Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania z działalności Krajowej Komisji Rewizyjnej w kadencji 2015-2019.
Rewid.2019.6.10
Akt nieocenianyUCHWAŁA Nr 4/2019
IX KRAJOWEGO ZJAZDU BIEGŁYCH REWIDENTÓW
z dnia 10 czerwca 2019 r.
w sprawie rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania z działalności Krajowej Komisji Rewizyjnej w kadencji 2015-2019
ZAŁĄCZNIK
KRAJOWA KOMISJA REWIZYJNA
00-175 Warszawa, al. Jana Pawła II 80
tel./fax (22) 637 30 81-84, e-mail: biuro@pibr.org.pl
SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI KRAJOWEJ KOMISJI REWIZYJNEJ
sporządzone dla Delegatów na IX Krajowy Zjazd Biegłych Rewidentów
Krajowa Komisja Rewizyjna (dalej również jako "KKR"), jako organ Polskiej Izby Biegłych Rewidentów (dalej "PIBR" lub "samorząd"), wybrana na okres kadencji lat 20152019 przez VIII Krajowy Zjazd Biegłych Rewidentów, działała w składzie:
Danuta Chmielewska - przewodnicząca
Marian Jagiełło - zastępca przewodniczącej
Barbara Gablankowska - członek
Elżbieta Pudło - członek
Małgorzata Wojtyla - członek (do dnia 5.06.2017 r. - rezygnacja w związku
z brakiem możliwości łączenia funkcji w KKR
oraz Komisji Egzaminacyjnej).
Ilekroć w niniejszym sprawozdaniu jest mowa o:
- ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U. poz. 1089, z późn. zm.);
- Statucie - należy przez to rozumieć Statut Polskiej Izby Biegłych Rewidentów, stanowiący załącznik do uchwały nr 5 Nadzwyczajnego Krajowego Zjazdu Biegłych Rewidentów z dnia 21 marca 2010 r. w sprawie statutu Krajowej Izby Biegłych Rewidentów, zmieniony uchwałą nr 46/2018 VIII Krajowego Zjazdu Biegłych Rewidentów z dnia 26 czerwca 2015 r. zmieniającą statut Krajowej Izby Biegłych Rewidentów oraz uchwałami nr 3/2018 do 6/2018 Nadzwyczajnego Krajowego Zjazdu Biegłych Rewidentów z dnia 19 czerwca 2018 r. w sprawie zmiany uchwały w sprawie statutu Krajowej Izby Biegłych Rewidentów;
- Zasadach Gospodarki Finansowej - należy przez to rozumieć Podstawowe zasady gospodarki finansowej Polskiej Izby Biegłych Rewidentów, stanowiące załącznik do uchwały nr 44 VIII Krajowego Zjazdu Biegłych Rewidentów z dnia 26 czerwca 2015 r., zmienione uchwałą nr 7/2018 Nadzwyczajnego Krajowego Zjazdu Biegłych Rewidentów z dnia 19 czerwca 2018 r. w sprawie zmiany uchwały w sprawie podstawowych zasad gospodarki finansowej Polskiej Izby Biegłych Rewidentów;
- Regulaminie działania KKR - należy przez to rozumieć regulamin działania Krajowej Komisji Rewizyjnej, stanowiący załącznik do uchwały nr 2/2011 Krajowej Komisji Rewizyjnej z dnia 7 marca 2011 r. i (w związku ze zmianami wprowadzonymi uchwałami Nadzwyczajnego Krajowego Zjazdu Biegłych Rewidentów) zmieniony uchwałą nr 2/2018 Komisji z dnia 28 listopada 2018 r.;
- Izbie lub PIBR - należy przez to rozumieć Polską Izbę Biegłych Rewidentów;
- Zjeździe lub (N)KZBR - należy przez to rozumieć Krajowy Zjazd Biegłych Rewidentów, o którym mowa w art. 27 ust. 6 ustawy, zwołany w trybie zwyczajnym (KZBR) lub nadzwyczajnym (NKZBR);
- Krajowej Radzie lub KRBR - należy przez to rozumieć Krajową Radę Biegłych Rewidentów;
- Komisji lub KKR - należy przez to rozumieć Krajową Komisję Rewizyjną;
- Oddziale - należy przez to rozumieć regionalny oddział Izby;
- Regionalnej Radzie - należy przez to rozumieć Regionalną Radę Biegłych Rewidentów;
- Organie - należy przez to rozumieć Krajowy Zjazd Biegłych Rewidentów, Krajową Radę Biegłych Rewidentów, Krajową Komisję Rewizyjną; Krajowy Sąd Dyscyplinarny; Krajowego Rzecznika Dyscyplinarnego oraz Krajową Komisję Nadzoru.
