Regulamin kontroli zarządczej w Polskiej Akademii Nauk.

Akty korporacyjne

PAN.2014.4.23

Akt nieoceniany

Wersja od: 23 kwietnia 2014 r.

DECYZJA Nr 13/14

PREZESA POLSKIEJ AKADEMII NAUK

z dnia 23 kwietnia 2014 r.

w sprawie Regulaminu kontroli zarządczej w Polskiej Akademii Nauk

Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. Nr 96, poz. 619, ze zm.), oraz w związku z art. 69 ust. l pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885, 938), postanawia się co następuje:

§ 1. Wprowadza się Regulamin kontroli zarządczej Polskiej Akademii Nauk, stanowiący załącznik do decyzji.

§  2.

1. Koordynację działań w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej w Kancelarii Akademii powierzam Kanclerzowi Akademii.

2. Dyrektorom jednostek organizacyjnych Akademii nieposiadających osobowości prawnej powierzam koordynację funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostkach, którymi kierują.

§  3.

1. Zobowiązuję wiceprezesów, prezesów oddziałów Akademii, dyrektorów komórek organizacyjnych Kancelarii Akademii i jednostek organizacyjnych Akademii nieposiadających osobowości prawnej oraz dziekanów wydziałów i przewodniczących rad kuratorów do bieżącego monitorowania skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej i w razie potrzeby podejmowania działań i środków zaradczych służących usprawnieniu systemu.

2. Informacje o wynikach monitorowania i podjętych działaniach przekazywane są do końca lutego za rok poprzedni Kanclerzowi Akademii i Zespołowi Audytu Wewnętrznego.

§ 4. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK

Regulamin (opis systemu) kontroli zarządczej Polskiej Akademii Nauk

Postanowienia ogólne

§ 1. Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą sposobu organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Polskiej Akademii Nauk, zwanej dalej Akademią.

§  2.

1. Kontrolę zarządczą w Akademii stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. System kontroli zarządczej uwzględnia warunki prawne, organizacyjne i finansowe, w jakich funkcjonuje Akademia.

3. System kontroli zarządczej powinien dostarczyć Prezesowi Akademii racjonalnego zapewnienia, że cele i zadania Akademii są realizowane właściwie.

§ 3. Celem kontroli zarządczej w Akademii jest zapewnienie:

1) zgodności działalności Akademii z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

2) skuteczności i efektywności podejmowanych działań,

3) wiarygodności sprawozdań,

4) ochrony zasobów Akademii,

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji niezbędnych do realizacji celów i zadań Akademii,

7) zarządzania ryzykiem.

Procedury kontroli zarządczej

Postanowienia szczegółowe

§ 4. Procedury kontroli zarządczej w Akademii podzielone są na pięć grup, zgodnie ze Standardami kontroli zarządczej określonymi przez Ministra Finansów w Komunikacie Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), odpowiadającym następującym elementom kontroli zarządczej:

1) środowisko wewnętrzne,

2) cele i zarządzanie ryzykiem,

3) mechanizmy kontroli,

4) informacja i komunikacja,

5) monitorowanie i ocena.

§ 5. W Akademii prowadzony jest wykaz dokumentów związanych z kontrolą zarządczą w Akademii, w ramach poszczególnych jej obszarów. Wykaz ten prowadzi komórka organizacyjna Kancelarii odpowiedzialna za sprawy organizacyjne.

Środowisko wewnętrzne

§ 6. Pracownicy Kancelarii i jednostek Akademii nieposiadających osobowości prawnej respektują powszechnie znane i uznawane normy postępowania, są świadomi wartości etycznych przyjętych w Akademii, stosują się do nich przy wykonywaniu zadań.

§  7.

1. Wszyscy pracownicy Akademii są zobowiązani do posiadania takiego stopnia wiedzy i umiejętności oraz doświadczenia, które pozwoli im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych im zadań i obowiązków.

2. Pracownicy Akademii dbają o podnoszenie kwalifikacji i aktualizowanie niezbędnego zakresu wiedzy, uczestnicząc w różnych formach doskonalenia.

3. Zatrudnianie pracowników Akademii prowadzone jest w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko, w oparciu o kryteria określające niezbędną wiedzę i doświadczenie.

4. Systemy motywacyjne pracowników Akademii określają odpowiednio regulacje, właściwe dla poszczególnych grup zawodowych.

5. Organizację pracy oraz prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników Akademii określają odpowiednio:

1) Regulamin Pracy Kancelarii Akademii,

2) regulaminy pracy jednostek organizacyjnych Akademii nieposiadających osobowości prawnej.

§  8.

1. Strukturę organizacyjną Akademii określają:

1) Statut Akademii,

2) statuty oddziałów Akademii,

3) statuty jednostek organizacyjnych Akademii nieposiadających osobowości prawnej,

4) Regulamin działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii.

