Ustalenie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Kancelarii i Oddziałów PAN.
PAN.2017.12.29
Akt nieocenianyZARZĄDZENIE Nr 150/2017
KANCLERZA POLSKIEJ AKADEMII NAUK
z dnia 29 grudnia 2017 r.
w sprawie ustalenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Kancelarii i Oddziałów PAN.
ZAŁĄCZNIK Nr 1
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
Polskiej Akademii Nauk
SPIS TREŚCI
Rozdział 1 Przepisy ogólne
Rozdział 2 Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek
Rozdział 3 Przeglądanie i przydzielanie przesyłek
Rozdział 4 Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania
Rozdział 5 Załatwianie spraw
Rozdział 6 Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism
Rozdział 7 Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych
Rozdział 8 Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
Rozdział 9 Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Kancelarii, Oddziału PAN lub komórki organizacyjnej albo ich reorganizacji
Załącznik:
Nr 1. - Wskazówki dla osób obsługujących pocztę (odbierających i otwierających przesyłki)
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
Rozdział 2
Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek
Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek
Rozdział 3
Przeglądanie i przydzielanie przesyłek
Przeglądanie i przydzielanie przesyłek
Rozdział 4
Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania
Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania
Rozdział 5
Załatwianie spraw
Załatwianie spraw
prowadzący sprawę:
Rozdział 6
Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism
Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism
Rozdział 7
Przechowywanie i udostępnianie dokumentacji przez komórki organizacyjne
Przechowywanie i udostępnianie dokumentacji przez komórki organizacyjne
Rozdział 8
Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
Rozdział 9
Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Kancelarii, Oddziału PAN lub komórki organizacyjnej albo ich reorganizacji
Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Kancelarii, Oddziału PAN lub komórki organizacyjnej albo ich reorganizacji
SPIS SPRAW
rok | Oznaczenie komórki organizacyjnej | Symbol klasyfikacyjny z wykazu akt | Hasło klasyfikacyjne z wykazu akt | |||||
L.p. | TYTUŁ (Treść sprawy) | Nazwa nadawcy | DATA | Uwagi | ||||
wszczęcia sprawy | ostatecznego załatwienie sprawy | |||||||
znak pisma wszczynającego sprawę | data pisma | |||||||
................................
Załącznik 1
Wskazówki dla osób obsługujących pocztę (odbierających i otwierających przesyłki)
Wskazówki dla osób obsługujących pocztę (odbierających i otwierających przesyłki)
1) Przesyłka może budzić wątpliwości gdy:
- pochodzi od nieznanego adresata;
- zaadresowana jest do osoby już niepracującej;
- nie posiada adresu zwrotnego;
- znak stempla pocztowego nie odpowiada adresowi zwrotnemu;
- jest nadmiernie oklejona taśmą;
- charakteryzuje się nienaturalnym zapachem (nie zawsze przykrym) lub przebarwieniami;
- na kopercie (opakowaniu) stwierdzamy obecność proszku lub innej substancji;
- po przyjęciu przesyłki z opakowania wydostają się opary, dym, ciecz lub proszek pracownicy odczują nagłe pogorszenie stanu zdrowia (duszności, kaszel, zaburzenia wzroku, pieczenie skóry, ostry zapach itp.)
2) Jeżeli dostawca nie jest przedstawicielem firmy kurierskiej, a przesyłka budzi jakiekolwiek zastrzeżenia należy sprawdzić i zanotować tożsamość osoby dostawcy (w celu kontroli i poinformowania adresata do kogo jest przesyłka),
3) Wszystkie przyjęte depozyty należy umieścić w bezpiecznym miejscu, a fakt ich przyjęcia odnotować w książce pełnienia służby (dotyczy przesyłek deponowanych u ochrony, służby portierskiej poza godzinami pracy),
II. W przypadku wątpliwości należy:
1) Nie otwierać tej przesyłki;
2) Przesyłkę umieścić w worku na śmieci szczelnie okleić taśmą;
3) Zaklejony worek umieścić w drugim worku na śmieci i ponownie okleić taśmą;
4) Pakunku nie przenosić pozostawić na miejscu;
5) Dokładnie (mydłem lub innym środkiem dezynfekującym) umyć ręce i twarz;
6) Powiadomić przełożonego o zaistniałej sytuacji.
III. W przypadku gdyby przesyłka została otwarta i zawierała jakąkolwiek podejrzaną zawartość w formie stałej (pył, kawałki, blok, galaretę itp.) lub płynnej należy:
1) Możliwie nie naruszać tej zawartości: nie rozsypywać, nie przenosić, nie dotykać, nie wąchać, nie próbować smakowo, nie robić przeciągu w pomieszczeniu;
2) Całą zawartość umieścić w worku na śmieci, dokładnie zamknąć i okleić taśmą;
3) Dokładnie umyć (mydłem) ręce;
4) Zaklejony worek umieścić w drugim worku i ponownie dokładnie okleić taśmą;
5) Zamknąć okna, wyłączyć urządzenia wentylacyjne, opuścić pomieszczenie dokładnie je zamykając;
6) Jeśli to możliwe zmienić odzież wierzchnią;
7) Dokładnie umyć ręce i twarz;
8) Powiadomić przełożonego;
9) Sporządzić listę osób mających kontakt z podejrzaną przesyłką.
Pod żadnym pozorem nie należy w zagrożony rejon dopuszczać osób postronnych.
ZAŁĄCZNIK Nr 2
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
Polskiej Akademii Nauk
Objaśnienia
1. Konstrukcja jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej "wykazem akt", opiera się na:
1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;
2) systemie klasyfikacji dziesiętnej;
3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt;
4) ujęciu w wykazie akt wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się Kancelaria, a tym samym całości dokumentacji, która powstaje i jest gromadzona w związku z realizowaniem tych zagadnień.
2. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, o której mowa w pkt 1.1 polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej Kancelarii i od podziału kompetencji w Kancelarii i Oddziałach PAN.
3. Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o której mowa w pkt 1.2, polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się Kancelaria, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej "klasami głównymi". W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum - dwie, maksimum - dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów dokonywany jest analogicznie aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.
4. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub art. 5 ust. 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
5. Wykaz akt cechuje się budową logiczną, czyli każda klasa jest rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, przy czym klasa niższego rzędu zawsze wywodzi się z klasy wyższego rzędu. W ten sposób klasa wyższego rzędu mieści w sobie wszystkie zagadnienia przyporządkowane do klas niższego rzędu w ramach tej klasy.
6. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr:
1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od "0" do "9";
2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od "00" do "99";
3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od "000" do "999";
4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od "0000" do "9999".
Symbole klasyfikacyjne | |||
I | II | III | IV |
0 | |||
00 | |||
000 | |||
0000 | |||
0001 | |||
001 | |||
01 | |||
010 | |||
011 | |||
0110 | |||
0111 | |||
1 | |||
10 | |||
100 | |||
101 | |||
1010 | |||
1011 | |||
11 | |||
110 | |||
111 |
7. Wolne klasy wykazu akt mogą być wykorzystane przez Kancelarię do dodania nowych klas, w trybie i na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej Kancelarii i Oddziałów PAN.
8. Na opis klasy w wykazie akt składają się:
1) symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w pkt 6;
2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;
3) w przypadku klas końcowych - kategoria archiwalna, o której mowa w pkt 4.
9. Na opis klasy może składać się, w razie potrzeby, uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.
Tytuły klas I i II rzędu
0 | ZARZĄDZANIE | |
00 | Gremia kolegialne | |
01 | Organizacja | |
02 | Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna | |
03 | Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość, analizy | |
04 | Informatyzacja | |
05 | Skargi, wnioski, petycje, postulaty, inicjatywy i interpelacje | |
06 | Współdziałanie z innymi instytucjami | |
07 | Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej | |
08 | Kontrole, audyt, szacowanie ryzyka | |
09 | Systemy jakości i akredytacji | |
1 | SPRAWY KADROWE | |
10 | Regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych | |
11 | Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia | |
12 | Ewidencja osobowa | |
13 | Bezpieczeństwo i higiena pracy | |
14 | Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych | |
15 | Dyscyplina pracy | |
16 | Działalność socjalna | |
17 | Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna | |
2 | ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI | |
20 | Regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych | |
21 | Inwestycje i remonty kapitalne w obiektach | |
22 | Administrowanie i eksploatacja obiektów | |
23 | Gospodarka materiałowa | |
24 | Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna | |
25 | Ochrona obiektów i mienia oraz sprawy obronne | |
26 | Zamówienia publiczne | |
27 | Towary i usługi | |
3 | FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA | |
30 | Regulacje i zasady ekonomiczno-finansowe | |
31 | Budżet oraz plan finansowy Polskiej Akademii Nauk | |
32 | Rachunkowość, księgowość i obsługa kasowa | |
33 | Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych | |
34 | Opłaty i ustalanie cen | |
35 | Inwentaryzacja | |
36 | Dyscyplina finansowa | |
37 | Instytuty naukowe - planowanie, sprawozdawczość i analizy | |
38 | Obsługa bankowa Kancelarii i jednostek organizacyjnych bez osobowości prawnej | |
4 | NAUKA, WYDAWNICTWA, POPULARYZACJA | |
40 | Działalność naukowa | |
41 | Działalność dydaktyczna i popularyzacja | |
42 | Działalność wydawnicza | |
43 | Działalność informacyjna i promocyjna |
Symbole klasyfikacyjne | Hasia klasyfikacyjne | Kategoria akt | Uwagi | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |
0 | ZARZĄDZANIE | ||||||
00 | Gremia kolegialne | ||||||
000 | Zgromadzenie Ogólne | PAN i Oddziałów PAN | |||||
0000 | Wybory członków | A | Dokumenty związane z wyborem członków, listy zgłoszonych kandydatów, opinie, protokoły z zebrań wyborczych, spisy członków itp. | ||||
0001 | Teki personalne członków | A | Dla każdego członka prowadzi się odrębną teczkę, zawierającą m.in. życiorys, wykazy publikacji, dokumenty związane z wyborem na członka, przemówienia, nekrologi itp. | ||||
0002 | Obrady Zgromadzenia Ogólnego | A | Porządek obrad, lista uczestników, materiały problemowe przygotowane na posiedzenia, referaty, wystąpienia, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy itp. | ||||
001 | Prezydium | A | PAN i Oddziałów PAN. Skład, porządek obrad, lista uczestników, materiały problemowe przygotowane na posiedzenia, referaty, wystąpienia, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy itp. | ||||
002 | Zgromadzenie członków Wydziału | A | Jak przy klasie 001 | ||||
003 | Stałe organy doradcze Prezesa | A | Dla każdego organu zakłada się oddzielną teczkę. Skład, protokoły posiedzeń, opracowania, sprawozdania, wnioski i postulaty itp. | ||||
004 | Komitety, Komisje i Zespoły Problemowe | A | Gremia naukowe. Własne wystąpienia, referaty, opracowania, sprawozdania itp. | ||||
005 | Gremia międzyresortowe, międzynarodowe i międzyzakładowe | A | Własne wystąpienia, referaty, opracowania, sprawozdania itp. | ||||
006 | Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne) | A | Nie dotyczy Komitetów, Komisji i Zespołów Problemowych naukowych (klasa 004) Dla każdej komisji/zespołu zakłada się oddzielną teczkę. Skład, protokoły posiedzeń, opracowania, sprawozdania, wnioski i postulaty. | ||||
007 | Udział w gremiach kolegialnych innych jednostek | A | Własne wystąpienia, referaty, opracowania, sprawozdania itp. | ||||
008 | Narady (zebrania) pracowników | A | Protokoły, sprawozdania, wnioski. | ||||
01 | Organizacja | ||||||
010 | Organizacja organów i jednostek nadrzędnych oraz współdziałających | BE 10 | Statuty, schematy organizacyjne, regulaminy, informacje o zmianie adresu itp. | ||||
011 | Organizacja Polskiej Akademii Nauk | A | Dotyczy także Oddziałów PAN. Akty założycielskie, statuty, schematy i zmiany organizacyjne, rejestracje i odpisy z rejestrów itp. | ||||
