PAN.2017.12.29

| Akt nieoceniany
Wersja od: 29 grudnia 2017 r.

ZARZĄDZENIE Nr 150/2017
KANCLERZA POLSKIEJ AKADEMII NAUK
z dnia 29 grudnia 2017 r.
w sprawie ustalenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Kancelarii i Oddziałów PAN.

Na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 poz. 1506 i 1948 oraz Dz.U. z 2017 poz. 1086) zarządza się, co następuje:
§  1.  Ustala się:
1. Instrukcję kancelaryjną w Kancelarii i Oddziałach PAN, stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia;
2. Jednolity rzeczowy wykaz akt w Kancelarii i Oddziałach PAN, stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia;
3. Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Kancelarii i Oddziałach PAN, stanowiącą załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.
§  2.  Sprawy niezałatwione do dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia załatwia się w trybie dotychczas obowiązującym.
§  3.  Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie była w Kancelarii i Oddziałach PAN kwalifikowana na podstawie obowiązujących wówczas jednolitych rzeczowych wykazów akt, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt wprowadzonego niniejszym zarządzeniem.
§  4.  Lokal archiwum zakładowego, nie spełniający wymagań określonych w instrukcji, o której mowa w § 1 ust. 3, zostanie dostosowany do określonych w niej wymogów w terminie pięciu lat od dnia wejścia w życie zarządzenia.
§  5.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2018 r.

ZAŁĄCZNIK Nr  1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Kancelarii i Oddziałów

Polskiej Akademii Nauk

SPIS TREŚCI

Rozdział 1 Przepisy ogólne

Rozdział 2 Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek

Rozdział 3 Przeglądanie i przydzielanie przesyłek

Rozdział 4 Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania

Rozdział 5 Załatwianie spraw

Rozdział 6 Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism

Rozdział 7 Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych

Rozdział 8 Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego

Rozdział 9 Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Kancelarii, Oddziału PAN lub komórki organizacyjnej albo ich reorganizacji

Załącznik:

Nr 1. - Wskazówki dla osób obsługujących pocztę (odbierających i otwierających przesyłki)

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 
1.  Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "instrukcją", określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Kancelarii i Oddziałach Polskiej Akademii Nauk oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, z zachowaniem zasad określonych w innych dokumentach wewnętrznych z zakresu polityki bezpieczeństwa informacji, jeżeli przepisy prawa powszechnie obowiązującego nie stanowią inaczej:
1) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz Kancelarii lub Oddziału Polskiej Akademii Nauk do momentu uznania jej za część dokumentacji archiwum zakładowego lub przekazania do zniszczenia oraz
2) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.
2.  Dokumentację składaną przez osoby zatrudnione w Kancelarii i Oddziałach Polskiej Akademii Nauk w sprawach dotyczących zatrudnienia (np. wnioski o urlop macierzyński i ojcowski, wnioski o urlop bezpłatny, wnioski o urlop wychowawczy) uważa się za przesyłki wpływające do Kancelarii lub Oddziału Polskiej Akademii Nauk.
3.  Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej "wykazem akt", do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, Kanclerz lub osoba przez niego upoważniona wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.
4.  Funkcję, określoną w ust. 3, powierza się archiwiście lub innemu pracownikowi Kancelarii pod warunkiem, że pracownik ten dysponuje odpowiednim przygotowaniem w zakresie prawidłowej realizacji zadań archiwum zakładowego.
§  2.  Przez użytkowników systemów teleinformatycznych dedykowanych do realizacji określonych, wyspecjalizowanych usług oraz spraw, do dokumentacji o charakterze pomocniczym, napływającej i powstającej w związku z użytkowaniem tych systemów, stosowane są przepisy instrukcji, o ile w przepisach dotyczących obsługi tych systemów i prowadzenia czynności w tych systemach nie wskazano innego sposobu prowadzenia czynności kancelaryjnych. Dokumentacji, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, nie ujmuje się w rejestrach przesyłek przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, pod warunkiem, że w systemach tych możliwa jest analogiczna rejestracja, jaką przewidziano dla tych rejestrów.
§  3.  Użyte w instrukcji określenia oznaczają:
1) akceptacja - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwiania sprawy lub aprobatę treści pisma;
2) akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;
3) archiwista - pracownika lub pracowników realizujących zadania archiwum zakładowego;
4) dekretacja - adnotację zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;
5) ESP - elektroniczną skrzynkę podawczą, tj. skrzynkę poczty elektronicznej podaną na stronie internetowej Kancelarii lub Oddziału Polskiej Akademii Nauk jako właściwą do kontaktu z Kancelarią lub Oddziałem Polskiej Akademii Nauk;
6) informatyczny nośnik danych - informatyczny nośnik danych, na którym zapisano dokumentację w postaci elektronicznej;
7) Kancelaria - Kancelarię Polskiej Akademii Nauk, jednostkę powołaną do obsługi administracyjnej Polskiej Akademii Nauk;
8) Kanclerz - Kanclerza Polskiej Akademii Nauk;
9) kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań, także osobę zajmującą samodzielne stanowisko pracy;
10) komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część Kancelarii, w tym Oddział Polskiej Akademii Nauk;
11) Oddział PAN - jednostkę organizacyjną Polskiej Akademii Nauk, utworzoną w celu wykonywania zadań PAN w określonym regionie kraju, obsługę administracyjną której sprawuje Kancelaria;
12) pieczęć wpływu - odcisk pieczęci umieszczany przez punkt kancelaryjny na przesyłkach wpływających w postaci papierowej, zawierający co najmniej nazwę Kancelarii lub Oddziału PAN, nazwę komórki organizacyjnej, w której znajduje się dany punkt kancelaryjny, datę wpływu, a także miejsce na umieszczenie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informacji o liczbie załączników;
13) pieczęć wysyłki - odcisk pieczęci umieszczany przez punkt kancelaryjny na przesyłkach wychodzących w postaci papierowej, zawierający co najmniej nazwę Kancelarii lub Oddziału PAN, nazwę komórki organizacyjnej, w której znajduje się dany punkt kancelaryjny, datę wysyłki, a także miejsce na umieszczenie numeru z rejestru przesyłek wychodzących i ewentualnie informacji o liczbie załączników;
14) pismo - wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia, np. pismo przewodnie, notatka, protokół, decyzja, postanowienie;
15) prowadzący sprawę - osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne;
16) przesyłka - dokumentację otrzymaną bądź wysłaną przez Kancelarię lub Oddział PAN w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem ESP;
17) punkt kancelaryjny - komórkę organizacyjną, w tym m. in. sekretariaty i stanowiska pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek, a także osoby wykonujące czynności kancelaryjne;
18) rejestr - narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju;
19) rejestr przesyłek wpływających - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez Kancelarię lub Oddział PAN;
20) rejestr przesyłek wychodzących - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez Kancelarię lub Oddział PAN;
21) skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej;
22) archiwum zakładowe - archiwum zakładowe Kancelarii lub Oddziału PAN;
23) spis spraw - formularz w postaci papierowej albo spis elektroniczny do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej;
24) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;
25) wykaz akt - jednolity rzeczowy wykaz akt;
26) znak akt - oznaczenie kancelaryjne określające przynależność spraw do określonej komórki organizacyjnej i do określonej klasy z wykazu akt;
27) znak sprawy - oznaczenie kancelaryjne określające przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej klasy z wykazu akt oraz numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw w danym roku kalendarzowym;
28) teczka aktowa - materiał biurowy do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;
29) UPO - urzędowe poświadczenie odbioru, w rozumieniu przepisów ustawy o informatyzacji.
§  4. 
1.  W Kancelarii i Oddziałach PAN obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na wykazie akt.
2.  Wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworżącej akt spraw.
3.  Czynności, o których mowa w ust. 2, dokonywane są przy wszczynaniu spraw w Kancelarii i Oddziałach PAN i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.
§  5. 
1.  Jeżeli w działalności Kancelarii lub Oddziałów PAN pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań lub niezwłocznie po nałożeniu tych zadań na Kancelarię lub Oddziały PAN.
2.  Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych klas dokonuje się w trybie właściwym dla jego wydania.
§  6. 
1.  W wykazie akt ustala się kategorię archiwalną dla komórek merytorycznych.
2.  Przez komórkę merytoryczną należy rozumieć komórkę organizacyjną, do której zadań należy prowadzenie i załatwienie danej sprawy i która w związku z tym zakłada sprawę i gromadzi całość akt sprawy lub grupuje dokumentację nietworzącą akt sprawy.
§  7. 
1.  Komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.
2.  Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.
3.  W przypadku, o którym mowa w ust. 2, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna.
4.  Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 2, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc.
5.  Zmiany kwalifikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4, może dokonać w przypadku Kancelarii dyrektor Archiwum Akt Nowych, a w przypadku Oddziału PAN - dyrektor właściwego terytorialnie archiwum państwowego.
§  8. 
1.  Czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:
1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych;
2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej;
3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.
2.  Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:
1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wypływających oraz spisów spraw;
2) prowadzenia innych niż określone w pkt 1 rejestrów i ewidencji;
3) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz Kancelarii lub Oddziałów PAN;
4) przesyłania przesyłek;
5) dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia treści tej dekretacji na przesyłkę wraz z datą i podpisem osoby dokonującej przeniesienia tej treści..
3.  Wykorzystanie narzędzi informatycznych, o którym mowa w ust 2, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisane są bieżące dane.
§  9. 
1.  Sporządzając odpis z dokumentacji należy zachować wszelkie cechy tej dokumentacji, z której sporządza się odpis. Jeśli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie pod tekstem należy umieścić napis "Odpis". Jeżeli natomiast odpis sporządza się z odpisu, umieszcza się napis "Odpis z odpisu".
2.  Jeżeli z oryginału sporządza się uwierzytelnioną kopię, należy tę kopię uwierzytelnić pieczęcią uwierzytelniającą oraz podpisem uwierzytelniającego i datą dokonania uwierzytelnienia na każdej stronie kopii.
3.  Każdy odpis i uwierzytelniona kopia powinny być starannie sprawdzone przez osobę, która je sporządza, z tym, że ostateczna korekta należy do obowiązków prowadzącego sprawę.

Rozdział  2

Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek

§  10. 
1.  Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.
2.  Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.
3.  Rejestrowanie przesyłek wpływających polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej następujących informacji:
1) liczby porządkowej;
2) daty wpływu przesyłki do Kancelarii lub Oddziału PAN;
3) tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki;
4) nazwy nadawcy, od którego pochodzi przesyłka;
5) daty widniejącej na przesyłce;
6) znaku występującego na przesyłce;
7) wskazania, komu przydzielono przesyłkę; w szczególności może to być osoba, komórka organizacyjna lub, w przypadku określonym w § 13, dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat;
8) liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki;
9) dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne.
4.  Rejestr przesyłek wpływających prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:
1) sortowanie listy przesyłek według informacji określonych w ust. 3;
2) wydrukowanie listy przesyłek zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, określone w ust. 3, oraz na każdej stronie datę wykonania wydruku;
3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji określonych w ust. 3.
5.  Dopuszcza się nierejestrowanie przesyłek nie mających żadnego znaczenia dla udokumentowania działalności Kancelarii lub Oddziału PAN, takich jak kartki z życzeniami, reklamy itp.
§  11. 
1.  W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.
2.  W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.
3.  W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
4.  O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.
5.  Każdorazowo w czasie przyjmowania przesyłek należy zachować ostrożność i postępować zgodnie ze wskazówkami zawartymi w załączniku nr 1 do niniejszej instrukcji.
§  12. 
1.  Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:
1) danych zawartych na treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;
2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma - w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.
2.  Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie.
3.  Kanclerz lub Prezes Oddziału PAN określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez dany punkt kancelaryjny.
4.  Jeżeli po otwarciu przesyłki nie oznaczonej na zewnątrz w sposób informujący o jej zawartości okaże się, że nie powinna ona być otwierana, przesyłkę przekazuje się bezzwłocznie w zamkniętej kopercie, po dokonaniu rejestracji na podstawie danych na kopercie.
5.  Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany:
1) przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających lub
2) samodzielnie wykonać zadania punktu kancelaryjnego.
6.  Po otwarciu koperty punkt kancelaryjny sprawdza:
1) czy nie zawiera ona przesyłek mylnie skierowanych;
2) czy znajduje się w niej kompletna przesyłka, której znaki uwidocznione są na kopercie; brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się odpowiednio na danym piśmie lub załączniku.
§  13.  Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.
§  14. 
1.  Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.
2.  Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:
1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej (ESP) podaną na stronie internetowej Kancelarii lub Oddziału PAN jako właściwą do kontaktu z Kancelarią lub Oddziałem PAN;
2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:
a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez Kancelarię lub Oddział PAN,
b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez Kancelarię lub Oddział PAN,
c) nie mające znaczenia dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez Kancelarię lub Oddział PAN.
3.  Przesyłki, o której mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
4.  Przesyłki, o której mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy.
5.  Przesyłek, o której mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.
§  15. 
1.  Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:
1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie dedykowanym do realizacji określonych, wyspecjalizowanych usług oraz spraw;
2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.
2.  Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według nadawcy, od którego przesyłka pochodzi.
3.  Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
§  16. 
1.  Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;
2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.
2.  Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
3.  Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się zgodnie z § 12, odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych.
§  17. 
1.  Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez Kancelarię lub Oddział PAN urządzenie), należy:
1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;
2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, w którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym umieścić go w składzie informatycznych nośników danych.
2.  Dopuszcza się prowadzenie w Kancelarii i Oddziałach PAN kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.
3.  Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy o informatyzacji oraz nie ma UPO odnoszącego się do tej przesyłki, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład, podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ... (data), wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.
4.  Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