Wypełniając obowiązki określone w art. 32 ust. 2 ustawy, KKR przedstawia IX KZBR sprawozdanie ze swojej działalności według następujących grup tematycznych:
1. Sprawy organizacyjne i sprawozdawcze.
2. Wykonanie zadań określonych w ustawie i Statucie w zakresie:
a) kontroli finansowej działalności PIBR,
b) opiniowania rocznych sprawozdań finansowych,
c) kontroli wykonania uchwał podjętych na VIII KZBR.
3. Współpraca z Komisjami Rewizyjnymi Oddziałów.
4. Czynności do wykonania przed przedstawieniem IX KZBR wniosku o udzielenie absolutorium Krajowej Radzie.
1. Sprawy organizacyjne i sprawozdawcze.
Zadania swoje Komisja realizowała na podstawie:
1) ustawy;
2) Regulaminu działania KKR;
3) uchwał KZBR, w tym dotyczących:
- statutu PIBR,
- zasad ustalania składek członkowskich biegłych rewidentów,
- podstawowych zasad gospodarki finansowej PIBR;
4) uchwał KRBR, dotyczących m.in.:
- regulaminu gospodarki finansowej PIBR,
- planów finansowych (budżetów),
- stawek wynagrodzenia za prace związane z działalnością organów PIBR,
- stawek wynagrodzenia za udział w pracach organów i komisji,
- zasad przeprowadzania przetargów.
Zgodnie z uprawnieniami ustawowymi, Komisja sprawowała kontrolę nad działalnością finansową PIBR, ze szczególnym uwzględnieniem gospodarki finansowej oraz wykonaniem uchwał podjętych na KZBR. Zgodnie z postanowieniami regulaminu działania Komisji, ustalono następujący podział pracy:
Przewodnicząca Komisji - Danuta Chmielewska:
- kierowanie pracami Komisji i realizacja zadań określonych w Regulaminie działania KKR,
- opracowywanie sprawozdań z działalności Komisji na KZBR, dla Komisji Nadzoru Audytowego i Krajowej Rady oraz wniosku o udzielenie absolutorium Krajowej Radzie,
- reprezentowanie Komisji.
Zastępca Przewodniczącej Komisji - Marian Jagiełło:
- zastępowanie Przewodniczącej w czasie jej nieobecności wykonując zadania określone w Regulaminie działania Komisji, a ponadto:
- opiniowanie projektów planów finansowych, regulaminów finansowych oraz instrukcji wewnętrznych dotyczących rachunkowości i finansów PIBR,
- przeprowadzanie kontroli rozliczeń finansowych KZBR,
- ocena stopnia realizacji planów finansowych.
Członek Komisji - Barbara Gablankowska:
- kontrole wykonania uchwał i wniosków podjętych przez VIII KZBR,
- kontrole działalności finansowej w zakresie aktywów i pasywów.
Członek Komisji - Małgorzata Wojtyla:
- sprawowanie kontroli finansowej w zakresie przychodów z tytułu składek członkowskich, opłat za wpis na listę firm audytorskich i opłat za nadzór, oraz pozostałych przychodów operacyjnych i przychodów oraz kosztów finansowych,
- ocena stopnia realizacji planów finansowych w zakresie opisanym w ww. tiret,
- sprawowanie nadzoru nad współpracą z Komisjami Rewizyjnymi Oddziałów.
Członek Komisji - Elżbieta Pudło:
- kontrole gospodarki finansowej w zakresie kosztów Izby nie wymienionych w innych pozycjach podziału pracy,
- kontrole gospodarki finansowej Komisji Egzaminacyjnej, Krajowego Rzecznika Dyscyplinarnego, Krajowego Sądu Dyscyplinarnego oraz Krajowej Komisji Nadzoru,
- ocena stopnia realizacji planów finansowych w zakresie opisanym w ww. tiret.
W związku z rezygnacją Małgorzaty Wojtyli z funkcji członka KKR, dokonano zmian podziału pracy polegających na rozdzieleniu powierzonych jej zadań między pozostałych członków Komisji, uwzględniając ich możliwości czasowe.
Ponadto członkom Komisji były powierzane do wykonania inne zadania w zakresie kontroli doraźnych, określonych tematów lub wydatków, zgłaszanych do Komisji przez jej członków oraz przez członków i organy PIBR oraz inne organy zewnętrzne.
Przewodniczący Komisji bądź upoważniony jej członek uczestniczył w posiedzeniach Krajowej Rady z głosem doradczym w problemach, będących przedmiotem działania Komisji.
Komisja wykonywała swoje obowiązki zgodnie z ustalanymi planami i rocznymi harmonogramami realizacji zadań. Na każdy rok kadencji Komisja ustalała harmonogram realizacji programu działania z podaniem terminów, sposobów i osób odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych zadań.
