Wnioski i zalecenia Krajowej Komisji Rewizyjnej KIDP do protokołu z czynności kontrolnych za okres od 1 stycznia 2013 roku do 31 grudnia 2013 roku.
Podat.2015.12.8
Akt nieocenianyUCHWAŁA Nr 23/2015
KRAJOWEJ KOMISJI REWIZYJNEJ KRAJOWEJ IZBY DORADCÓW PODATKOWYCH
z dnia 8 grudnia 2015 r.
Wnioski i zalecenia Krajowej Komisji Rewizyjnej KIDP do protokołu z czynności kontrolnych za okres od 1 stycznia 2013 roku do 31 grudnia 2013 roku
ZAŁĄCZNIK
Wnioski i zalecenia za 2013 r.
do protokołu pokontrolnego
Wnioski i zalecenia za 2013 r.
do protokołu pokontrolnego
przedkłada Krajowej Komisji Rewizyjnej KIDP wnioski i zalecenia:
Wnioski:
1. Brak koordynacji, nadzoru kierowniczego i kontroli realizacji zadań powierzonych pracownikom Biura KIDP, a wynikających z zasad rachunkowości i przyjętej polityki rachunkowości oraz ustawy o podatku od towarów i usług A/AT/, co skutkowało miedzy innymi:
- błędną kwalifikacją wydatków do odpowiedniej grupy kosztów,
- błędną prezentacją danych w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z wykonania planu przychodów i wydatków,
- nieprawidłowościami w stosowaniu ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług.
2. Brak na dokumentach źródłowych opisów celowości ponoszonych wydatków zgodnie z postanowieniami polityki rachunkowości.
3. Nieskuteczne stosowanie kontroli merytorycznej oraz formalnej i rachunkowej przez pracowników biura, którym powierzone zostały le obowiązki /np. prawidłowe rozliczenie faktur zaliczkowych w fakturach końcowych/.
4. Niektóre Regionalne Oddziały KIDP nie opracowały regulaminów organizacji szkoleń, konferencji i spotkań integracyjnych oraz stosowanych w tym zakresie procedur. Podczas kontroli stwierdzono przypadki, gdzie decyzje o odpłatności za udział w szkoleniu podejmowano ustnie bez odpowiedniej uchwały. Niektóre regulaminy organizacji szkoleń, konferencji i spotkań integracyjnych, nie regulowały odpłatności za udział w szkoleniu organizatorów i opiekunów szkoleń. W takich przypadkach decyzje te podejmowano w odrębnych uchwałach lub ustnie.
5. W niektórych Regionalnych Oddziałach KIDP brak jest ustalonych transparentnych zasad odpłatności za uczestnictwo osób organizujących szkolenia, konferencje i spotkania integracyjne tzn. członkowie zarządów biorą udział w szkoleniach, konferencjach czy też spotkaniach integracyjnych nieodpłatnie.
6. Nie podejmowano skutecznych działań windykacyjnych w stosunku do należności KIDP z tytułu odpłatności za udział w szkoleniach, konferencjach i spotkaniach integracyjnych.
7. Zwiększył się krąg osób nie będących doradcami podatkowymi, którzy korzystają ze świadczeń Izby będącymi realizacją zadań statutowych, w szczególności: udział w szkoleniach, konferencjach i spotkaniach integracyjnych określonych w § 6 ust.1 pkt 2 i 5 Statutu KIDP. Podczas czynności kontrolnych zespół zaobserwował, iż niektóre Regionalne Oddziały KIDP organizują nieodpłatne spotkania integracyjne, w których uczestniczą osoby towarzyszące, które nie są członkami Izby, Ustalono również, że odpłatność osób towarzyszących obejmuje jedynie część kosztu ponoszonego przez KIDP związanego z uczestnictwem tej osoby w imprezie.
