Wprowadzenie Instrukcji organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego oraz Jednolitego rzeczowego wykazu akt Kancelarii Polskiej Akademii Nauk.

Akty korporacyjne

PAN.2012.3.6

Akt nieoceniany

Wersja od: 6 marca 2012 r.

ZARZĄDZENIE Nr 8

KANCLERZA POLSKIEJ AKADEMII NAUK

z dnia 6 marca 2012 roku

w sprawie wprowadzenia Instrukcji organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego oraz Jednolitego rzeczowego wykazu akt Kancelarii Polskiej Akademii Nauk

Na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. Nr 96, poz. 619 z późn. zm.) oraz § 8 załącznika do Uchwały Nr 8/2011 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z dnia 22 lutego 2011 r., zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadzam w Kancelarii Polskiej Akademii Nauk:

1. "Instrukcję organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego Kancelarii Polskiej Akademii Nauk" stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

2. "Jednolity rzeczowy wykaz akt Kancelarii Polskiej Akademii Nauk" stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Instrukcja organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego Kancelarii Polskiej Akademii Nauk w Warszawie

Warszawa 2012

Spis treści

Rozdział 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Rozdział 2. PODZIAŁ AKT NA KATEGORIE ARCHIWALNE

Rozdział 3. ZAKRES DZIAŁANIA I PERSONEL ARCHIWUM

Rozdział 4. LOKAL I WYPOSAŻENIE ARCHIWUM

Rozdział 5. PRZEJMOWANIE DOKUMENTACJI

Rozdział 6. PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA AKT W ARCHIWUM

Rozdział 7. UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI PRZECHOWYWANEJ W ARCHIWUM

Rozdział 8. WYDZIELANIE I BRAKOWANIE DOKUMENTACJI

Rozdział 9. PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO PANAwW

Rozdział 10. KONTROLA ARCHIWUM

Rozdział 11. POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU

REORGANIZACJI KANCELARII PAN LUB USTANIA JEJ DZIAŁALNOŚCI

Wykaz załączników:

1 - spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji aktowej

2 - spis zdawczo-odbiorczy informatycznych nośników danych

3 - wykaz spisów zdawczo-odbiorczych

4 - karta udostępniania dokumentacji

5 - spis materiałów archiwalnych przekazanych do PAN Archiwum w Warszawie

6 - spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie

7 -protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej

8 - protokół zaginięcia lub zniszczenia dokumentacji

Rozdział  1.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§  1. 

1. Instrukcja określa organizację, zadania i zakres działania Archiwum Zakładowego - zwanego dalej Archiwum - Kancelarii PAN w Warszawie, zasady gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji oraz przekazywania materiałów archiwalnych do PAN Archiwum w Warszawie - zwanego dalej PANAwW, a dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania.

2. Przynależność organizacyjną Archiwum określa statut Kancelarii PAN.

3. Zasady postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne regulują odrębne przepisy.

4. Przez dokumentację rozumie się wszelkiego rodzaju akta, księgi, dokumentację techniczną, statystyczną, geodezyjną, mapy, plany, szkice itp. niezależnie od techniki ich wykonania oraz fotografie, filmy, nagrania dźwiękowe i inną dokumentację utrwaloną sposobem mechanicznym, a także dokumentację elektroniczną w rozumieniu przepisów szczególnych.

5. Użyte w niniejszej Instrukcji określenia oznaczają:

1) archiwum - jednostkę organizacyjną funkcjonującą w Kancelarii PAN, powołaną do gromadzenia, przechowywania, zabezpieczania, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji, a także brakowania dokumentacji niearchiwalnej i przekazywania materiałów archiwalnych do PANAwW;

2) jednostka archiwalna - odrębną fizycznie jednostkę dokumentacji (dokument, księgę, poszyt, plik, teczkę, mapę, fotografię, kasetę magnetowidową, płytę CD itp.);

3) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w Kancelarii PAN, prowadzony oddzielnie dla każdego hasła (teczki) przewidzianego w jednolitym rzeczowym wykazie akt;

4) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy wymagające podjęcia i wykonania czynności służbowych;

5) teczka spraw (aktowa) - skoroszyt, segregator, teczkę wiązaną itp. służącą do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt;

6) wykaz akt - jednolity rzeczowy wykaz akt będący rzeczową klasyfikacją akt powstających w toku działalności Kancelarii PAN, oznaczonych w poszczególnych pozycjach symbolem, hasłem i kategorią archiwalną;

7) znak akt - zespół symboli oznaczających przynależność sprawy do określonej jednostki organizacyjnej oraz określonej grupy spraw według wykazu akt;

8) znak sprawy - zespół symboli oznaczających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej oraz określonej grupy spraw według wykazu akt wraz z numerem, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw lub rejestrze kancelaryjnym.

Rozdział  2.

PODZIAŁ AKT NA KATEGORIE ARCHIWALNE

§  2. 

1. Dokumentacja ze względu na wartość archiwalną dzieli się na dwie kategorie:

1) materiały archiwalne,

2) dokumentację niearchiwalną.

2. Materiały archiwalne to wszelkiego rodzaju dokumentacja, bez względu na technikę jej wykonania, mająca znaczenie, jako źródło informacji o wartości historycznej. Materiały archiwalne wchodzą w skład państwowego zasobu archiwalnego, są przechowywane wieczyście i nie mogą zostać zniszczone. Do oznaczania materiałów archiwalnych stosuje się symbol "A".

3. Dokumentacja niearchiwalna są to akta posiadające jedynie czasową wartość praktyczną i zasługujące na czasowe przechowywanie w archiwum. Do oznaczenia dokumentacji niearchiwalnej stosuje się symbol "B", z tym, że:

1) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich określających ilość lat przechowywania (np. B5) oznacza się dokumentację, która po upływie ustalonego okresu jej przechowywania może zostać wydzielona do brakowania; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy,

2) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich określających ilość lat przechowywania (np. BE5) oznacza się dokumentację, która po upływie ustalonego okresu jej przechowywania powinna zostać poddana ekspertyzie, w wyniku, której może być zakwalifikowana do materiałów archiwalnych,

3) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację manipulacyjną, która po pełnym jej wykorzystaniu do prac bieżących może zostać przekazana na makulaturę bez uprzedniego przekazywania do Archiwum, za zgodą pracownika prowadzącego Archiwum oraz z zachowaniem obowiązującej procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

4. Podział dokumentacji Kancelarii PAN na kategorie archiwalne ustalony jest w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Rozdział  3.

ZAKRES DZIAŁANIA I PERSONEL ARCHIWUM

§  3. 

1. Archiwum gromadzi i przechowuje materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną wpływające do Kancelarii PAN oraz przez Kancelarię PAN wytworzone.

