Podat.2017.12.6

| Akt nieoceniany
Wersja od: 6 grudnia 2017 r.

UCHWAŁA Nr 59/2017
KRAJOWEJ KOMISJI REWIZYJNEJ KRAJOWEJ IZBY DORADCÓW PODATKOWYCH
z dnia 6 grudnia 2017 r.
Wnioski i zalecenia Krajowej Komisji Rewizyjnej KIDP do protokołu z czynności kontrolnych za okres od 1 stycznia 2014 roku do 31 grudnia 2014 roku

Na podstawie § 31 ust. 1 pkt 2 Statutu Krajowej Izby Doradców Podatkowych oraz § 13 ust. 1 Regulaminu Krajowej Komisji Rewizyjnej Krajowej Izby Doradców Podatkowych uchwala się, co następuje:
§  1.  Krajowa Komisja Rewizyjna KIDP przyjmuje wnioski i zalecenia do protokołu z czynności kontrolnych Zespołu kontrolującego ds. kontroli finansowania działalności statutowej i programowej w zakresie integracji środowiska doradców podatkowych oraz doskonalenia zawodowego członków Izby w 2014r. z uwzględnieniem osiągniętych przychodów z tytułu odpłatności stanowiące załączniki do niniejszej uchwały.
§  2.  Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

ZAŁĄCZNIK

Wnioski i zalecenia do protokołu z czynności kontrolnych Zespołu kontrolującego ds. kontroli finansowania działalności statutowej i programowej w zakresie integracji środowiska doradców podatkowych oraz doskonalenia zawodowego członków Izby w 2014r. z uwzględnieniem osiągniętych przychodów z tytułu odpłatności

1. Wniosek:

Brak koordynacji, nadzoru kierowniczego i kontroli realizacji zadań powierzonych pracownikom Biura KIDP, a wynikających z zasad rachunkowości i przyjętej polityki rachunkowości oraz ustawy o podatku od towarów i usług /VAT/.

Zalecenie:

Zintensyfikowanie kontroli oraz nadzoru przez Skarbnika KRDP nad realizowanymi przez Biuro KIDP, w szczególności nad osobą zatrudnioną na stanowisku głównego księgowego Biura KIDP, czynnościami w zakresie związanym z prowadzeniem księgowości KIDP, w tym dokonywania właściwych księgowań zdarzeń gospodarczych i prawidłowej prezentacji danych finansowych. Egzekwowanie od osób odpowiedzialnych sprawowania prawidłowej kontroli merytorycznej oraz formalnej i rachunkowej nad dokumentami przekazanymi do dekretacji.

2. Wniosek:

W dalszym ciągu niektóre Regionalne Oddziały KIDP nie opracowały regulaminów szkoleń, konferencji i spotkań integracyjnych oraz stosowanych w tym zakresie procedur. Podczas kontroli stwierdzono przypadki, gdzie decyzje o odpłatności za udział w szkoleniu podejmowano ustnie bez odpowiedniej uchwały. Niektóre regulaminy szkoleń, konferencji i spotkań integracyjnych,nie regulowały odpłatności za udział w szkoleniu organizatorów i opiekunów szkoleń. W takich przypadkach decyzje te podejmowano w odrębnych uchwałach lub ustnie.

Zalecenie

Opracowanie i wprowadzenie we wszystkich Regionalnych Oddziałach KIDP regulaminów szkoleń, konferencji i spotkań integracyjnych.

3. Wniosek:

W Regionalnych Oddziałach KIDP stosuje się różne kwoty odpłatności za udział doradców podatkowych w szkoleniach jednodniowych pomimo uiszczania na rzecz KIDP przez wszystkich doradców podatkowych obowiązkowych składek członkowskich w tej samej wysokości.

Zalecenie: wprowadzić jednolite zasady odpłatności dla doradców podatkowych z tytułu udziału w szkoleniach jednodniowych stosując zasadę równości członków samorządu zawodowego zgodnie z punktem 5 załącznika do uchwały 46/2010 III Zjazdu KIDP.