8. Nie wszystkie Regionalne Oddziały KiDP realizowały obowiązki wynikające z uchwały 56/2010 II! Krajowego Zjazdu Doradców Podatkowych z dnia 17 stycznia 2010 r. Nie przeprowadzały procedur ofertowych przed zaciągnięciem zobowiązania w okolicznościach wskazujących na obowiązek zastosowania tych przepisów. Zaobserwowano również przypadki, gdzie w sposób nieuprawniony koszty organizacji spotkania szkoleniowego bądź integracyjnego były ustalone w taki sposób, aby wartość zamówienia nie przekroczyła progu zobowiązującego do zastosowania procedury przetargowej, a następnie kierowano dodatkowe zamówienia w ramach tego samego zadania co powodowało, iż koszt organizacji przedsięwzięcia wzrastał powyżej progu limitu określonego w uchwale 56/2010 III Krajowego Zjazdu Doradców Podatkowych z dnia 17 stycznia 2010 r.
9. Brak właściwego nadzoru ze strony osób wyznaczonych do zaciągania zobowiązań majątkowych i rozporządzania majątkiem w Regionalnych Oddziałach KIDP nad zasadnością i wysokością ponoszonych wydatków związanych z kosztem noclegów i zwrotem kosztów podróży Zleceniobiorcom - wykładowcom, w przypadkach gdy poniesienie tych kosztów nie było objęte zapisami w zawartych umowach. Podczas kontroli stwierdzono również, że wykładowcy rezygnowali z pobierania wynagrodzenia za przeprowadzone szkolenia a organizator w zamian za to opłacał koszty pobytu i udział w części integracyjnej szkolenia. 10.W niektórych Regionalnych Oddziałach nie stosowano obowiązujących w Izbie przepisów prawa korporacyjnego, związanych z uprawieniem do zaciągania zobowiązań majątkowych oraz nie realizowania obowiązków wynikających z zasad gospodarki finansowej Izby w zakresie zaciągania zobowiązań przez osoby do tego nieuprawnione, (pracowników)
11. Kontrola ujawniła, że w niektórych przypadkach Regionalne Oddziały KIDP organizowały imprezy były pod hasłem spotkania szkoleniowego, tymczasem charakter i sposób przeprowadzania szkolenia wskazywał na jego integracyjny charakter, co skutkowało między innymi błędnym określeniem przedmiotu odpłatności na wystawionych przez Regionalne Oddziały KIDP fakturach.
12. W niektórych Regionalnych Oddziałach KIDP podejmowano uchwały ustalające zasady odpłatności za udział w spotkaniach integracyjnych oraz szkoleniach i konferencjach określając je jako np, cena za szkolenie. 13.Zdarzają się w niektórych Regionalnych Oddziałach przypadki, w których nie dochodziło do formalnego zawarcia umowy na usługę świadczoną przez hotel a jedynym dokumentem potwierdzającym zakres uzgodnionych świadczeń była oferta przygotowana przez hotel. Bardzo często Istotna część oferty to opis funkcjonalności strefy SPA i Wellness oraz informacja jakiego rodzaju i jaka ilość zabiegów zostanie zapewniona przez hotel uczestnikom spotkania w ramach uzgodnionej z hotelem ceny,
14. Niektóre Regionalne Oddziały KIDP nie zawierały umów z właściwymi stowarzyszeniami ochrony praw autorskich pomimo zapisów w umowach zobowiązujących do poniesienia opłat z tego tytułu.
15. Niektóre Regionalne Oddziały KiDP nie zawierały umów ubezpieczeniowych odpowiedzialności cywilnej organizatora imprezy i ewentualnych szkód powstałych w wyniku nieszczęśliwego wypadku.
16. W kontrolowanych okresie zaobserwowano, iż w dalszym ciągu niektóre Regionalne Oddziały KiDP organizują szkolenia, konferencje i spotkania integracyjne poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Zasada terytorialności działalności KIDP została zapisana w § 3 Statutu KIDP. Kwestia ta była nadto przedmiotem opinii prawnej przygotowanej na zlecenie KIDP w III kadencji, w której wskazano opinię, iż działalność Izby powinna być prowadzona wyłącznie na terytorium Polski. W świetle przeprowadzonej analizy przepisów prawa wewnątrzkorporacyjnego, oraz biorąc pod uwagę opinię prawną należy uznać, że działalność prowadzona poza terytorium RP może wiązać się z zarzutem, niewłaściwego prowadzenia działalności przez KIDP.