W uzasadnionych przypadkach, z własnej inicjatywy lub na wniosek innych organów Izby Komisja, przeprowadzała kontrolę doraźną, wskazując osoby odpowiedzialne za jej przeprowadzenie oraz termin i sposób realizacji.
Do zadań wykonywanych przez poszczególnych członków Komisji należało w szczególności:
1) dokonywanie okresowych przeglądów i kontroli finansowej wydzielonych obszarów działania samorządu, kierując się wyznaczonymi celami. Kontrole polegały na przeprowadzeniu określonych procedur służących uzyskaniu dowodów, sprawdzeniu kwot i ujawnień. Doboru procedur kontroli dokonywano zgodnie z osądem kontrolującego (biegłego rewidenta) z uwzględnieniem jakościowego i wartościowego poziomu istotności ustalonego zgodnie ze standardami badania;
2) bieżącego informowania głównego księgowego i właściwego pracownika Biura PIBR o stwierdzonych uchybieniach, sporządzanie protokołów z ww. czynności kontrolnych przydzielonych obszarów - głównie dla potrzeb wyciągnięcia wniosków niezbędnych do dokonania oceny rocznego sprawozdania finansowego PIBR za rok 2015, 2016, 2017 i 2018;
3) współudział w opracowaniu opinii o rocznym sprawozdaniu finansowym (KKR po dokonaniu oceny rocznego sprawozdania finansowego PIBR odpowiednio za lata 20152017, przed jego zatwierdzeniem przez Radę, wydawała opinie bez zastrzeżeń);
4) współudział w opracowywaniu sprawozdań z działalności Komisji, w szczególności niniejszego.
W okresie od dnia 30 czerwca 2015 r. do dnia 31 marca 2019 r. odbyło się 14 protokołowanych posiedzeń. Między posiedzeniami Komisja dyskutowała i rozstrzygała wybrane kwestie drogą mailową. W takich przypadkach Przewodnicząca Komisji kierowała sprawę lub dokument do rozpatrzenia drogą elektroniczną na adresy e-mailowe poszczególnych członków Komisji, za potwierdzeniem odbioru, wyznaczając termin do zajęcia stanowiska. Biorący udział w głosowaniu członek Komisji przedstawiał swój głos w formie elektronicznej, wysyłając go na adres e-mailowy Przewodniczącej Komisji, za potwierdzeniem odbioru. Przewodnicząca Komisji uzgodnioną wersję rozpatrzenia sprawy przekazywała adresatom i do wiadomości członkom Komisji. Wyniki głosowania wprowadzane były do protokołu sporządzanego z pierwszego posiedzenia odbywającego się po głosowaniu przez Internet.
Na posiedzeniach Komisji protokoły z kontroli poddawane były analizie, w wyniku której definiowano i zatwierdzano wnioski pokontrolne oraz podejmowano decyzje, dotyczące zgłaszania ich KRBR lub/i wnioskodawcy.
2. Wykonanie zadań określonych w ustawie i Statucie.
Mając na uwadze zaprezentowane wyżej stwierdzenia, głównym celem prac Komisji była dbałość o prawidłowość:
- stosowanych zasad gospodarki finansowej,
- prowadzonych ksiąg rachunkowych i sporządzanego sprawozdania finansowego,
- wywiązywania się z obowiązków przez biegłych rewidentów i firmy audytorskie.
W trakcie wykonywania swoich czynności Komisja zwracała szczególną uwagę na rażące naruszenia przepisów prawa w działalności finansowej lub statutowej Izby. Przeprowadzający kontrolę stosowali się do przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie danych osobowych i innych przepisów obowiązujących w Izbie.
Kontrole obejmowały badanie zasadności i poprawności udokumentowania poszczególnych operacji gospodarczych, zgodności i prawidłowości wykazanych kwot w księgach rachunkowych w zakresie: przychodów oraz kosztów, aktywów i pasywów.