2. Kanclerz oraz dyrektorzy jednostek organizacyjnych Akademii nieposiadających osobowości prawnej są zobowiązani do okresowego analizowania i dostosowywania poszczególnych elementów struktury organizacyjnej Akademii do zmieniających się celów, zadań i warunków działania Akademii.

§  9.

1. Prezes Akademii podejmuje decyzje we wszystkich sprawach dotyczących Akademii, z wyjątkiem spraw zastrzeżonych przez ustawę o Polskiej Akademii Nauk lub Statut dla innych organów Akademii.

2. Wiceprezesi Akademii działają zgodnie z zakresami działania ustalonymi przez Prezesa Akademii.

3. Kanclerz Akademii podejmuje decyzje w granicach określonych przez ustawę o Polskiej Akademii Nauk i Statut Akademii oraz pełnomocnictwa i upoważnienia Prezesa Akademii.

4. Dyrektorzy jednostek organizacyjnych Akademii nieposiadających osobowości prawnej kierują jednostkami zgodnie z zakresem pełnomocnictw i upoważnień udzielonych im w trybie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

5. Prezes i Kanclerz Akademii mogą powoływać pełnomocników na okres niezbędny do wykonania zleconych zadań.

6. Prezes Akademii może upoważnić innych pracowników Akademii, w trybie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach, do wykonywania określonych obowiązków przypisanych kierownikowi jednostki.

7. Rejestr pełnomocnictw i upoważnień wydanych przez Prezesa i Kanclerza Akademii prowadzi komórka organizacyjna Kancelarii Akademii odpowiedzialna za obsługę prawną.

8. Zakresy zadań poszczególnych pracowników Akademii wynikają z zadań komórki organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony i są szczegółowo określane przez bezpośredniego przełożonego.

9. Prezes Akademii może powierzyć w całości lub części obowiązek koordynacji działań w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej w Akademii Kanclerzowi Akademii lub wybranemu pracownikowi Kancelarii Akademii oraz dyrektorom jednostek organizacyjnych Akademii nieposiadających osobowości prawnej.

Cele i zarządzanie ryzykiem

§  10.

1. Misję i zadania Akademii określa ustawa o Polskiej Akademii Nauk oraz dokument pn. "Strategiczne kierunki rozwoju Polskiej Akademii Nauk", przyjęty przez Zgromadzenie Ogólne Akademii.

2. Cele priorytetowe Akademii na dany rok kalendarzowy, mierniki ich realizacji oraz najważniejsze zadania określa Prezes Akademii.

3. Zadania operacyjne do zrealizowania na szczeblu centralnym Akademii w danym roku kalendarzowym określa Kanclerz Akademii na podstawie Planu Finansowego Akademii.

4. Cele i zadania dotyczące zapewnienia bazy dla realizacji zadań statutowych Akademii i jej jednostek określa Strategia gospodarowania nieruchomościami Polskiej Akademii Nauk oraz roczne Plany inwestycyjne.

§  11.

1. Identyfikacja ryzyk w odniesieniu do celów i zadań Akademii odbywa się nie rzadziej niż raz w roku, zgodnie ze szczegółowymi wytycznymi dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem, określonymi w Komunikacie nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. (Dz. Urz. MF Nr 6 poz. 56).

2. Identyfikacja ryzyk oraz działania w reakcji na nie realizowane są z uwzględnieniem specyfiki i różnorodności jednostek Akademii.

Mechanizmy kontroli

§ 12. Nadzór nad realizacją zadań Akademii i jej poszczególnych komórek organizacyjnych

sprawowany jest odpowiednio przez:

1) organy Akademii, w trybie i na zasadach określonych w ustawie o Polskiej Akademii Nauk i Statucie,

2) kadrę kierowniczą Kancelarii Akademii w ramach hierarchii służbowej, wynikającej m. in. z Regulaminu działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii oraz Regulaminu Pracy Kancelarii Akademii.

§  13.

1. Instytuty naukowe Akademii występują w stosunkach prawnych we własnym imieniu i działają na własny rachunek, na zasadach określonych w ustawie o Polskiej Akademii Nauk i przepisach odrębnych.

2. Nadzór nad instytutami Akademii sprawują Prezes Akademii w trybie i na zasadach określonych w ustawie o Polskiej Akademii Nauk oraz przepisach odrębnych.

3. Wydziały Akademii koordynują działalność instytutów naukowych Akademii objętych zakresem ich działania, a rady kuratorów dokonują ich okresowej oceny, na zasadach określonych w ustawie o Polskiej Akademii Nauk i Statucie Akademii.

4. Prezes Akademii zatwierdza roczne sprawozdania finansowe instytutów, zgodnie z ustaloną Procedurą.

§  14.