2. Do zakresu działania Archiwum należy:

1) przejmowanie dokumentacji z poszczególnych jednostek organizacyjnych,

2) przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

3) udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym,

4) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym jej brakowaniu bądź rekwalifikacji oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po otrzymaniu zgody Archiwum Akt Nowych,

5) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do PANAwW zgodnie z obowiązującymi przepisami i terminami,

6) utrzymywanie stałej współpracy z jednostkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją.

§  4. 

1. Archiwum prowadzi wyznaczony do tego pracownik.

2. Pracownik Archiwum powinien posiadać wykształcenie wyższe, co najmniej przeszkolenie kierunkowe oraz doświadczenie w postępowaniu z dokumentacją w placówkach Polskiej Akademii Nauk.

3. Do obowiązków pracownika Archiwum należy:

1) realizacja zadań wymienionych w § 3 ust. 2 niniejszej instrukcji;

2) udzielanie jednostkom organizacyjnym instruktażu dotyczącego przygotowania dokumentacji do przekazania do Archiwum;

3) sprawdzanie prawidłowości zakwalifikowania i uporządkowania dokumentacji przed przejęciem jej do Archiwum;

4) sporządzanie okresowego sprawozdania z działalności Archiwum, wraz z zestawieniem ilościowym zasobu;

5) stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

4. Pracodawca zapewnia pracownikowi Archiwum odzież roboczą i sprzęt ochrony osobistej.

5. W przypadku powierzenia prowadzenia Archiwum innej osobie, prowadzący uprzednio Archiwum ma obowiązek przekazania go protokolarnie swojemu następcy.

Rozdział  4.

LOKAL I WYPOSAŻENIE ARCHIWUM

§  5. 

1. Kancelaria PAN posiada jedno Archiwum, wspólne dla wszystkich jednostek organizacyjnych.

2. Lokal Archiwum stanowią magazyny na dokumentację oraz pomieszczenie biurowe przeznaczone dla pracownika Archiwum. Liczba pomieszczeń magazynowych Archiwum jest uzależniona od ilości i rodzaju dokumentacji oraz rocznego jej przyrostu.

3. Archiwum jest wydzielone pożarowo od innych pomieszczeń i ma oddzielne wejście bezpośrednio z korytarza.

§  6. 

1. Magazyny Archiwum wyposażone są w regały metalowe jezdne i /lub stacjonarne.

2. Regały oznacza się kolejnymi cyframi arabskimi, a półki - cyframi rzymskimi.

3. Magazyny wyposażone być muszą w sprzęt przeciwpożarowy (gaśnica proszkowa, worki ewakuacyjne) oraz termohigrometr do mierzenia temperatury i wilgotności powietrza (wymagane parametry - temperatura stała pomiędzy 14-20° C, wilgotność 45-60%; dobowe wahania temperatury i wilgotności nie powinny przekraczać +- 2° C i 5% wilgotności), a także schemat topograficzny rozmieszczenia dokumentacji.

4. Magazyny posiadać muszą wzmocnione drzwi, zabezpieczające przed włamaniem.

5. W magazynach Archiwum nie można przechowywać przedmiotów i urządzeń nie stanowiących ich wyposażenia.

6. Magazyny Archiwum są suche, widne, równomiernie oświetlone i równomiernie ocieplane w ciągu całego roku.

7. W magazynach Archiwum nie mogą znajdować się rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji.

8. W magazynach Archiwum zabronione jest instalowanie odkrytych elektrycznych urządzeń grzewczych, używanie otwartego ognia oraz palenie tytoniu.

§  7. 

1. Prawo wstępu do magazynów Archiwum ma pracownik prowadzący Archiwum, jego bezpośredni przełożony, Kanclerz Akademii i upoważnieni przedstawiciele organów kontrolnych, po okazaniu upoważnienia.

2. Po zakończeniu pracy magazyny Archiwum są zamykane na zamki patentowe, a klucze odpowiednio zabezpieczane.

Rozdział  5.

PRZEJMOWANIE DOKUMENTACJI

§  8. 

1. Archiwum przejmuje akta spraw ostatecznie załatwionych po dwóch latach przechowywania w komórkach organizacyjnych, licząc od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy.

2. Dokładny termin przekazania dokumentacji do Archiwum ustala corocznie pracownik Archiwum w porozumieniu ze swoim bezpośrednim przełożonym.

3. Dokumentację Archiwum przejmuje kompletnymi rocznikami.

4. Dokumentacja przejmowana przez Archiwum powinna być uporządkowana i opisana przez referentów zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej.

5. W przypadku braku w teczce kart lub dokumentów, osoba przekazująca akta sporządza pisemne oświadczenie, w którym podaje rodzaj dokumentu, przyczynę jego braku i termin dostarczenia.

6. Materiały archiwalne oraz akta kategorii B50 powinny być przejmowane wyłącznie w teczkach wiązanych z tektury o obniżonej kwasowości, przy czym grubość teczki należy ograniczyć do wysokości jej grzbietu.

7. Dokumentacja spraw zakończonych, potrzebna nadal do prac bieżących, może pozostać w jednostce organizacyjnej po formalnym przekazaniu jej do Archiwum i umieszczeniu w spisie zdawczo-odbiorczym stosownej adnotacji.

§  9. 

1. Przekazywanie akt do Archiwum odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych sporządzonych w jednostce organizacyjnej i podpisanych przez jej dyrektora, osobnych - dla materiałów archiwalnych - w czterech egzemplarzach i osobnych dla dokumentacji niearchiwalnej - w trzech egzemplarzach, zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej.

2. Spisy podpisuje dyrektor komórki zdającej dokumentację lub osoba przez niego upoważniona; jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego otrzymuje komórka organizacyjna przekazująca akta, pozostałe Archiwum, przy czym jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego akt kategorii A przeznaczony jest do przekazania Archiwum Akt Nowych.

3. Po dokonaniu czynności sprawdzających, pracownik prowadzący Archiwum przejmuje akta, potwierdzając ich odbiór swym podpisem pod tekstem spisu.

4. Pracownik Archiwum ma obowiązek odmówić - do czasu usunięcia nieprawidłowości - przyjęcia dokumentacji nieuporządkowanej lub uporządkowanej nieprawidłowo, niezgodnej z przedstawionym spisem zdawczo-odbiorczym oraz na podstawie niewłaściwie sporządzonego spisu zdawczo-odbiorczego.

5. W przypadku odmowy przejęcia akt, pracownik Archiwum zawiadamia swego bezpośredniego przełożonego oraz dyrektora jednostki organizacyjnej przekazującej akta.

Rozdział  6.

PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA AKT W ARCHIWUM

§  10. 

1. Dokumentacja w Archiwum jest układana w kolejności wpływu dokumentacji do Archiwum - według numerów spisów zdawczo-odbiorczych.

