Regulamin działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii.
Akty korporacyjne
PAN.2011.2.22
Akt nieoceniany Wersja od: 22 lutego 2011 r.
UCHWALA Nr 8/2011.
PREZYDIUM POLSKIEJ AKADEMII NAUK
z dnia 22 lutego 2011 r.
w sprawie regulaminu działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii.
Na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. Nr 96, poz. 619) uchwala się co następuje:
§ 1.
1.
Prezydium Polskiej Akademii Nauk uchwala regulamin określający szczegółowe zadania Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii.2.
Regulamin stanowi załącznik do uchwały.§ 2.
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.ZAŁĄCZNIK
Regulamin działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii
Regulamin działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii
§ 1.
1.
Kanclerz Akademii jako ustawowy organ Akademii realizuje zadania wskazane do zakresu działalności Kanclerza Akademii w ustawie o Polskiej Akademii Nauk i w statucie Akademii.2.
Kanclerz Akademii w szczególności: 1)
reprezentuje Kancelarię Akademii w kontaktach z urzędami administracji państwowej i samorządowej; 2)
współpracuje ze związkami zawodowymi i organizacjami społecznymi; 3)
koordynuje sprawy związane ze spółkami handlowymi, w których Akademia posiada udziały lub akcje; 4)
dokonuje wyboru podmiotów uprawnionych do badania rocznych sprawozdań finansowych instytutów; 5)
w ciągu roku budżetowego, z upoważnienia Prezesa Akademii, wnosi do dysponenta głównego o dokonanie przemieszczeń w wydatkach budżetowych w ramach części budżetowej Polska Akademia Nauk; 6)
sprawuje nadzór finansowy i majątkowy nad pomocniczymi jednostkami naukowymi oraz innymi jednostkami organizacyjnymi Akademii, z prawem do dokonania czynności określonych w § 53 ust. 7 statutu Akademii; 7)
przygotowuje projekt rocznego planu finansowego Akademii, o którym mowa w art. 84 ust. 4 ustawy o PAN, nadzoruje jego realizację oraz przygotowuje projekt rocznego sprawozdania budżetowego z wykonania planu; 8)
przygotowuje projekt podziału środków budżetowych, o których mowa w art. 78 ust. 2 ustawy o PAN, z przeznaczeniem na realizację określonych zadań i dla poszczególnych jednostek organizacyjnych; 9)
wykonuje zadania pracodawcy wobec pracowników Kancelarii Akademii, w tym dyrektorów i kierujących pracami komórek organizacyjnych Kancelarii Akademii, z wyłączeniem dziekanów wydziałów, w zakresie niezastrzeżonym dla Prezesa Akademii; 10)
powierza funkcje dyrektorom jednostek organizacyjnych Akademii, o których mowa w art. 1 ust. 2 pkt 3 ustawy o PAN; 11)
zatrudnia pracowników zagranicznych stacji naukowych Akademii, z wyłączeniem dyrektorów zagranicznych stacji naukowych Akademii; 12)
zawiera umowy cywilnoprawne, w tym umowy o dzieło i umowy zlecenia w zakresie działania Kanclerza Akademii; 13)
koordynuje planowanie przedsięwzięć mających na celu zwiększenie wartości użytkowej i rynkowej nieruchomości Akademii oraz zatwierdza i nadzoruje ich wykonanie; 14)
zatwierdza plany inwestycji budowlanych i remontów nieruchomości, z wyłączeniem nieruchomości użyczonych instytutom Akademii lub stanowiących ich własność; 15)
przyjmuje sprawozdania końcowe i rozliczenia inwestycji budowlanych i remontów nieruchomości Akademii; 16)
nadzoruje przygotowanie projektu wykazów nieruchomości Akademii i instytutów naukowych Akademii, o którym mowa w art. 70 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r.- Przepisy wprowadzające ustawy reformujące system nauki; 17)
nadzoruje gospodarkę lokalami mieszkalnymi Akademii; 18)
koordynuje rozpatrywanie skarg i wniosków kierowanych do Prezesa Akademii i Kancelarii Akademii oraz nadzoruje terminowe udzielanie odpowiedzi.3.