4. Wniosek:

W Regionalnych Oddziałach KIDP prowadzi się niejednolitą politykę dopłat do szkoleń kilkudniowych (wyjazdowych) dla doradców podatkowych. Powoduje to migracje członków KIDP w zakresie korzystania z tych szkoleń, do oddziałów stosujących wyższe dofinansowanie(niższą odpłatność). Skutkuje to korzystaniem przez członków innych

oddziałów ze środków finansowych oddziału organizującego szkolenie które pochodzą ze składek członkowskich wnoszonych przez doradców podatkowych tego oddziału.

Zalecenie:

Podjąć działania mające na celu ujednolicenie zasad udziału doradców podatkowych w szkoleniach organizowanych przez inne Regionalne Oddziały, w szczególności w zakresie odpłatności i dofinansowania udziału tych doradców podatkowych ("składka idzie za doradcą"),

5. Wniosek:

Nie podejmowano skutecznych działań windykacyjnych w stosunku do należności KIDP z tytułu odpłatności za udział w szkoleniach, konferencjach i spotkaniach integracyjnych.

Zalecenie:

Wyegzekwowanie od uczestników szkoleń, konferencji i spotkań integracyjnych występujących zaległości z tytułu odpłatności za udział w szkoleniach, konferencjach i spotkaniach integracyjnych. W przypadku braku możliwości wyegzekwowania zaległości np. z powodu upływu czasu, pociągnięcie do odpowiedzialności osób, które przyczyniły się do powstania strat w związku z niedopełnieniem obowiązków służbowych

6. Wniosek:

W dalszym ciągu osoby nie będące doradcami podatkowymi korzystają ze świadczeń Izby będącymi realizacją zadań statutowych, w szczególności z udziału w szkoleniach, konferencjach i spotkaniach integracyjnych określonych w & 6 ust 1 pkt 2 i 5 Statutu KIDP. Podczas czynności kontrolnych stwierdzono że w dalszym ciągu odpłatność pracowników i osób towarzyszących obejmuje jedynie część kosztu poniesionego przez KIDP.

Zalecenie: bezwzględnie stosować postanowienia § 6 ust1 pkt 2 i 5 Statutu KIDP.

7. Wniosek:

Regionalne Oddziały KIDP w uchwałach o odpłatności za szkolenia jednodniowe stosują wyższą kwotę odpłatności lub dopłatę do szkolenia dla doradcy podatkowego zalegającego w płatnościach wobec Izby. Z uwagi na brak powiązania wnoszonych odpłatności z faktycznymi kosztami uczestnictwa, KKR KIDP powzięła wątpliwość co do charakteru stosowanych wyższych odpłatności bądź dopłat. W ocenie KKR KIDP taki system dopłat i odpłatności ma znamiona represyjne wobec doradców podatkowych, przejawiające się w stosowaniu odpłatności mających charakter sankcyjny. Zaleganie przez doradcę podatkowego w opłatach na rzecz KIDP powoduje wdrożenie procedur określonych przez KRDP oraz rodzi odpowiedzialność dyscyplinarną.

Zalecenia: Stosować równość członków samorządu zawodowego przy ustalaniu odpłatności za udział w szkoleniu.

8. Wniosek:

W niektórych Regionalnych Oddziałach KIDP w dalszym ciągu występują przypadki, w których nie dochodziło do formalnego zawarcia umowy na obsługę hotelową szkolenia a jedynym dokumentem potwierdzającym zakres uzgodnionych świadczeń była oferta przygotowana przez hotel.

Zalecenie:

Bezwzględnie zawierać umowy na organizację szkoleń, konferencji i spotkań integracyjnych zabezpieczając właściwie interesy Krajowej Izby Doradców Podatkowych.