1. Akademia prowadzi gospodarkę finansową zgodnie z obowiązującymi przepisami, na podstawie Planu finansowego.

2. Szczegółowe zasady gospodarki finansowej Akademii oraz mechanizmy dotyczące kontroli operacji finansowych i gospodarczych i system obiegu dokumentacji finansowo- księgowej określają:

1) Polityka (zasady) rachunkowości w Polskiej Akademii Nauk,

2) Procedura w zakresie realizacji planu finansowego Akademii na szczeblu centralnym,

3) Szczegółowe zasady realizacji planu finansowego przez jednostki organizacyjne Akademii nieposiadające osobowości prawnej.

3. Działalność finansową i gospodarczą Akademii kontroluje Komisja Rewizyjna, zgodnie ze Statutem Akademii i Regulaminem działania Komisji.

4. Instytuty naukowe Akademii prowadzą samodzielną gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o Polskiej Akademii Nauk oraz odrębnych przepisach.

§ 15. Nadzór nad udzielaniem zamówień publicznych w Akademii oraz zadania kierownika zamawiającego, wynikające z ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z obowiązującymi w Akademii zasadami udzielania zamówień publicznych, wykonują odpowiednio:

1) Kanclerz Akademii,

2) dyrektorzy jednostek organizacyjnych Akademii nieposiadających osobowości prawnej.

§ 16. Ochrona zasobów Akademii odbywa się na zasadach określonych w instrukcjach i procedurach wewnętrznych dotyczących:

1) ochrony danych osobowych i informacji niejawnych,

2) gospodarowania majątkiem ruchomym w jednostkach Akademii oraz jego wykorzystania,

3) ewidencji i gospodarki nieruchomościami Akademii,

4) systematycznej weryfikacji stanu mienia Akademii i porównaniu ze stanem ewidencyjnym w wyniku inwentaryzacji,

5) bezpieczeństwa i ochrony przeciwpożarowej.

§  17.

1. Ciągłość działania Akademii w zakresie zasobów ludzkich zapewniają:

1) Plan urlopów i jego monitorowanie przez dyrektorów komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych Akademii nieposiadających osobowości prawnej,

2) obowiązujący w Akademii system zastępstw pracowników w czasie ich nieobecności, dotyczący wszystkich stanowisk.

2. W przypadku wystąpienia zjawisk lub okoliczności zagrażających ciągłości realizacji zadań Akademii, wprowadzane są procedury awaryjne, dotyczące m.in.:

1) funkcjonowania Kancelarii w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa,

2) ewakuacji Kancelarii i przemieszczenia do zapasowego miejsca pracy, opracowane na podstawie odrębnych przepisów.

§ 18. Zasady bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych funkcjonujących w Akademii regulują:

1) Polityka Bezpieczeństwa Informacji Polskiej Akademii Nauk,

2) Polityka posługiwania się sprzętem komputerowym Polskiej Akademii Nauk.

Informacja i Komunikacja

§  19.

1. Informacje dotyczące celów i zadań Akademii, a także sposobów ich realizacji, zawarte są w wewnętrznych aktach prawnych i są dostępne dla kadry kierowniczej i pracowników Akademii na stronie internetowej.

2. Bieżące informacje, niezbędne do realizacji zadań na poszczególnych stanowiskach są przekazywane pracownikom Akademii przez bezpośrednich przełożonych indywidualnie, podczas odbywających się okresowo narad i za pośrednictwem poczty elektronicznej.

3. Obieg, ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentów w Akademii regulują: Jednolity rzeczowy wykaz akt, Instrukcja Kancelaryjna oraz Instrukcja organizacji i zakresu działania Archiwum.

4. Informacje o działaniach Akademii publikowane są na stronie internetowej www.pan.pl i Biuletynie Informacji Publicznej Akademii.

5. Zasady dostępu do sieci Internet oraz korzystania z poczty elektronicznej Akademii zostały określone w złączniku do Polityki posługiwania się sprzętem komputerowym Polskiej Akademii Nauk.

Monitorowanie i ocena

§  20.

1. Prezes Akademii, wiceprezesi Akademii, prezesi oddziałów Akademii, Kanclerz Akademii, dyrektorzy komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych Akademii nieposiadających osobowości prawnej oraz dziekani wydziałów i przewodniczący rad kuratorów na bieżąco monitorują skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej i w razie potrzeby podejmują działania i środki zaradcze służące usprawnieniu systemu.

2. Samoocena systemu kontroli zarządczej w Akademii przeprowadzana jest przynajmniej raz w roku, nie później niż do końca lutego za rok poprzedni.

§ 21. Obiektywną i niezależną ocenę systemu kontroli zarządczej w Akademii prowadzi audytor wewnętrzny, zgodnie z obowiązującymi Procedurami audytu wewnętrznego.

§  22.

1. Ocena systemu kontroli zarządczej, a także czynności doradcze podejmowane przez audyt wewnętrzny, wspierają Prezesa w realizacji celów i zadań Akademii.

2. Prezes Akademii raz w roku składa ministrowi właściwemu do spraw nauki oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, biorąc pod uwagę wyniki monitorowania, przeprowadzonych audytów i kontroli oraz samooceny.

3. Oświadczenie jest publikowane na stronie internetowej Akademii.