Kanclerz Akademii może na czas swojej nieobecności upoważnić wskazaną przez siebie osobę do wykonywania czynności w zakresie kierowania bieżącą działalnością Kancelarii Akademii.§ 2.
1.
Komórkami organizacyjnymi Kancelarii Akademii takimi jak biura, zespoły i samodzielne stanowiska, zwanymi dalej "komórkami", kierują dyrektorzy lub osoby wskazane przez Kanclerza Akademii w drodze indywidualnych decyzji.2.
Kanclerz Akademii, na wniosek dyrektora komórki, może powołać wicedyrektora komórki.§ 3.
Kierującego komórką, w czasie jego nieobecności, zastępuje wicedyrektor lub osoba wskazana przez kierującego komórką w porozumieniu z Kanclerzem Akademii.§ 4.
Komórki mogą dzielić się na zespoły, działy oraz wyodrębnione stanowiska pracy.§ 5.
Osoby, o których mowa w § 2 ust. 1, kierują pracami komórki, a w szczególności: 1)
planuj ą i organizuj ą pracę komórki; 2)
przedstawiają Kanclerzowi Akademii wnioski w sprawie zatrudnienia pracowników w komórce oraz w sprawach wynikających ze stosunku pracy; 3)
zapewniają prawidłowe wykonywanie zadań przez komórkę; 4)
podpisują pisma w sprawach należących do właściwości komórki z zastrzeżeniem spraw należących do kompetencji Prezesa Akademii, Wiceprezesów Akademii i Kanclerza Akademii; 5)
zapewniają przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych, o ochronie danych osobowych oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy; 6)
odpowiadają za przestrzeganie obowiązującego w Kancelarii Akademii regulaminu i czasu pracy; 7)
zatwierdzają opisy stanowisk pracy w komórce i ustalają zakresy czynności podległych pracowników; 8)
zapewniają przestrzeganie zasad i trybów dotyczących gospodarki finansowej Kancelarii Akademii oraz dokonywania wydatków z budżetu Kancelarii Akademii w zakresie zadań realizowanych przez komórkę; 9)
opracowują strukturę wewnętrzną komórki, zatwierdzaną przez Kanclerza Akademii.§ 6.
Przy wykonywaniu zadań wymagających współpracy z innymi komórkami, kierujący komórkami są zobowiązani do uzgadniania, konsultacji oraz opiniowania prowadzonych spraw.§ 7.
Spory kompetencyjne między komórkami rozstrzyga Kanclerz Akademii.§ 8.
Zasady i tryb postępowania z dokumentami w Akademii regulują wydane przez Kanclerza Akademii instrukcja kancelaryjna i inne przepisy szczegółowe.§ 9.
W skład Kancelarii Polskiej Akademii Nauk wchodzą następujące komórki: 1)
Gabinet Prezesa; 2)
Biuro Organizacyjno-Prawne i Spraw Osobowych; 3)
Biuro Ekonomiczne; 4)
Biuro Gospodarowania Nieruchomościami; 5)
Biuro Współpracy z Zagranicą; 6)
Biuro Upowszechniania i Promocji Nauki; 7)
Główny Księgowy Akademii - Zespól Obsługi Finansowo-Księgowej; 8)
Zespół Audytu Wewnętrznego; 9)
Zespół Gospodarczy; 10)
Zespół Teleinformatyki; 11)
Zespół do spraw Obronnych; 12)
Samodzielne Stanowisko do spraw Antykorupcyjnych; 13)
Samodzielne Stanowisko do spraw Kontroli Wewnętrznej; 14)
Samodzielne Stanowisko do spraw Bezpieczeństwa i Higieny Pracy.§ 10.