Problemami w zakresie działalności finansowej PIBR, na które zwracano szczególną uwagę w toku przeprowadzonych kontroli, były w dalszym ciągu zagadnienia:
- terminowość wpłat składek członkowskich przez biegłych rewidentów oraz zasadność i prawidłowość dokumentowania obniżania i ich spisywania,
- prawidłowość naliczania i terminowość wpłat opłat z tytułu nadzoru przez firmy audytorskie, a także terminowość i prawidłowość wypełniania obowiązku składania pisemnych sprawozdań w tym informacji, dotyczących wysokości opłat rocznych z tytułu nadzoru,
- prawidłowość ustalania opłaty do budżetu, wynikającej z art. 30 ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach... (do 2017 r.),
- dokumentowania i ewidencji wpłat kandydatów na biegłych rewidentów,
- aktualność polityki rachunkowości PIBR w związku z wdrażanym systemem przetwarzania danych oraz dostosowaniem do specyfiki działalności Izby,
- aktywa trwałe i obrotowe, fundusze własne i zobowiązania,
- przychody, a w szczególności opłaty z tytułu nadzoru i składki członkowskie, w tym prawidłowość ich podziału na rzecz Oddziałów,
- ponoszone koszty oraz wydatki na zakup środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w zakresie przestrzegania uchwały KRBR w sprawie zasad przeprowadzania przetargów,
- koszty działalności Biura PIBR, organów samorządu, w tym działających komisji KRBR, oraz koszty Komisji Egzaminacyjnej,
- pozostałe przychody i koszty operacyjne,
- przychody i koszty finansowe ze szczególnym uwzględnieniem kwestii certyfikatów inwestycyjnych,
- dokumentowanie i ewidencja wpłat kandydatów na biegłych rewidentów,
- metodologia uzgadniania danych analitycznych ksiąg rachunkowych PIBR z danymi ujmowanymi w księgach poszczególnych oddziałów,
- realizacj a planów finansowych,
- proces uzgodnień dotyczący zasad alokacji kosztów na poszczególne rodzaje działalności Izby dokonywanych z Komisją Nadzoru Audytowego,
- prawidłowość klasyfikacji oraz wysokość kosztów kwalifikowanych przez KRBR do kosztów nadzoru publicznego za rok 2018 i 2019, stanowiących podstawę ustalenia stawki procentowej opłaty z tytułu nadzoru za omawiane lata.
Kontrolę finansową PIBR przeprowadzili członkowie Komisji, każdy w zakresie wyznaczonym harmonogramem realizacji zadań. Kontrolę finansową Izby za każdy rok obrotowy (kalendarzowy) Komisja przeprowadzała za okres I-ego i II-go półrocza z uwzględnieniem zamknięć rocznych, ale doraźnie były przeprowadzane również kontrole w cyklu kwartalnym, w zakresie wyznaczonym harmonogramem realizacji zadań. Kontrolą obejmowano następujące obszary:
- aktywa trwałe i obrotowe,
- fundusz własny i zobowiązania,
- przychody, a w szczególności z tytułu składek członkowskich i opłat z tytułu nadzoru, w tym prawidłowość podziału na rzecz Oddziałów,
- koszty działalności Biura KIBR, Organów i Komisji Egzaminacyjnej,
- pozostałe przychody i koszty operacyjne,
- przychody i koszty finansowe.
Czynności kontrolne dokonywane były z uwzględnieniem wymogów ustaw: o rachunkowości i o biegłych rewidentach..., Statutu, zasad ustalania składek członkowskich biegłych rewidentów, opłat z tytułu nadzoru, Podstawowych zasad gospodarki finansowej PIBR oraz innych uchwał VIII KZBR oraz uchwał Krajowej Rady.
Przedmiot, metody, techniki, zasady wyboru i ustalania wielkości prób przeprowadzonych czynności oraz wyniki kontroli były ujmowane w protokołach cząstkowych, stanowiących podstawę sporządzenia protokołów kontroli finansowej działalności PIBR za okresy półroczne i roczne. Wykonując ustawowe i regulaminowe obowiązki, kontrole obejmowały badanie zasadności i poprawności udokumentowania poszczególnych operacji gospodarczych oraz zgodności i prawidłowości wykazanych kwot w księgach rachunkowych.
Komisja, o czym wspomniano wcześniej, po zapoznaniu się z ustaleniami zawartymi w protokołach z kontroli, redagowała wnioski, które kierowano do Krajowej Rady udostępniając też protokoły z przeprowadzonych czynności kontrolnych. Protokoły z dokonywanych kontroli były udostępniane na bieżąco Prezesowi Krajowej Rady, a w niektórych przypadkach również członkom Krajowej Rady. Wszystkie wnioski Krajowa Rada przyjęła do realizacji. Wnioski dotyczyły systemu rachunkowości, polityki (zasad) rachunkowości, korekt zapisów księgowych, spraw finansowo-majątkowych, a także wywiązywania się z obowiązku dokonywania wpłat składek członkowskich przez biegłych rewidentów i wpłat opłat z tytułu nadzoru przez firmy audytorskie oraz terminowości i prawidłowości wypełniania przez firmy obowiązku, o którym mowa w art 52 ust. 1 ustawy, dotyczącego przekazywania Krajowej Radzie pisemnych sprawozdań.
Należy zaznaczyć, że wnioski Komisji poprzedniej kadencji, dotyczące działalności PIBR przekazane do realizacji Krajowej Radzie zostały zrealizowane bądź są realizowane.