9. Wniosek:

Niektóre Regionalne Oddziały KIDP nie zawierały umów ubezpieczeniowych odpowiedzialności cywilnej organizatora imprezy z tytułu ewentualnych szkód powstałych w wyniku nieszczęśliwego wypadku

Zalecenia: Wprowadzenie przez KRDP obowiązku zawierania przez organizatorów szkoleń, konferencji i spotkań integracyjnych umów ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej oraz NNW osób uczestniczących w szkoleniu.

10. Wniosek:

W kontrolowanym okresie zaobserwowano, iż w dalszym ciągu niektóre Regionalne Oddziały KIDP organizują szkolenia, konferencje i imprezy integracyjne poza terytorium RP. Zasada terytorialności działalności KIDP została zapisana w § 3 Statutu KIDP. Kwestia ta była ponadto przedmiotem opinii prawnej przygotowanej na zlecenie KIDP w III kadencji, w której wskazano, iż działalność Izby powinna być prowadzona wyłącznie na terytorium Polski. W świetle przeprowadzonej analizy przepisów prawa wewnątrzkorporacyjnego oraz biorąc pod uwagę opinię prawną należy uznać iż działalność prowadzona poza terytorium RP może wiązać się z zarzutem niewłaściwego prowadzenia działalności przez KIDP.

11. Wniosek:

Regionalne Oddziały KIDP podejmują uchwały w zakresie finansowania działalności szkoleniowej i integracyjnej na odmiennych zasadach. Część Regionalnych Oddziałów KIDP podejmuje jedynie uchwały w zakresie odpłatności lub ceny za udział w szkoleniu, nie uchwalając ostatecznej kwoty dopłaty do imprezy ze środków Regionalnych Oddziałów KIDP, natomiast część Regionalnych Oddziałów KIDP oprócz uchwał regulujących odpłatności lub ceny za udział w szkoleniu, uchwala również maksymalny budżet na imprezę lub łączna kwotę dopłaty ze środków Regionalnego Oddziału KIDP.

Zalecenie: bezwzględnie każdorazowo podejmować decyzje w formie uchwały w zakresie kwoty ponoszonych kosztów organizacji szkoleń, wnoszonej odpłatności i wysokości dopłaty do organizowanych przez KIDP przedsięwzięć.

12. Wniosek:

W części Regionalnych Oddziałów KIDP odpłatność doradcy podatkowego za udział w szkoleniach znacznie przewyższa faktyczny koszt szkolenia, co skutkuje uzyskaniem nadwyżki przychodów nad kosztami z działalności szkoleniowej. Równolegle niektóre RO KIDP stosują zasadę odpłatności za udział w szkoleniach poniżej faktycznego kosztu organizacji szkolenia, lub nie pobierając opłaty za udział w szkoleniu, dofinansowując organizację szkolenia z pozostałych środków finansowych będących w dyspozycji oddziału, co powoduje naruszenie zasady równości członków samorządu zawodowego.

Zalecenie: wprowadzić jednolite zasady przeprowadzania kalkulacji organizowanych przez Izbę przedsięwzięć, stanowiącej podstawę ustalania odpłatności za udział w przedsięwzięciach.

13. Wniosek:

W niektórych Regionalnych Oddziałach KIDP nie prowadzono dokumentacji potwierdzającej udział w organizowanych przedsięwzięciach, która stanowić powinna podstawę do rozliczenia zorganizowanego przedsięwzięcia i weryfikacji ponoszonych kosztów.

Zalecenia: Bezwzględnie dokumentować w formie podpisów na listach obecności udział w organizowanych przedsięwzięciach.

14. Wniosek:

Niektóre Regionalne Oddziały KIDP dokonywały zakupu miejsc szkoleniowych w podmiotach komercyjnie świadczących usługi organizacji szkoleń.

Zalecenie: realizować zadania statutowe polegające na organizacji szkoleń przez KIDP zgodnie z postanowieniami Statutu.