Rozdział  3

Przeglądanie i przydzielanie przesyłek

§  18. 
1.  Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek punkt kancelaryjny dokonuje ich rozdziału do właściwych komórek organizacyjnych lub osób oraz przekazania w sposób przyjęty w Kancelarii i Oddziałach PAN.
2.  Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji w Kancelarii i Oddziałach PAN.
3.  W przypadku, gdy może to mieć znaczenie dla ustalenia daty lub nadawcy, do przesyłek załącza się koperty.
§  19. 
1.  Dekretacja przesyłek polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego, chyba że została dokonana z wykorzystaniem narzędzi informatycznych.
2.  W przypadku wykorzystania narzędzi informatycznych przenosi się jej treść na przesyłkę wraz z datą i podpisem osoby dokonującej przeniesienia.
§  20. 
1.  Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji.
2.  Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmienić dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwiania sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.
3.  W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.
4.  W przypadku błędnego rozdzielenia przesyłek odbiorca niezwłocznie przekazuje je zgodnie z właściwością lub do punktu kancelaryjnego.
5.  Jeżeli z regulaminu organizacyjnego lub odrębnej dyspozycji osoby uprawnionej jednoznacznie wynika, że przesyłka powinna być skierowana do załatwienia do określonej komórki organizacyjnej, przesyłki rozdziela się bez dekretacji do właściwych komórek organizacyjnych. Rozdziału może dokonać punkt kancelaryjny bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki. W przypadku wątpliwości, gdzie ma być skierowana przesyłka, kieruje się ją do dekretacji.
§  21. 
1.  Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.
2.  Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

Rozdział  4

Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania

§  22. 
1.  Dokumentacja nadsyłana i składana w Kancelarii i Oddziałach PAN oraz w nich powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:
1) tworzącą akta spraw,
2) nie tworzącą akt spraw.
2.  Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.
3.  Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.
§  23. 
1.  Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.
2.  Znak sprawy zawiera umieszczone kolejno następujące elementy:
1) oznaczenie komórki organizacyjnej, a w przypadku Oddziału PAN - oznaczenie Oddziału;
2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;
4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
3.  Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 2 i oddziela kropką w następujący sposób: [komórka/oddział].[symbol].[nr_kolejny], [rok], gdzie:
1) [komórka/oddział] - to oznaczenie komórki organizacyjnej lub Oddziału PAN, w którym założono sprawę, odpowiedzialnego za jej prowadzenie oraz załatwienie, wyrażone ciągiem znaków z zakresu [A-Z, a-z, 0-9], zawierającym co najmniej jedną literę, na przykład ABC, B2, Alc, 11d, b99 itd.;
2) [symbol] - to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) [nr_kolejny] - to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy zakładanej w ramach symbolu klasyfikacyjnego, o którym mowa w pkt 2, w komórce organizacyjnej lub Oddziale PAN, o których mowa w pkt 1, w danym roku;
4) [rok] - to czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym założono sprawę.
4.  Oznaczenie komórki organizacyjnej lub Oddziału PAN, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej lub Oddziału PAN, niezależnie od zmian organizacyjnych w Kancelarii.
5.  Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla każdego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 2 pkt 3, będącego podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:
1) oznaczenie komórki organizacyjnej, a w przypadku Oddziału PAN - oznaczenie Oddziału;
2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;
4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego dla numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;
5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
6.  Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 5, oddziela się kropkami w następujący sposób: [komórka/oddział].[symbol].[nr_kolejny].[2nr kolejny].[rok], gdzie:
1) [komórka/oddział] ~ to oznaczenie komórki organizacyjnej lub Oddziału PAN, w którym założono sprawę, odpowiedzialnego za jej prowadzenie oraz załatwienie, wyrażone ciągiem znaków z zakresu [A-Z, a-z, 0-9], zawierającym co najmniej jedną literę, na przykład ABC, B2, Alc, 11d, b99 itd.;
2) [symbol] ~ to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) [nr_kolejny] - to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy zakładanej w ramach symbolu klasyfikacyjnego, o którym mowa w pkt 2, w komórce organizacyjnej lub Oddziale PAN, o których mowa w pkt 1, w danym roku;
4) [2nr_kolejny] - to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy zakładanej w ramach wydzielonej grupy spraw, o której mowa w pkt 3;
5) [rok] - to czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym założono sprawę.
7.  Dopuszcza się stosowanie w oznaczeniu komórki organizacyjnej lub Oddziału PAN znaku rozdzielającego minus w następujący sposób: AB-C, B-2, A 1-e, 11-d, b9-9 itd.
8.  Jeśli zachodzi taka potrzeba, oznaczając pismo znakiem sprawy można rozszerzyć go o inne elementy, w szczególności:
1) po znaku sprawy umieścić numer kolejny pisma wychodzącego w sprawie, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: [znak_sprawy].«, gdzie n jest liczbą naturalną określającą numer kolejny pisma w sprawie;
2) po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go kropką w następujący sposób: [znak_sprawy], [prowadzący], gdzie [prowadzący] to oznaczenie prowadzącego sprawę, wyrażone ciągiem znaków z zakresu [A-Z, a-z, 0-9], zawierającym co najmniej jedną literę, na przykład AB, al, ad99 itd.
§  24. 
1.  Dokumentacja nietworząca akt sprawy nie jest rejestrowana w spisach spraw, lecz gromadzona w teczkach aktowych, zakładanych dla klas końcowych w wykazie akt.
2.  Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w szczególności:
1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy;
2) niezamawiane przez Kancelarię oferty, jeżeli nie zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy;
3) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;
4) listy obecności;
5) karty urlopowe;
6) dokumentacja magazynowa;
7) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;
8) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, automatycznie tworzące rejestr;
9) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczenia sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych.
§  25. 
1.  Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:
1) dotyczy sprawy już wszczętej;
2) rozpoczyna nową sprawę.
2.  W przypadku, o który mowa w ust. 1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.
3.  W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy.
4.  Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.
§  26. 
1.  Spis spraw zawiera następujące dane:
1) odnoszące się do całego spisu spaw, w tym co najmniej:
a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie,
b) oznaczenie komórki organizacyjnej, a w przypadku Oddziału PAN - oznaczenie Oddziału,
c) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
d) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;
2) odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw, w tym co najmniej:
a) liczbę porządkową,
b) tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,
c) nazwę nadawcy, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,
d) znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
e) datę pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
f) datę wszczęcia sprawy,
g) datę ostatecznego załatwienia sprawy,
h) uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualnie informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy.
2.  Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt.
3.  Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki.
4.  Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.
5.  Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.
6.  W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe).
7.  Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.

Rozdział  5

Załatwianie spraw

§  27. 
1.  Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę, po włączeniu pisma do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.
2.  Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.
3.  Przy sporządzaniu projektu pisma należy wykorzystywać wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami.
§  28. 
1.  Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
2.  Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.
3.  W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: "przeniesiono do znaku sprawy ... " i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.
§  29.  Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji,

prowadzący sprawę:

1) sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy;
2) umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy;
3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.
§  30.  W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności:
1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach przesyłek wpływających i wychodzących;
2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych poza siedzibą Kancelarii lub Oddziału PAN, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;
3) pisma przesłane za pomocą telefaksu;
4) przesyłki, o których mowa w § 14 ust. 3 i 4;
5) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych, Prezesów Oddziałów PAN lub Kanclerza oraz uwagi i adnotacje tych osób odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.

Rozdział  6

Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism

§  31. 
1.  Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.
2.  Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne nieupoważnione do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do jego podpisania.
3.  Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić:
1) w postaci papierowej albo
2) w postaci elektronicznej.
4.  Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopnia akceptacji odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej, Prezes Oddziału PAN lub Kanclerz.
5.  W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, na drugim egzemplarzu projektu pisma pracownik przygotowujący projekt pisma umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia.
6.  Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi, zwany dalej "egzemplarzem pisma ad acta", do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.
7.  Na egzemplarzu pisma ad acta zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz w razie potrzeby potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia.
8.  Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:
1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma;
2) ustnie.
9.  W przypadku gdy projekt pisma jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek i sporządzić dwa egzemplarze pisma, o których mowa w ust. 6.
§  32. 
1.  Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej.
2.  W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący:
1) podpisuje pismo w postaci elektronicznej, używając, gdy jest to wymagane, podpisu elektronicznego;
2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz pisma ad acta).
§  33. 
1.  Pisma na nośniku papierowym są wysyłane przez punkt kancelaryjny, po opatrzeniu pieczęcią wysyłki.
2.  Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane automatycznie, po ich podpisaniu.
3.  Jeżeli pismo nie zostało wysłane w sposób, o którym mowa w ust. 2, obsługą wysyłki pism elektronicznych zajmuje się punkt kancelaryjny.
4.  Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany i opatrzony pieczęcią wysyłki egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony ad acta.
§  34. 
1.  Prowadzi się rejestr przesyłek wychodzących na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej, zawierający w szczególności następujące informacje:
1) liczbę porządkową;
2) datę przekazania wysyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu;
3) nazwę adresata, do którego wysyłano przesyłkę; w przypadku przesyłek kierowanych do wielu podmiotów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów;
4) znak sprawy wysyłanego pisma lub inne oznaczenie;
5) sposób przekazania przesyłki (na przykład list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, faks, poczta elektroniczna, ESP).
2.  Rejestr przesyłek wychodzących prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:
1) sortowanie listy przesyłek wychodzących według informacji, o których mowa w ust. 1;
2) wydrukowanie listy przesyłek wychodzących zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, o których mowa w ust. 1, oraz, na każdej stronie, datę wykonania wydruku;
3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji, o których mowa w ust 1.

Rozdział  7

Przechowywanie i udostępnianie dokumentacji przez komórki organizacyjne

§  35. 
1.  Dokumentacja przechowywana jest w komórkach organizacyjnych, na samodzielnych stanowiskach pracy oraz w archiwach zakładowych Kancelarii i Oddziałów PAN.
2.  Dokumentacja powinna być zabezpieczona przed wglądem osób postronnych, uszkodzeniem, zniszczeniem i utratą.
§  36. 
1.  Dokumentację należy przechowywać w teczkach aktowych.
2.  Teczki aktowe założone w danym roku kalendarzowym układa się w kolejności symboli klasyfikacyjnych z wykazu akt.
3.  Wewnątrz teczki aktowej, o której mowa w § 26 ust. 2 i 4, akta spraw powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, a w obrębie spraw chronologicznie.
§  37. 
1.  Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana.
2.  Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
1) pełnej nazwy Kancelarii oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej, a w przypadku Oddziału PAN - pełnej nazwy Oddziału, które wytworzyły dokumentację - na środku u góry;
2) części znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej, a w przypadku Oddziału PAN - oznaczenia Oddziału, oraz symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w § 23 ust. 5, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw - po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej lub Oddziału PAN;
3) kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B również okresu przechowywania dokumentacji - po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej lub Oddziału PAN;
4) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce - na środku;
5) rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej - pod rokiem założenia teczki aktowej;
6) numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek - pod rocznymi datami skrajnymi.
3.  W przypadku teczek aktowych, o których mowa w § 26:
1) ust. 5 - tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce;
2) ust. 6 - tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (na przykład imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych);
3) ust. 7 - zamiast części znaku sprawy, o który mowa w ust. 2 pkt 2, zamieszcza się pełny znak sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.
§  38.  W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano, oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.