012 | Organizacja jednostek podległych Polskiej Akademii Nauk | A | Dla każdej jednostki prowadzi się oddzielną teczkę. Akty założycielskie, statuty, schematy i zmiany organizacyjne, rejestracje i odpisy z rejestrów, nadanie numeru IP, REGON, przekształcenia, likwidacje itp. wraz z ewidencją jednostek podległych | ||||
013 | Organizacja Kancelarii | A | Akty założycielskie, statuty, schematy i zmiany organizacyjne, rejestracje i odpisy z rejestrów, nadanie numeru IP, REGON, regulaminy, zakresy działania, protokoły zdawczo-odbiorcze stanowisk pracy itp. oraz korespondencja w ww. sprawach | ||||
014 | Pełnomocnictwa, upoważnienia, karty wzorów podpisów i podpisy elektroniczne | B10 | Kancelarii i jednostek bez osobowości prawnej. Instrukcja, rejestry, karty wzoru podpisu wraz z załącznikami. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia ważności | ||||
015 | Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej | ||||||
0150 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej | BE10 | |||||
0151 | Ochrona informacji niejawnych | BE10 | Materiały dotyczące dopuszczenia do informacji niejawnych. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych. | ||||
0152 | Ochrona danych osobowych | BE10 | Instrukcje, korespondencja itp. | ||||
0153 | Udostępnianie informacji | B10 | W tym informacji publicznej oraz obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej | ||||
016 | Obsługa kancelaryjna | ||||||
0160 | Przepisy kancelaryjno-archiwalne | A | Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, Instrukcja organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego itp. | ||||
0161 | Doradzanie komórkom organizacyjnym przy postępowaniu z dokumentacją | BE5 | Wyjaśnienia, poradnictwo, instruktaże itp. | ||||
0162 | Ewidencja i wzory odciskowe pieczęci i pieczątek | A | Własne | ||||
0163 | Identyfikacja wizualna | A | Opracowanie oraz wdrażanie wzorów druków i formularzy, godeł, herbów itp. wraz z ich wykazami | ||||
0164 | Ewidencja druków ścisłego zarachowania | B10 | |||||
0165 | Środki do rejestrowania i kontroli obiegu dokumentacji | B5 | Terminarze, dowody doręczeń, opłat pocztowych, rejestry przesyłek itp. | ||||
0166 | Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych | A | Związane ze zmianami organizacyjnymi i kompetencyjnymi | ||||
0167 | Prenumerata czasopism i innych publikacji | ! B5 | |||||
017 | Archiwum zakładowe | , - 1 | |||||
0170 | Organizacja archiwum zakładowego | A | Powołanie, regulamin itp. | ||||
0171 | Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym | A | Sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego | ||||
0172 | Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej | A | W tym korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, zgody archiwum państwowego, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji | ||||
0173 | Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji w archiwum zakładowym | B5 | Zezwolenia, karty lub rejestry udostępniania i wypożyczania akt | ||||
0174 | Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym | A | |||||
0175 | Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym | A | |||||
0176 | Przekazywanie materiałów archiwalnych | A | |||||
018 | Systemy jakości i akredytacji | A | |||||
02 | Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna | ||||||
020 | Zbiór aktów normatywnych organów nadrzędnych i współdziałających | B10 | Okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu | ||||
021 | Zbiór aktów normatywnych Polskiej Akademii Nauk | A | Dotyczy również Kancelarii i Oddziałów PAN. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. Komplet podpisanych uchwał, decyzji, zarządzeń, rozporządzeń, poleceń służbowych, pism okólnych itp. wraz z ich rejestrami. | ||||
022 | Zbiór umów | B10 | Komplet podpisanych umów wraz z ich rejestrami. Materiały źródłowe wraz z jednym egzemplarzem umowy przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej klasie zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która umowę przygotowała | ||||
023 | Udział w przygotowywaniu projektów aktów prawnych dotyczących działalności Polskiej Akademii Nauk i Kancelarii | A | W tym opiniowanie projektów uchwał czy zarządzeń organów nadrzędnych | ||||
024 | Interpretacja własnych aktów normatywnych | A | Wykładnia własnych aktów normatywnych dot. merytorycznej działalności | ||||
025 | Opinie prawne na potrzeby Polskiej Akademii Nauk | BE 10 | Dotyczy również Kancelarii i Oddziałów PAN. Opiniowanie projektów aktów prawnych i projektów umów zawieranych przez PAN. Drugie egzemplarze odkłada się do akt sprawy, której dotyczą | ||||
026 | Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym | Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy | |||||
0260 | Sprawy sądowe przed sądami powszechnymi | BE10 | |||||
0261 | Sprawy sądowe przed sądami administracyjnymi | BE10 | |||||
03 | Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość, analizy | Z wyjątkiem dotyczących zagadnień ujętych w klasach 3-4 | |||||
030 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące strategii, programów, planów, sprawozdań i analiz | BE10 | |||||
031 | Strategie, programy, plany i sprawozdania jednostek nadrzędnych i innych niezwiązanych z Polską Akademią Nauk | B5 | Przesyłane do wiadomości lub wykorzystania | ||||
032 | Strategie, programy, plany i sprawozdania Polskiej Akademii Nauk, Kancelarii i Oddziałów PAN | A | ! Jeżeli dokumenty te mają charakter cząstkowy i mieszczą się co do zakresu i rodzaju danych w danych zawartych w dokumentach o większym zakresie czasowym, akta spraw w zakresie opracowania tych dokumentów o charakterze cząstkowym można zakwalifikować do kategorii B5 | ||||
033 | Strategie, programy, plany i sprawozdania jednostek podległych | B10 | Przesyłane do wiadomości lub wykorzystania | ||||
034 | Sprawozdawczość statystyczna | A | Jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej można zakwalifikować do kategorii B5 | ||||
035 | Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja | A | Własne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety | ||||