W kręgu szczególnego zainteresowania Komisji, jak wspomniano wyżej, były m.in. następujące zagadnienia:
- zasadność ponoszonych kosztów, poprawność ich udokumentowania i ujmowania w księgach, w tym przestrzeganie zasad przeprowadzania przetargów,
- prawidłowość i skuteczność wywiązywania się z obowiązków przez biegłych rewidentów oraz firmy audytorskie.
Komisja zwracała uwagę na ww. zagadnienia w kontekście dbałości o prawidłowy wizerunek członków samorządu.
W okresie od 30 czerwca 2015 r. do 30 marca 2019 r. Komisja przeprowadziła 37 kontroli, w następujących zagadnieniach:
| L.p. | Przedmiot kontroli | |
| 1. | Rozliczenie finansowe VIII KZBR. | |
| 2. | Finansowa działalność Izby za: I półrocze: 2016 r., I półrocze 2017 r., 3 kwartały 2018 r. | |
| 3. | Całokształt finansowej działalności PIBR za: 2015 r., 2016 r., 2017 r. - po zakończeniu kontroli finansowej działalności PIBR za każde II półrocze kontrolowanego roku. | |
| 4. | Pozostałe kontrole, dotyczące: | |
| - prawidłowości wyliczenia i terminowości wpłat na rachunek budżetu państwa kwot należnych z tytułu udziału w opłatach z tytułu nadzoru, o której mowa | ||
| w art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach... (rokrocznie do 2017 r.), | ||
| - kwalifikacji wydatków jednorazowych, świadczeń ciągłych i powtarzalnych | ||
| okresowo do procedury przetargowej w roku 2017 i w okresie: styczeń-sierpień | ||
| 2018 r., | ||
| - wykonania planu finansowego przez poszczególne Organy i ich komisje za rok 2017 oraz za okres: styczeń- wrzesień 2018 r., - realizacji uchwał VIII KZBR, - analizy przepływu środków pieniężnych związanych z transakcjami, których | ||
| przedmiotem były certyfikaty inwestycyjne SubGo Fund Wierzytelności (ciągła za okres od 2011 r. do 31 grudnia 2018 r.), | ||
| - prawidłowości klasyfikacji oraz oszacowania wysokości kosztów | ||
| kwalifikowanych przez KRBR do kosztów nadzoru publicznego za rok 2018 i 2019, stanowiących podstawę ustalenia stawki procentowej opłaty z tytułu nadzoru za omawiane lata. | ||
Na szczególną uwagę zasługuje kontrola przeprowadzona w wykonaniu prośby zawartej w pismach Komisji Nadzoru Audytowego, znak: DR8.5210.3.2018.2.LMC z dnia 4 października 2018 r. i DR8.5210.3.2018.4.LMC z dnia 22 listopada 2018 r. w zakresie prawidłowości klasyfikacji oraz wysokości oszacowania kosztów kwalifikowanych przez KRBR do kosztów nadzoru publicznego za rok 2018 i 2019, stanowiących podstawę ustalenia stawki procentowej opłaty z tytułu nadzoru za omawiane lata. Podejmując czynności kontrolne kierowano się głównie założeniem Komisji Nadzoru Audytowego, iż ustalenia KKR mają stanowić element procedowania nad uchwałami KRBR o wysokości rocznej stawki procentowej opłaty z tytułu nadzoru z zachowaniem wymaganego czasookresu niezbędnego do podawania ich treści do publicznej wiadomości. Wzięto również pod uwagę konieczność zachowania spójności i transparentności zasad oraz prawidłowość dokonywania alokacji kosztów na poszczególne segmenty działalności Izby, w tym w szczególności na rzecz kontroli i nadzoru. Działalność Izby dla potrzeb planowania, a także omawianej procedury, została podzielona na następujące segmenty/obszary:
- nadzór publiczny,
- postępowanie kwalifikacyjne ("Komisja Egzaminacyjna"),
- działalność szkoleniowo-wydawnicza,
- działalność samorządowa.
W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych KKR uznała, że zastosowane klucze alokacji kosztów, w tym kosztów ogólnych, do poszczególnych segmentów działalności Izby są zasadne i ustalone poprawnie, a wysokość stawek opłaty rocznej z tytułu nadzoru ukształtowała się na poziomie: rok 2018 - 1,43% przychodów; rok 2019 - 1,38%.
Dominującą pozycją w przychodach Izby są opłaty z tytułu nadzoru, których wielkości winne być oszacowane w trybie określonym rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 31 października 2017 r. w sprawie sposobu wyliczenia stawki procentowej opłat z tytułu nadzoru, wnoszonych przez firmy audytorskie w związku z wykonywaniem czynności rewizji finansowej w jednostkach innych niż jednostki zainteresowania publicznego (Dz. U. z 2017 r. poz. 2048).