Rozdział  8

Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§  39. 
1.  Komórki organizacyjne i osoby zajmujące samodzielne stanowiska pracy przekazują dokumentację do archiwum zakładowego pełnymi rocznikami i kompletną, nie później niż po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw.
2.  Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej lub na samodzielnym stanowisku pracy, ale wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego, tj. po dokonaniu formalności jej przekazania (uporządkowaniu dokumentacji, sporządzeniu spisów zdawczo-odbiorczych, wypełnieniu kart udostępniania akt).
3.  Archiwista ustala - w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych - corocznie terminarz przygotowania i przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego.
4.  Archiwista odmawia przejęcia dokumentacji, jeżeli:
1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób uregulowany przepisami instrukcji;
2) spisy zdawczo-odbiorcze zawierają błędy lub niedokładności;
3) przekazywana dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.
5.  O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista powiadamia Kanclerza lub osobę przez niego upoważnioną.
§  40. 
1.  Dokumentacja spraw zakończonych przekazywana do archiwum zakładowego porządkowana jest przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej komórce organizacyjnej lub Oddziale PAN pracownika.
2.  Przez uporządkowanie materiałów archiwalnych (akt kategorii A) rozumie się:
1) ułożenie dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w § 36 ust. 3, przy czym pierwsza sprawa znaleźć się musi na początku teczki, a pierwszy dokument w danej sprawie - na początku akt sprawy; poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami;
2) wyłączenie zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism oraz materiałów roboczych;
3) odłożenie do teczek aktowych spisów spraw, jeśli były przechowywane oddzielnie;
4) usunięcie z dokumentacji części metalowych i folii (np. spinacze, zszywki, wąsy, koszulki itp.);
5) umieszczenie dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych - w pudłach z tektury litej bezkwasowej, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych;
6) ponumerowanie kolejnych zapisanych stron zwykłym, miękkim ołówkiem, poprzez naniesienie numeru strony w jej prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: " Teczka zawiera ... kolejno ponumerowanych stron (data, miejscowość, imię i nazwisko osoby numerującej akta) ";
7) opisanie teczek aktowych, zgodnie z postanowieniami § 37 ust. 2;
8) ułożenie teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.
3.  Przez uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii B) rozumie się:
1) odłożenie do teczek aktowych spisów spraw, jeśli były przechowywane oddzielnie;
2) umieszczenie dokumentacji w tekturowych teczkach aktowych, a tych w razie potrzeby - w pudłach, lub pozostawienie jej w segregatorach, jeśli była w nich przechowywana w komórce organizacyjnej;
3) opisanie teczek aktowych lub segregatorów, zgodnie z postanowieniami § 37 ust. 2;
4) ułożenie teczek aktowych i segregatorów w kolejności wynikającej z wykazu akt.
4.  Przez uporządkowanie informatycznych nośników danych rozumie się:
1) wyłączenie ich z teczek aktowych, jeżeli były w nich przechowywane;
2) trwałe oznakowanie każdego nośnika w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację i powiązanie z dokumentacją konkretnej sprawy poprzez naniesienie na niego tytułu, znaku sprawy lub symbolu klasyfikacyjnego, z którym dany nośnik jest powiązany oraz oznaczenia roku;
3) ułożenie informatycznych nośników danych z określonego roku zgodnie z kolejnością haseł wykazu akt, a w ramach każdej klasy według kolejności spraw.
§  41. 
1.  Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Sporządzenie spisu należy do obowiązków pracownika wyznaczonego przez kierownika komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację.
2.  Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej.
3.  Spis zdawczo-odbiorczy w postaci elektronicznej sporządza się w przypadku wykorzystywania w archiwum zakładowym narzędzi informatycznych, spełniających wymagania określone w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.
4.  Spis zdawczo-odbiorczy w postaci papierowej sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych - w czterech egzemplarzach oraz dla dokumentacji niearchiwalnej - w trzech egzemplarzach, przy czym jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego zatrzymuje komórka organizacyjna przekazująca dokumentację, pozostałe są przeznaczone dla archiwum zakładowego.
5.  Spis zdawczo-odbiorczy powinien zawierać co najmniej następujące elementy:
1) dla całego spisu:
a) pełną nazwę Kancelarii i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, a w przypadku Oddziału PAN - pełną nazwę Oddziału,
b) informację o liczbie pozycji i jednostek w spisie,
c) czytelny podpis (imię i nazwisko) pracownika przekazującego dokumentację,
d) czytelny podpis (imię i nazwisko) archiwisty przyjmującego dokumentację,
e) datę przekazania spisu;
2) dla każdej pozycji spisu:
a) liczbę porządkową,
b) oznaczenie kancelaryjne, to jest oznaczenie komórki organizacyjnej, a w przypadku Oddziału PAN - oznaczenie Oddziału i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, a w przypadku wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory dodatkowo numer sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw,
c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji (na przykład faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki itd.) występującej w teczce,
d) roczne daty skrajne, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce,
e) liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu, przy czym w przypadku materiałów archiwalnych każdy tom należy ująć jako osobną pozycję spisu zdawczo-odbiorczego,
f) oznaczenie kategorii archiwalnej.
6.  Uwzględniając odrębność spisów, o której mowa w ust. 4, sporządza się oddzielne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (na przykład dla dokumentacji technicznej, osobowej, płacowej), jeżeli wynika to z potrzeb Kancelarii lub Oddziału PAN bądź jeśli dane, wymienione w ust. 5 pkt 2, są niewystarczające dla opisania tych rodzajów dokumentacji.
§  42. 
1.  Każdy informatyczny nośnik danych przekazywany ze składu informatycznego nośników danych do archiwum zakładowego powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację.
2.  Spis zdawczo-odbiorczy nośników, o których mowa w ust. 1, powinien zawierać:
1) dla całego spisu:
a) pełną nazwę Kancelarii i komórki organizacyjnej przekazującej nośniki, a w przypadku Oddziału PAN - pełną nazwę Oddziału,
b) informację o liczbie pozycji i jednostek w spisie,
c) czytelny podpis (imię i nazwisko) pracownika odpowiedzialnego za przekazanie nośników,
d) czytelny podpis (imię i nazwisko) archiwisty przyjmującego nośniki,
e) datę przekazania spisu;
2) dla każdej pozycji spisu:
a) liczbę porządkową,
b) tytuł,
c) odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik,
d) oznaczenie roku,
e) określenie typu nośnika,
f) numer seryjny nośnika, jeśli występuje.
§  43.  Do przekazanej dokumentacji należy dołączyć wszelkie pomoce ewidencyjne: rejestry, ewidencje, kartoteki, skorowidze itp.

Rozdział  9

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Kancelarii, Oddziału PAN lub komórki organizacyjnej albo ich reorganizacji

§  44. 
1.  W przypadku gdy jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności Kancelarii lub Oddziału PAN albo do ich reorganizacji, prowadzącej do powstania nowej jednostki organizacyjnej, Kanclerz lub osoba przez niego upoważniona zawiadamia o tym fakcie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a także dyrektora Archiwum Akt Nowych oraz dyrektora właściwego terytorialnie archiwum państwowego, a także Polską Akademię Nauk Archiwum w Warszawie lub Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności.
2.  W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez nową komórkę organizacyjną, kierownik komórki zreorganizowanej przekazuje protokolarnie kierownikowi nowej komórki organizacyjnej dokumentację spraw niezakończonych. Protokół otrzymuje do wiadomości archiwum zakładowe.
3.  Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z § 28 ust. 3 instrukcji.
4.  Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach, o których mowa w § 39 ust. 4 oraz § 40-43 instrukcji.

SPIS SPRAW

rokOznaczenie komórki organizacyjnejSymbol klasyfikacyjny z wykazu aktHasło klasyfikacyjne z wykazu akt
L.p.TYTUŁ

(Treść sprawy)

Nazwa nadawcyDATAUwagi
wszczęcia sprawyostatecznego załatwienie sprawy
znak pisma wszczynającego sprawędata pisma

................................

Załącznik  1

Wskazówki dla osób obsługujących pocztę (odbierających i otwierających przesyłki)

I. Przy przyjmowaniu i otwieraniu przesyłek należy zachować ostrożność i zwrócić uwagę na ich wygląd zewnętrzny i stan:

1) Przesyłka może budzić wątpliwości gdy:

- pochodzi od nieznanego adresata;

- zaadresowana jest do osoby już niepracującej;

- nie posiada adresu zwrotnego;

- znak stempla pocztowego nie odpowiada adresowi zwrotnemu;

- jest nadmiernie oklejona taśmą;

- charakteryzuje się nienaturalnym zapachem (nie zawsze przykrym) lub przebarwieniami;

- na kopercie (opakowaniu) stwierdzamy obecność proszku lub innej substancji;

- po przyjęciu przesyłki z opakowania wydostają się opary, dym, ciecz lub proszek pracownicy odczują nagłe pogorszenie stanu zdrowia (duszności, kaszel, zaburzenia wzroku, pieczenie skóry, ostry zapach itp.)

2) Jeżeli dostawca nie jest przedstawicielem firmy kurierskiej, a przesyłka budzi jakiekolwiek zastrzeżenia należy sprawdzić i zanotować tożsamość osoby dostawcy (w celu kontroli i poinformowania adresata do kogo jest przesyłka),

3) Wszystkie przyjęte depozyty należy umieścić w bezpiecznym miejscu, a fakt ich przyjęcia odnotować w książce pełnienia służby (dotyczy przesyłek deponowanych u ochrony, służby portierskiej poza godzinami pracy),

II. W przypadku wątpliwości należy:

1) Nie otwierać tej przesyłki;

2) Przesyłkę umieścić w worku na śmieci szczelnie okleić taśmą;

3) Zaklejony worek umieścić w drugim worku na śmieci i ponownie okleić taśmą;

4) Pakunku nie przenosić pozostawić na miejscu;

5) Dokładnie (mydłem lub innym środkiem dezynfekującym) umyć ręce i twarz;

6) Powiadomić przełożonego o zaistniałej sytuacji.

III. W przypadku gdyby przesyłka została otwarta i zawierała jakąkolwiek podejrzaną zawartość w formie stałej (pył, kawałki, blok, galaretę itp.) lub płynnej należy:

1) Możliwie nie naruszać tej zawartości: nie rozsypywać, nie przenosić, nie dotykać, nie wąchać, nie próbować smakowo, nie robić przeciągu w pomieszczeniu;

2) Całą zawartość umieścić w worku na śmieci, dokładnie zamknąć i okleić taśmą;

3) Dokładnie umyć (mydłem) ręce;

4) Zaklejony worek umieścić w drugim worku i ponownie dokładnie okleić taśmą;

5) Zamknąć okna, wyłączyć urządzenia wentylacyjne, opuścić pomieszczenie dokładnie je zamykając;

6) Jeśli to możliwe zmienić odzież wierzchnią;

7) Dokładnie umyć ręce i twarz;

8) Powiadomić przełożonego;

9) Sporządzić listę osób mających kontakt z podejrzaną przesyłką.

Pod żadnym pozorem nie należy w zagrożony rejon dopuszczać osób postronnych.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

Kancelarii i Oddziałów

Polskiej Akademii Nauk

Objaśnienia

1. Konstrukcja jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej "wykazem akt", opiera się na:

1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;

2) systemie klasyfikacji dziesiętnej;

3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt;

4) ujęciu w wykazie akt wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się Kancelaria, a tym samym całości dokumentacji, która powstaje i jest gromadzona w związku z realizowaniem tych zagadnień.

2. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, o której mowa w pkt 1.1 polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej Kancelarii i od podziału kompetencji w Kancelarii i Oddziałach PAN.

3. Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o której mowa w pkt 1.2, polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się Kancelaria, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej "klasami głównymi". W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum - dwie, maksimum - dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów dokonywany jest analogicznie aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

4. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub art. 5 ust. 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

5. Wykaz akt cechuje się budową logiczną, czyli każda klasa jest rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, przy czym klasa niższego rzędu zawsze wywodzi się z klasy wyższego rzędu. W ten sposób klasa wyższego rzędu mieści w sobie wszystkie zagadnienia przyporządkowane do klas niższego rzędu w ramach tej klasy.

6. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr:

1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od "0" do "9";

2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od "00" do "99";

3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od "000" do "999";

4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od "0000" do "9999".

Symbole klasyfikacyjne
IIIIIIIV
0
00
000
0000
0001
001
01
010
011
0110
0111
1
10
100
101
1010
1011
11
110
111

7. Wolne klasy wykazu akt mogą być wykorzystane przez Kancelarię do dodania nowych klas, w trybie i na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej Kancelarii i Oddziałów PAN.

8. Na opis klasy w wykazie akt składają się:

1) symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w pkt 6;

2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;

3) w przypadku klas końcowych - kategoria archiwalna, o której mowa w pkt 4.

9. Na opis klasy może składać się, w razie potrzeby, uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.

Tytuły klas I i II rzędu

0ZARZĄDZANIE
00Gremia kolegialne
01Organizacja
02Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna
03Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość, analizy
04Informatyzacja
05Skargi, wnioski, petycje, postulaty, inicjatywy i interpelacje
06Współdziałanie z innymi instytucjami
07Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej
08Kontrole, audyt, szacowanie ryzyka
09Systemy jakości i akredytacji
1SPRAWY KADROWE
10Regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych
11Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia
12Ewidencja osobowa
13Bezpieczeństwo i higiena pracy
14Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych
15Dyscyplina pracy
16Działalność socjalna
17Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna
2ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI
20Regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych
21Inwestycje i remonty kapitalne w obiektach
22Administrowanie i eksploatacja obiektów
23Gospodarka materiałowa
24Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna
25Ochrona obiektów i mienia oraz sprawy obronne
26Zamówienia publiczne
27Towary i usługi
3FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA
30Regulacje i zasady ekonomiczno-finansowe
31Budżet oraz plan finansowy Polskiej Akademii Nauk
32Rachunkowość, księgowość i obsługa kasowa
33Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych
34Opłaty i ustalanie cen
35Inwentaryzacja
36Dyscyplina finansowa
37Instytuty naukowe - planowanie, sprawozdawczość i analizy
38Obsługa bankowa Kancelarii i jednostek organizacyjnych bez osobowości prawnej
4NAUKA, WYDAWNICTWA, POPULARYZACJA
40Działalność naukowa
41Działalność dydaktyczna i popularyzacja
42Działalność wydawnicza
43Działalność informacyjna i promocyjna
Symbole klasyfikacyjneHasia klasyfikacyjneKategoria aktUwagi
1234567
0ZARZĄDZANIE
00Gremia kolegialne
000Zgromadzenie OgólnePAN i Oddziałów PAN
0000Wybory członkówADokumenty związane z wyborem członków, listy zgłoszonych kandydatów, opinie, protokoły z zebrań wyborczych, spisy członków itp.
0001Teki personalne członkówADla każdego członka prowadzi się odrębną teczkę, zawierającą m.in. życiorys, wykazy publikacji, dokumenty związane z wyborem na członka, przemówienia, nekrologi itp.
0002Obrady Zgromadzenia OgólnegoAPorządek obrad, lista uczestników, materiały problemowe przygotowane na posiedzenia, referaty, wystąpienia, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy itp.
001PrezydiumAPAN i Oddziałów PAN. Skład, porządek obrad, lista uczestników, materiały problemowe przygotowane na posiedzenia, referaty, wystąpienia, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy itp.
002Zgromadzenie członków WydziałuAJak przy klasie 001
003Stałe organy doradcze PrezesaADla każdego organu zakłada się oddzielną teczkę. Skład, protokoły posiedzeń, opracowania, sprawozdania, wnioski i postulaty itp.
004Komitety, Komisje i Zespoły ProblemoweAGremia naukowe. Własne wystąpienia, referaty, opracowania, sprawozdania itp.
005Gremia międzyresortowe, międzynarodowe i międzyzakładoweAWłasne wystąpienia, referaty,

opracowania, sprawozdania itp.

006Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne)ANie dotyczy Komitetów, Komisji i Zespołów Problemowych naukowych (klasa 004) Dla każdej komisji/zespołu zakłada się oddzielną teczkę. Skład, protokoły posiedzeń, opracowania, sprawozdania, wnioski i postulaty.
007Udział w gremiach kolegialnych innych jednostekAWłasne wystąpienia, referaty, opracowania, sprawozdania itp.
008Narady (zebrania) pracownikówAProtokoły, sprawozdania, wnioski.
01Organizacja
010Organizacja organów i jednostek nadrzędnych oraz współdziałającychBE 10Statuty, schematy organizacyjne, regulaminy, informacje o zmianie adresu itp.
011Organizacja Polskiej Akademii NaukADotyczy także Oddziałów PAN. Akty założycielskie, statuty, schematy i zmiany organizacyjne, rejestracje i odpisy z rejestrów itp.
012Organizacja jednostek podległych Polskiej Akademii NaukADla każdej jednostki prowadzi się oddzielną teczkę. Akty założycielskie, statuty, schematy i zmiany organizacyjne, rejestracje i odpisy z rejestrów, nadanie numeru IP, REGON, przekształcenia, likwidacje itp. wraz z ewidencją jednostek podległych
013Organizacja KancelariiAAkty założycielskie, statuty, schematy i zmiany organizacyjne, rejestracje i odpisy z rejestrów, nadanie numeru IP, REGON, regulaminy, zakresy działania, protokoły zdawczo-odbiorcze stanowisk pracy itp. oraz korespondencja w ww. sprawach
014Pełnomocnictwa, upoważnienia, karty wzorów podpisów i podpisy elektroniczneB10Kancelarii i jednostek bez osobowości prawnej. Instrukcja, rejestry, karty wzoru podpisu wraz z załącznikami. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia ważności
015Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej
0150Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznejBE10
0151Ochrona informacji niejawnychBE10Materiały dotyczące dopuszczenia do informacji niejawnych. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych.
0152Ochrona danych osobowychBE10Instrukcje, korespondencja itp.
0153Udostępnianie informacjiB10W tym informacji publicznej oraz obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej
016Obsługa kancelaryjna
0160Przepisy kancelaryjno-archiwalneAInstrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, Instrukcja organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego itp.
0161Doradzanie komórkom organizacyjnym przy postępowaniu z dokumentacjąBE5Wyjaśnienia, poradnictwo, instruktaże itp.
0162Ewidencja i wzory odciskowe pieczęci i pieczątekAWłasne
0163Identyfikacja wizualnaAOpracowanie oraz wdrażanie wzorów druków i formularzy, godeł, herbów itp. wraz z ich wykazami
0164Ewidencja druków ścisłego zarachowaniaB10
0165Środki do rejestrowania i kontroli obiegu dokumentacjiB5Terminarze, dowody doręczeń, opłat pocztowych, rejestry przesyłek itp.
0166Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonychAZwiązane ze zmianami organizacyjnymi i kompetencyjnymi
0167Prenumerata czasopism i innych publikacji!

B5

017Archiwum zakładowe, - 1
0170Organizacja archiwum zakładowegoAPowołanie, regulamin itp.
0171Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowymASposób prowadzenia ewidencji uregulowano w Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
0172Brakowanie dokumentacji niearchiwalnejAW tym korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, zgody archiwum państwowego, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji
0173Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji w archiwum zakładowymB5Zezwolenia, karty lub rejestry udostępniania i wypożyczania akt
0174Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowymA
0175Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowymA
0176Przekazywanie materiałów archiwalnychA
018Systemy jakości i akredytacjiA
02Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna
020Zbiór aktów normatywnych organów nadrzędnych i współdziałającychB10Okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu
021Zbiór aktów normatywnych Polskiej Akademii NaukADotyczy również Kancelarii i Oddziałów PAN. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. Komplet podpisanych uchwał, decyzji, zarządzeń, rozporządzeń, poleceń służbowych, pism okólnych itp. wraz z ich rejestrami.
022Zbiór umówB10Komplet podpisanych umów wraz z ich rejestrami. Materiały źródłowe wraz z jednym egzemplarzem umowy przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej klasie zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która umowę przygotowała
023Udział w przygotowywaniu projektów aktów prawnych dotyczących działalności Polskiej Akademii Nauk i KancelariiAW tym opiniowanie projektów uchwał czy zarządzeń organów nadrzędnych
024Interpretacja własnych aktów normatywnychAWykładnia własnych aktów normatywnych dot. merytorycznej działalności
025Opinie prawne na potrzeby Polskiej Akademii NaukBE 10Dotyczy również Kancelarii i Oddziałów PAN. Opiniowanie projektów aktów prawnych i projektów umów zawieranych przez PAN. Drugie egzemplarze odkłada się do akt sprawy, której dotyczą
026Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnymOkres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy
0260Sprawy sądowe przed sądami powszechnymiBE10
0261Sprawy sądowe przed sądami administracyjnymiBE10
03Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość, analizyZ wyjątkiem dotyczących zagadnień ujętych w klasach 3-4
030Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące strategii, programów, planów, sprawozdań i analizBE10
031Strategie, programy, plany i sprawozdania jednostek nadrzędnych i innych niezwiązanych z Polską Akademią NaukB5Przesyłane do wiadomości lub wykorzystania
032Strategie, programy, plany i sprawozdania Polskiej Akademii Nauk, Kancelarii i Oddziałów PANA! Jeżeli dokumenty te mają charakter cząstkowy i mieszczą się co do zakresu i rodzaju danych w danych zawartych w dokumentach o większym zakresie czasowym, akta spraw w zakresie opracowania tych dokumentów o charakterze cząstkowym można zakwalifikować do kategorii B5
033Strategie, programy, plany i sprawozdania jednostek podległychB10Przesyłane do wiadomości lub wykorzystania
034Sprawozdawczość statystycznaAJeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej można zakwalifikować do kategorii B5
035Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacjaAWłasne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety
036Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotówAInne niż w klasie 035, np. dla organu nadrzędnego
037Analizy i ankiety jednostek podległychBE 10Przesyłane do wiadomości lub wykorzystania
04Informatyzacja
040Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacjiBE10W tym Polityka Bezpieczeństwa Informatycznego
041Projektowanie, homologacje, wdrażanie i eksploatacja oprogramowania i systemów teleinformatycznych
0410Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danychA
0411Projektowanie i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznychBE101 J
042Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczneB10Okres przechowywania liczy się od chwili zaprzestania użytkowania programu
043Ustalanie uprawnień dostępu do danych i