17. Większość Regionalnych Oddziałów KIDP stosuje taką samą odpłatność za udział w szkoleniu dla Doradcy Podatkowego jak i dla pracownika Doradcy Podatkowego który nie jest członkiem Izby.
18. W uchwałach podejmowanych przez większość RO KIDP w sprawie odpłatności za udział w szkoleniu brak jest informacji czy odpłatność osoby towarzyszącej obejmuje odpłatność za udział w całej imprezie (szkolenie plus część integracyjna) czy tylko udział w imprezie integracyjnej.
19. Niektóre RO KIDP nieprawidłowo określają przedmiot usługi w wystawianych fakturach dokumentujących udział osób towarzyszących w części integracyjnej wyjazdów szkoleniowych, określając to jako "usługa szkoleniowa".
20. Regionalne Oddziały KIDP podejmują uchwały w zakresie finansowania działalności szkoleniowej i integracyjnej na odmiennych zasadach. Część Regionalnych Oddziałów KIDP podejmuje jedynie uchwały w zakresie odpłatności lub ceny za udział w szkoleniu, nie uchwalając ostatecznej kwoty dofinansowania imprezy ze środków RO KIDP, natomiast część Regionalnych Oddziałów KIDP oprócz uchwał regulujących odpłatności lub ceny za udział w szkoleniu, uchwala również maksymalny budżet na imprezę lub łączna kwotę dofinansowania ze środków RO KIDP.
21. W części Regionalnych Oddziałów KIDP odpłatność doradcy podatkowego za udział w szkoleniach przewyższa faktyczny koszt szkolenia, co skutkuje uzyskaniem nadwyżki przychodów nad kosztami z działalności szkoleniowej. Równolegle niektóre RO KIDP stosują zasadę odpłatności za udział w szkoleniach poniżej faktycznego kosztu organizacji szkolenia, lub nie pobierając opłaty za udział w szkoleniu, dofinansowując organizację szkolenia z pozostałych środków finansowych będących w dyspozycji oddziału, co powoduje naruszenie zasady równości członków samorządu zawodowego.
22. Niektóre Regionalne Odziały KIDP organizując spotkania wigilijne wysyłały imienne zaproszenia tylko do osób funkcyjnych i wąskiego grona gości, natomiast koszt tej imprezy rozliczały jako spotkanie integracyjne. Nie zamieszczano informacji w panelu mdoradca o planowanym spotkaniu wigilijnym w Oddziale. Doradcy Podatkowi nie mieli wiedzy że Regionalny Oddział organizuje imprezę integracyjną pod nazwą spotkanie wigilijne, jak również nie wiedzieli gdzie i kiedy odbędzie się przedmiotowa impreza integracyjna. W nieuzasadniony sposób doszło do zawyżenia kosztów spotkań integracyjnych a zaniżono koszt organizacji posiedzeń zarządów.
Zalecenia:
1. Zintensyfikowanie kontroli oraz nadzoru przez Skarbnika KRDP nad realizowanymi przez Biuro KIDP, a w szczególności nad osobą zatrudnioną na stanowisku głównego księgowego Biura KIDP, w zakresie związanym z prowadzeniem rachunkowości KiDP, w tym w zakresie dokonywania właściwych księgowań zdarzeń gospodarczych i prawidłowej prezentacji danych finansowych.
2. Egzekwowanie od osób odpowiedzialnych sprawowania prawidłowej kontroli merytorycznej oraz formalnej i rachunkowej nad dokumentami przekazanymi do dekretacji.
3. Opracowanie i wprowadzenie we wszystkich Regionalnych Oddziałach KIDP regulaminów organizacji szkoleń, konferencji i spotkań integracyjnych określających w szczególności zasady udziału osób będących organizatorami szkolenia oraz zasad określania odpłatności.
4. Wyegzekwowanie od uczestników szkoleń, konferencji i spotkań integracyjnych występujących zaległości z tytułu odpłatności za udział w szkoleniach, konferencjach i spotkaniach integracyjnych. W przypadku braku możliwości wyegzekwowania zaległości np. z powodu upływu czasu pociągnięcie do odpowiedzialności osób które przyczyniły się do powstania strat w związku z niedopełnieniem obowiązków służbowych /str.93 protokołu/.