Komisja stwierdziła, że z obowiązku tego dla roku 2018 wywiązało się 64% ogółu firm audytorskich. Sytuacja z roku 2018 powtórzyła się dla roku 2019, lecz na skutek kilkakrotnych monitów (drogą komunikatów i bezpośrednich połączeń sms czy telefonicznych) dokonanych przez Biuro PIBR, liczba firm audytorskich, które nie wywiązały się z obowiązku informacyjnego w tym zakresie spadła o połowę i wyniosła 18%.
Wraz z kontrolą całokształtu finansowej działalności PIBR za dany rok obrotowy Komisja dokonywała oceny rocznego sprawozdania finansowego PIBR.
Oceny sprawozdań finansowych Izby za lata 2014- były pozytywne i stanowiły podstawę sformułowania wniosków o ich zatwierdzenie przez Krajową Radę. Uchwały Krajowej Rady w sprawie zatwierdzenia sprawozdań finansowych za wyżej wymienione lata zostały opublikowane. Mamy nadzieje, że pozytywną ocenę uzyska również sprawozdanie finansowe PIBR za 2018r., które w chwili jego sporządzania oczekuje na zbadanie przez biegłego rewidenta.
KKR kontrolowała stopień realizacji uchwał VIII KZBR na podstawie rocznych sprawozdań z działalności Krajowej Rady oraz rozmów z Prezesem Krajowej Rady i Dyrektorem Biura PIBR. Do informacji Rady zawartych w sprawozdaniach rocznych mijającej kadencji Komisja nie zgłasza zastrzeżeń. Ostateczna kontrola wykonania uchwał VIII KZBR (za okres kadencji) zostanie zakończona w pierwszej połowie kwietnia 2019 r., a jej efekty Komisja zaprezentuje w formie protokołu stanowiącego załącznik do sprawozdania z działalności KKR w mijającej kadencji.
Na podkreślenie zasługuje również fakt, że:
- przewodnicząca bądź upoważniony członek KKR uczestniczyli w praktycznie wszystkich posiedzeniach KRBR z głosem doradczym w problemach, będących przedmiotem działania Komisji,
- członkowie Komisji brali czynny udział w opracowywaniu zmian do statutu PIBR, podstawowych zasad gospodarki finansowej PIBR oraz zasad ustalania składek członkowskich biegłych rewidentów, które były przedmiotem uchwał NKZBR w 2018 r. W komplecie uczestniczyli również w jego obradach,
- członkowie KKR na bieżąco włączali się w proces legislacyjny związany ze zmianami ustawy o biegłych rewidentach oraz uchwał NKZBR,
- Komisja opracowała i wdrożyła w życie nowy Regulamin działania Krajowej Komisji Rewizyjnej, uwzględniający zmiany wprowadzone uchwałami NKZBR (stanowi on załącznik do uchwały nr 2/2018 KKR z dnia 28 listopada 2018 r.). Zmieniona treść Regulaminu weszła w życie z dniem jego uchwalenia przez KKR.
Krajowa Komisja Rewizyjna analizując wyniki przeprowadzonych kontroli działalności finansowej PIBR stwierdziła, że:
- wszystkie operacje gospodarcze ujęte w księgach rachunkowych spełniają wymogi ustawy o rachunkowości,
- w planie finansowym na rok 2019 działalność Izby zamyka się wynikiem ujemnym, co powoduje konieczność dokonania bieżącej oceny zasadności podejmowanych działań, określania niezbędnych potrzeb i ich kosztów, a w razie konieczności przygotowania wniosku do KZBR o podniesienie składek członkowskich. Na podkreślenie zasługuje jednak fakt, iż KRBR, sporządzając plany finansowe Izby na lata 2018 i 2019, wzięła pod uwagę obowiązki wynikające z postanowień uchwał ostatniego NKZBR i dokonała wnikliwej oceny potrzeb i możliwości Izby, czego przejawem są zastosowane ograniczenia kosztów oraz przyjęte procedury zawierania umów i kontroli wykonania budżetu, a także zachowania wymaganego terminu przyjęcia planu na rok następny (uchwała nr 2823/48/2018 KRBR z dnia 20 listopada 2018 r. w sprawie przyjęcia planu finansowego PIBR na 2019 r.),
