzianym przepisami terminie zgłoszenia szkody do ubezpieczyciela.

7. Spowodowanie przez kierowcę lub osobę, której powierzono w użytkowanie samochód służbowy szkody, która z jego winy nie podlega zwrotowi z tytułu ubezpieczenia, powoduje odpowiedzialność majątkową tej osoby do pełnej kwoty wysokości spowodowanej szkody.

8. Wszelkie koszty wynikające z naruszenia przepisów ruchu drogowego pokrywa kierowca lub inna osoba, której powierzono w użytkowanie samochód służbowy.

9. Kierowcom oraz innym osobom, którym powierzono w użytkowanie samochody służbowe zabrania się udostępniania ich osobom trzecim.

10. Osoba uprawniona może korzystać z pojazdu służbowego do celów innych niż służbowe, na podstawie umowy cywilnoprawnej, której wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszych Zasad, ponosząc pełną odpłatność za paliwo, a w przypadku gdy samochód prowadzi kierowca, także za tę usługę. W przypadku gdy osobą uprawnioną jest Kanclerz Akademii umowę zawiera Prezes Akademii.

11. Osoby, o których mowa w ust. 1 tracą uprawnienie do korzystania z pojazdu służbowego, w dniu zakończenia pełnienia funkcji.

12. Korzystanie z samochodu obsługiwanego przez kierowcę, powinno być dokumentowane codziennie kartą pracy pojazdu według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszych Zasad.

Korzystanie ze służbowego pojazdu osobowego przez osobę uprawnioną jak również przez osoby, o których mowa w ust. 3 osobiście prowadzące pojazd powinno być udokumentowane jeden raz w miesiącu kartą drogową według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszych Zasad.

Karta drogowa powinna zawierać przynajmniej następujące informacje: stan licznika na początek i koniec miesiąca, stan paliwa na początek i koniec miesiąca i ilości zatankowanego paliwa w trakcie miesiąca, a w przypadku jazdy prywatnej dodatkowo trasę przejazdu.

13. Wykorzystanie samochodu służbowego do celów prywatnych przez pracowników Akademii nie będących osobami uprawnionymi, może mieć miejsce tylko w wyjątkowych przypadkach po uzyskaniu pisemnej zgody Kanclerza Akademii, za zwrotem kosztów paliwa, a w przypadku gdy samochód prowadzi kierowca, także za tę usługę.

14. Służbowe potrzeby transportowe komórek organizacyjnych Kancelarii Akademii, a w szczególności wyjazdy delegacyjne są realizowane przez kolumnę transportu na podstawie zgłoszonych zapotrzebowań. Wzór zlecenia stanowi załącznik nr 5 do niniejszych Zasad.

15. Termin zgłoszenia potrzeb transportowych wynosi:

a) przy wyjazdach krajowych - co najmniej 2 dni przed planowanym wyjazdem,

b) przy obsłudze delegacji zagranicznych - co najmniej 3 dni przed planowanym wyjazdem, przyjazdem, przylotem.

II. Zasady korzystania z samochodów prywatnych do celów służbowych

1. Pracownicy Akademii wykonujący zadania służbowe wymagające dyspozycyjności lub pracy poza siedzibą Akademii mogą korzystać z pojazdów stanowiących ich własność do celów służbowych na podstawie uprzednio zawartych umów cywilnoprawnych, na okres nie dłuższy niż do końca danego roku kalendarzowego. Wzór umowy stanowi załącznik nr 6 do niniejszych Zasad. Umowa jest zawierana na indywidualny wniosek skierowany do Kanclerza Akademii.

2. Umowy, o których mowa w ust. 1, zawiera z zainteresowanymi w imieniu pracodawcy Kanclerz Akademii. Wysokość miesięcznego limitu przebiegu kilometrów, za który koszt używania pojazdu prywatnego do celów służbowych pokrywa pracodawca, ustala Kanclerz Akademii po uwzględnieniu możliwości finansowych i obowiązujących w tym zakresie przepisów ogólnych.

