Sporządzanie raportów finansowych z wykorzystania dotacji budżetowych, sporządzanie sprawozdania z realizacji planu finansowego Polskiej Akademii Nauk oraz okresowych raportów o sytuacji finansowej w ciągu roku budżetowego.

Akty korporacyjne

PAN.2013.3.15

Akt nieoceniany
Wersja od: 15 marca 2013 r.

DECYZJA Nr 23/2013
PREZESA PAN
z dnia 15 marca 2013 roku
w sprawie sporządzania raportów finansowych z wykorzystania dotacji budżetowych, sporządzania sprawozdania z realizacji planu finansowego Polskiej Akademii Nauk oraz okresowych raportów o sytuacji finansowej w ciągu roku budżetowego.

Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 roku o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. Nr 96 poz. 619 z późn. zm.) postanawiam, co następuje:
1.
Zasady sporządzania i przekazywania raportów finansowych z wykorzystania dotacji budżetowych w Polskiej Akademii Nauk zwanej dalej "Akademią" określa załącznik nr 1 do niniejszej decyzji.
2.
Szczegółowe zasady sporządzania rocznego sprawozdania z wykonania planu finansowego Akademii określa załącznik nr 2 do niniejszej decyzji.
3.
Zasady sporządzania okresowych raportów o sytuacji finansowej w ciągu roku budżetowego określa załącznik nr 3 do niniejszej decyzji.
4.
Harmonogram prac przy sporządzaniu raportów finansowych z wykorzystania dotacji budżetowych oraz przy sporządzaniu rocznego sprawozdania z wykonania planu finansowego Akademii określa załącznik nr 4
5.
Wzory formularzy obowiązujących przy sporządzaniu raportów i sprawozdania, o których mowa w ust. 1-3 przez jednostki organizacyjne Akademii nieposiadające osobowości prawnej zwane dalej Jednostkami" i dysponentów środków w Kancelarii Akademii zwanych dalej "dysponentami" zawiera załącznik nr 5
6.
Instytut międzynarodowy otrzymujący dotację podmiotową z części 67 budżetu państwa sporządza roczne sprawozdanie z wykorzystania dotacji zgodnie z warunkami określonymi w umowie podpisanej między Akademią i Instytutem.
7.
Traci moc decyzja Prezesa PAN Nr 18/2013 z dnia 27 lutego 2013 roku w sprawie sporządzania raportów finansowych z wykorzystania dotacji budżetowych, sporządzania sprawozdania z realizacji planu finansowego Polskiej Akademii Nauk oraz okresowych raportów o sytuacji finansowej w ciągu roku budżetowego.
8.
Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rozdzielnik:

1. Jednostki organizacyjne Akademii

2. Instytuty międzynarodowe

3. Komórki organizacyjne Kancelarii Akademii

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Zasady sporządzania i przekazywania raportów finansowych z wykorzystania dotacji budżetowych w Akademii

1.
Dyrektor jednostki, która otrzymała dotację podmiotową, jest zobowiązany do złożenia Głównemu Księgowemu Akademii raportu finansowego z wykorzystania dotacji - w nieprzekraczalnym terminie do dnia 21 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy dotacja. Szczegółowość raportu określa wzór RF-DP do niniejszej procedury."
2.
Dyrektor jednostki, która otrzymała dotację celową na inwestycje jest zobowiązany:

1) do złożenia Głównemu Księgowemu Akademii raportu finansowego z wykorzystania dotacji w nieprzekraczalnym terminie do dnia 9 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy dotacja, według wzoru oznaczonego symbolem RF-DCI

2) do przekazania właściwemu koordynatorowi w Kancelarii Akademii sprawozdania rzeczowo-finansowego z wykorzystania dotacji w nieprzekraczalnym terminie do dnia 11 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy dotacja, według wzoru oznaczonego symbolem RRzF-DCI

3.
Koordynatorzy zadań finansowanych z dotacji celowej na inwestycje, o których mowa w ust. 2 pkt 2 będący również jednostkami kontrolującymi oraz realizującymi zadania na szczeblu centralnym, mianowicie:

1) w zakresie inwestycj i budowlanych - Biuro Gospodarowania Nieruchomościami,

2) w zakresie zakupów inwestycyjnych związanych z informatyzacją - Zespół Teleinformatyki,