036 | Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów | A | Inne niż w klasie 035, np. dla organu nadrzędnego | ||||
037 | Analizy i ankiety jednostek podległych | BE 10 | Przesyłane do wiadomości lub wykorzystania | ||||
04 | Informatyzacja | ||||||
040 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji | BE10 | W tym Polityka Bezpieczeństwa Informatycznego | ||||
041 | Projektowanie, homologacje, wdrażanie i eksploatacja oprogramowania i systemów teleinformatycznych | ||||||
0410 | Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych | A | |||||
0411 | Projektowanie i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych | BE10 | 1 J | ||||
042 | Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne | B10 | Okres przechowywania liczy się od chwili zaprzestania użytkowania programu | ||||
043 | Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów | B10 | Okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień dostępu | ||||
044 | Projektowanie i eksploatacja stron i portali internetowych | BE10 | |||||
045 | Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych | BE10 | Dotyczy spraw włamania do systemów i złego użytkowania (notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemów) | ||||
05 | Skargi, wnioski, petycje, postulaty, inicjatywy i interpelacje | ||||||
050 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące skarg, wniosków, petycji, postulatów, inicjatyw i interpelacji | BE10 | |||||
051 | Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio | A | Wraz z rejestrem | ||||
052 | Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości | B5 | |||||
053 | Petycje, postulaty i inicjatywy obywatelskie | A | |||||
054 | Interpelacje i zapytania | A | W tym posłów, senatorów i radnych | ||||
06 | Współdziałanie z innymi instytucjami | Obejmuje sprawy ogólne współpracy z jednostkami krajowymi i zagranicznymi, niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas | |||||
060 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące współdziałania z innymi podmiotami | BE10 | |||||
061 | Kontakty z podmiotami krajowymi | ||||||
0610 | Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z innymi podmiotami na gruncie krajowym | A | Przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 063 | ||||
0611 | Wyjazdy krajowe przedstawicieli Polskiej Akademii Nauk | A | Dotyczy również Kancelarii i Oddziałów PAN. Programy pobytu, sprawozdania i notatki z pobytu. | ||||
0612 | Przyjmowanie przedstawicieli i gości krajowych | A | Programy pobytu, sprawozdania i notatki z pobytu. | ||||
062 | Kontakty z podmiotami zagranicznymi | A | |||||
0620 | Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z podmiotami zagranicznymi | A | Przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 063 | ||||
0621 | Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli Polskiej Akademii Nauk | A | Dotyczy również Kancelarii i Oddziałów PAN. Programy pobytu, sprawozdania i notatki z pobytu. | ||||
0622 | Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy | A | Programy pobytu, sprawozdania i notatki z pobytu. | ||||
0623 | Spotkania oraz wymiana doświadczeń z partnerami zagranicznymi | A | Programy spotkań, protokoły z rozmów, notatki, sprawozdania. | ||||
063 | Umowy i porozumienia z innymi podmiotami dotyczące zakresu i sposobu współdziałania | A. | Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub jej aneksów | ||||
07 | Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej | Sprawy finansowe przy klasie 33 | |||||
070 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące dotyczące zagadnień z zakresu programowania i realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych | BE10 | |||||
071 | Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych oraz ich realizacja | A | W tym przygotowanie i składanie wniosków | ||||
08 | Kontrole, audyt, szacowanie ryzyka | Planowanie i sprawozdawczość przy klasie 03 | |||||
080 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kontroli, audytu, szacowania ryzyka | BE10 | |||||
081 | Kontrole | ||||||
0810 | Kontrole zewnętrzne w Polskiej Akademii Nauk, Kancelarii i Oddziałach PAN | A | |||||
0811 | Kontrole wewnętrzne w Polskiej Akademii Nauk, Kancelarii i Oddziałach PAN | A | |||||
0812 | Książka kontroli | B5 | |||||
082 | Audyt | A | |||||
083 | Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań | A | |||||
1 | SPRAWY KADROWE | ||||||
10 | Regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych | ||||||
100 | Własne regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych | A | M.in. regulaminy pracy i ich interpretacje | ||||
101 | Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych | B10 | Okres przechowywania liczy się od utraty mocy obowiązującej. | ||||
102 | Umowy zbiorowe i ich negocjowanie | A | |||||
103 | Wykaz etatów | A | |||||
104 | Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji i zadań | A | |||||
105 | Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowych | A | |||||
11 | Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia | ||||||
110 | Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy | B5 | Przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów | ||||
111 | Konkursy na stanowiska | BE5 | Akta osób przyjętych odkłada się do akt osobowych; dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 006 | ||||
112 | Obsługa zatrudnienia | ||||||
1120 | Obsługa zatrudnienia osób na wyższych stanowiskach kierowniczych | B5 | W tym rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników: Prezesa i Wiceprezesów PAN, Kanclerza, Dziekanów Wydziałów itp.; dokumenty dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika | ||||
1121 | Obsługa zatrudnienia osób na stanowiskach kierowniczych w innych jednostkach | B5 | W tym rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników: dyrektorzy instytutów, stacji zagranicznych, jednostek bez osobowości prawnej, itp.; dokumenty dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika | ||||
1122 | Obsługa zatrudnienia pozostałych pracowników | B5 | W tym rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników; m.in. delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, zakończenia stosunku pracy; dokumenty dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika | ||||