systemów

B10Okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień dostępu
044Projektowanie i eksploatacja stron i portali internetowychBE10
045Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznychBE10Dotyczy spraw włamania do systemów i złego użytkowania (notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemów)
05Skargi, wnioski, petycje, postulaty, inicjatywy i interpelacje
050Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące skarg, wniosków, petycji, postulatów, inicjatyw i interpelacjiBE10
051Skargi i wnioski załatwione bezpośrednioAWraz z rejestrem
052Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwościB5
053Petycje, postulaty i inicjatywy obywatelskieA
054Interpelacje i zapytaniaAW tym posłów, senatorów i radnych
06Współdziałanie z innymi instytucjamiObejmuje sprawy ogólne współpracy z jednostkami krajowymi i zagranicznymi, niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas
060Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące współdziałania z innymi podmiotamiBE10
061Kontakty z podmiotami krajowymi
0610Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z innymi podmiotami na gruncie krajowymAPrzy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 063
0611Wyjazdy krajowe przedstawicieli Polskiej Akademii NaukADotyczy również Kancelarii i Oddziałów PAN. Programy pobytu, sprawozdania i notatki z pobytu.
0612Przyjmowanie przedstawicieli i gości krajowychAProgramy pobytu, sprawozdania i notatki z pobytu.
062Kontakty z podmiotami zagranicznymiA
0620Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z podmiotami zagranicznymiAPrzy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 063
0621Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli Polskiej Akademii NaukADotyczy również Kancelarii i Oddziałów PAN. Programy pobytu, sprawozdania i notatki z pobytu.
0622Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicyAProgramy pobytu, sprawozdania i notatki z pobytu.
0623Spotkania oraz wymiana doświadczeń z partnerami zagranicznymiAProgramy spotkań, protokoły z rozmów, notatki, sprawozdania.
063Umowy i porozumienia z innymi podmiotami dotyczące zakresu i sposobu współdziałaniaA.Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub jej aneksów
07Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii EuropejskiejSprawy finansowe przy klasie 33
070Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące dotyczące zagadnień z zakresu programowania i realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznychBE10
071Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych oraz ich realizacjaAW tym przygotowanie i składanie wniosków
08Kontrole, audyt, szacowanie ryzykaPlanowanie i sprawozdawczość przy klasie 03
080Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kontroli, audytu, szacowania ryzykaBE10
081Kontrole
0810Kontrole zewnętrzne w Polskiej Akademii Nauk, Kancelarii i Oddziałach PANA
0811Kontrole wewnętrzne w Polskiej Akademii Nauk, Kancelarii i Oddziałach PANA
0812Książka kontroliB5
082AudytA
083Szacowanie ryzyka dla realizacji zadańA
1SPRAWY KADROWE
10Regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych
100Własne regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowychAM.in. regulaminy pracy i ich interpretacje
101Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowychB10Okres przechowywania liczy się od utraty mocy obowiązującej.
102Umowy zbiorowe i ich negocjowanieA
103Wykaz etatówA
104Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji i zadańA
105Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowychA
11Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia
110Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracyB5Przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów
111Konkursy na stanowiskaBE5Akta osób przyjętych odkłada się do akt osobowych; dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 006
112Obsługa zatrudnienia
1120Obsługa zatrudnienia osób na wyższych stanowiskach kierowniczychB5W tym rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników: Prezesa i Wiceprezesów PAN, Kanclerza, Dziekanów Wydziałów itp.; dokumenty dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
1121Obsługa zatrudnienia osób na stanowiskach kierowniczych w innych jednostkachB5W tym rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników: dyrektorzy instytutów, stacji zagranicznych, jednostek bez osobowości prawnej, itp.; dokumenty dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
1122Obsługa zatrudnienia pozostałych pracownikówB5W tym rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników; m.in. delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, zakończenia stosunku pracy; dokumenty dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
1123Oświadczenia majątkowe, lustracyjne lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzinB**) Czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 6 lat
1124Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionychBE5Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
113Staże zawodowe, wolontariat, praktykiB10
114Prace zlecone (umowy cywilno-prawne)
1140Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczneB50
1141Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczneB10
115Restrukturyzacja zatrudnieniaBE10
116Nagrody, odznaczenia i kary
1160NagrodyBE10Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
1161Odznaczenia państwowe i inneBE10Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
1162KaryB**) Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa
1163Postępowanie dyscyplinarneB**) Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 006
117(1Postępowanie względem osób i instytucji w sprawie dostępu do informacji niejawnych
1170Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawaBE20M. in. akta postępowań sprawdzających
1171Zwolnienie z obowiązku zachowania tajemnicyBE20
1172Dostęp osób spoza Kancelarii i Oddziałów do informacji niejawnychBE20
12Ewidencja osobowa
120Akta osobowe osób zatrudnionychAPodanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, umowy o pracę, odpisy akt stanu cywilnego, dokumentacja przebiegu pracy, świadectwa podnoszenia kwalifikacji itp. Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę. Sposób postępowania z kopiami dokumentacji reguluje instrukcja kancelaryjna.
121Pomoce ewidencyjne do akt osobowychAW tym dane w systemach bazodanowych
122Zaświadczenia o odbyciu studiów doktoranckich w podległych jednostkachB50
123Zaświadczenia o zatrudnieniuB5Z wynagrodzeniem bądź bez wynagrodzenia
13Bezpieczeństwo i higiena pracy
130Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracyA
131Działania w zakresie zwalczania wypadków i choróbAW tym ocena ryzyka zawodowego
132WypadkiDotyczy wypadków podczas pracy oraz w drodze do lub z pracy
1320Wypadki zbiorowe, śmiertelne, powodujące inwalidztwoA
1321Inne wypadkiB10
133Warunki szkodliwe i choroby zawodowe
1330Warunki szkodliweB10
1331Rejestr czynników szkodliwychB40
1332Choroby zawodoweBE10
14Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych
140Zasady doskonalenia zawodowego pracowników w różnych formachA
141Podnoszenie kwalifikacji zawodowych poprzez dokształcanie pracownikówB5W tym plany szkoleń, wnioski itp. Szkolenia (studia, warsztaty, kursy itp.) organizowane przy pomocy podmiotów zewnętrznych lub własnej kadry dla osób zatrudnionych; zaświadczenia lub kopie certyfikatów, dyplomów itp. ukończonych szkoleń odkłada się do akt osobowych
15Dyscyplina pracy
150Czas pracy
1500Dowody obecności w pracyB3Listy obecności
1501AbsencjaB5Zwolnienia lekarskie oraz dowody uprawnień do zasiłków - kat. B10
1502Ewidencja czasu pracyB5Łącznie z rozliczeniem czasu pracy. W tym zmiany czasu pracy, wnioski dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych itp.
1503Delegacje służbowe - krajoweB3
1504Delegacje służbowe - zagraniczneB3
151Urlopy osób zatrudnionych
1510Urlopy wypoczynkoweB5Plany i wnioski urlopowe
1511Urlopy bezpłatne, wychowawcze, macierzyńskie, ojcowskie itp.B5Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
16Działalność socjalna
160Sprawy socjalne załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnychB5Wnioski o dofinansowania, listy przyznanych dofinansowań
161Kasa zapomogowo-pożyczkowaB5Wnioski, decyzje
162Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych i świadczenia dodatkoweB5Poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych
163Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy kolejoweB5
164Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymiB5W tym wnioski o przyjęcie do domu rencisty
17Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna
170Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznegoB10Zgłoszenia, korekty i wyrejestrowania
171Obsługa ubezpieczenia społecznegoB10W tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS, wnioski o Al. EKZ itp.
172Emerytury i rentyB10
173Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp.B10
174Opieka zdrowotnaB10w tym badania lekarskie w zakresie medycyny pracy
2ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI
20Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych
200Własne regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw administrowania i środków rzeczowychA
201Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje i wyjaśnienia, dotyczące zagadnień z zakresu spraw administrowania i środków rzeczowychB10Okres przechowywania liczy się od utraty mocy obowiązującej
21Inwestycje i remonty kapitalne w obiektach
210Ewidencja inwestycji i remontów kapitalnychA
211Dokumentacja inwestycyjna i remontowaBE5Dokumentacja dotycząca przygotowania, wykonawstwa i odbioru. Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji, przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu jego utraty; jeżeli dotyczy obiektów zabytkowych i nietypowych, kwalifikuje się ją do kategorii A.
22Administrowanie i eksploatacja obiektów
220Stan prawny nieruchomościAW tym nabywanie i zbywanie nieruchomości
221Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokaliB10Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy
222Najmowanie obiektów i lokali na potrzeby własneB10Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy
223Eksploatacja budynków i lokaliB5Korespondencja dot. konserwacji, drobnych remontów, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania (umowy), utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp., w tym przeglądy stanu technicznego itp.
224Gospodarowanie terenami wokół obiektówB5Tereny zielone itp.
225Podatki i opłaty publiczneB10
23Gospodarka materiałowadotyczy środków trwałych i nietrwałych
230Zaopatrzenie
2300Zapotrzebowania materiałowe komórek organizacyjnychB5
2301Zaopatrzenie w sprzęt, materiały i pomoce biuroweB5Zapytania, zamówienia, potwierdzenia, korespondencja towarzysząca, reklamacje, korespondencja handlowa z dostawcami
2302Zamawianie pieczęci urzędowychB10
231Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałychB5Przychód i rozchód, dostawy, zestawienia wyposażenia, kartoteki ilościowe itp.
232Ewidencja środków trwałych i nietrwałychB10W tym księgi inwentarzowe
233Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałychB10Dowody przyjęcia środka do eksploatacji, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne, protokoły likwidacji, itp. Okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka.
234Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałychB5Opisy techniczne, instrukcje obsługi; okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia
235Ewidencja osobistego wyposażenia pracownikówB5
236Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymiB5
24Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna
240Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskichB5
241Eksploatacja własnych środków transportowychB5Karty drogowe, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży, myjni itp.
242Użytkowanie obcych środków transportowychB5Zlecenia, umowy o wykorzystanie prywatnych samochodów
243Przydział limitów na używanie własnych pojazdów do celów służbowychB5
244Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów)B5W tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności
245Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej (modemów, łączy internetowych)B10|
25Ochrona obiektów i mienia oraz sprawy obronne
250Strzeżenie mieniaB10Dozór terenu i budynków, plany ochrony obiektów, dokumentacja służby ochrony, przepustki itp. wraz z ewidencją; okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy obowiązującej
251Ubezpieczenia majątkoweB10Od ognia, kradzieży itp., sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
252Ochrona przeciwpożarowaB10
253Straty związane z warunkami pogodowymiB10Korespondencja dotycząca strat powstałych w związku z warunkami pogodowymi
254Sprawy obronności i obrony cywilnej
2540Planowanie i sprawozdawczość w zakresie obronności i obrony cywilnejA
2541Realizacja zadań z zakresu obronności i obrony cywilnejBE10
2542Zarządzanie kryzysoweAInstrukcje, plany ewakuacji itp. w jednostce organizacyjnej
26Zamówienia publiczneW zakresie całej działalności
260Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznychBE10
261Dokumentacja zamówień publicznychB5Z wyłączeniem dokumentacji dotyczącej realizacji programów finansowanych ze środków Unii

Europejskiej.

Okres przechowywania liczy się od zakończenia postępowania
27Towary i usługi
270Sprzedaż towarów i usługB5Zamówienia, oferty, umowy z kontrahentami itp. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
271ReklamacjeB5
3FINANSE 1 OBSŁUGA FINANSOWO- KSIĘGOWA
30Regulacje i zasady ekonomicznofinansoweAW tym polityka rachunkowości, plany kont oraz inne procedury wewnętrzne - ich projekty i uzgodnienia
31Budżet oraz plan finansowy Polskiej Akademii Nauk
310Wieloletni plan finansowyA
311PlanowanieW tym przygotowanie projektu budżetu i planu finansowego oraz uzgodnienia
3110Opracowanie projektu budżetu dla części 67 Polska Akademia NaukA
3111Opracowanie projektu planu finansowego Polskiej Akademii NaukA
312Realizacja budżetu i planu finansowego
3120Rozpatrywanie wniosków jednostek o dotacje podmiotoweB5
3121Harmonogram płatności dotacji budżetowychB5
3122Podział budżetu, plany zadaniowe i finansowe jednostek oraz Kancelarii Polskiej Akademii NaukA
3123Zmiany w części 67 budżetu państwa oraz zmiany planu finansowego Polskiej Akademii Nauk w ciągu rokuA
3124Sprawozdania i analizy okresowe w ciągu roku budżetowegoBE10Jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B10
3125Sprawozdania roczneAw szczególności finansowe, z wykonania budżetu w części 67, z wykorzystania dotacji celowych, z wykonania planu finansowego Akademii
3126Rewizja budżetu i jego bilansuA
3127Realizacja budżetów komórek organizacyjnychB10
313Finansowanie
3130Finansowanie własnej działalnościB10
3131Finansowanie inwestycji i remontówB10
3132Pomoc finansowa dla jednostek podległychB10
3133Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymiB5
3134Gospodarka pozabudżetowaB5
314Egzekucja i windykacja
3140Egzekucja należności pieniężnychB5
3141Egzekucja administracyjnaB5
3142Windykacja należnościB10
32Rachunkowość, księgowość i obsługa kasowa
320Obrót gotówkowy i bezgotówkowy
3200Obrót gotówkowyB5Plany i raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych
3201Obrót bezgotówkowyB5
3202Depozyty kasowe, obsługa wadiumB5
321Księgowość
3210Dowody księgoweB5
3211Dokumentacja księgowaB5
3212RozliczeniaB5Rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi, w tym wezwania do zapłaty
3213Ewidencja syntetyczna i analitycznaB5
3214Uzgadnianie saldB5
3215Kontrole i rewizje kasyB5
3216Zobowiązania, poręczeniaB5
322Księgowość materiałowo-towarowaB5Faktury VAT
323Rozliczenia płac i wynagrodzeń
3230Dokumentacja płac i potrąceń z płacB5
3231Listy płacB50
3232Kartoteki wynagrodzeńB50
3233Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowegoB10
3234Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczneB50
3235Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płacB50Przy czym bez składki na ubezpieczenie społeczne - kategoria B10
33Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnychB10
34Opłaty i ustalanie cen
340Ustalanie i zwalnianie z opłatB5
341Ustalanie cen za własne wyrobyB5
35Inwentaryzacja
350Wycena i przecenaB10
351Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjneB5
36Dyscyplina finansowa
360Interwencje Głównego KsięgowegoA
361Inne sprawy nadzoru finansowegoBE 10
37Instytuty naukowe - planowanie, sprawozdawczość i analizy
370Sprawozdawczość finansowa instytutów
3700Zatwierdzone sprawozdania finansowe instytutówBE10Roczne. Komplet dokumentacji zawierający m. in. roczne sprawozdanie finansowe instytutów, zatwierdzenia, opinie i raporty z badania sprawozdań przez biegłych rewidentów, korespondencję związaną z zatwierdzeniem sprawozdań. Oryginały przechowywane są przez poszczególne instytuty.
3701iWybór podmiotów do badania rocznych sprawozdań finansowych instytutówB10Korespondencja
371Plany finansowe instytutówBE10Wraz z projektami, w tym PF-OSPR
372Wykonanie panów finansowych instytutówBE10
373Okresowe analizy działalności instytutówAW tym analiza wynagrodzeń i zatrudnienia
38Obsługa bankowa Kancelarii i jednostek organizacyjnych bez osobowości prawnej
380Rachunki bankoweW tym bankowość elektroniczna
3800Umowy rachunków bankowychB5W tym wnioski o otwarcie/zamknięcie rachunków bankowych; okres przechowywania liczy się od zamknięcia rachunku
3801Karty nadania/odebrania uprawnieńB5
3802Arkusze danych osobowych użytkownikówB5
3803Oświadczenia użytkownikówB5
3804Potwierdzenia odbioru/zwrotu narzędziB5
3805Wyciągi bankoweB5dyspozycje przekazywania wyciągów
381Karty płatnicze
3810Umowy z bankiemB5Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
3811Umowy z użytkownikami kartB5Jak przy klasie 3810
3812Wnioski o wydanie kartyB5
382Zastępcza obsługa kasowa
3820Informacja zwrotna z banku o udostępnieniu zastępczej obsługi kasowejB5
3821Dyspozycje zastępczej obsługi kasowejB5
4NAUKA, WYDAWNICTWA, POPULARYZACJA
40Działalność naukowa
400Przygotowanie i realizacja własnych prac i tematów naukowo-badawczychAW tym ekspertyzy opracowane na potrzeby własne lub różnych jednostek
401Udział w pracach naukowo-badawczych organizowanych i koordynowanych przez inne jednostkiA
402Ewidencja prac naukowo-badawczychA
403Opiniowanie i recenzowanie prac naukowo-badawczychA
404Ocena pracowników naukowychA
405Nagrody, wyróżnienia, medale i stypendiaAWłasne lub współprzyznawane przez PAN za osiągnięcia naukowe; wnioski o przyznanie nagrody, protokoły obrad kapituły, przemówienia nagrodzonych itp.