3) w zakresie pozostałych zakupów inwestycyjnych - Zespół Gospodarczy,

sporządzają w zakresie swoich właściwości zbiorcze raporty rzeczowo-finansowe na formularzu oznaczonym symbolem ZRRzF-DCI i przekazują je do Biura Ekonomicznego w nieprzekraczalnym terminie do dnia 25 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy dotacja.
4.
Główny Księgowy Akademii na podstawie otrzymanych raportów finansowych, dokonanej weryfikacji z księgami rachunkowymi i stanem środków na rachunkach bankowych oraz w zakresie dotacji celowej na inwestycje działając we współpracy z koordynatorami, o których mowa w ust.3, sporządza syntetyczne zestawienie wg wzoru RF-PAN i przedkłada do zatwierdzenia Kanclerzowi Akademii.
5.
Kanclerz Akademii zatwierdza rozliczenie na podstawie, którego Główny Księgowy Akademii dokonuje zwrotu niewykorzystanej części dotacji budżetowej na odpowiedni rachunek dysponenta części budżetowej, w terminach wynikających z podpisanych umów lub z postanowień ustawy o finansach publicznych.
6.
Biuro Ekonomiczne na podstawie otrzymanych zbiorczych raportów rzeczowo- finansowych, o których mowa w ust. 3 opracowuje projekt raportu z wykorzystania przez Akademię dotacji - zgodnie z wymogami określonymi w umowie podpisanej z Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego określającej warunki przekazywania, wykorzystania oraz rozliczenia dotacji celowej udzielonej Akademii na finansowanie inwestycji. Projekt raportu przygotowany przez Biuro Ekonomiczne jest parafowany przez koordynatorów, o których mowa w ust. 3 oraz podpisywany przez Głównego Księgowego Akademii i Kanclerza Akademii.
7.
Dyrektor jednostki, która otrzymała dotację celową na wkład własny jest zobowiązany:

1) do złożenia Głównemu Księgowemu Akademii raportu finansowego z wykorzystania dotacji w nieprzekraczalnym terminie do dnia 9 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy dotacja - na formularzu oznaczonym symbolem RF-DCWW,

2) do przekazania do Biura Ekonomicznego w nieprzekraczalnym terminie do dnia 20 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy dotacja, rozliczenia dotacji według wzoru stanowiącego załącznik do umowy podpisanej z Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego określającej warunki przekazania, wykorzystania oraz rozliczenia dotacji celowej przeznaczonej na wkład własny.

8.
Na podstawie informacji zebranych w trybie określonym w ust. 7 Biuro Ekonomiczne przygotowuje projekt rozliczenia dotacji celowej otrzymanej przez Akademię na wkład własny i przedkłada do podpisu Głównemu Księgowemu Akademii i Kanclerzowi Akademii.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Szczegółowe zasady sporządzania rocznego sprawozdania z wykonania planu finansowego Akademii

1.
Roczne sprawozdanie z wykonania planu finansowego Akademii zwane dalej "łącznym sprawozdaniem" jest sporządzane na podstawie sprawozdań:

1) jednostkowych obejmujących działalność wyodrębnionych organizacyjnie jednostek Akademii nieposiadających osobowości prawnej,

2) z wykorzystania dotacji podmiotowej przez instytuty międzynarodowe,

3) własnych - informujących o wykonaniu i finansowaniu zadań operacyjnych zatwierdzonych do realizacji na szczeblu centralnym.

2.
Sprawozdanie z wykonania planu finansowego składają:

1) poszczególne jednostki organizacyjne Akademii nieposiadające osobowości prawnej - sprawozdania jednostkowe,

2) instytuty międzynarodowe, które otrzymały z Akademii dotację podmiotową,

3) dysponenci środków ustanowieni w Kancelarii Akademii (w układzie planu zadań operacyjnych) i Główny Księgowy Akademii (w układzie planu finansowego) - sprawozdanie własne.

3.
Sprawozdania, o których mowa w ust. 1 należy sporządzić na właściwych formularzach i w terminach określonych w załączniku nr 4.
4.
Dane liczbowe w sprawozdaniach wykazuje się:

1) w zakresie planu - w kwotach wynikających z planu finansowego jednostki/dysponenta, po uwzględnieniu zmian dokonanych i zatwierdzonych w ciągu roku;

2) w zakresie wykonania - narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego lub, w przypadkach określonych w sprawozdaniach, według stanu na określony dzień.

5.
Sprawozdania sporządza się w złotych i groszach.
6.
Dyrektorzy jednostek i instytutów oraz dysponenci środków, o których mowa w ust. 2 pkt 3 są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.
7.
Kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
8.
Sprawozdania należy sporządzać w sposób czytelny i trwały. Podpisy na sprawozdaniach składa się odręcznie na każdym formularzu w miejscu oznaczonym. Pod podpisem umieszcza się pieczątkę z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej.

Równolegle z przedkładanym sprawozdaniem w formie papierowej należy przesłać wersję elektroniczną sprawozdania.