1123 | Oświadczenia majątkowe, lustracyjne lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin | B* | *) Czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 6 lat | ||||
1124 | Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych | BE5 | Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika | ||||
113 | Staże zawodowe, wolontariat, praktyki | B10 | |||||
114 | Prace zlecone (umowy cywilno-prawne) | ||||||
1140 | Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne | B50 | |||||
1141 | Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne | B10 | |||||
115 | Restrukturyzacja zatrudnienia | BE10 | |||||
116 | Nagrody, odznaczenia i kary | ||||||
1160 | Nagrody | BE10 | Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika | ||||
1161 | Odznaczenia państwowe i inne | BE10 | Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika | ||||
1162 | Kary | B* | *) Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa | ||||
1163 | Postępowanie dyscyplinarne | B* | *) Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 006 | ||||
117 | (1 | Postępowanie względem osób i instytucji w sprawie dostępu do informacji niejawnych | |||||
1170 | Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa | BE20 | M. in. akta postępowań sprawdzających | ||||
1171 | Zwolnienie z obowiązku zachowania tajemnicy | BE20 | |||||
1172 | Dostęp osób spoza Kancelarii i Oddziałów do informacji niejawnych | BE20 | |||||
12 | Ewidencja osobowa | ||||||
120 | Akta osobowe osób zatrudnionych | A | Podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, umowy o pracę, odpisy akt stanu cywilnego, dokumentacja przebiegu pracy, świadectwa podnoszenia kwalifikacji itp. Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę. Sposób postępowania z kopiami dokumentacji reguluje instrukcja kancelaryjna. | ||||
121 | Pomoce ewidencyjne do akt osobowych | A | W tym dane w systemach bazodanowych | ||||
122 | Zaświadczenia o odbyciu studiów doktoranckich w podległych jednostkach | B50 | |||||
123 | Zaświadczenia o zatrudnieniu | B5 | Z wynagrodzeniem bądź bez wynagrodzenia | ||||
13 | Bezpieczeństwo i higiena pracy | ||||||
130 | Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy | A | |||||
131 | Działania w zakresie zwalczania wypadków i chorób | A | W tym ocena ryzyka zawodowego | ||||
132 | Wypadki | Dotyczy wypadków podczas pracy oraz w drodze do lub z pracy | |||||
1320 | Wypadki zbiorowe, śmiertelne, powodujące inwalidztwo | A | |||||
1321 | Inne wypadki | B10 | |||||
133 | Warunki szkodliwe i choroby zawodowe | ||||||
1330 | Warunki szkodliwe | B10 | |||||
1331 | Rejestr czynników szkodliwych | B40 | |||||
1332 | Choroby zawodowe | BE10 | |||||
14 | Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych | ||||||
140 | Zasady doskonalenia zawodowego pracowników w różnych formach | A | |||||
141 | Podnoszenie kwalifikacji zawodowych poprzez dokształcanie pracowników | B5 | W tym plany szkoleń, wnioski itp. Szkolenia (studia, warsztaty, kursy itp.) organizowane przy pomocy podmiotów zewnętrznych lub własnej kadry dla osób zatrudnionych; zaświadczenia lub kopie certyfikatów, dyplomów itp. ukończonych szkoleń odkłada się do akt osobowych | ||||
15 | Dyscyplina pracy | ||||||
150 | Czas pracy | ||||||
1500 | Dowody obecności w pracy | B3 | Listy obecności | ||||
1501 | Absencja | B5 | Zwolnienia lekarskie oraz dowody uprawnień do zasiłków - kat. B10 | ||||
1502 | Ewidencja czasu pracy | B5 | Łącznie z rozliczeniem czasu pracy. W tym zmiany czasu pracy, wnioski dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych itp. | ||||
1503 | Delegacje służbowe - krajowe | B3 | |||||
1504 | Delegacje służbowe - zagraniczne | B3 | |||||
151 | Urlopy osób zatrudnionych | ||||||
1510 | Urlopy wypoczynkowe | B5 | Plany i wnioski urlopowe | ||||
1511 | Urlopy bezpłatne, wychowawcze, macierzyńskie, ojcowskie itp. | B5 | Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika | ||||
16 | Działalność socjalna | ||||||
160 | Sprawy socjalne załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych | B5 | Wnioski o dofinansowania, listy przyznanych dofinansowań | ||||
161 | Kasa zapomogowo-pożyczkowa | B5 | Wnioski, decyzje | ||||
162 | Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych i świadczenia dodatkowe | B5 | Poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych | ||||
163 | Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy kolejowe | B5 | |||||
164 | Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi | B5 | W tym wnioski o przyjęcie do domu rencisty | ||||
17 | Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna | ||||||
170 | Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego | B10 | Zgłoszenia, korekty i wyrejestrowania | ||||
171 | Obsługa ubezpieczenia społecznego | B10 | W tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS, wnioski o Al. EKZ itp. | ||||
172 | Emerytury i renty | B10 | |||||
173 | Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp. | B10 | |||||
174 | Opieka zdrowotna | B10 | w tym badania lekarskie w zakresie medycyny pracy | ||||
2 | ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI | ||||||
20 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych | ||||||
200 | Własne regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw administrowania i środków rzeczowych | A | |||||
201 | Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje i wyjaśnienia, dotyczące zagadnień z zakresu spraw administrowania i środków rzeczowych | B10 | Okres przechowywania liczy się od utraty mocy obowiązującej | ||||
21 | Inwestycje i remonty kapitalne w obiektach | ||||||
210 | Ewidencja inwestycji i remontów kapitalnych | A | |||||
211 | Dokumentacja inwestycyjna i remontowa | BE5 | Dokumentacja dotycząca przygotowania, wykonawstwa i odbioru. Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji, przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu jego utraty; jeżeli dotyczy obiektów zabytkowych i nietypowych, kwalifikuje się ją do kategorii A. | ||||
22 | Administrowanie i eksploatacja obiektów | ||||||