15. Wniosek:

Pomorski Oddział KIDP organizując spotkania integracyjne korzystał z zewnętrznego organizatora wyjazdów zagranicznych. Wpłaty uczestników dokonywane były z pominięciem Krajowej Izby Doradców Podatkowych. Takie zorganizowanie wyjazdu zagranicznego powoduje m.in. pominięcie procedury ofertowej przy wyborze wykonawcy.

Zalecenie: wszelkie wpłaty związane z organizacją przez Izbę przedsięwzięć winny być wnoszone do Krajowej Izby Doradców Podatkowych.

16. Wniosek:

Niektóre Regionalne Odziały KIDP organizując spotkania wigilijne wysyłały imienne zaproszenia tylko do osób funkcyjnych i wąskiego grona gości, natomiast koszt tej imprezy rozliczały jako spotkanie integracyjne. Nie zamieszczano informacji w panelu mdoradca o planowanym spotkaniu wigilijnym w Regionalnym Oddziale KIDP. Doradcy Podatkowi nie mieli wiedzy że Regionalny Oddział KIDP organizuje imprezę integracyjną pod nazwą "spotkanie wigilijne", jak również nie wiedzieli gdzie i kiedy odbędzie się przedmiotowa impreza integracyjna. W nieuzasadniony sposób doszło do zawyżenia kosztów spotkań integracyjnych a zaniżono koszt organizacji posiedzeń zarządów.

Zalecenie: bezwzględnie stosować zasadę równości członków samorządu

17. Wniosek:

KKR KIDP zwraca uwagę na sposób rozliczeń pomiędzy KIDP a sponsorami i partnerami organizowanych przez KIDP wydarzeń. Są to w większości porozumienia kompensacyjne. Kwoty należne od sponsorów i partnerów wynikające z zawartych umów i wystawionych faktur w większości rozliczane są na zasadzie kompensaty z kwotami wynikającymi z faktur potwierdzających zakup wydawnictw książkowych lub licencji na dostęp do programów LEX, wykorzystywanych następnie w bibliotece lub przekazywanych uczestnikom wydarzeń organizowanych przez KIDP.

Zalecenia: zweryfikować przydatność nabywanych przez Regionalne Odziały KIDP wydawnictw książkowych i ich aktualność a także sposób ich wykorzystania. Szczególnie w zakresie dostępu do oprogramowania prawniczego w ramach biblioteki doradcy podatkowego.

18. Wniosek:

KKR KIDP zwróciła uwagę na nabywanie przez niektóre Regionalne Odziały KIDP wielokrotnych dostępów do oprogramowania Firmy Wolters Kluwer przy jednoczesnym braku zasad korzystania z przedmiotowych dostępów na odległość. Nadal konieczna jest wizyta w oddziale KIDP w celu skorzystania z oprogramowania. Istota zakupu dostępów on- line, sama w sobie, jest związana z mobilnością korzystającego i brakiem uzależnienia od miejsca korzystania przez korzystającego.

Zalecenia: podjęcie działań w celu weryfikacji faktycznego zainteresowania i korzystania z oprogramowania przez doradców podatkowych w siedzibie Regionalnych Oddziałów KIDP.

Rozważenie możliwości zakupu dostępów do oprogramowania on-line i wynegocjowania istotnych upustów przez KRDP z pominięciem możliwości zakupu takiego oprogramowania samodzielnie przez poszczególne Regionalne Oddziały KIDP, tak aby wszyscy doradcy podatkowi mieli możliwość dostępu do oprogramowania a nie tylko doradcy nielicznych Regionalnych Oddziałów KIDP. Stworzenie ogólnopolskich zasad korzystania on-line z oprogramowania Izby przez doradców podatkowych (równość członków samorządu)

19. Wniosek:

KKR KIDP zwraca uwagę na wystąpienie w 2014 roku nabycia przez KIDP licencji na korzystanie z utworów Doradców Podatkowych od Firmy Wolters Kluwer (autorskie prawa majątkowe do wykładu wygłoszonego podczas konferencji), która była właścicielem praw do utworu poprzez ich wcześniejsze nabycie od osoby wygłaszającej wykład będącej doradcą podatkowym.