2. Materiały archiwalne, zgodnie z przyjętym układem, przechowuje się na oddzielnych regałach.

3. Układ teczek na półkach jest pionowy - systemem bibliotecznym (od lewej do prawej).

4. Teczki materiałów archiwalnych oraz dokumentacji kategorii B50 gromadzone są w pudłach archiwalnych z tektury o obniżonej kwasowości.

5. Dokumentację wytworzoną na nośnikach elektronicznych przechowuje się w osobnych szafach specjalnie do tego celu przeznaczonych, o ile wymagania odrębnych przepisów nie stanowią inaczej.

§  11. 

1. Ewidencję w Archiwum stanowią:

1) spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji aktowej (załącznik nr 1);

2) spisy zdawczo-odbiorcze informatycznych nośników danych (załącznik nr 2);

3) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 3);

4) karty udostępniania dokumentacji (załącznik nr 4);

5) spisy materiałów archiwalnych przekazanych do PANAwW (załącznik nr 5);

6) spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (załącznik nr 6);

7) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej (załącznik nr 7);

8) protokoły stwierdzające brak lub uszkodzenie udostępnionej dokumentacji (załącznik nr 8).

2. Dla każdego rodzaju środka ewidencyjnego zakłada się oddzielną teczkę.

3. Pomoce ewidencyjne, z wyjątkiem określonych w ust. 1 pkt 3, są materiałami archiwalnymi.

4. Karty udostępniania dokumentacji otrzymują w ciągu roku kolejne numery. Przechowuje się je w Archiwum przez okres dwóch lat, licząc od daty zwrotu akt.

Karty akt wypożyczonych przechowuje się w oddzielnej kartotece do chwili zwrotu akt.

§  12. 

1. Spisy zdawczo-odbiorcze pracownik Archiwum rejestruje w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności wpływu i nadaje im numery wynikające z tego wykazu.

2. Numery spisom zdawczo-odbiorczym nadaje się w sposób ciągły, przez cały czas istnienia Archiwum (nie w obrębie roku kalendarzowego).

3. Przejęte teczki aktowe i nośniki informatyczne pracownik Archiwum oznacza sygnaturą archiwalną, którą stanowi numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez numer pozycji teczki (nośnika) w tym spisie.

4. Po umieszczeniu akt na półkach pracownik Archiwum uzupełnia treść spisów zdawczo-odbiorczych przez odnotowanie (w rubryce 7) oznaczenia magazynu oraz numeru regału i półki, na której przechowywana jest dokumentacja.

5. Archiwum prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:

1) pierwsze egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych ułożone według kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych;

2) drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych, przechowywane w teczkach założonych oddzielnie dla poszczególnych jednostek organizacyjnych; zbiór ten służy do udostępniania dokumentacji.

6. W Archiwum mogą być stosowane również inne pomoce ewidencyjne, np. skorowidze alfabetyczne i rzeczowe, inwentarze itp., sporządzane na nośniku papierowym lub elektronicznym.

§  13. 

1. Dokumentacja zgromadzona w Archiwum powinna być poddawana okresowym przeglądom w celu odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek lub pudeł na nowe.

2. Nie rzadziej niż raz na 5 lat dokonuje się przeglądu przekazanych do Archiwum informatycznych nośników danych i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa.

3. Kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku danych, pod warunkiem, że zapisane na nich dane są zabezpieczone przed utratą w wyniku awarii tego nośnika. Kopie powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie.

4. Jeżeli nie można wykonać kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie nośnika, należy odnotować ten fakt w aktach sprawy, z którymi powiązany jest nośnik oraz w spisie zdawczo-odbiorczym informatycznych nośników danych.

Rozdział  7.

UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI PRZECHOWYWANEJ W ARCHIWUM

§  14. 

1. Dokumentację przechowywaną w Archiwum udostępnia się do celów służbowych i naukowo-badawczych.

2. Do celów służbowych akta udostępnia się w pomieszczeniu Archiwum lub wypożycza poza nie, na podstawie karty udostępniania, po uzyskaniu zgody dyrektora jednostki organizacyjnej, w której akta powstały.

3. Wypożyczenie akt do celów służbowych poza siedzibę Kancelarii PAN może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach, na żądanie uprawnionych organów (sądy, prokuratura), wyłącznie za zgodą Kanclerza Akademii lub osoby przez niego upoważnionej.

4. Nie wolno wypożyczać poza Archiwum akt zastrzeżonych przez jednostkę organizacyjną, która je wytworzyła, akt uszkodzonych i ewidencji zasobu Archiwum.

5. Udostępnianie akt środkom masowego przekazu oraz instytucjom i osobom fizycznym do celów naukowo-badawczych wymaga każdorazowo zgody Kanclerza Akademii i odbywa się stosownie do ogólnie obowiązujących przepisów.

6. Udostępnianie dokumentacji niejawnej określają przepisy odrębne.

§  15. 

1. Archiwum udostępnia wyłącznie całe teczki aktowe, a nie pojedyncze dokumenty z nich wyjęte.

2. Dokumentację wydaje wyłącznie pracownik Archiwum, wkładając w miejsce wyjętych teczek zakładkę zawierającą sygnaturę akt, datę wypożyczenia i termin zwrotu.

3. Przy zwrocie dokumentacji pracownik Archiwum obowiązany jest: sprawdzić jej stan, odnotować na karcie udostępniania, w obecności zwracającego, fakt zwrócenia akt, usunąć zakładkę, o której mowa w ust. 2.

4. Korzystanie z akt w pomieszczeniu Archiwum odbywa się pod nadzorem pracownika Archiwum.

5. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za udostępnione mu akta i ich zwrot w oznaczonym terminie.

6. W przypadku stwierdzenia braku lub uszkodzeń dokumentacji, pracownik Archiwum sporządza stosowny protokół, który podpisuje wypożyczający akta i jego zwierzchnik.

7. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden umieszcza się w miejscu wypożyczonych akt, drugi przechowuje pracownik Archiwum w specjalnej teczce, trzeci przekazuje dyrektorowi komórki organizacyjnej, która akta wypożyczyła, w celu wyjaśnienia sprawy.

Rozdział  8.

WYDZIELANIE I BRAKOWANIE DOKUMENTACJI

§  16. 

1. Raz w roku pracownik Archiwum dokonuje przeglądu spisów zdawczo-odbiorczych oraz zasobu Archiwum celem:

1) wydzielenia materiałów archiwalnych podlegających przekazaniu w danym roku do PANAwW;

2) wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej kategorii BE, podlegającej w danym roku ekspertyzie;

3) wydzielenia do brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął.

2. Wydzielenia dokumentacji dokonuje się na wniosek pracownika Archiwum, komisyjnie; w skład komisji wchodzą każdorazowo:

1) bezpośredni przełożony pracownika Archiwum;

2) pracownik Archiwum;

3) przedstawiciele komórek organizacyjnych, których akta podlegają wydzieleniu.