220 | Stan prawny nieruchomości | A | W tym nabywanie i zbywanie nieruchomości | ||||
221 | Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali | B10 | Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy | ||||
222 | Najmowanie obiektów i lokali na potrzeby własne | B10 | Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy | ||||
223 | Eksploatacja budynków i lokali | B5 | Korespondencja dot. konserwacji, drobnych remontów, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania (umowy), utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp., w tym przeglądy stanu technicznego itp. | ||||
224 | Gospodarowanie terenami wokół obiektów | B5 | Tereny zielone itp. | ||||
225 | Podatki i opłaty publiczne | B10 | |||||
23 | Gospodarka materiałowa | dotyczy środków trwałych i nietrwałych | |||||
230 | Zaopatrzenie | ||||||
2300 | Zapotrzebowania materiałowe komórek organizacyjnych | B5 | |||||
2301 | Zaopatrzenie w sprzęt, materiały i pomoce biurowe | B5 | Zapytania, zamówienia, potwierdzenia, korespondencja towarzysząca, reklamacje, korespondencja handlowa z dostawcami | ||||
2302 | Zamawianie pieczęci urzędowych | B10 | |||||
231 | Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych | B5 | Przychód i rozchód, dostawy, zestawienia wyposażenia, kartoteki ilościowe itp. | ||||
232 | Ewidencja środków trwałych i nietrwałych | B10 | W tym księgi inwentarzowe | ||||
233 | Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych | B10 | Dowody przyjęcia środka do eksploatacji, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne, protokoły likwidacji, itp. Okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka. | ||||
234 | Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych | B5 | Opisy techniczne, instrukcje obsługi; okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia | ||||
235 | Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników | B5 | |||||
236 | Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi | B5 | |||||
24 | Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna | ||||||
240 | Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich | B5 | |||||
241 | Eksploatacja własnych środków transportowych | B5 | Karty drogowe, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży, myjni itp. | ||||
242 | Użytkowanie obcych środków transportowych | B5 | Zlecenia, umowy o wykorzystanie prywatnych samochodów | ||||
243 | Przydział limitów na używanie własnych pojazdów do celów służbowych | B5 | |||||
244 | Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów) | B5 | W tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności | ||||
245 | Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej (modemów, łączy internetowych) | B10 | | | ||||
25 | Ochrona obiektów i mienia oraz sprawy obronne | ||||||
250 | Strzeżenie mienia | B10 | Dozór terenu i budynków, plany ochrony obiektów, dokumentacja służby ochrony, przepustki itp. wraz z ewidencją; okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy obowiązującej | ||||
251 | Ubezpieczenia majątkowe | B10 | Od ognia, kradzieży itp., sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy | ||||
252 | Ochrona przeciwpożarowa | B10 | |||||
253 | Straty związane z warunkami pogodowymi | B10 | Korespondencja dotycząca strat powstałych w związku z warunkami pogodowymi | ||||
254 | Sprawy obronności i obrony cywilnej | ||||||
2540 | Planowanie i sprawozdawczość w zakresie obronności i obrony cywilnej | A | |||||
2541 | Realizacja zadań z zakresu obronności i obrony cywilnej | BE10 | |||||
2542 | Zarządzanie kryzysowe | A | Instrukcje, plany ewakuacji itp. w jednostce organizacyjnej | ||||
26 | Zamówienia publiczne | W zakresie całej działalności | |||||
260 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych | BE10 | |||||
261 | Dokumentacja zamówień publicznych | B5 | Z wyłączeniem dokumentacji dotyczącej realizacji programów finansowanych ze środków Unii Europejskiej. | ||||
Okres przechowywania liczy się od zakończenia postępowania | |||||||
27 | Towary i usługi | ||||||
270 | Sprzedaż towarów i usług | B5 | Zamówienia, oferty, umowy z kontrahentami itp. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy | ||||
271 | Reklamacje | B5 | |||||
3 | FINANSE 1 OBSŁUGA FINANSOWO- KSIĘGOWA | ||||||
30 | Regulacje i zasady ekonomicznofinansowe | A | W tym polityka rachunkowości, plany kont oraz inne procedury wewnętrzne - ich projekty i uzgodnienia | ||||
31 | Budżet oraz plan finansowy Polskiej Akademii Nauk | ||||||
310 | Wieloletni plan finansowy | A | |||||
311 | Planowanie | W tym przygotowanie projektu budżetu i planu finansowego oraz uzgodnienia | |||||
3110 | Opracowanie projektu budżetu dla części 67 Polska Akademia Nauk | A | |||||
3111 | Opracowanie projektu planu finansowego Polskiej Akademii Nauk | A | |||||
312 | Realizacja budżetu i planu finansowego | ||||||
3120 | Rozpatrywanie wniosków jednostek o dotacje podmiotowe | B5 | |||||
3121 | Harmonogram płatności dotacji budżetowych | B5 | |||||
3122 | Podział budżetu, plany zadaniowe i finansowe jednostek oraz Kancelarii Polskiej Akademii Nauk | A | |||||
3123 | Zmiany w części 67 budżetu państwa oraz zmiany planu finansowego Polskiej Akademii Nauk w ciągu roku | A | |||||
3124 | Sprawozdania i analizy okresowe w ciągu roku budżetowego | BE10 | Jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B10 | ||||
3125 | Sprawozdania roczne | A | w szczególności finansowe, z wykonania budżetu w części 67, z wykorzystania dotacji celowych, z wykonania planu finansowego Akademii | ||||
3126 | Rewizja budżetu i jego bilansu | A | |||||
3127 | Realizacja budżetów komórek organizacyjnych | B10 | |||||
313 | Finansowanie | ||||||
3130 | Finansowanie własnej działalności | B10 | |||||
3131 | Finansowanie inwestycji i remontów | B10 | |||||
3132 | Pomoc finansowa dla jednostek podległych | B10 | |||||
3133 | Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi | B5 | |||||
3134 | Gospodarka pozabudżetowa | B5 | |||||
314 | Egzekucja i windykacja | ||||||
3140 | Egzekucja należności pieniężnych | B5 | |||||
3141 | Egzekucja administracyjna | B5 | |||||
3142 | Windykacja należności | B10 | |||||
32 | Rachunkowość, księgowość i obsługa kasowa | ||||||