- w dalszym ciągu istnieje potrzeba dyscyplinowania firm audytorskich do prawidłowego i terminowego sporządzania sprawozdań z działalności (P-11) i dokonywania wpłat opłat z tytułu nadzoru oraz biegłych rewidentów do płacenia składek członkowskich w uchwalonej wysokości i obowiązujących terminach. W omawianym roku odnotowano dalszą poprawę, którą uzyskano dzięki wprowadzeniu nowych (elektronicznych) metod poboru tych sprawozdań i przekazywanych przez Biuro Izby monitów (drogą komunikatów i bezpośrednich połączeń sms czy telefonicznych). Pracownicy Biura PIBR na bieżąco wyjaśniają i egzekwują zaległości dotyczące brakujących deklaracji i wpłat. Wspomniane zagadnienia powodują, zdaniem Komisji, nadmierne i ciągłe angażowanie służb finansowo - księgowych Biura PIBR do uzgadniania sald jednostkowych firm i biegłych rewidentów,
- 18% firm audytorskich nie wypełniło obowiązku przesłania do Biura PIBR informacji na temat wielkości oszacowanego przychodu dla roku 2019, określonego ww. rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 31 października 2017 r.,
- dla zapewnienia prawidłowości finansowania nadzoru (w kształcie i warunkach obecnie obowiązującej ustawy), a więc zminimalizowania ryzyka przeznaczania przychodów z opłat z tytułu nadzoru wnoszonych przez firmy audytorskie na finansowanie innych obszarów działalności Izby, zasadnym wydaje się zastąpić kontrolę funkcjonalną kontrolą instytucjonalną, a co za tym idzie - wyznaczyć osobę, do zadań której należałaby kontrola zagadnień związanych z całym zakresem procedowania nad uchwałami w sprawie wysokości stawki procentowej opłaty z tytułu nadzoru (na chwilę obecną wszystkie te zadania wykonuje dyrektor Biura PIBR), a w szczególności:
- gromadzenie i weryfikacja założeń do planu finansowego,
- bieżąca kontrola wykonania planu oraz wyciąganie wniosków,
- opracowywanie wytycznych mających na celu eliminowanie ujawnionych odchyleń czy ni eprawidłowości.
3. Współpraca z Komisjami Rewizyjnymi regionalnych oddziałów PIBR
Spełniając obowiązki w zakresie nadzoru nad działalnością Komisji Rewizyjnych Oddziałów, Komisja analizowała plany pracy i sprawozdania z działalności poszczególnych Komisji Rewizyjnych oraz organizowała spotkania z przewodniczącymi tych komisji. W minionej kadencji odbyły się dwa takie spotkania. Uczestników spotkań informowano o działalności KKR, omawiano z nimi sprawy związane z wykonywaniem czynności kontrolnych, opracowywaniem planów kontroli i przesyłaniem sprawozdań rocznych oraz wymieniano doświadczenia w tym zakresie. Inicjowano także dyskusję na temat działalności Oddziałów i źródeł ich finansowania, a także omawiano sposób prowadzenia ewidencji.
Komisje Rewizyjne Oddziałów, zgodnie z § 27 Statutu, zobowiązane są do opracowywania, za każdy rok obrotowy, sprawozdania z działalności i przekazywania do KKR w terminie 60 dni po zakończeniu roku obrotowego. Zawartość sprawozdań jest w dalszym ciągu bardzo różnorodna, od krótkich sprawozdań ograniczających się do opisu planowanych i wykonanych czynności kontrolnych, po szerokie opracowania, opisujące szczegółowo wyniki działalności Oddziałów oraz stan finansowy za rok obrotowy. Uznano za słuszne, że sprawozdania te w większym stopniu winne odzwierciedlać rzeczywiste rezultaty pracy Komisji Rewizyjnych kosztem danych finansowych, które są opracowywane w Biurze PIBR.
Po zapoznaniu się z treścią sprawozdań oraz relacji ustnych przekazanych na spotkaniach stwierdzono, że:
- Komisje Rewizyjne Oddziałów nie ujawniły żadnych istotnych nieprawidłowości w działalności Regionalnych Rad a współpraca pomiędzy nimi układa się prawidłowo,
- nastąpił spadek przychodów z tytułu składek członkowskich, stąd uznano, że istnieje potrzeba pozyskiwania źródeł dochodów innych niż powyższe,
- coraz częściej biegli rewidenci zatrudniają się do innych prac z uwagi na malejącą podaż badań firm małych i średnich,
- przyczyną opóźnień w składaniu sprawozdań z działalności Komisji Rewizyjnych Oddziałów jest termin sporządzenia "sprawozdania finansowego" za dany rok.