3. Zwrot kosztów następuje w formie wypłaty miesięcznego ryczałtu, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu w danym miesiącu samochodu prywatnego do celów służbowych. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do niniejszych Zasad. Miesięczny ryczałt zmniejsza się za każdy dzień niesprawności pojazdu, nieobecności w pracy z powodu choroby, urlopu, nieobecności z innych przyczyn oraz podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach pracownik może uzyskać zgodę Kanclerza Akademii na wykorzystanie samochodu prywatnego do odbycia podróży służbowej za zwrotem kosztów zgodnie z obowiązującymi przepisami.

III. Zasady przyznawania kart parkingowych

1. Osobom, którym został przyznany miesięczny ryczałt za wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych przysługuje także karta parkingowa.

2. Innym osobom zatrudnionym w ramach stosunku pracy w Akademii można w uzasadnionych przypadkach wydać kartę parkingową na ich indywidualny wniosek skierowany do Kanclerza Akademii. Kanclerz Akademii po rozpatrzeniu zasadności wniosku podejmuje decyzję o wydaniu karty parkingowej.

3. Karty parkingowe przyznawane są każdorazowo na okres do końca roku kalendarzowego, którego dotyczą lub na czas określony.

4. W przypadku zmiany warunków, na których karta została wydana podlega ona zwrotowi do Zespołu Gospodarczego w Kancelarii Akademii niezwłocznie po przekazaniu w/w osobom informacji o takiej zmianie.

Załącznik  Nr 1

UMOWA

Zawarta w dniu ............................................. w Warszawie pomiędzy Polską. Akademią Nauk

z siedzibą w Warszawie Pl. Defilad 1, zwaną dalej " Akademią " w imieniu i na rzecz której działa, ......................................................................................................................................., a

Panem/Panią .................................................................................................................................

zamieszkałym/łą ..........................................................................................................................,

zwanym/ną

dalej "Osobą uprawnioną".

Zgodnie z ust. 3 Zasad korzystania z samochodów służbowych i prywatnych do celów służbowych oraz przyznawania kart parkingowych Polskiej Akademii Nauk, strony zawierają umowę następującej treści:

§ 1. Akademia oświadcza, że w jest właścicielem samochodu marki .............................

Nr rej. ...........................................................................................................................................

§ 2. Akademia upoważnia Osobę uprawnioną do korzystania z samochodu, o którym mowa w § 1, w celach służbowych.

§  3.

1. Akademia zapewnia ubezpieczenie pojazdu, prowadzenie wszelkich napraw, obsługi technicznej i konserwacji pojazdu.

2. Osoba uprawniona nie może wprowadzać jakichkolwiek zmian technicznych w samochodzie służbowym.

3. W przypadku, gdy Osoba uprawnioną korzysta z samochodu służbowego niezgodnie z normami eksploatacyjnymi producenta, Akademia ma prawo obciążyć go kosztami naprawy, a w uzasadnionych przypadkach pozbawić prawa do użytkowania samochodu służbowego.

4. Osoba uprawniona zobowiązana jest do zwrotu kosztów napraw pojazdu w części nie pokrytej przez ubezpieczyciela w przypadku, gdy szkoda spowodowana została z winy osoby uprawnionej.

§  4.

1. Umowa została zawarta na czas określony od dnia ....................... do dnia ............................

§ 5. W przypadku kradzieży samochodu służbowego lub elementów jego wyposażenia Osoba uprawniona zobowiązana jest do zabezpieczenia miejsca zdarzenia, zawiadomienia organów ścigania oraz niezwłocznego poinformowania o zaistniałym wydarzeniu Kanclerza Akademii lub osobę przez niego upoważnioną.

§ 6. Użyczony samochód nie może być udostępniany osobom trzecim.

§  7.

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego.

2. Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla Akademii.

§ 8. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

OSOBA UPRAWNIONA AKADEMIA

Załącznik  Nr 2

UMOWA

Zawarta w dniu ............................. w Warszawie, pomiędzy Polską Akademią Nauk z siedzibą

w Warszawie Pl. Defilad 1, zwaną dalej " Akademią" w imieniu i na rzecz której działa,

.......................................................................................................................................................

a

Panem/Panią .................................................................................................................................

zamieszkałym/łą ......................................................................................................, zwanym/ną

dalej "Osobą uprawnioną".

Zgodnie z ust. 10 Zasad korzystania z samochodów służbowych i prywatnych do celów służbowych oraz przyznawania kart parkingowych w Polskiej Akademii Nauk strony zawierają umowę następującej

treści:

§ 1. Akademia oświadcza, że w jest właścicielem samochodu marki .............................