320 | Obrót gotówkowy i bezgotówkowy | ||||||
3200 | Obrót gotówkowy | B5 | Plany i raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych | ||||
3201 | Obrót bezgotówkowy | B5 | |||||
3202 | Depozyty kasowe, obsługa wadium | B5 | |||||
321 | Księgowość | ||||||
3210 | Dowody księgowe | B5 | |||||
3211 | Dokumentacja księgowa | B5 | |||||
3212 | Rozliczenia | B5 | Rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi, w tym wezwania do zapłaty | ||||
3213 | Ewidencja syntetyczna i analityczna | B5 | |||||
3214 | Uzgadnianie sald | B5 | |||||
3215 | Kontrole i rewizje kasy | B5 | |||||
3216 | Zobowiązania, poręczenia | B5 | |||||
322 | Księgowość materiałowo-towarowa | B5 | Faktury VAT | ||||
323 | Rozliczenia płac i wynagrodzeń | ||||||
3230 | Dokumentacja płac i potrąceń z płac | B5 | |||||
3231 | Listy płac | B50 | |||||
3232 | Kartoteki wynagrodzeń | B50 | |||||
3233 | Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego | B10 | |||||
3234 | Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne | B50 | |||||
3235 | Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac | B50 | Przy czym bez składki na ubezpieczenie społeczne - kategoria B10 | ||||
33 | Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych | B10 | |||||
34 | Opłaty i ustalanie cen | ||||||
340 | Ustalanie i zwalnianie z opłat | B5 | |||||
341 | Ustalanie cen za własne wyroby | B5 | |||||
35 | Inwentaryzacja | ||||||
350 | Wycena i przecena | B10 | |||||
351 | Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne | B5 | |||||
36 | Dyscyplina finansowa | ||||||
360 | Interwencje Głównego Księgowego | A | |||||
361 | Inne sprawy nadzoru finansowego | BE 10 | |||||
37 | Instytuty naukowe - planowanie, sprawozdawczość i analizy | ||||||
370 | Sprawozdawczość finansowa instytutów | ||||||
3700 | Zatwierdzone sprawozdania finansowe instytutów | BE10 | Roczne. Komplet dokumentacji zawierający m. in. roczne sprawozdanie finansowe instytutów, zatwierdzenia, opinie i raporty z badania sprawozdań przez biegłych rewidentów, korespondencję związaną z zatwierdzeniem sprawozdań. Oryginały przechowywane są przez poszczególne instytuty. | ||||
3701i | Wybór podmiotów do badania rocznych sprawozdań finansowych instytutów | B10 | Korespondencja | ||||
371 | Plany finansowe instytutów | BE10 | Wraz z projektami, w tym PF-OSPR | ||||
372 | Wykonanie panów finansowych instytutów | BE10 | |||||
373 | Okresowe analizy działalności instytutów | A | W tym analiza wynagrodzeń i zatrudnienia | ||||
38 | Obsługa bankowa Kancelarii i jednostek organizacyjnych bez osobowości prawnej | ||||||
380 | Rachunki bankowe | W tym bankowość elektroniczna | |||||
3800 | Umowy rachunków bankowych | B5 | W tym wnioski o otwarcie/zamknięcie rachunków bankowych; okres przechowywania liczy się od zamknięcia rachunku | ||||
3801 | Karty nadania/odebrania uprawnień | B5 | |||||
3802 | Arkusze danych osobowych użytkowników | B5 | |||||
3803 | Oświadczenia użytkowników | B5 | |||||
3804 | Potwierdzenia odbioru/zwrotu narzędzi | B5 | |||||
3805 | Wyciągi bankowe | B5 | dyspozycje przekazywania wyciągów | ||||
381 | Karty płatnicze | ||||||
3810 | Umowy z bankiem | B5 | Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy | ||||
3811 | Umowy z użytkownikami kart | B5 | Jak przy klasie 3810 | ||||
3812 | Wnioski o wydanie karty | B5 | |||||
382 | Zastępcza obsługa kasowa | ||||||
3820 | Informacja zwrotna z banku o udostępnieniu zastępczej obsługi kasowej | B5 | |||||
3821 | Dyspozycje zastępczej obsługi kasowej | B5 | |||||
4 | NAUKA, WYDAWNICTWA, POPULARYZACJA | ||||||
40 | Działalność naukowa | ||||||
400 | Przygotowanie i realizacja własnych prac i tematów naukowo-badawczych | A | W tym ekspertyzy opracowane na potrzeby własne lub różnych jednostek | ||||
401 | Udział w pracach naukowo-badawczych organizowanych i koordynowanych przez inne jednostki | A | |||||
402 | Ewidencja prac naukowo-badawczych | A | |||||
403 | Opiniowanie i recenzowanie prac naukowo-badawczych | A | |||||
404 | Ocena pracowników naukowych | A | |||||
405 | Nagrody, wyróżnienia, medale i stypendia | A | Własne lub współprzyznawane przez PAN za osiągnięcia naukowe; wnioski o przyznanie nagrody, protokoły obrad kapituły, przemówienia nagrodzonych itp. Dla każdego typu nagród, wyróżnień, medali i stypendiów zakłada się oddzielne teczki. | ||||
406 | Wynalazczość i normalizacja | ||||||
4060 | Projekty wynalazcze i postępowanie patentowe | BE20 | Wnioski do Urzędu Patentowego oraz ewidencja świadectw Urzędu Patentowego. Projekty zgłoszone i opatentowane - kategoria A | ||||
4061 | Ewidencja wynalazków i wniosków | A | |||||
4062 | Opiniowanie projektów patentowych | BE20 | |||||
4063 | Informacje o ochronie patentowej | B10 | Zewnętrzne | ||||
4064 | Programy i sprawozdania z prac normalizacyjnych | A | |||||
4065 | Opiniowanie norm | BE 10 | |||||
4066 | Informacje o normach | B5 | M. in. przesyłane od jednostek zewnętrznych | ||||
41 | Działalność dydaktyczna i popularyzacja | ||||||
410 | Konferencje, sympozja, seminaria i sesje naukowe | ||||||
4100 | Konferencje, sympozja, seminaria i sesje naukowe organizowane lub współorganizowane przez Polską Akademię Nauk | A | W tym przez Kancelarię i Oddziały PAN. Programy, referaty, odczyty, wnioski, głosy w dyskusji, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, dokumentacja fotograficzna i audiowizualna itp. | ||||
4101 | Udział w obcych konferencjach, sympozjach, seminariach i sesjach naukowych | A | Własne referaty, wystąpienia, opracowania, sprawozdania itp. | ||||
411 | Wystawy, pokazy, prezentacje | ||||||
4110 | Wystawy, pokazy, prezentacje organizowane lub współorganizowane przez Polską Akademię Nauk | A | W tym przez Kancelarię i Oddziały PAN. Programy, scenariusze, dokumentacja fotograficzna i audiowizualna | ||||
4111 | Udział w obcych wystawach, pokazach, prezentacjach | A | |||||
412 | Wykłady, wydarzenia i imprezy popularnonaukowe | A | |||||
4120 | Wykłady, wydarzenia i imprezy popularnonaukowe organizowane lub współorganizowane przez Polską Akademię Nauk | A | W tym przez Kancelarię i Oddziały PAN, w tym Wszechnica PAN. Dla każdego typu wykładów, wydarzeń i imprez zakłada się oddzielne teczki. | ||||