Dla każdego typu nagród, wyróżnień, medali i stypendiów zakłada się oddzielne teczki.

406Wynalazczość i normalizacja
4060Projekty wynalazcze i postępowanie patentoweBE20Wnioski do Urzędu Patentowego oraz ewidencja świadectw Urzędu Patentowego. Projekty zgłoszone i opatentowane - kategoria A
4061Ewidencja wynalazków i wnioskówA
4062Opiniowanie projektów patentowychBE20
4063Informacje o ochronie patentowejB10Zewnętrzne
4064Programy i sprawozdania z prac normalizacyjnychA
4065Opiniowanie normBE 10
4066Informacje o normachB5M. in. przesyłane od jednostek zewnętrznych
41Działalność dydaktyczna i popularyzacja
410Konferencje, sympozja, seminaria i sesje naukowe
4100Konferencje, sympozja, seminaria i sesje naukowe organizowane lub współorganizowane przez Polską Akademię NaukAW tym przez Kancelarię i Oddziały PAN. Programy, referaty, odczyty, wnioski, głosy w dyskusji, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, dokumentacja fotograficzna i audiowizualna itp.
4101Udział w obcych konferencjach, sympozjach, seminariach i sesjach naukowychAWłasne referaty, wystąpienia, opracowania, sprawozdania itp.
411Wystawy, pokazy, prezentacje
4110Wystawy, pokazy, prezentacje organizowane lub współorganizowane przez Polską Akademię NaukAW tym przez Kancelarię i Oddziały PAN. Programy, scenariusze, dokumentacja fotograficzna i audiowizualna
4111Udział w obcych wystawach, pokazach, prezentacjachA
412Wykłady, wydarzenia i imprezy popularnonaukoweA
4120Wykłady, wydarzenia i imprezy popularnonaukowe organizowane lub współorganizowane przez Polską Akademię NaukAW tym przez Kancelarię i Oddziały PAN, w tym Wszechnica PAN. Dla każdego typu wykładów, wydarzeń i imprez zakłada się oddzielne teczki.
4121Udział w obcych wykładach, wydarzeniach i imprezach popularnonaukowychA
413Staże naukowe krajowe i zagraniczneB50
414Praktyki studenckieAProgramy praktyk, raporty, sprawozdania
42Działalność wydawnicza
420Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne w zakresie działalności wydawniczejBE10
421Program i organizacja działalności wydawniczejABadanie potrzeb, ustalanie tematyki, ogólne sprawy wydawnicze
422Teki wydawniczeADla każdego tytułu prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą kartę wydawniczą, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne, opinie i recenzje, projekty graficzne, dwa egzemplarze wydawnicze, opinie o tytule, dokumentację dotyczącą nadania numeru ISSN i ISBN
423Udział w wydawnictwach obcychADotyczy publikacji własnych pracowników
424Współpraca wydawnicza z zagranicąAUzgodnienia dotyczące wspólnych wydawnictw
425Ewidencja wydawnictwB5Ewidencja magazynowa prac i wydawnictw
426Wykonanie poligraficzneB5Sprawy techniczno-wydawnicze
427Rozpowszechnianie wydawnictwB5Listy wysyłkowe, potwierdzenia odbioru
428Informatyzacja czasopismB10
43Działalność informacyjna i promocyjna
430Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne w zakresie działalności informacyjnej i promocyjnejBE10

1

431PatronatyA
432Kontakty ze środkami publicznego przekazu
4320Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne, konferencje i wywiadyA
4321Monitoring środków publicznego przekazuAW tym tzw. wycinki prasowe
433Promocja i reklama działalności Polskiej Akademii NaukAW tym Kancelarii i Oddziałów PAN. W tym udział w targach, wystawach oraz materiały promocyjne i reklamowe
434Własne materiały promocyjne oraz udział w obcych materiałachA
435Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych oraz ich rozpowszechnianieB5
436Zbiór zaproszeń, życzeń, podziękowań, kondolencjiB10Inne niż wchodzące do akt spraw
437Zbiory biblioteczne
4370Gromadzenie zbiorów bibliotecznychB5
4371Ewidencja zbiorów bibliotecznychA
4372Udostępnianie zbiorówB5
438Usługi reprograficzneB5

ZAŁĄCZNIK Nr  3

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

Kancelarii i Oddziałów

Polskiej Akademii Nauk

SPIS TREŚCI

Rozdział 1 Przepisy ogólne

Rozdział 2 Organizacja i zadania archiwum zakładowego

Rozdział 3 Obsada archiwum zakładowego

Rozdział 4 Lokale archiwum zakładowego

Rozdział 5 Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

Rozdział 6 Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji

Rozdział 7 Przeprowadzanie skontrum w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

Rozdział 8 Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

Rozdział 9 Wycofanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

Rozdział 10 Brakowanie i ekspertyza dokumentacji niearchiwalnej

Rozdział 11 Przekazywanie materiałów archiwalnych do Polskiej Akademii Nauk Archiwum w Warszawie i Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie

Załącznik:

Nr 1. - Warunki wilgotności i temperatury w archiwum zakładowym

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1.  Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Kancelarii i Oddziałów Polskiej Akademii Nauk, zwana dalej "instrukcją archiwalną", określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego w Kancelarii i Oddziałach Polskiej Akademii Nauk oraz postępowanie w nim z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
§  2.  Użyte w instrukcji określenia oznaczają:
1) archiwista - pracownika lub pracowników realizujących zadania archiwum zakładowego;
2) archiwum zakładowe - archiwum zakładowe Kancelarii lub Oddziału Polskiej Akademii Nauk;
3) Kancelaria - Kancelarię Polskiej Akademii Nauk, jednostkę powołaną do obsługi administracyjnej Polskiej Akademii Nauk;
4) Oddział PAN - jednostkę organizacyjną Polskiej Akademii Nauk, utworzoną w celu wykonywania zadań Polskiej Akademii Nauk w określonym regionie kraju, obsługę administracyjną której sprawuje Kancelaria;
5) informatyczny nośnik danych - informatyczny nośnik danych, na którym zapisano dokumentację w postaci elektronicznej;
6) kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań, także osobę zajmującą samodzielne stanowisko pracy;
7) komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część Kancelarii, w tym Oddział PAN;
8) skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej, napływająca i powstająca w związku z załatwianiem spraw przez Kancelarię lub Oddział PAN;
9) teczka aktowa - materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;
10) wykaz akt - jednolity rzeczowy wykaz akt.
§  3. 
1.  Dokumentacja przekazywana i przechowywana w archiwum zakładowym musi być uporządkowana i zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.
2.  Podstawą kwalifikacji archiwalnej są wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
3.  W przypadku Kancelarii dyrektor Archiwum Akt Nowych, a w przypadku Oddziału PAN - dyrektor właściwego terytorialnie archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.
§  4. 
1.  W Kancelarii i Oddziałach PAN dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych, w szczególności w celu:
1) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji przygotowanej do przekazania do archiwum zakładowego, ich przesyłania, jak i sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;
2) prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym;
3) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji;
4) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchi walnej bądź przekazywania materiałów archiwalnych do Polskiej Akademii Nauk Archiwum w Warszawie lub Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie;
5) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w magazynach archiwum zakładowego;
6) informowania o dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.
2.  Narzędzia informatyczne, o których mowa w ust. 1, mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci papierowej Jeżeli dane w postaci elektronicznej:
1) są zabezpieczone przed wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione;
2) są zabezpieczone przed utratą co najmniej przez sporządzanie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż dobę po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy;
3.  Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno na co najmniej dwóch różnych informatycznych nośnikach danych, tak aby Kancelaria i Oddziały PAN stale dysponowały co najmniej dwoma nośnikami umożliwiającymi odzyskiwanie danych.
4.  Po wykonaniu nowych kopii zabezpieczających, kopie poprzednio utworzone mogą zostać usunięte.
5.  Wymagania określone w ust. 2 uważa się za spełnione, jeśli dla Kancelarii i Oddziałów PAN została opracowana i wdrożona polityka zarządzania bezpieczeństwem informacji, w której określono wymagania bezpieczeństwa zgodne z Polską Normą PN- ISO/IEC270° 1:2007 lub nowszą.

Rozdział  2

Organizacja i zadania archiwum zakładowego

§  5. 
1.  W Kancelarii działa jedno archiwum zakładowe w siedzibie Kancelarii w Warszawie oraz po jednym archiwum zakładowym w każdym Oddziale PAN. Usytuowanie archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej określa regulamin organizacyjny.
2.  Archiwum zakładowe w siedzibie Kancelarii w Warszawie gromadzi i przechowuje materiały archiwalne (akta kategorii A) i dokumentację niearchiwalną (akta kategorii B) ze wszystkich komórek organizacyjnych Kancelarii i jednostek organizacyjnych, których obsługę administracyjną sprawuje Kancelaria, z wyjątkiem Oddziałów PAN.
3.  Archiwa zakładowe w Oddziałach PAN gromadzą i przechowują materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną z odpowiednich Oddziałów PAN.
4.  Nadzór merytoryczny nad działalnością archiwów zakładowych w Oddziałach PAN sprawuje archiwista archiwum zakładowego w siedzibie Kancelarii w Warszawie.
5.  Nadzór archiwalny nad archiwami zakładowymi w Oddziałach PAN sprawują dyrektorzy właściwych terytorialnie archiwów państwowych.
6.  Do archiwów zakładowych w Oddziałach PAN przepisy instrukcji stosuje się odpowiednio.
§  6.  Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:
1) przejmowanie dokumentacji;
2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
6) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,
8) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
9) przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania oraz udział w ich przekazywaniu do Polskiej Akademii Nauk Archiwum w Warszawie lub Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie,
10) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją.