Nr rej. ...........................................................................................................................................

§ 2. Akademia użycza Osobie uprawnionej samochód, o którym mowa w § 1 do korzystania w celach innych niż służbowe.

§ 3. Akademia zapewnia ubezpieczenie pojazdu, prowadzenie wszelkich napraw, obsługi technicznej i konserwacji pojazdu.

§ 4. W przypadku wykorzystania pojazdu do celów innych niż służbowe Osoba uprawniana zobowiązuje się do pokrycia w całości kosztów zużytego paliwa, a w razie prowadzenia pojazdu przez kierowcę, także kosztów jego usługi.

§ 5. Osoba uprawniona zobowiązana jest do dokonywania adnotacji we właściwych dokumentach pojazdu o jazdach do celów innych niż służbowe i potwierdzania tego podpisem.

§  6.

1. Osoba uprawniona nie może wprowadzać jakichkolwiek zmian technicznych w samochodzie służbowym.

2. W przypadku, gdy Osoba uprawniona korzysta z samochodu służbowego niezgodnie z normami eksploatacyjnymi producenta, Akademia ma prawo obciążyć go kosztami naprawy, a w uzasadnionych przypadkach pozbawić prawa do użytkowania samochodu służbowego.

3. Osoba uprawniona zobowiązana jest do zwrotu kosztów napraw pojazdu w części nie pokrytej przez ubezpieczyciela w przypadku, gdy szkoda spowodowana została z winy Osoby uprawnionej.

§  7.

1. Umowa została zawarta na czas określony od dnia ...................... do dnia .........................

2. Umowa może być wypowiedziana przez każdą ze stron za dwutygodniowym wypowiedzeniem, złożonym na piśmie.

§ 8. W przypadku kradzieży samochodu służbowego lub elementów jego wyposażenia Osoba uprawniona jest zobowiązana do zabezpieczenia miejsca zdarzenia, zawiadomienia organów ścigania oraz niezwłocznego poinformowania o zaistniałym wydarzeniu Kanclerza Akademii lub osobę przez niego upoważnioną.

§ 9. Użyczony samochód nie może być udostępniany osobom trzecim.

§  10.

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, mają zastosowanie odpowiednie przepisy kodeksu cywilnego.

2. Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla Akademii.

§ 11. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

OSOBA UPRAWNIONA AKADEMIA

Załącznik  Nr 3

KARTA PRACY POJAZDU nr .....										Seria ......
			Marka i typ .......................... nr rejestracyjny ........................ Imię i nazwisko kierowcy ....................................................... Miejsce garażowania ............................................................							Za ....... (miesiąc) 20... r.
Trasa			Stan licznika			Stan paliwa			Pojazd sprawny (OC wykonano)
Data	Skąd	Dokąd	Rozpoczęcie	Zakończenie	Liczba km	Początkowy	Tankowanie	Końcowy	Zużycie paliwa rzeczywiste	Uwagi
						Etylina	Etylina	Etylina
1	2	3	5	6	7	8	9	10		16
1
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...										i
...
...
...									*
RAZEM						OGÓŁEM			Obliczył: ............	Sprawdził: ..........

Załącznik  Nr 4

Karta drogowa

grafika

Nr kol. zlecenia	Nazwisko jadącego	Skąd - dokąd	Odjazd	Stan licznika przy wyjeździe	Przyjazd	Stan licznika przy powrocie	Przebieg	Podpis jadącego	Poprawki do norm zużycia paliwa % + -	Zużycie paliwa wg norm po uwzględnieniu poprawek
			godz. min.		godz. min.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
	.............	...........................
	.............	...........................
	.............	...........................
	.............	...........................
	.............	...........................
	.............	...........................
	.............	...........................
	.............	...........................
	.............	...........................
	.............	...........................
	.............	...........................

Pu-Sm-101

Załącznik  Nr 5

ZGŁOSZENIE ZAPOTRZEBOWANIA NA SAMOCHÓD SŁUŻBOWY

.....................................................

(imię i nazwisko zgłaszającego)

.....................................................