Zalecenia: zawieranie umów i zaciąganie zobowiązań bezpośrednio z osobami przekazującymi autorskie prawa majątkowe z pominięciem występujących w łańcuchu pośredników.

20. Wniosek:

Oddziały KIDP stosują różne wzorce umów które podpisują z wykładowcami na przeprowadzenie wykładów. Są to umowy o dzieło bądź umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych autorskich. Zapisy w treści umów, różnią się w zakresie przeniesienia praw autorskich jak i w zakresie utrwalania wykładów oraz wyrażania zgody na udostepnienie podpisu (faksymile) w panelu mdoradca w celu wygenerowania przez doradcę podatkowego certyfikatu.

Zalecenia: bezwzględne ujednolicenie dla całej Izby wzorca umowy zawieranej z wykładowcami na przeprowadzenie wykładu. Stosowana umowa ma zabezpieczać bezpieczeństwo i interesy KIDP.

21. Wniosek:

W dalszym ciągu na dokumentach źródłowych występują braki w opisach rodzaju poniesionego wydatku i jego celowości. Na dokumentach jednego oddziału brak jest w dekretach przypisanych kwot do kont. W wyjaśnieniach odział ten powołuje się na ustawę o rachunkowości i brak konieczności przypisywania kwot do rodzajów kont.

Zalecenia: bezwzględnie stosować postanowienia obowiązującej polityki rachunkowości w zakresie opisu dokumentów i ich dekretacji.

22. Wniosek:

W materiałach przekazywanych KKR KIDP, jak i dokumentacji księgowej przekazywanej do Biura KIDP przez Regionalne Oddziały KIDP w zakresie dowodów potwierdzających poniesienie wydatków na usługi hotelowe i gastronomiczne, szczególnie w wypadku objęcia ich usługą pakietową na organizacje wydarzenia, brak jest załączników potwierdzających sposób rozliczenia i jego zasadność pomimo iż z zawartych umów wynika iż przedmiotowe zestawienia są podstawą wystawienia faktur.

Zalecenia: zobowiązać Regionalne Oddziały KIDP do przekazywania do Biura KIDP kompletnych materiałów zawierających specyfikację wykonanych usług związanych z wystawionymi fakturami za usługi świadczone na rzecz KIDP.

23. Wniosek:

Zarządy niektórych Regionalnych Oddziałów KIDP organizują wyjazdowe posiedzenia Zarządów w przeddzień kilkudniowych szkoleń wyjazdowych. Wiąże się to z ponoszeniem dodatkowych kosztów pokrywanych ze środków Izby związanych z dodatkowymi noclegami

członków zarządów i dodatkowymi usługami gastronomicznymi, oraz zwrotem kosztów podróży obejmującej udział w zorganizowanym posiedzeniu oraz w szkoleniu.

Zalecenia: ograniczyć możliwości organizowania wyjazdowych posiedzeń zarządów, w powiązaniu z kilkudniowymi szkoleniami wyjazdowymi i pokrywania ze środków KIDP z tego tytułu dodatkowych noclegów, usług gastronomicznych i zwrotu kosztów podróży osób uczestniczących w organizowanych posiedzeniach.

24. Wniosek:

W dalszym ciągu występują błędy w zakresie kwalifikowania przychodów i kosztów do poszczególnych grup przychodów i kosztów. Regionalne Oddziały wyjaśniając rozbieżności jako przyczynę z reguły wskazują błędnie zaksięgowane przychody i koszty na poszczególnych kontach szkoleń, konferencji i integracji. Wskazuje to na nieskutecznie funkcjonujący system weryfikacji i kontroli wewnętrznej.