3. Do zadań komisji należy:

1) wytypowanie materiałów archiwalnych podlegających zgodnie z przepisami przekazaniu do PANAwW;

2) wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii BE do ekspertyzy. Ekspertyzy wstępnej dokonuje, zgodnie z Decyzją Prezesa PAN z dnia 5 grudnia 2002 r. w sprawie zarządzania dokumentacją w jednostkach i komórkach archiwalnych Polskiej Akademii Nauk, PANAwW. Ekspertyzy ostatecznej dokonuje Archiwum Akt Nowych, które może dokonać zmiany kategorii akt; dokonaną zmianę kategorii pracownik Archiwum odnotowuje w spisach zdawczo-odbiorczych i na teczkach aktowych;

3) zakwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, względnie ustalenia innego okresu jej przechowywania;

4) sporządzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisu akt, których okres przechowywania upłynął oraz podpisanie tych dokumentów przez wszystkich członków komisji.

4. Komisja nie może zmienić kwalifikacji akt zaliczonych w rzeczowym wykazie akt do materiałów archiwalnych, może natomiast przedłużyć okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej lub zaproponować przekwalifikowanie jej do kategorii A.

§  17. 

1. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania i jej spis komisja sporządza w trzech egzemplarzach i przedkłada do akceptacji Kanclerza Akademii.

2. Dwa egzemplarze protokołu i spisu dokumentacji, o którym mowa w ust. 1, przesyłane są do Archiwum Akt Nowych za pośrednictwem PANAwW w celu uzyskania zgody na dokonanie brakowania tej dokumentacji.

3. Akta przeznaczone do wybrakowania pracownik Archiwum wydziela i przechowuje w kolejności wyszczególnienia ich w spisie do czasu otrzymania z Archiwum Akt Nowych, wymienionej w ust. 2, zgody.

4. PANAwW zgodnie z Decyzją Prezesa PAN przywołaną w § 16 ust. 3 pkt. 2 może dokonać ekspertyzy wstępnej, zaś Archiwum Akt Nowych może dokonać ekspertyzy ostatecznej dokumentacji proponowanej do brakowania, dokonać zmiany jej kwalifikacji, a w przypadku stwierdzenia niezgodnego z przepisami sporządzenia protokołu bądź spisów, zażądać ponownego ich sporządzenia.

5. Archiwum Akt Nowych wydaje zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich pozostaje w Archiwum przy spisie wybrakowanej dokumentacji, drugi przeznaczony jest dla zbiornicy makulatury lub firmy przyjmującej dokumentację do zniszczenia.

6. Po otrzymaniu zgody na brakowanie z Archiwum Akt Nowych pracownik Archiwum przekazuje akta na makulaturę lub zniszczenie oraz dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych adnotacji o zniszczeniu tej dokumentacji.

7. Akta zawierające informacje niejawne bądź dane osobowe przed przekazaniem na makulaturę należy pociąć w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści.

8. Sposób fizycznego przygotowania akt przeznaczonych do zniszczenia ustala się każdorazowo z firmą, której powierza się zniszczenie wybrakowanej dokumentacji.

9. Wybrakowaną dokumentację Kancelaria PAN może zniszczyć we własnym zakresie, np. poprzez pocięcie akt. Zniszczenie musi odbyć się komisyjnie i zostać potwierdzone stosownym protokołem.

Rozdział  9.

PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO PANAwW

§  18. 

1. Archiwum przekazuje materiały archiwalne do PANAwW po upływie 25 lat od ich wytworzenia, chyba że materiały te są niezbędne w dalszej działalności Kancelarii PAN.

2. Materiały archiwalne przekazywane do PANAwW muszą być uporządkowane zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167 z 2002 r. poz. 1375).

3. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przekazywanych do PANAwW, sporządzonego w trzech egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla PANAwW, a trzeci dla Archiwum Kancelarii PAN. Spis podpisuje osoba sporządzająca i Kanclerz Akademii lub osoba przez niego upoważniona.

4. Do spisu materiałów archiwalnych dołącza się notatkę zawierającą informacje o historii Kancelarii PAN, jej działalności i zmianach organizacyjnych w okresie, z którego pochodzą przekazywane materiały a także rzeczowy wykaz akt obowiązujący w Kancelarii PAN w tym okresie.

5. PANAwW może określić tryb przekazania materiałów archiwalnych, sposób technicznego zabezpieczenia przekazywanych materiałów oraz ewentualnie wymóg sporządzenia dodatkowej ewidencji.

6. Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych do PANAwW ponosi Kancelaria PAN.

7. Z chwilą fizycznego przekazania materiałów archiwalnych do PANAwW pracownik Archiwum dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych stosownej adnotacji.

Rozdział  10.

KONTROLA ARCHIWUM

§  19. 

1. Archiwum Kancelarii PAN podlega kontroli Archiwum Akt Nowych oraz kontroli wewnętrznej PANAwW.

2. Protokół kontroli Archiwum musi zostać uwierzytelniony zgodnie z obowiązującymi przepisami.

3. Kancelaria PAN zobowiązana jest zrealizować zalecenia pokontrolne w wyznaczonym terminie.

4. Archiwum może być kontrolowane również przez Najwyższą Izbę Kontroli oraz inne upoważnione do tego organy.

§ 20. Ogólny nadzór nad postępowaniem z dokumentacją w Kancelarii PAN sprawuje Kanclerz Akademii lub osoba przez niego upoważniona.

Rozdział  11.

POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU REORGANIZACJI KANCELARII PAN LUB USTANIA JEJ DZIAŁALNOŚCI

§  21. 

1. W przypadku reorganizacji Kancelarii PAN:

1) akta spraw ostatecznie zakończonych, wytworzone przez zlikwidowaną jednostkę organizacyjną przekazuje się do Archiwum zgodnie z postanowieniami Instrukcji kancelaryjnej;

2) akta spraw nie zakończonych przekazuje się jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i kompetencje zlikwidowanej jednostki organizacyjnej na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego kopię otrzymuje Archiwum.

2. Z chwilą ustania działalności Kancelarii PAN:

1) w przypadku istnienia następcy prawnego Kancelarii PAN, przejmuje on materiały archiwalne w całości lub w części niezbędnej do jego działalności oraz dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął. Pozostałe materiały archiwalne podlegają przekazaniu w stanie uporządkowanym do PANAwW;

2) w przypadku braku następcy prawnego, cała dokumentacja Kancelarii PAN (materiały archiwalne oraz dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania nie upłynął) podlega przekazaniu w stanie uporządkowanym do PANAwW.

3. Dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania upłynął, podlega brakowaniu w trybie określonym w § 16-17.

Załącznik Nr  1

Spis zdawczo - odbiorczy akt nr …

grafika

Załącznik Nr  2

Spis zdawczo - odbiorczy informatycznych nośników danych nr …

grafika

Załącznik Nr  3

Wykaz spisów zdawczo - odbiorczych

grafika

Załącznik Nr  4

Karta udostępniania akt nr …**)

grafika

Załącznik Nr  5

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY Nr ….

grafika

Załącznik Nr  6

Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie

grafika

Załącznik Nr  7

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej

grafika

Załącznik Nr  8

PROTOKÓŁ

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Jednolity rzeczowy wykaz akt Kancelarii Polskiej Akademii Nauk w Warszawie

Warszawa 2012

Tytuły klas I i II rzędu

0 ZARZĄDZANIE

00 Organy kolegialne

01 Organizacja

02 Akty normatywne. Pomoc prawna

03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka

04 Informatyka

05 Skargi i wnioski

06 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi

07 Współpraca z zagranicą

08 Studia doktoranckie

09 Kontrole

1 KADRY

10 Ogólne zasady pracy i płac

11 Zatrudnienie

12 Ewidencja osobowa

13 Bezpieczeństwo i higiena pracy

14 Dyscyplina pracy

15 Sprawy socjalno-bytowe

16 Ubezpieczenia osobowe

17 Ochrona informacji niejawnych i danych osobowych

2 ŚRODKI RZECZOWE

20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi

21 Inwestycje i remonty generalne

22 Administracja nieruchomości

23 Gospodarka materiałowa

24 Źródła zaopatrzenia

25 Transport i łączność

26 Ochrona Kancelarii

3 EKONOMIKA

30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe

31 Sprawozdawczość finansowo-księgowa

32 Finansowanie działalności

33 Księgowość finansowa

34 Obrót gotówkowy

35 Rozliczenia płac

36 Księgowość materiałowo-towarowa

37 Koszty i ceny

38 Fundusze specjalne

39 Inwentaryzacja

4 WYDAWNICTWA I POPULARYZACJA

40 Wydawnictwa

41 Popularyzacja

Symbole klasyfikacyjne

Hasła klasyfikacyjne

kategoria dokumentacji

Uwagi

w komórce merytorycznej

w innych komórkach

1

2

3

4

5

6

7

9

0

ZARZĄDZANIE

00

Organy kolegialne

000

Zgromadzenie Ogólne PAN

0000

Członkowie PAN

A

Bc

Spisy, teki personalne itp.

0001

Obrady

A

Bc

Porządek obrad, lista uczestników, referaty, wystąpienia, wnioski, uchwały, wybory, protokoły, sprawozdania, stenogramy, materiały na posiedzenia itp.

001

Prezydium PAN

0010

Nominacje na członków Prezydium, skład Prezydium

A

Bc

0011

Protokoły i materiały z posiedzeń

A

Bc

jak w klasie 0001

002

Stałe organy doradcze Prezesa PAN

0020

Kolegium przewodniczących wydziałów

A

Bc

0021

Rada dyrektorów jednostek naukowych

A

Bc

003

Zgromadzenie członków Wydziału. Pozostałe organy kolegialne

A

Bc

Dla każdego organu kolegialnego zakłada się oddzielną teczkę

004

Komitety naukowe, problemowe i narodowe

0040

Powoływanie i odwoływanie komitetów oraz ich składów osobowych

A

Bc

0041

Ewidencja komitetów

A

Bc

0042

Protokoły i materiały z posiedzeń komitetów

A

Bc

0043

Zebrania komisji, sekcji i zespołów komitetów

A

Bc

0044

Sprawozdania z działalności komitetów

A

Bc

005

Komisje stałe i doraźne

A

Bc

Dla każdej komisji zakłada się oddzielną teczkę. Skład, protokoły posiedzeń, referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski i postulaty

006

Komisje międzyresortowe i międzyzakładowe

A

Bc

Jak przy klasie 005 Do kategorii A kwalifikuje się materiały w tej jednostce organizacyjnej, przy której działa sekretariat danej komisji, w pozostałych jednostkach - tylko własne opracowania i teksty wystąpień na posiedzeniach oraz sprawozdania i relacje z przebiegu obrad

007

Udział w obcych organach kolegialnych

A

Bc

Własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania

008

Narady pracownicze

A

Bc

Protokoły, sprawozdania, wnioski

009

Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych

Bc

Bc

Korespondencja operacyjna

01

Organizacja

010

Podstawy prawne działania Polskiej Akademii Nauk

A

Bc

Przepisy ogólnopaństwowe, resortowe, branżowe itp. dotyczące bezpośrednio działania własnej jednostki, m.in. akty erekcyjne

011

Podstawy prawne działania jednostek organizacyjnych podległych PAN

A

Bc

Jak przy klasie 010

012

Organizacja władz i organów nadrzędnych

B5

Bc

Statuty, schematy organizacyjne itp.

013

Organizacja własnej jednostki

A

Bc

Statuty, schematy i regulaminy organizacyjne, księgi służb, zakresy działania, rejestracja własnej jednostki itp.

014

Organizacja jednostek podległych PAN

A

Bc

Jak przy klasie 012 oraz ewidencja jednostek podległych

015

Organizacja innych jednostek

Bc

Bc

Jak przy klasie 012

016

Obieg dokumentacji, archiwum zakładowe

0160

Przepisy kancelaryjno- archiwalne

A

Bc

Instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego itp.

0161

Formularze

B5

Bc

Opracowanie wzorów

0162

Wzory odciskowe pieczęci

A

-

0163

Terminarze, dowody doręczeń, opłat pocztowych itp.

Bc

Bc

0164

Ewidencja archiwum zakładowego

A

-

Dla każdego środka ewidencyjnego prowadzi się odrębne teczki. Nie dotyczy kart udostępnień

0165

Przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

B5

Bc

0166

Udostępnianie akt

B2

Bc

Zezwolenia, karty udostępnienia, rejestr użytkowników

02

Akty normatywne. Pomoc prawna

020

Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych

B10

Bc

021

Zbiór aktów normatywnych PAN

A

Bc

Komplet podpisanych uchwał, decyzji, zarządzeń, instrukcji, wytycznych itp. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki.

022

Rejestr Instytutów PAN

A

Bc

Dla każdego Instytutu prowadzi się odrębne teczki

023

Interpretacja przepisów prawnych

A

Bc

Wykładnia (interpretacja) własnych aktów normatywnych dotyczących merytorycznej działalności

024

Opiniowanie merytoryczne zewnętrznych aktów prawnych

0240

Opiniowanie aktów prawnych organów władzy państwowej

A

Bc

Opinie odnośnie ust, uchwał itp. organów państwowych

0241

Uzgodnienia międzyresortowe

A

Bc

0242

Pozostałe opinie

BE5

Bc

025

Opinie prawne

BE5

-

026

Organizacja, przekształcanie i likwidacja jednostek organizacyjnych PAN - obsługa prawna

BE10

Dla każdej jednostki zakłada się odrębną teczkę

027

Sprawy sądowe

0270

Sprawy cywilne

B10

Bc

Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy

0271

Sprawy gospodarcze

B3

Bc

jak w klasie 0280

0272

Sprawy karne

B5

Bc

jak w klasie 0280

0273

Sprawy o wykroczenia

B3

Bc

jak w klasie 0280

0274

Sprawy sądowo- administracyjne

B10

Bc

jak w klasie 0280

028

Pełnomocnictwa

B10

-

Zwykłe i notarialne do działania w imieniu PAN. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia pełnomocnictwa.