Do zakresu działania Gabinetu Prezesa Akademii należy w szczególności: 1)
obsługa Zgromadzenia Ogólnego Akademii, Prezydium Akademii, Prezesa Akademii, Wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii oraz Akademii Młodych Uczonych; 2)
obsługa zespołów doradczych Prezesa Akademii; 3)
obsługa wyborów członków Akademii i organów Akademii oraz członków Akademii Młodych Uczonych; 4)
obsługa wyboru i działalności Komisji do Spraw Etyki w Nauce; 5)
obsługa wyboru i działalności Komisji Rewizyjnej; 6)
obsługa kontaktów Prezesa Akademii, Wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii oraz innych osób wyznaczonych przez Prezesa Akademii z przedstawicielami władz państwowych oraz innych instytucji; 7)
współpraca z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów w sprawach związanych z realizacją art. 4 ust. 2 oraz art. 5 ustawy o PAN, dotyczących uchwał Zgromadzenia Ogólnego Akademii i Prezydium Akademii; 8)
koordynacja przygotowania materiałów związanych z udziałem władz Akademii i innych osób wyznaczonych przez Prezesa Akademii w posiedzeniach parlamentu oraz organów państwa; 9)
uczestniczenie w przygotowywaniu projektu oraz w realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach; 10)
przygotowywanie projektów uchwał Prezydium i Zgromadzenia Ogólnego Akademii oraz decyzji Prezesa Akademii wynikających z zakresu działania Gabinetu Prezesa Akademii; 11)
obsługa Kapituł medali i wyróżnień przyznawanych przez organy Akademii oraz obsługa przyznawanych przez organy Akademii nagród naukowych, organizacyjnych i innych; 12)
realizowanie zadań dotyczących jednostek naukowych Akademii, wynikających z obsługi administracyjno-organizacyjnej właściwego Wiceprezesa Akademii; 13)
obsługa komitetów problemowych przy Prezydium Akademii i przygotowywanie materiałów analityczno-informacyjnych dotyczących komitetów Akademii dla Prezesa i Wiceprezesów Akademii oraz na posiedzenia organów kolegialnych; 14)
nadzór nad pracą sekretariatów Prezesa Akademii, Wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii; 15)
nadzór nad obsługą administracyjną działalności statutowej wydziałów, rad kuratorów i oddziałów Akademii; 16)
prowadzenie Archiwum Zakładowego.§ 11.
Do zakresu działania Biura Organizacyjno-Prawnego i Spraw Osobowych należy w szczególności: 1)
występowanie w imieniu Akademii przed sądami, prokuratorem, organami administracji państwowej i samorządowej w każdym trybie postępowania na podstawie udzielonych pełnomocnictw; 2)
udzielanie opinii prawnych i wyjaśnień dotyczących przepisów prawa pracownikom Kancelarii Akademii, jednostek naukowych Akademii i innych jednostek organizacyjnych Akademii w zakresie działalności Akademii oraz na zlecenie Kanclerza Akademii; 3)
opracowywanie projektów aktów prawnych dotyczących działalności Akademii oraz opiniowanie i udział w pracach legislacyjnych nad projektami aktów prawnych dotyczących Akademii, nauki i szkolnictwa wyższego; 4)
przygotowywanie, we współpracy z merytorycznie właściwymi komórkami Kancelarii Akademii i innymi jednostkami organizacyjnymi Akademii, projektów umów i porozumień zawieranych przez władze Akademii; 5)
przygotowywanie, we współpracy z merytorycznie właściwymi komórkami Kancelarii Akademii i innymi jednostkami organizacyjnymi Akademii, projektów pełnomocnictw udzielanych przez Prezesa i Kanclerza Akademii oraz decyzji Prezesa Akademii i uchwał Prezydium i Zgromadzenia Ogólnego Akademii; 6)
pomoc prawna jednostkom organizacyjnym Akademii nieposiadającym osobowości prawnej; 7)
przygotowywanie, we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami Kancelarii Akademii projektów dokumentów związanych z utworzeniem, reorganizacją, połączeniem, podziałem, likwidacją jednostek naukowych Akademii i innych jednostek organizacyjnych Akademii; 8)