(komórka organizacyjna)

Kierujący

Zespołem Gospodarczym

w miejscu

Zgłaszam zapotrzebowanie na samochód służbowy z kierowcą w celu odbycia podróży służbowej w dniach od .............................................. do ............................................ 20.... r.

Cel i uzasadnienie wyjazdu: ......................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

Trasa podróży: .........................................................................................................

..............................................................................................................................

Planowana data i godzina wyjazdu: ......................................................

Planowana data i godzina powrotu: ......................................................

.................................................

ZATWIERDZAM: (data i podpis zgłaszającego)

................................

(data i podpis)

Załącznik  Nr 6

Umowa nr /201 /OF

zawarta w dniu .............................................. w Warszawie, pomiędzy Polską Akademią Nauk

z siedzibą w Warszawie Pl. Defilad 1, zwaną dalej "Akademią" w imieniu i na rzecz. której działa, ........................................................................................................................................ a

Panią/Panem ....................................................................................................... zwana/zwanym

dalej "pracownikiem", o używanie pojazdu - nie będącego własnością pracodawcy - do celów służbowych.

§ 1. Przedmiotem umowy jest używanie przez pracownika do celów służbowych samochodu osobowego marki o pojemności skokowej silnika ...................... cm³ i o numerze rejestracyjnym ..............................................................................................................................

§ 2. Pracownik oświadcza, że jest właścicielem / współwłaścicielem / użytkownikiem* samochodu osobowego, o którym mowa w § 1 i będzie używać go do celów służbowych, zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca. 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27 z 2002r. ,poz. 271 z późn.zm).

§ 3. Ustala się miesięczny limit przebiegu, który wynosi ........................ kilometrów.

§  4.

1. Pracownik za używanie samochodu osobowego do celów służbowych będzie otrzymywać zwrot kosztów w formie miesięcznego ryczałtu wypłacanego przez Akademię. Wysokość miesięcznego ryczałtu ustalana jest na podstawie limitu przebiegu kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w rozporządzeniu powołanym w § 2.

2. Miesięczny ryczałt będzie wypłacany na podstawie oświadczenia składanego przez pracownika. Wzór oświadczenia stanowi załącznik Nr 7 do Zasad korzystania z samochodów służbowych, samochodów prywatnych do celów służbowych oraz przyznawania kart parkingowych w Polskiej Akademii Nauk.

§ 5. Oświadczenie, o którym mowa w § 4 ust. 2 składane jest w .................................... w Kancelarii Akademii do dnia 5 każdego miesiąca po okresie jakiego to świadczenie dotyczy.

§ 6. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności w pracy z powodu choroby, urlopu lub innej nieobecności oraz podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

§ 7. Umowa zawarta jest na czas określony od .............................. do ...........................

§ 8. Umowa może być wypowiedziana przez każdą ze stron za .....................................

............................................... wypowiedzeniem, złożonym na piśmie.

§ 9. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002r. Nr 27, poz 271 z późn.zm).

§  10.

1. Wszelkie zmiany w niniejszej umowie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla Akademii.

§ 11. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Pracownik Akademia

* niepotrzebne skreślić

Załącznik  Nr 7

Warszawa, dnia

....................................................

(imię i nazwisko pracownika)

OŚWIADCZENIE

o wykorzystaniu samochodu prywatnego do celów służbowych

Oświadczam, że w terminie od dnia .......................... do ......................... używałem/am do celów służbowych samochodu prywatnego marki ............................ o numerze rejestracyjnym ................................. i pojemności silnika ......................................................................... .

W załączeniu przedkładam szczegółową specyfikację odbytych podróży służbowych z wyszczególnieniem przebytych kilometrów.

Rozliczenie kosztów:

1. Przyznany ryczałt pieniężny za przejazdy lokalne:

.................................... km x ......................... zł/1 km = ........................ zł,

(ilość przejechanych km) (stawka za 1 km)

2. Potrącenia z kwoty ryczałtu:

1) z tytułu nieobecności w pracy spowodowanej urlopem: wypoczynkowym, okolicznościowym, bezpłatnym (ilość dni: ....................),

2) w związku z niedysponowaniem samochodem (ilość dni: ......................),

3) z innej przyczyny: .......................................... (ilość dni: ......................).

Należności z tytułu ryczałtu wynoszą: .......................... zł,

słownie: .................................................................

.................................................

(data i podpis pracownika)