03

Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka

Dla każdego rodzaju planów i sprawozdań zakłada się odrębne teczki. Nie dotyczy preliminarzy i sprawozdań finansowo-księgowych Kancelarii PAN

030

Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości (opisowej i statystycznej)

0300

Opracowania zewnętrzne

B5

Bc

Założenia, wskaźniki, instrukcje jednostek nadrzędnych

0301

Opracowania własne

A

Bc

031

Plany i sprawozdania roczne

0310

Projekty własne planu

B5

Bc

0311

Wersje ostateczne planów własnych i zmiany ustaleń planowych

A

Bc

0312

Plany jednostek podległych

B10

Bc

Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców akt.

0313

Sprawozdania własne

A

Bc

0314

Sprawozdania jednostek podległych

B10

Bc

Jak przy klasie 0312

0315

Sprawozdania zbiorcze

A

Bc

Sprawozdania ostateczne i etapowe, jeżeli nie znalazły odzwierciedlenia w wersjach ostatecznych. Opracowania robocze - kategoria B10

0316

Materiały pomocnicze

B10

Bc

Wyjaśnienia, korespondencja merytoryczna. Materiały pomocnicze, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersjach ostatecznych - kat. A

032

Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych

0320

Plany pracy

B5

Bc

0321

Sprawozdania z działalności

A

Bc

033

Statystyka i analityka

0330

Źródłowe materiały statystyczne

BE5

Bc

Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych

0331

Statystyczne opracowania cząstkowe

B2

Bc

0332

Statystyczne opracowania końcowe

A

Bc

Własne i zbiorcze

034

Analizy i ekspertyzy (kompleksowe i problemowe)

Opinie, informacje, prognozy itp.

0340

Własne

A

Bc

0341

Jednostek podległych

B10

Bc

Jak przy klasie 0313

0342

Zbiorcze

A

Bc

0343

Materiały pomocnicze (robocze)

B10

Bc

Jak przy klasie 0315

035

Analizy wycinkowe

Jak przy klasie 034

0350

Własne

A

Bc

Do kategorii A kwalifikuje się te analizy wycinkowe, które nie mieszczą się w opracowaniu kompleksowym lub problemowym. Pozostałe - kategoria B5

0351

Jednostek podległych

Bc

Bc

0352

Zbiorcze

A

Bc

Jak przy klasie 0350

04

Informatyka

040

Projektowanie i koordynacja systemów i sieci informatycznych

0400

Ogólne schematy systemów, sieci informatycznych, dokumentacja projektowa

A

Bc

0401

Spis systemów, sieci i programów

A

Bc

0402

Administracja i obsługa techniczna systemów i sieci informatycznych

B5

Bc

041

Banki danych

A

-

042

Witryna internetowa

A

-

W tym BIP. Projekt strony, materiały publikowane na stronie itp., archiwizowane po każdorazowej aktualizacji

043

Licencje oprogramowania

B5

Bc

Okres przechowywania liczy się od chwili zaprzestania użytkowania oprogramowania

044

Kontrola dostępu do sieci

B5

-

05

Skargi i wnioski

050

Przepisy własne i ich interpretacja w sprawach załatwiania skarg i wniosków

A

Bc

051

Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio

A

Bc

W razie masowości tego typu spraw, do kategorii A kwalifikuje się przykładowo 5-10%

052

Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości

B3

Bc

053

Analizy skarg i wniosków

A

Bc

054

Rejestry skarg i wniosków

A

Bc

06

Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi

Obejmuje sprawy ogólne współpracy z jednostkami krajowymi, niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas

060

Współpraca z organami władzy państwowej

A

Bc

Dla każdej instytucji zakłada się oddzielną teczkę. Porozumienia i ich realizacja, korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych instytucji - kategoria A. Pozostałe materiały - kategoria B5

061

Współpraca z ministerstwami i urzędami centralnymi

A

Bc

Jak przy klasie 060

062

Współpraca z jednostkami organizacyjnymi PAN

A

Jak przy klasie 060

063

Współpraca z organizacjami zawodowymi

BE5

Jak przy klasie 060

064

Współpraca z innymi urzędami i instytucjami

BE10

Bc

Jak przy klasie 060

065

Współpraca między komórkami organizacyjnymi Kancelarii PAN

Bc

Bc

066

Sprawozdania i notatki z krajowych wyjazdów służbowych

A

Bc

067

Techniczna obsługa przyjazdów i wyjazdów krajowych

B2

Bc

068

Reprezentacja

BE5

Bc

Zaproszenia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja kierownictwa

07

Współpraca z zagranicą

070

Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej

A

Bc

Opracowania własne. Opracowania zewnętrzne - kategoria B5

071

Umowy wielostronne i dwustronne ich realizacja

A

Bc

Dla każdego partnera zakłada się odrębne teczki. Projekty, aplikacje, zezwolenia, sprawozdania, korespondencja merytoryczna itp. Organizacja techniczna i korespondencja operacyjna - kat. B5.

072

Wymiana dokumentacji i informacji

A

Bc

073

Współpraca wielostronna z organizacjami międzynarodowymi

A

Bc

Protokoły posiedzeń, analizy, opracowania problemowe. Referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski

074

Współpraca dwustronna

Dla każdego kraju zakłada się odrębne teczki

0740

Spotkania kierowników pokrewnych jednostek organizacyjnych

A

Bc

Opracowania i inne materiały do rozmów, protokoły, notatki, sprawozdania

0741

Wspólne przedsięwzięcia

A

Bc

Opracowania, informacje, analizy, korespondencja merytoryczna

075

Zagraniczne wyjazdy służbowe

0750

Sprawozdania z wyjazdów

A

Bc

Dotyczy sprawozdań pracowników własnych. Obejmuje również indywidualne instrukcje dla delegowanych i rejestry wyjazdów

0751

Sprawy paszportowo- dewizowe

B5

Bc

076

Przyjazdy z zagranicy

0760

Programy pobytu gości zagranicznych i sprawozdania z pobytu

A

Bc

Obejmuje również rejestr pobytu delegacji zagranicznych

0761

Obsługa delegacji zagranicznych

Bc

Bc

08

Studia doktoranckie

080

Ewidencja studiów doktoranckich w placówkach PAN

A

Bc

081

Dokumentacja studiów doktoranckich w placówkach PAN

A

Bc

Programy zajęć, listy słuchaczy, zaświadczenia o odbytych studiach doktoranckich itp. Dla każdej placówki zakłada się odrębną teczkę.