Rozdział  3

Obsada archiwum zakładowego

§  7. 
1.  Archiwista odpowiedzialny jest za realizację zadań archiwum zakładowego, o których mowa w § 6.
2.  Liczba pracowników każdego archiwum zakładowego musi umożliwiać sprawną realizację zadań archiwum zakładowego.
3.  W przypadku zatrudnienia w archiwum zakładowym co najmniej dwóch pracowników wyznacza się spośród nich osobę koordynującą pracę archiwum zakładowego.
§  8. 
1.  Archiwista powinien posiadać co najmniej wykształcenie średnie oraz odpowiednie przeszkolenie archiwalne lub co najmniej 5-letni staż pracy w archiwum zakładowym.
2.  Archiwista powinien wykazać się znajomością systemów kancelaryjnych, według których była i jest prowadzona dokumentacja w Kancelarii i/lub Oddziałach PAN.
3.  Archiwista ma prawo do ubrania ochronnego (w szczególności fartuchy, rękawiczki bawełniane, maseczki z filtrem itp.).
4.  Archiwista powinien stale pogłębiać swoje kwalifikacje zawodowe.
§  9.  W razie zmiany na stanowisku archiwisty, w przypadku gdy był on tylko jeden, lub osoby koordynującej pracę archiwum zakładowego, gdy było co najmniej dwóch archiwistów, przekazanie archiwum zakładowego nowemu archiwiście lub osobie koordynującej odbywa się protokolarnie.

Rozdział  4

Lokale archiwum zakładowego

§  10.  Lokal archiwum zakładowego składa się ze stałego miejsca do pracy dla archiwisty, miejsc do korzystania z dokumentacji oraz pomieszczeń magazynowych, przy czym stałe miejsce do pracy dla archiwisty oraz miejsca do korzystania z dokumentacji nie mogą znajdować się w pomieszczeniach magazynowych.
§  11.  W lokalu archiwum zakładowego zapewnia się warunki do realizacji zadań archiwum zakładowego oraz zabezpieczenia przechowywanej w nim dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą; w szczególności pomieszczenia magazynowe archiwum powinny:
1) być skonstruowane z elementów o odpowiedniej nośności;
2) być suche, zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku;
3) posiadać skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną;
4) być zabezpieczone przed włamaniem co najmniej przez wzmocnione drzwi z minimum dwoma zamkami, w tym jednym o skomplikowanym systemie otwierania, plombowane po zakończeniu pracy w danym dniu;
5) być zabezpieczone przed pożarem co najmniej przez system wykrywania ognia i dymu oraz wyposażenie w gaśnice odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru;
6) być zabezpieczone przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych przez zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV;
7) zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji;
8) posiadać oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność, bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła.
§  12. 
1.  Pomieszczenia magazynowe wyposaża się w:
1) ponumerowane regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne), zabezpieczone przed korozją, przy czym regały stacjonarne powinny być usytuowane prostopadle do okien oraz oddalone od ścian minimum 5 cm, z przejściem między nimi minimum 80 cm, o wysokości i szerokości półek dostosowanej do rozmiaru dokumentacji z odstępem od sufitu i podłogi;
2) drabinki lub schodki umożliwiające dostęp do wyżej usytuowanych półek;
3) sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza;
4) podręczny sprzęt gaśniczy.
2.  Numerowanie regałów, o którym mowa w ust. 1, polega na nadaniu unikatowego oznaczenia poszczególnym regałom (liczba rzymska) i poszczególnym półkom w obrębie regału (liczba arabska).
3.  W pomieszczeniach magazynowych:
1) nie mogą się znajdować przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji;
2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających rozpuszczalniki organiczne, a zwłaszcza formaldehyd, ksylen i toluen;
3) nie mogą się znajdować rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji;
4) jako źródeł światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV, przy czym maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów;
5) posadzka w pomieszczeniach magazynowych powinna być wykonana z powłoki niepylącej, łatwej do utrzymania w czystości (w szczególności płytka ceramiczna, wykładzina zmywalna);
6) należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury, określone w załączniku nr 1 do instrukcji archiwalnej;
7) należy przynajmniej raz w tygodniu rejestrować warunki wilgotności i temperatury;
8) należy regularnie sprzątać, tak by chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.
§  13.  Wstęp do pomieszczeń archiwum zakładowego jest możliwy tylko w obecności archiwisty.

Rozdział  5

Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§  14. 
1.  Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego następuje w trybie i na warunkach określonych w instrukcji kancelaryjnej.
2.  Komórki organizacyjne i pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska pracy przekazują dokumentację do archiwum zakładowego według ustalonego z archiwistą terminarza.
§  15. 
1.  Przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, zawierającego co najmniej następujące elementy:
1) dla całego spisu:
a) pełną nazwę Kancelarii i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, a w przypadku Oddziału PAN - pełną nazwę Oddziału,
b) informację o liczbie pozycji i jednostek w spisie,
c) czytelny podpis (imię i nazwisko) pracownika przekazującego dokumentację,
d) czytelny podpis (imię i nazwisko) archiwisty przyjmującego dokumentację,
e) datę przekazania spisu;
2) dla każdej pozycji spisu:
a) liczbę porządkową,
b) oznaczenie kancelaryjne, to jest oznaczenie komórki organizacyjnej, a w przypadku Oddziału PAN - oznaczenie Oddziału i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w § 5 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej, dodatkowo numer sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw,
c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt, w razie potrzeby uzupełniony o informację o rodzaju dokumentacji (na przykład faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki itd.) występującej w teczce,
d) roczne daty skrajne, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce,
e) liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu, przy czym w przypadku materiałów archiwalnych każdy tom należy ująć jako osobną pozycję spisu zdawczo-odbiorczego,
f) oznaczenie kategorii archiwalnej.
2.  Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej.
3.  W ramach podziału, o którym mowa w ust. 2, sporządza się odrębne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (na przykład dla dokumentacji technicznej, osobowej, audiowizualnej), jeżeli wynika to z potrzeb Kancelarii lub Oddziału PAN bądź jeśli dane wymienione w ust. 1 pkt 2 są niewystarczające dla opisania tych rodzajów dokumentacji.
4.  Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1, sporządzany jest na nośniku papierowym albo w postaci elektronicznej.
5.  Spis zdawczo-odbiorczy w postaci elektronicznej sporządza się w przypadku posiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w § 4 pkt 2 instrukcji archiwalnej.
6.  Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej następuje na oznaczonym w sposób jednoznaczny informatycznym nośniku danych.
7.  Spis zdawczo-odbiorczy na nośniku papierowym sporządza się w przypadku nieposiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w § 4 pkt 2 instrukcji archiwalnej:
1) w czterech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych;
2) w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej.
8.  Oprócz spisów na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 7, archiwum zakładowe może wymagać przekazania także dokumentu elektronicznego, który służył do przygotowania ich wydruku. Spis taki stanowi jedynie materiał pomocniczy i nie może być uznawany za dokumentację zastępującą dokumentację elektroniczną, o której mowa w § 4 pkt 2 instrukcji archiwalnej.
§  16. 
1.  Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie.
2.  Każdy informatyczny nośnik danych przekazywany ze składu informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację, w szczególności zawierać musi tytuł, znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym dany nośnik jest powiązany oraz oznaczenie roku.
3.  Spis zdawczo-odbiorczy nośników, o których mowa w ust. 1, powinien zawierać:
1) dla całego spisu:
a) pełną nazwę Kancelarii i komórki organizacyjnej przekazującej nośniki, a w przypadku Oddziału PAN - pełną nazwę Oddziału,
b) informację o liczbie pozycji i jednostek w spisie,
c) czytelny podpis (imię i nazwisko) pracownika odpowiedzialnego za przekazanie nośników;
d) czytelny podpis (imię i nazwisko) archiwisty przyjmującego nośniki;
e) datę przekazania spisu;
2) dla każdej pozycji spisu:
a) liczbę porządkową;
b) tytuł;
c) odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik;
d) oznaczenie roku;
e) określenie typu nośnika;
f) numer seryjny nośnika, jeśli występuje.
§  17. 
1.  Dokumentacja spraw zakończonych przejmowana do archiwum zakładowego powinna być uporządkowana przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej komórce organizacyjnej pracownika.
2.  Uporządkowanie dokumentacji aktowej polega na:
1) w odniesieniu do materiałów archiwalnych (akt kategorii A):
a) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w § 36 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej, przy czym pierwsza sprawa znaleźć się musi na początku teczki, a pierwszy dokument w danej sprawie - na początku akt sprawy; poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami;
b) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism oraz materiałów roboczych;
c) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw, jeśli były przechowywane oddzielnie;
d) usunięciu z dokumentacji części metalowych i folii (np. spinaczy, zszywek, koszulek itp.);
e) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych - w pudlach z tektury litej bezkwasowej, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych;
f) ponumerowaniu kolejnych zapisanych stron zwykłym, miękkim ołówkiem, poprzez naniesienie numeru strony w jej prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: Teczka zawiera ... kolejno ponumerowanych stron (miejscowość, data, imię i nazwisko osoby numerującej akta).
g) opisaniu teczek aktowych zgodnie z przepisami § 37 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej;
h) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.
2) w odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej:
a) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw, jeśli były przechowywane oddzielnie;
b) umieszczeniu dokumentacji w tekturowych teczkach aktowych, a tych w razie potrzeby - w pudłach, lub pozostawieniu jej w segregatorach, jeśli była w nich przechowywana w komórce organizacyjnej;
c) opisaniu teczek aktowych lub segregatorów, zgodnie z przepisami § 37 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej;
d) ułożeniu teczek aktowych i segregatorów w kolejności wynikającej z wykazu akt.
3.  Uporządkowanie informatycznych nośników danych polega na:
1) wyłączeniu ich z teczek aktowych, jeżeli były w nich przechowywane;
2) trwałym oznakowaniu każdego nośnika w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację i powiązanie z dokumentacją konkretnej sprawy poprzez naniesienie na niego tytułu, znaku sprawy lub symbolu klasyfikacyjnego, z którym dany nośnik jest powiązany oraz oznaczenia roku;
3) ułożeniu informatycznych nośników danych z określonego roku zgodnie z kolejnością haseł wykazu akt, a w ramach każdej klasy według kolejności spraw.
§  18. 
1.  Archiwista odmawia przejęcia dokumentacji, jeżeli:
1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w § 17 instrukcji archiwalnej;
2) spisy zdawczo - odbiorcze, o których mowa w § 12 instrukcji archiwalnej, zawierają braki lub błędy;
3) dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo - odbiorczym.
2.  O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista powiadamia Kanclerza lub osobę przez niego upoważnioną.