Zalecenia: usprawnienie systemu kontroli wewnętrznej, zobowiązać osoby odpowiedzialne, za prawidłową kwalifikację przychodów i kosztów do właściwych grup przychodów i kosztów do bezwzględnego przestrzegania przepisów wewnątrzkorporacyjnych w tym zakresie.

25. Wniosek:

Brak powiazań kwot wykazanych w wykonaniu planu przychodów i wydatków z kwotami wykazanymi na kontach kosztowych i przychodowych w zakresie wykazywania przychodów i kosztów szkoleń i konferencji. Na kontach księgowych istnieje podział w zakresie przychodów i kosztów na szkolenia i konferencje natomiast w sprawozdaniu z wykonania budżetu przychody i koszty z zakresu szkoleń i konferencji znajdują się łącznie w jednej pozycji kosztowej i jednej pozycji przychodowej. Powoduje to brak możliwości analizy porównawczej zapisów księgowych ze sprawozdaniem z wykonania budżetu w tym zakresie.

Zalecenia: doprowadzenie do porównywalności w zakresie szkoleń i konferencji w sprawozdaniu z wykonania planu przychodów i wydatków z planem kont KIDP.

26. Wniosek:

KKR KIDP zwraca uwagę na nieodpłatny udział w szkoleniach członków zarządów Regionalnych Oddziałów KIDP. W niektórych Regionalnych Oddziałach KIDP obowiązują uchwały w których przyznaje się członkom Zarządów prawo do nieodpłatnego udziału w szkoleniach bądź rozpisuje się zakres czynności które członkowie zarządów muszą wykonywać na szkoleniu i w związku z tym uzasadnia się ich nieodpłatny pobyt.

Zalecenia: ujednolicenie zasad uczestnictwa w szkoleniach członków zarządów Regionalnych Oddziałów KIDP z uwzględnieniem Statutu, uchwał Zjazdu i Zasad Etyki w zakresie równości członków samorządu zawodowego i nieodpłatnego pełnienia funkcji w samorządzie.

27. Wniosek:

KKR KIDP zwraca uwagę iż w ramach działań statutowych związanych z organizowaniem szkoleń, konferencji i spotkań integracyjnych ponoszone są wydatki na zakup alkoholu, usługi rozrywkowe itp. Z podjętych uchwał nie wynika z jakich środków te wydatki są pokrywane. Może to stanowić zagrożenie w zakresie kwalifikowania tych wydatków jako zwolnionych z podatku CIT w związku z przeznaczeniem ich na cele statutowe.

Zalecenia: przeanalizować ponoszone wydatki pod kątem kwalifikowania ich jako wydatki na cele statutowe w świetle ustawy CIT, i dokonać ewentualnej korekty rozliczeń podatkowych.

28. Wniosek:

Część Zarządów Regionalnych Oddziałów KIDP w podejmowanych uchwałach, jako źródło finansowania wydatków wskazuje składki członkowskie, część oddziałów źródło finansowania określa jako środki własne. Środki własne stanowią pojęcie szersze i w nim mieszczą się również składki członkowskie.

Zalecenia: ujednolicić zasady wskazywania źródeł finansowania wydatków w uchwałach zarządów Regionalnych Oddziałów KIDP w zakresie ponoszonych przez Regionalne Oddziały KIDP wydatków.

29. Wniosek:

W niektórych Regionalnych Oddziałach KIDP w dalszym ciągu nie stosowano obowiązujących w Izbie przepisów prawa korporacyjnego, związanych z uprawieniem do zaciągania zobowiązań majątkowych oraz nie realizowano obowiązków wynikających z zasad gospodarki finansowej Izby w zakresie zaciągania zobowiązań przez osoby do tego nieuprawnione (pracowników).

Zalecenie: Bezwzględne przestrzeganie przy zaciąganiu zobowiązań i rozporządzaniu majątkiem KIDP postanowień § 28 Statutu KIDP oraz podjętych na tej podstawie stosownych uchwał KRDP.