9.
Z zastrzeżeniem ust. 10 - Biuro Ekonomiczne jest obowiązane sprawdzić przedkładane sprawozdania pod względem formalno-rachunkowym oraz w zakresie poprawności wykazanych w sprawozdaniach danych planistycznych (zgodność wykazywanych kwot z zatwierdzonym ostatecznie planem), natomiast Główny Księgowy Akademii weryfikuje - pod względem rzetelności i zgodności z księgami rachunkowymi - wykazane w sprawozdaniach jednostkowych pozycje dotyczące wykonania.
10.
Informacje dotyczące wydatków majątkowych, zawarte w formularzach sprawozdawczych, przed uwzględnieniem w sprawozdaniu łącznym podlegają weryfikacji przez:

1) Biuro Gospodarowania Nieruchomościami - w zakresie inwestycji budowlanych,

2) Zespół Teleinformatyki - w zakresie zakupów inwestycyjnych związanych z informatyzacją,

3) Zespół Gospodarczy - w zakresie pozostałych zakupów inwestycyjnych,

11.
Dowodem dokonania weryfikacji, o której mowa w ust. 9 i 10 jest pieczątka i podpis złożony przez osobę sprawdzającą.
12.
Główny Księgowy Akademii jest uprawniony do kontrolowania merytorycznej prawidłowości złożonych sprawozdań, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2; w tym celu może żądać przedstawienia wskazanych ksiąg rachunkowych i dokumentów.
13.
Nieprawidłowości w sprawozdaniach, ujawnione w trybie ust. 9 - 10 i 12, powinny być usunięte przez kierowników jednostek/dysponentów sporządzających sprawozdania przed włączeniem zawartych w nich danych do sprawozdania łącznego. W razie potrzeby należy dokonać także odpowiednich zapisów korygujących w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego.
14.
Część opisowa sprawozdania dotycząca zadań zrealizowanych przez jednostki w roku objętym sprawozdaniem - zawarta w sprawozdaniach jednostkowych pomocniczych jednostek naukowych i placówek naukowych posiadających status pomocniczych jednostek naukowych - podlega ocenie przez właściwego Wiceprezesa PAN lub właściwego przewodniczącego rady kuratorów, a w przypadku pozostałych jednostek organizacyjnych przez Kanclerza Akademii.
15.
Projekt łącznego sprawozdania przygotowuje Biuro Ekonomiczne i Główny Księgowy Akademii.
16.
Łączne sprawozdanie obejmuje, w szczególności:

1) wprowadzenie do sprawozdania,

2) informację na temat stanu środków pieniężnych, należności i zobowiązań na początek i koniec roku,

3) informację o zrealizowanych przychodach z prowadzonej działalności i pozostałych przychodach pozabudżetowych,

4) sprawozdanie z wykorzystania dotacji przyznanych Akademii w ramach części 67 budżetu państwa,

5) informację o poniesionych kosztach rodzajowych w roku sprawozdawczym.

17.
Sprawozdanie z wykorzystania dotacji przyznanych Akademii w ramach części 67 budżetu państwa, o którym mowa w ust. 16 pkt 4 należy sporządzić zgodnie z wytycznymi dysponenta części budżetowej. Stosowny projekt sprawozdania przedkłada Kanclerzowi Akademii Biuro Ekonomiczne i Główny Księgowy Akademii.
18.
Przygotowane zgodnie z wyżej opisanymi zasadami łączne sprawozdanie z wykonania planu finansowego Akademii jest przekazywane Prezesowi Akademii za pośrednictwem Kanclerza Akademii, który zgodnie z art. 24 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 roku o Polskiej Akademii Nauk, zwanej dalej "ustawą o PAN", odpowiada za wynik finansowy działalności Akademii.
19.
Prezes Akademii podpisuje łączne sprawozdanie nie później niż 31 marca roku następującego po roku budżetowym, którego dotyczy.
20.
Stosownie do postanowień zawartych w § 73 ust. 1 pkt 1 Statutu Polskiej Akademii Nauk - Prezes Akademii przedkłada sprawozdanie z wykonania planu finansowego Akademii do zaopiniowania działającej w Akademii Komisji Rewizyjnej.
21.
Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 19 wraz z opinią Komisji Rewizyjnej podlega rozpatrzeniu - zgodnie z art. 19 ust. 2 pkt 3 ustawy o PAN - przez Prezydium Akademii.