Rozdział  6

Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji

§  19. 
1.  Po przejęciu dokumentacji archiwista kolejno:
1) rejestruje spis zdawczo - odbiorczy w wykazie spisów zdawczo - odbiorczych, zawierającym następujące elementy:
a) liczbę porządkową, stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo - odbiorczego,
b) datę przejęcia dokumentacji przez archiwum zakładowe,
c) pełną nazwę Kancelarii i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, a w przypadku Oddziału PAN - pełną nazwę Oddziału,
d) nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest inna niż nazwa podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
e) liczbę pozycji w spisie,
f) liczbę teczek lub tomów teczek w spisie;
2) nanosi w prawym górnym rogu na spisie zdawczo-odbiorczym numer tego spisu, wynikający z wykazu spisów;
3) pozostawia w komórce organizacyjnej lub na samodzielnym stanowisku pracy podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego;
4) na każdą teczkę aktową nanosi w lewym dolnym rogu sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, przy czym, gdy teczka dzieli się na tomy, nanosi identyczną sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle;
5) każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji w archiwum zakładowym;
6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego do odpowiednich zbiorów, o których mowa w § 20 ust. 1.
2.  Wykaz spisów zdawczo - odbiorczych, o którym mowa w ust. 1, prowadzony jest w archiwum zakładowym w siedzibie Kancelarii w Warszawie i obejmuje całą dokumentację Kancelarii oraz Oddziałów PAN.
§  20. 
1.  Archiwista prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo - odbiorczych:
1) zbiór pierwszy stanowią drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;
2) zbiór drugi stanowią trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie według komórek przekazujących dokumentację.
2.  W przypadku Oddziałów PAN drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych przechowywane są w archiwum zakładowym w siedzibie Kancelarii w Warszawie, trzecie egzemplarze natomiast - w archiwach zakładowych we właściwych Oddziałach PAN.
3.  Postępowanie z czwartym egzemplarzem spisu materiałów archiwalnych ustala się w przypadku Kancelarii w porozumieniu z dyrektorem Archiwum Akt Nowych, a w przypadku Oddziałów PAN - z dyrektorami właściwych terytorialnie archiwów państwowych.
4.  Przepisów ust. 1 pkt 2 nie stosuje się dla archiwum zakładowego w siedzibie Kancelarii w Warszawie, jeżeli archiwum to posiada narzędzia informatyczne, o których mowa w § 4 pkt 2 instrukcji archiwalnej.
§  21. 
1.  Nie rzadziej niż raz na pięć lat dokonuje się przeglądu informatycznych nośników danych, o których mowa w § 9 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej, i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa.
2.  Kopie powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie w przypadku niemożności odczytania zapisu na informatycznym nośniku danych, na którym pierwotnie zapisano dokumentację elektroniczną.
3.  Kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku, pod warunkiem, że zapisane na nim dane są zabezpieczone przed utratą w wyniku awarii tego nośnika.
4.  Po wykonaniu nowych kopii bezpieczeństwa, kopie poprzednio utworzone mogą zostać usunięte.
5.  Jeśli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którymi powiązany jest nośnik, podając:
1) datę stwierdzenia uszkodzenia nośnika;
2) imię i nazwisko osoby sporządzającej adnotację;
3) informację umożliwiającą jednoznaczne wskazanie uszkodzonego nośnika, w szczególności jego sygnaturę archiwalną.
§  22. 
1.  Dokumentację układa się w magazynach archiwum zakładowego w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca, przy czym odrębnie przechowuje się:
1) materiały archiwalne,
2) dokumentację techniczną,
3) akta osobowe i płacowe,
4) informatyczne nośniki danych.
2.  Teczki aktowe zawierające dokumentację, o której mowa w ust. 1-3, umieszcza się dodatkowo w pudłach archiwalnych wykonanych z tektury litej bezkwasowej.
§  23. 
1.  Dokumentacja zgromadzona w archiwum zakładowym jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe.
2.  Archiwum poddaje konserwacji uszkodzoną lub częściowo zniszczoną dokumentację.
§  24.  W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym, włamania do pomieszczeń magazynowych, ich zalania lub zniszczenia w inny sposób Kanclerz lub osoba przez niego upoważniona powiadamia również Polską Akademię Nauk Archiwum w Warszawie lub Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie oraz Archiwum Akt Nowych lub właściwe terytorialnie archiwum państwowe.

Rozdział  7

Przeprowadzanie skontrum w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

§  25. 
1.  Skontrum dokumentacji polega na:
1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum zakładowym;
2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.
2.  Skontrum przeprowadza, na polecenie Kanclerza lub osoby przez niego upoważnionej, komisja skontrowa, składająca się z co najmniej dwóch członków.
3.  Liczbę członków komisji skontrowej oraz jej skład osobowy ustala Kanclerz lub osoba przez niego upoważniona.
4.  Z przeprowadzonego skontrum komisja skontrowa sporządza protokół, który powinien zawierać co najmniej:
1) spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie;
2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych a była przechowywana w archiwum zakładowym;
3) datę sporządzenia oraz podpisy członków komisji.
§  26.  Do porządkowania zgromadzonej w archiwum zakładowym dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym, stosuje się odpowiednio przepisy instrukcji kancelaryjnej.

Rozdział  8

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

§  27. 
1.  Dokumentację udostępnia się na miejscu w archiwum zakładowym, przez jej wypożyczenie lub w postaci kopii.
2.  Udostępnieniu podlegają wyłącznie całe jednostki archiwalne, a nie pojedyncze pisma.
3.  Wypożyczając dokumentację można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w archiwum zakładowym do czasu zwrotu oryginalnej dokumentacji.
§  28.  Nie wolno wypożyczać poza archiwum zakładowe dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia oraz środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.
§  29. 
1.  Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku zawierającego co najmniej:
1) datę;
2) nazwę wnioskującego;
3) wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:
a) informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,
b) hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt;
c) dat skrajnych dokumentacji;
4) informację o sposobie udostępnienia;
5) imię i nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;
6) w przypadku osób spoza Kancelarii lub Oddziału PAN:
a) cel udostępnienia,
b) uzasadnienie.
2.  Do udostępnienia dokumentacji pracownikom Kancelarii lub Oddziału PAN jest wymagana zgoda kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje Kanclerz lub osoba przez niego upoważniona.
3.  Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza Kancelarii lub Oddziału PAN jest wymagane zezwolenie Kanclerza lub osoby przez niego upoważnionej.
§  30. 
1.  Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnionej mu dokumentacji.
2.  Niedopuszczalne jest:
1) wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;
2) przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym lub jednostkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty;
3) nanoszenie na dokumentacji na nośniku papierowym adnotacji i uwag.
§  31. 
1.  Archiwista sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie.
2.  W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji lub stwierdzenia zagubienia wypożyczonej dokumentacji archiwista sporządza protokół, w którym zamieszcza co najmniej następujące informacje:
1) datę sporządzenia;
2) imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację;
3) opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia.
3.  Protokół, o którym mowa w ust. 2, sporządzany jest w trzech egzemplarzach, z których jeden umieszcza się w miejscu brakującej lub uszkodzonej dokumentacji, drugi przechowuje się w archiwum zakładowym w przeznaczonej na ten cel teczce aktowej, trzeci przekazuje się Kanclerzowi lub osobie przez niego upoważnionej.
4.  Na podstawie protokołu Kanclerz lub osoba przez niego upoważniona zarządza postępowanie wyjaśniające.
§  32.  Archiwista w przyjęty w Kancelarii lub Oddziale PAN sposób odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji z podaniem daty udostępnienia, a w przypadku jej wypożyczenia poza archiwum zakładowe - także daty zwrotu do archiwum zakładowego.

Rozdział  9

Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwów zakładowych

§  33.  W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, której dokumentacja została już przekazana do archiwum zakładowego, archiwista na wniosek kierownika komórki organizacyjnej lub osoby pracującej na samodzielnym stanowisku pracy wycofuje ją z archiwum zakładowego i przekazuje do wnioskodawcy.
§  34. 
1.  Wycofanie dokumentacji z archiwum zakładowego polega na:
1) sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego, zawierającego co najmniej:
a) datę wycofania,
b) numer protokołu,
c) nazwę komórki organizacyjnej, do której dokumentację wycofano, a w przypadku Oddziału PAN - nazwę Oddziału,
d) tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy,
e) sygnaturę archiwalną teczki aktowej;
2) przyporządkowaniu do pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, w której jest ujęta wycofana dokumentacja, informacji o dacie i numerze protokołu wycofania.
2.  W trakcie przekazywania wycofywanej dokumentacji z archiwum zakładowego protokół podpisują archiwista i kierownik komórki organizacyjnej lub osoba pracująca na samodzielnym stanowisku pracy.

Rozdział  10

Brakowanie i ekspertyza dokumentacji niearchiwalnej

§  35. 
1.  Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje archiwista przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania.
2.  W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, archiwista sporządza spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania oraz dokumentacji podlegającej w danym roku ekspertyzie zgodnie ze wzorem wynikającym z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 i ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przygotowuje protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej.
3.  Spis podlega zaopiniowaniu przez kierowników komórek organizacyjnych i osoby pracujące na samodzielnych stanowiskach pracy, których dokumentacja została wytypowana do brakowania, a w przypadku Oddziałów PAN także przez pracownika archiwum zakładowego w siedzibie Kancelarii, oraz zatwierdzeniu przez Kanclerza lub osobę przez niego upoważnioną, a w przypadku Oddziału PAN - przez Prezesa Oddziału.
4.  W wyniku czynności, o której mowa w ust. 3, pracownicy mogą wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, przy czym podlega to zatwierdzeniu przez Kanclerza lub osobę przez niego upoważnioną, a w przypadku Oddziału PAN - przez Prezesa Oddziału.
5.  Protokół, o którym mowa w ust. 2, zawierać musi co najmniej:
1) datę sporządzenia,
2) nazwę komórki organizacyjnej, której dokumentacja podlega brakowaniu, a w przypadku Oddziału PAN - nazwę Oddziału,
3) oświadczenie o utracie znaczenia wytypowanej do brakowania dokumentacji,
4) określenie ilości wytypowanej do brakowania dokumentacji zgodnie ze spisem, o którym mowa w ust. 2, wyrażonej w jednostkach archiwalnych i metrach bieżących,
5) czytelne podpisy (imiona i nazwiska) osób opiniujących i zatwierdzających spis, wymienione w ust. 3.
§  36.  Do procedury brakowania i ekspertyzy dokumentacji niearchi walnej stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 i ust. 2b oraz art. 38 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w tym właściwe przepisy wewnętrzne.
§  37. 
1.  Akta przeznaczone do wybrakowania lub ekspertyzy archiwista wydziela i przechowuje w kolejności pozycji spisu akt przeznaczonych do wybrakowania lub ekspertyzy do czasu uzyskania zgody na brakowanie wydanej w przypadku Kancelarii przez dyrektora Archiwum Akt Nowych a w przypadku Oddziału PAN przez dyrektora właściwego terytorialnie archiwum państwowego.
2.  Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody.
§  38. 
1.  Jeżeli w wyniku procedury brakowania lub ekspertyzy dokumentacji niearchiwalnej dyrektor Archiwum Akt Nowych lub dyrektor właściwego terytorialnie archiwum państwowego dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za materiały archiwalne, archiwista jest zobowiązany:
1) do jej uporządkowania,
2) do sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego.
2.  Spis zdawczo-odbiorczy rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych.

Rozdział  11

Przekazywanie materiałów archiwalnych do Polskiej Akademii Nauk Archiwum w Warszawie i Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie

§  39.  Przekazywanie materiałów archiwalnych do zasobu Polskiej Akademii Nauk Archiwum w Warszawie i Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie następuje na podstawie przepisów art. 5 ust. 2 i ust. 2b oraz art. 38 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisów wydanych na ich podstawie.
§  40. 
1.  Po przekazaniu materiałów archiwalnych archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę przekazania tych materiałów.
2.  Dokumentacja z przekazania materiałów archiwalnych do Polskiej Akademii Nauk Archiwum w Warszawie i Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie przechowywana jest przez archiwum zakładowe, przy czym jeden egzemplarz spisu materiałów archiwalnych przekazanych przez Kancelarię przesyła się do Archiwum Akt Nowych, a przekazanych przez Oddział PAN przesyła się do właściwego terytorialnie archiwum państwowego.

Kancelaria Polskiej Akademii Nauk

..................................................................

(pełna nazwa komórki organizacyjnej

Spis zdawczo - odbiorczy akt nr ........

Lp.Znak teczkiTytuł teczki lub tomuDaty skrajne od - doLiczba tomówKategoria archiwalnaData zniszczenia akt lub przekazania do PAN Archiwum
1234567

Spis zawiera... ...pozycji, .......... jednostek

Data przekazania spisu...........................

Czytelny podpis pracownika przekazującegoCzytelny podpis pracownika

dokumentacjęprzyjmującego dokumentację

...........................................................................................................................

Załącznik  1

Rodzaj dokumentacjiWłaściwa temperatura powietrza

(w stopniach Celsjusza)

Dopuszczalne wahania dobowe temperatury powietrza

(w stopniach Celsjusza)

Właściwa wilgotność względna powietrza (w % RH)Dopuszczalne wahania dobowe wilgotności względnej powietrza (w % RH)
min.maks.min.maks.
1. Papier1418130503
2Dokumentacja

audiowizualna:

Fotografia czarno- 2.a. biała (negatywy i pozytywy) Fotografia kolorowa318220505
2.b. (negatywy i pozytywy), taśma filmowa Taśmy magnetyczne do318220505
2.c. analogowego zapisu obrazu lub dźwięku818220505
3 Informatyczne nośniki danych1218230405