Od roku 2013 ewidencja zdarzeń gospodarczych PIBR prowadzona jest w nowym systemie informatycznym. Ewidencja biegłych rewidentów, firm audytorskich oraz kandydatów prowadzona jest w systemie EWI, ewidencja finansowo-księgowa w systemie SIMPLE.ERP. Wdrożenie systemów dokonywane było przez konsorcjum firm: spółki MIS sp. z o.o. we Wrocławiu oraz SIMPLE S.A. w Warszawie. Uważamy, że na dzień sporządzania niniejszego sprawozdania proces jego wdrażania nie jest w pełni dostosowywany do specyfiki działalności PIBR.
W roku 2017 siedem większych Oddziałów otrzymało dostęp online do bieżącego wprowadzania operacji gospodarczych do systemu SIMPLE.ERP. W trakcie prac wdrożeniowych ujawniły się rozbieżności pomiędzy danymi wynikającymi z ewidencji "centralnej", dotyczącej danego Oddziału a danymi ewidencji pomocniczej prowadzonej dotychczas przez poszczególne Oddziały. Pracownicy księgowości i osoby prowadzące księgi w Oddziałach podjęli działania mające na celu wyjaśnienie powstałych niezgodności. Temat ten podjęła również KKR, dokonując analizy zapisów danych dotyczących wybranych Oddziałów. W trakcie tej analizy ujawniono potrzebę lepszego dostosowania ewidencji analitycznej dotyczącej zdarzeń gospodarczych Oddziałów. Główny Księgowy Izby przeprowadził w grudniu 2017 r. naradę z osobami prowadzącymi księgi w Oddziałach, poświęconą omówieniu kierunków tego dostosowania. Prace nad tym usprawnieniem trwają. Z inicjatywy KKR w październiku 2018 r. pracownicy Działu Finansowo-Księgowego Biura PIBR przygotowali zestawienia prezentujące: stan funduszu własnego na dzień 1 stycznia 2018 r., obroty za okres od 1 stycznia do 30 września 2018 r. z tytułu uzyskanych przychodów i poniesionych kosztów danego Oddziału. Zestawienia te zostały przesłane do Komisji Rewizyjnych Oddziałów z prośbą o skonfrontowanie ich z danymi prowadzonej ewidencji zarządczej Oddziału i w miarę potrzeb uzgodnienia przyczyn ewentualnych rozbieżności. Ostatecznych uzgodnień, omawianych danych analitycznych KKR zaplanowała dokonać po sporządzeniu sprawozdania finansowego Izby za 2018 r. W wyniku dokonanych uzgodnień przyjęto, że:
- sprawozdanie z działalności Komisji Rewizyjnej Oddziału nie powinno być zbyt obszerne, lecz syntetycznie opisywać najistotniejsze wydarzenia i zagadnienia - oczywiście, za wyjątkiem przypadków, gdy stwierdzone zostaną nieprawidłowości lub wystąpią rozbieżności zdań pomiędzy Regionalną Radą a Komisją Rewizyjną danego Oddziału,
- zakres kontroli prowadzonych przez Komisje Rewizyjne w Oddziałach winien dotyczyć następujących zagadnień:
- prawidłowość prowadzonej ewidencji i dowodów źródłowych pod kątem ich zgodności i rzetelności,
- badanie, czy prowadzona ewidencja księgowa pozwala na przypisanie kosztów i przychodów poszczególnym działaniom,
- badanie procedur zawierania umów i ponoszenia wydatków, sprawdzenie czy są stosowane i czy zapewniają gospodarność, weryfikacja pod kątem celowości i legalności,
- kontrola zaciągania zobowiązań, w tym zgodność faktur z zawartymi umowami,
- analiza zgodności ponoszonych kosztów z założeniami planu finansowego,
- ocena sytuacji finansowej Oddziału na koniec roku obrotowego, ze szczególnym uwzględnieniem źródeł finansowania wydatków,
- kontrola wykonania uchwał podjętych na Walnym Zgromadzeniu Oddziału.
4. Czynności do wykonania przed przedstawieniem IX KZBR wniosku o udzielenie absolutorium Krajowej Radzie.
Oprócz zadań wykonanych przez KKR do 29 marca 2019 r., do jej obowiązków w okresie kadencji należeć jeszcze będzie:
- przeprowadzenie kontroli finansowej za II półrocze 2018 r., z uwzględnieniem zamknięć rocznych oraz dokonanie oceny sprawozdania finansowego PIBR za 2018 r.,
- ocena wykonania planu finansowego za 2018 r.,
- ostateczne zakończenie kontroli wykonania uchwał VIII KZBR (za okres kadencji).
- przygotowanie dla IX KZBR wniosku o udzielenie absolutorium Krajowej Radzie.
Sprawozdanie z działalności Krajowej Komisji Rewizyjnej za okres kadencji 2015-2019 podlega publikacji w materiałach IX Krajowego Zjazdu Biegłych Rewidentów.
Warszawa, dnia 1 kwietnia 2019 r.