ZAŁĄCZNIK Nr  3

Zasady sporządzania okresowych raportów o sytuacji finansowej w ciągu roku budżetowego

1.
Dyrektor jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej jest zobowiązany do systematycznego monitorowania płynności finansowej kierowanej jednostki.
2.
W celu realizacji postanowień zawartych w ust. 1, dyrektor jednostki, nie rzadziej niż raz w miesiącu dokonuje analizy sytuacją finansowej w oparciu o informacje z ksiąg rachunkowych zebrane na formularzu określonym symbolem SFJ.
3.
W sytuacji, gdy na koniec danego miesiąca saldo środków pieniężnych, należności i zobowiązań jest ujemne, dyrektor jednostki niezwłocznie (nie później niż do dnia 25 następującego po miesiącu, którego dotyczy analiza) przedkłada wypełniony formularz SFJ Kanclerzowi Akademii wraz z informacją o przyczynie utraty płynności oraz podjętych działaniach naprawczych. Przekazywane dokumenty powinny być opatrzone podpisem dyrektora jednostki i osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych.
4.
Niezależnie od powyższych ustaleń Kanclerz Akademii może żądać w dowolnym czasie od każdego dyrektora jednostki przedłożenia:

1) na formularzu SFJ informacji o aktualnej sytuacji finansowej,

2) dodatkowych raportów i informacji, nie wynikających z niniejszej procedury.

ZAŁĄCZNIK Nr  4

Harmonogram prac przy sporządzaniu raportów z wykorzystania dotacji budżetowych oraz przy sporządzaniu rocznego sprawozdania z wykonania planu finansowego Akademii

Jednostka/komórka Kancelarii Akademii sporządzająca sprawozdanieFormularz sprawozdaniaOdbiorca sprawozdania*Terminy w roku następującym po roku, którego dotyczy raport/sprawozdanie
Raport z wykorzystania dotacji budżetowych
Jednostka organizacyjna Akademii nieposiadająca osobowości prawnejRF-DCI,

RF-DCWW

GKA9 stycznia
Jednostka organizacyjna Akademii nieposiadająca osobowości prawnejRRzF-DCIKoordynatorzy (odpowiednio BGN, ZT, ZG)11 stycznia
Jednostka organizacyjna Akademii nieposiadająca osobowości prawnejRF-DPGKA21 stycznia
GKARF-PANKanclerzPrzed upływem terminu zwrotu niewykorzystanej dotacji
Jednostka organizacyjna Akademii nieposiadająca osobowości prawnejRozliczenie dotacji celowej na wkład własny - na formularzu określonym umowąBE20 stycznia
Koordynatorzy (BGN, ZT, ZG)ZRRzF-DCIBE25 stycznia
BE GKAProjekt raportu z wykorzystania dotacji celowej na inwestycje - zgodnie z wymogami wynikającymi z umowy podpisanej z MNiSWKanclerzPrzed upływem terminu złożenia raportu wynikającego z podpisanej umowy
BE GKAProjekt raportu z wykorzystania dotacji celowej na wkład własny - zgodnie z wymogami wynikającymi z umowy podpisanej z MNiSWKanclerzPrzed upływem terminu złożenia raportu wynikającego z podpisanej umowy
______

* GKA - Główny Księgowy Polskiej Akademii Nauk, w Kancelarii PAN: BE - Biuro Ekonomiczne, BGN - Biuro Gospodarowania Nieruchomościami, ZT - Zespół Teleinformatyki, ZG - Zespół Gospodarczy

Jednostka/komórka Kancelarii Akademii sporządzająca sprawozdanieFormularz sprawozdaniaOdbiorca sprawozdania2Terminy w roku następującym po roku, którego dotyczy raport/sprawozdanie
Roczne sprawozdanie z wykonania planu finansowego Akademii
Jednostki organizacyjne PAN nieposiadające osobowości prawnejRS-JO PAN,

RS-PF-JO

RS-ZO-JO, RS-ZiW-JO,

BE, GKA5 marca

5 marca

11 marca

Dysponenci środków w Kancelarii PANRS-C-PZO ½

PZO-1, PZO-2

RS-C-PZO 3, PZO-3

BE5 marca

11 marca

GKARS-PFC-B

RS-PFC-P

BE5 marca

11 marca

BE GKAProjekt sprawozdania budżetowego części 67 PANKanclerz PANw terminie ustalonym z DBiF w MNiSW
Kanclerz PANProjekt sprawozdania budżetowego części 67 PANDBiF w MNiSW
BE GKAProjekt ŁS - obejmującego informacje wyszczególnione w załączniku nr 2 ust. 16Kanclerz PANnie później niż 28 marca
Kanclerz PANŁSPrezes PANnie później niż 30 marca

______

2 DBiF MNiSW - Departament Budżetu i Finansów w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego; ŁS - "łączne sprawozdanie" - roczne sprawozdanie z wykonania planu finansowego Akademii

ZAŁĄCZNIK Nr  5

WZORY FORMULARZY OBOWIĄZUJĄCYCH PRZY SPORZĄDZANIU RAPORTÓW I ROCZNEGO SPRAWOZDANIA Z WYKONANIA PLANU FINANSOWEGO AKADEMII