4121 | Udział w obcych wykładach, wydarzeniach i imprezach popularnonaukowych | A | |||||
413 | Staże naukowe krajowe i zagraniczne | B50 | |||||
414 | Praktyki studenckie | A | Programy praktyk, raporty, sprawozdania | ||||
42 | Działalność wydawnicza | ||||||
420 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne w zakresie działalności wydawniczej | BE10 | |||||
421 | Program i organizacja działalności wydawniczej | A | Badanie potrzeb, ustalanie tematyki, ogólne sprawy wydawnicze | ||||
422 | Teki wydawnicze | A | Dla każdego tytułu prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą kartę wydawniczą, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne, opinie i recenzje, projekty graficzne, dwa egzemplarze wydawnicze, opinie o tytule, dokumentację dotyczącą nadania numeru ISSN i ISBN | ||||
423 | Udział w wydawnictwach obcych | A | Dotyczy publikacji własnych pracowników | ||||
424 | Współpraca wydawnicza z zagranicą | A | Uzgodnienia dotyczące wspólnych wydawnictw | ||||
425 | Ewidencja wydawnictw | B5 | Ewidencja magazynowa prac i wydawnictw | ||||
426 | Wykonanie poligraficzne | B5 | Sprawy techniczno-wydawnicze | ||||
427 | Rozpowszechnianie wydawnictw | B5 | Listy wysyłkowe, potwierdzenia odbioru | ||||
428 | Informatyzacja czasopism | B10 | |||||
43 | Działalność informacyjna i promocyjna | ||||||
430 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne w zakresie działalności informacyjnej i promocyjnej | BE10 1 | |||||
431 | Patronaty | A | |||||
432 | Kontakty ze środkami publicznego przekazu | ||||||
4320 | Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne, konferencje i wywiady | A | |||||
4321 | Monitoring środków publicznego przekazu | A | W tym tzw. wycinki prasowe | ||||
433 | Promocja i reklama działalności Polskiej Akademii Nauk | A | W tym Kancelarii i Oddziałów PAN. W tym udział w targach, wystawach oraz materiały promocyjne i reklamowe | ||||
434 | Własne materiały promocyjne oraz udział w obcych materiałach | A | |||||
435 | Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych oraz ich rozpowszechnianie | B5 | |||||
436 | Zbiór zaproszeń, życzeń, podziękowań, kondolencji | B10 | Inne niż wchodzące do akt spraw | ||||
437 | Zbiory biblioteczne | ||||||
4370 | Gromadzenie zbiorów bibliotecznych | B5 | |||||
4371 | Ewidencja zbiorów bibliotecznych | A | |||||
4372 | Udostępnianie zbiorów | B5 | |||||
438 | Usługi reprograficzne | B5 |
ZAŁĄCZNIK Nr 3
INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
Polskiej Akademii Nauk
SPIS TREŚCI
Rozdział 1 Przepisy ogólne
Rozdział 2 Organizacja i zadania archiwum zakładowego
Rozdział 3 Obsada archiwum zakładowego
Rozdział 4 Lokale archiwum zakładowego
Rozdział 5 Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego
Rozdział 6 Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
Rozdział 7 Przeprowadzanie skontrum w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
Rozdział 8 Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
Rozdział 9 Wycofanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
Rozdział 10 Brakowanie i ekspertyza dokumentacji niearchiwalnej
Rozdział 11 Przekazywanie materiałów archiwalnych do Polskiej Akademii Nauk Archiwum w Warszawie i Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie
Załącznik:
Nr 1. - Warunki wilgotności i temperatury w archiwum zakładowym
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
Rozdział 2
Organizacja i zadania archiwum zakładowego
Organizacja i zadania archiwum zakładowego
Rozdział 3
Obsada archiwum zakładowego
Obsada archiwum zakładowego
Rozdział 4
Lokale archiwum zakładowego
Lokale archiwum zakładowego
Rozdział 5
Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego
Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego
Rozdział 6
Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
Rozdział 7
Przeprowadzanie skontrum w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
Przeprowadzanie skontrum w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
Rozdział 8
Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
Rozdział 9
Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwów zakładowych
Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwów zakładowych
Rozdział 10
Brakowanie i ekspertyza dokumentacji niearchiwalnej
Brakowanie i ekspertyza dokumentacji niearchiwalnej
Rozdział 11
Przekazywanie materiałów archiwalnych do Polskiej Akademii Nauk Archiwum w Warszawie i Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie
Przekazywanie materiałów archiwalnych do Polskiej Akademii Nauk Archiwum w Warszawie i Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie
Kancelaria Polskiej Akademii Nauk
..................................................................
(pełna nazwa komórki organizacyjnej
Spis zdawczo - odbiorczy akt nr ........
Lp. | Znak teczki | Tytuł teczki lub tomu | Daty skrajne od - do | Liczba tomów | Kategoria archiwalna | Data zniszczenia akt lub przekazania do PAN Archiwum |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Spis zawiera... ...pozycji, .......... jednostek
Data przekazania spisu...........................
Czytelny podpis pracownika przekazującegoCzytelny podpis pracownika
dokumentacjęprzyjmującego dokumentację
...........................................................................................................................
Załącznik 1
Rodzaj dokumentacji | Właściwa temperatura powietrza (w stopniach Celsjusza) | Dopuszczalne wahania dobowe temperatury powietrza (w stopniach Celsjusza) | Właściwa wilgotność względna powietrza (w % RH) | Dopuszczalne wahania dobowe wilgotności względnej powietrza (w % RH) | ||
min. | maks. | min. | maks. | |||
1. Papier | 14 | 18 | 1 | 30 | 50 | 3 |
2 | Dokumentacja audiowizualna: | |||||
Fotografia czarno- 2.a. biała (negatywy i pozytywy) Fotografia kolorowa | 3 | 18 | 2 | 20 | 50 | 5 |
2.b. (negatywy i pozytywy), taśma filmowa Taśmy magnetyczne do | 3 | 18 | 2 | 20 | 50 | 5 |
2.c. analogowego zapisu obrazu lub dźwięku | 8 | 18 | 2 | 20 | 50 | 5 |
3 Informatyczne nośniki danych | 12 | 18 | 2 | 30 | 40 | 5 |