082

Stypendia doktoranckie Prezesa PAN

A

Bc

09

Kontrole

090

Kontrole zewnętrzne własnej jednostki {Najwyższa Izba Kontroli itp.)

Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę

0900

Kompleksowe

A

Bc

Obejmujące całokształt działalności kontrolowanej jednostki

0901

Problemowe

A

Bc

Dotyczące zagadnień merytorycznych

0902

Wycinkowe doraźne

BE5

Bc

091

Kontrole zewnętrzne w jednostkach podległych

B5

Bc

Jak przy klasie 090

092

Zasady i tryb prowadzenia kontroli

A

Bc

przepisy własne PAN

093

Kontrole wewnętrzne PAN

B5

Bc

Jak przy klasie 090

094

Kontrole jednostek podległych i nadzorowanych przez PAN.

Jak przy klasie 090

0940

Kompleksowe

A

Bc

Jak przy klasie 0900

0941

Problemowe

A

Bc

Jak przy klasie 0901

0942

Wycinkowe i doraźne

BE5

Bc

0943

Specjalne

BE5

Bc

095

Książki kontroli

B5

Bc

1

KADRY

10

Ogólne zasady pracy i płac

Dotyczy własnej jednostki i jednostek podległych

100

Taryfikatory kwalifikacyjne

A

Bc

101

Zasady wynagradzania i premiowania

A

Bc

Siatki płac, stawek, dodatki itp.

11

Zatrudnienie

110

Wykazy etatów

A

Bc

Zestawienia ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów

111

Werbunek, przyjmowanie i zwalnianie pracowników

B2

Bc

Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych.

112

Opinie o pracownikach

B5

Bc

Jak przy klasie 111

113

Analizy i sprawozdania dotyczące stanu osobowego

A

Bc

114

Rozmieszczenie pracowników

Bc

Bc

Zastępstwa, przeniesienia itp.

115

Umowy zlecenia i o dzieło

Umowy o prace zlecone z własnymi i obcymi pracownikami, ewidencja prac zleconych

1150

ze składką emerytalną

B50

Bc

1151

bez składki emerytalnej

B5

Bc

116

Nagrody, odznaczenia, kary

1160

Nagrody zewnętrzne

B10

Bc

Kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych (klasa 120)

1161

Odznaczenia państwowe

B10

Bc

Wnioski. Kopie pism o przyznaniu odkłada się do akt osobowych

1162

Nagrody i odznaczenia własne

A

Bc

Wnioski wraz z dokumentacją

1163

Kary, postępowanie dyscyplinarne

B5

Bc

117

Wojskowe sprawy pracowników

B5

Bc

12

Ewidencja osobowa

120

Akta osobowe

A

Bc

121

Pomoce ewidencyjne do akt osobowych

B50

Bc

Skorowidze, karty personalne, wykazy imienne itp.

13

Bezpieczeństwo i higiena pracy

130

Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy

A

Bc

Własne. Zewnętrzne - kat. B10

131

Wypadki

Dotyczy wypadków podczas pracy oraz w drodze do lub z pracy

1310

Wypadki zbiorowe, śmiertelne, powodujące inwalidztwo

A

Bc

1311

Inne wypadki

B10

Bc

132

Analiza wypadków i chorób zawodowych

A

-

133

Badania lekarskie

B5

Karty badań okresowych

134

Szkolenia z zakresu BHP

B5

Kopie zaświadczeń odkłada się do akt osobowych.

135

Przegląd stanowisk pracy

B5

-

Protokoły, zalecenia, sprawozdania itp.

14

Dyscyplina pracy

140

Listy obecności

B3

Bc

141

Absencja

B5

Bc

Dotyczy tylko zwolnień lekarskich. Pozostałe - kategoria Bc

142

Urlopy pracownicze

B3

Bc

Plany i karty urlopowe

143

Ewidencja delegacji służbowych

Bc

Bc

Rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych - kategoria B5

15

Sprawy socjalno- bytowe

150

Podstawowe zasady

A

Bc

Własne ustalenia jednostki

151

Mieszkania pracownicze

B5

Bc

Obejmuje mieszkania zastępcze, służbowe, hotele pracownicze, spółdzielcze

152

Opieka nad pracownikami

B5

Bc

Opieka zdrowotna, opieka nad dziećmi, inwalidami i rencistami

153

Pomoc socjalna realizowana w ramach funduszu świadczeń socjalnych

B5

Bc

154

Zaopatrzenie rzeczowe pracowników

B3

Bc

16

Ubezpieczenia osobowe

160

Przepisy ubezpieczeniowe

B5

Bc

161

Ubezpieczenia społeczne

B10

Bc

162

Legitymacje ubezpieczeniowe

B10

Bc

Rejestry

163

Dowody uprawnienia do zasiłków

B10

Bc

Zasiłki chorobowe itp.

164

Wnioski emerytalne i rentowe

B2

-

Decyzje o przyznaniu odkłada się do akt osobowych

165

Ubezpieczenia zbiorowe

B10

Bc

Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej

17

170

Ochrona informacji niejawnych

B10

Bc

Materiały dotyczące dopuszczenia do informacji niejawnych. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych.

171

Ochrona danych osobowych

B10

Bc

Instrukcje, korespondencja itp.

2

ŚRODKI RZECZOWE

20

Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi

A

Bc

Własne ustalenia

21

Inwestycje i remonty generalne

210

Dokumentacja prawna i techniczna obiektów własnych

BE5

Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę Okres przechowywania liczy się od ustania eksploatacji obiektu.

211

Ewidencja inwestycji i remontów generalnych

A

Bc

212

Wnioski inwestycyjne

B10

Bc

213

Programy funkcjonalno- użytkowe

B5

Bc

214

Wykonawstwo i odbiór inwestycji i remontów generalnych

B5

Bc

Umowy, opinie rzeczoznawców, kosztorysy i harmonogramy prac, itp. Okres przechowywania liczony jest od momentu odbioru i rozliczenia inwestycji.

215

Remonty bieżące

B5

Bc

22

Administracja nieruchomości

220

Nabywanie i zbywanie nieruchomości

A

Bc

Dokumentacja prawna i techniczna

221

Przydział i wynajem nieruchomości

B5

Bc

Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy

222

Eksploatacja nieruchomości

B5

Bc

Konserwacja, przeglądy bieżące, dostawy energii, ogrzewania itp.

223

Najem nieruchomości i lokali innym osobom prawnym lub fizycznym

B5

Bc

Umowy najmu itp. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy najmu

224

Podatki i opłaty publiczne

B10

Bc

Deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych)

23

Gospodarka materiałowa i środki trwałe

Obejmuje zaopatrzenie w, materiały, opakowania i inne ruchomości

230

Organizacja gospodarki materiałowej

A

Bc

Ustalenia własne

231

Magazynowanie i użytkowanie

B5

Bc

Przychód i rozchód, dostawy, kartoteki ilościowe itp.