5. Opracowanie i wdrożenie przez KRDP jednolitych zasad dotyczących udziału w szkoleniach i spotkaniach integracyjnych osób niebędących doradcami podatkowymi, z uwzględnieniem postanowień § 6 ust. 1 pkt 2 i 5 Statutu KIDP.
6. Wystąpienie przez KRDP do Rzecznika Dyscyplinarnego w sprawie wszczęcia postępowania w stosunku do osób które zaciągając zobowiązania majątkowe w imieniu KiDP dopuściły się nieprzestrzegania zapisów § 3 Uchwaty nr 56/2010 III Krajowego Zjazdu Doradców Podatkowych w sprawie zasad gospodarki finansowej KIDP.
7. Zweryfikowanie prawidłowości i dokonanie ewentualnych korekt dotyczących rozliczeń wynikających z zawartych w 2013 r. umów o dzieło z wykładowcami w zakresie:
- zasadności i prawidłowości zwrotu kosztów podróży i noclegów osobom wygłaszającym wykłady w ramach zorganizowanych przez KIDP szkoleń i konferencji,
- zobowiązań w stosunku do wykładowców niebędących członkami Izby z tytułu nieodpłatnie wygłoszonych wykładów oraz należności z tytułu uczestnictwa tych osób w zorganizowanych przez KIDP imprezach.
8. Bezwzględnie przestrzeganie przy zaciąganiu zobowiązań i rozporządzaniu majątkiem KIDP postanowień § 28 Statutu KIDP oraz podjętych na tej podstawie stosownych uchwał przez KRDP.
9. Skorygowanie błędnie wystawionych w 2013 r. faktur związanych z udziałem w szkoleniach, konferencjach i spotkaniach integracyjnych poprzez dokonanie prawidłowego podziału i właściwego określenia świadczeń wykonanych przez KIDP.
10. Dokonać szczegółowej weryfikacji wystawionych faktur VAT z tytułu odpłatności za udział w zorganizowanych w 2013 r. szkoleniach, konferencjach i spotkaniach integracyjnych dotyczących:
- szkolenia na Fiordach Norweskich zorganizowanego przez Zachodniopomorski Oddział KIDP,
- konferencji w Pradze zorganizowanej przez Świętokrzyski Oddział KIDP,
- "objazdowego" spotkania integracyjnego w Druskiennikach, Rydze, Tallinie, Helsinkach, Kownie zorganizowanego przez Pomorski Oddział KIDP,
z uwzględnieniem statusu osób uczestniczących w tych imprezach, faktycznego rodzaju zorganizowanego przedsięwzięcia oraz obowiązujących przepisów prawa, a także sporządzić dokumenty korygujące do wystawionych nieprawidłowo faktur na rzecz uczestników w/w imprez.
11. Wprowadzenie przez KRDP jednolitych dla wszystkich Oddziałów Regionalnych KIDP zasad odpłatności lub jej braku w przypadku udziału w szkoleniach osób z zarządów RO KiDP organizujących dane szkolenie - opracowanie jednolitej polityki w tym zakresie. Podjęcie uzgodnień w zakresie ewentualnego przygotowania deklaracji PIT 8C w przypadku nieodpłatnego udziału w szkoleniu.
12. Wprowadzenie przez KRDP obowiązku zawierania przez organizatorów szkoleń, konferencji i spotkań integracyjnych umów ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej oraz następstw nieszczęśliwych wypadków osób uczestniczących w szkoleniu, oraz ponoszenia obowiązkowych opłat na rzecz właściwych organizacji z tytułu korzystania z praw autorskich.
13. Dokonanie analizy prawnej pod kątem
- spełnienia przesłanek do uznania działalności prowadzonej przez Izbę jako działalności gospodarczej, w szczególności w wyniku udziału osób niebędących członkami Izby w przedsięwzięciach organizowanych przez izbę oraz uzyskiwania nadwyżki przychodów nad kosztami z niektórej działalności.
- Możliwości przez Izbę szkoleń, konferencji i spotkań integracyjnych poza granicami RP.
14. Należy rozważyć zawieranie stosownych porozumień barterowych, które określą wzajemną wartość świadczeń, zobowiązania obu stron oraz uregulują jasno moment rozliczenia tej wymiany w podatku VAT,