232

Ewidencja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych

B5

-

Książka ewidencyjna, dowody przyjęcia do eksploatacji, karty inwentarzowe itp. Okres przechowywania liczy się od daty likwidacji

233

Konserwacja i remonty środków trwałych

B5

Bc

234

Likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych

B5

-

Protokoły zdjęcia ze stanu itp.

235

Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników

B5

-

236

Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi

B2

Bc

24

Zaopatrzenie

240

Zapotrzebowanie

B5

Bc

Zgłoszenia zapotrzebowania, oferty, zamówienia, rozdzielniki itp.

241

Zamówienia publiczne

2410

Przepisy ogólne

B10

Bc

obce

2411

Realizacja zamówień publicznych - dostawy

B5

Bc

Przetargi - oferty, protokoły komisji, umowy itp.

2412

Realizacja zamówień publicznych - usługi

B5

Bc

jak przy klasie 2401

2413

Realizacja zamówień publicznych - roboty budowlane

B5

Bc

jak przy klasie 2401

242

Inne źródła zaopatrzenia

B5

Bc

Dostawcy krajowi i zagraniczni

25

Transport i łączność

250

Eksploatacja własnych i obcych środków transportu

B5

Bc

Karty eksploatacji samochodów itp.

251

Eksploatacja środków łączności

B2

Bc

Telefony, faksy

26

Ochrona Kancelarii

260

Ochrona przeciwpożarowa, cywilna i inna

B5

Bc

261

Ubezpieczenia rzeczowe

B10

Bc

Od ognia, kradzieży itp. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy.

3

EKONOMIKA

30

Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe

300

System ewidencji

A

Bc

301

Plan kont

A

Bc

31

Sprawozdawczość finansowo-księgowa

310

Preliminarze budżetowe (roczne)

A

Bc

311

Bilanse i sprawozdania finansowe (roczne)

A

Bc

312

Sprawozdania finansowe (okresowe)

B5

Bc

313

Zmiany budżetu

A

Bc

32

Finansowanie działalności

320

Rozliczenia z budżetem

B5

Bc

321

Finansowanie własnej jednostki

B5

Bc

322

Finansowanie jednostek podległych

B5

Bc

323

Obsługa bankowa

3230

Wzory podpisów

B5

Bc

3231

Wyciągi bankowe

B5

Bc

3232

Rejestry czeków

B2

Bc

324

Finansowanie inwestycji i zakupów

B5

Bc

33

Księgowość finansowa

330

Dowody księgowe

B5

Bc

Faktury, rachunki

331

Dokumentacja księgowa

B5

Bc

Księgi, rejestry, dzienniki, karty kontowe

332

Rozliczenia finansowe

B5

Bc

333

Windykacja należności

B5

Bc

Dokumenty związane z udowodnieniem zadłużeń i należności

334

Uzgadnianie sald

B5

Bc

Potwierdzanie sald, korespondencja

335

Ewidencja syntetyczna, analityczna

Księgi lub kartoteki finansowe

3350

Ewidencja analityczna

B5

Bc

3351

Ewidencja syntetyczna

B5

Bc

34

Obrót gotówkowy

340

Dokumentacja kasowa

B5

Dowody wpłat i wypłat, rejestry kasowe itp.

341

Raporty kasowe

B5

35

Rozliczenia płac

350

Dokumentacja płac

B5

Bc

Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki itp.)

351

Rozliczenia podatku dochodowego

B5

Bc

informacje o dochodach rocznych, przelewy do urzędów skarbowych itp.

352

Listy zaliczek na płace

B3

Bc

353

Listy płac

3530

Listy płac ze składką emerytalną

B50

Bc

3531

Listy płac bez składki emerytalnej

B5

Bc

354

Karty zbiorcze płac

3540

Karty zbiorcze płac ze składką emerytalną

B50

Bc

3541

Karty zbiorcze płac bez składki emerytalnej

B5

Bc

355

Zaświadczenia o płacach

Bc

Bc

Kopie zaświadczeń lub ich rejestry

36

Księgowość materiałowo-towarowa

360

Dowody księgowe

B5

Bc

Faktury własne i obce

361

Dokumentacja księgowa

B5

Bc

Karty ilościowo- wartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne

37

Koszty i ceny

370

Kalkulacja i analiza kosztów własnych

A

Bc

371

Kalkulacja i analiza cen

A

Bc

372

Ceny

A

Bc

373

Zmiany cen

A

Bc

374

Dokumentacja źródłowa do obliczania kosztów własnych i kalkulacji cen

B2

Bc

38

Fundusze

380

Zasady tworzenia i gospodarowania funduszami

A

Bc

Własne ustalenia

361

Fundusze specjalne

B5

Bc

Dla każdego funduszu zakłada się odrębną teczkę

39

Inwentaryzacja

390

Ogólne zasady

A

Bc

Własne wytyczne

391

Spisy i protokoły inwentaryzacyjne

B5

Bc

392

Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne, wnioski komisji

B5

Bc

393

Wycena i przecena

B10

Bc

4

WYDAWNICTWA I POPULARYZACJA

40

Wydawnictwa

400

Program wydawnictw

A

Bc

Badania potrzeb i ustalanie tematyki

401

Materiały powstające w związku z publikowaniem pozycji wydawniczych

A

Bc

Tzw. "teki wydawnicze", zawierające dokumentację każdego tytułu: karty wydawnicze, umowy, opracowanie autorskie i redakcyjne, opinie, recenzje, , projekty graficzne, opinie o wydanym tytule. Dla każdego tytułu zakłada się odrębną teczkę.

402

Wykonanie poligraficzne

B2

Bc

403

Rozpowszechnianie wydawnictw

B2

Bc

41

Popularyzacja

410

Informacje własne dla prasy, radia i telewizji

A

Bc

411

Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały informacyjne

4110

O działalności własnej

A

Bc

4111

O działalności jednostek podległych

B10

Bc

412

Odpowiedzi na krytykę prasową, konferencje prasowe

A

Bc

413

Kroniki i monografie

A

Bc

O działalności własnej

414

Zjazdy, konferencje, sympozja itp.

A

Bc

Programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, sprawozdania z realizacji uchwał

415

Wystawy, pokazy, odczyty i inne imprezy

Obejmuje imprezy stałe i okolicznościowe

4150

Imprezy własne

A

Bc

Programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty odczytów, własne plakaty i ulotki, własne nagrania itp.

4151

Wykłady Wszechnicy PAN

A

Bc

4152

Imprezy współorganizowane z partnerami krajowymi i zagranicznymi

A

Bc

jak w klasie 550

4153

Techniczna obsługa wystaw, pokazów i wykładów

B2

Bc

4154

Udział w obcych imprezach krajowych i zagranicznych

A

Bc

Do kategorii A zalicza się własne opracowania lub sprawozdania z czynnego uczestnictwa w tych imprezach