aktualizacja, we współpracy z Biurem Gospodarowania Nieruchomościami stanu prawnego nieruchomości Akademii; 9)
przygotowywanie projektów statutów i regulaminów jednostek organizacyjnych Akademii nieposiadających osobowości prawnej; 10)
opiniowanie statutów instytutów Akademii, prowadzenie rejestru instytutów Akademii oraz ewidencji innych jednostek organizacyjnych Akademii, w tym REGON; 11)
prowadzenie ewidencji uchwał Prezydium Akademii i Zgromadzenia Ogólnego Akademii oraz decyzji, zarządzeń i pełnomocnictw udzielanych przez Prezesa Akademii; 12)
uczestniczenie w przygotowywaniu projektu oraz w realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach; 13)
obsługa komisji dyscyplinarnej drugiej instancji dla wszystkich pracowników naukowych Akademii; 14)
obsługa prawna spółek, w których Akademia jest udziałowcem lub akcjonariuszem i fundacji, w których Akademia jest fundatorem; 15)
obsługa prawna i organizacyjna przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych we współpracy z zainteresowanymi komórkami Kancelarii Akademii; 16)
przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji kadrowej profesorów mianowanych, dyrektorów jednostek naukowych, pomocniczych jednostek naukowych oraz innych jednostek organizacyjnych Akademii; 17)
prowadzenie dokumentacji oraz realizacja całokształtu spraw pracowniczych wynikających z przepisów prawa pracy, przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w odniesieniu do pracowników Kancelarii Akademii, pracowników oddelegowanych do pracy w zagranicznych stacjach naukowych Akademii oraz osób zatrudnionych w ramach umów zlecenia; 18)
przygotowywanie dokumentacji związanej z wnioskami o nadanie orderów i odznaczeń państwowych; 19)
sporządzanie dla pracowników zlikwidowanych jednostek Akademii dokumentów wynikających ze stosunku pracy, potwierdzających uprawnienia dla celów emerytalnych i rentowych; 20)
obsługa związana z realizacją ustawowego obowiązku lustracji; 21)
opracowywanie planów działalności socjalnej, administrowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych oraz obsługa Komisji Socjalnej i pomoc w funkcjonowaniu Koła Emerytów i Rencistów Kancelarii Akademii; 22)
obsługa spraw związanych z wnioskami o przyjęcie do Domu Rencisty Akademii.§ 12.
Do zakresu działania Biura Ekonomicznego należy w szczególności: 1)
koordynacja w ramach Akademii prac nad projektem budżetu państwa w zakresie przewidzianym dla Akademii w części budżetu państwa, której dysponentem jest minister właściwy do spraw nauki; 2)
w porozumieniu z Kanclerzem Akademii bieżąca współpraca z właściwymi komórkami dysponenta części budżetowej w trakcie prac nad projektem budżetu oraz jego realizacją w ciągu roku, w tym:a)
opracowanie objaśnień do projektu budżetu Akademii dla potrzeb komisji sejmowych i senackich,b)
przygotowanie projektu harmonogramu wydatków budżetowych,c)
przygotowanie wniosków o przemieszczenia w budżecie Akademii w ciągu roku budżetowego; 3)
koordynacja prac oraz współpraca z właściwymi zespołami doradczymi w trakcie konstruowania projektu planu finansowego Akademii oraz opracowanie we współpracy z komórkami Kancelarii Akademii projektu planu finansowego Akademii w części realizowanej centralnie; 4)
prowadzenie spraw związanych z finansowaniem działalności upowszechniającej i promującej naukę; 5)
bieżąca - w ciągu roku budżetowego - analiza stopnia wykorzystania dotacji podmiotowej przyznanej Akademii; 6)
monitorowanie w ciągu roku obrotowego realizacji planów finansowych i okresowa analiza finansowa działalności jednostek organizacyjnych Akademii nieposiadających osobowości prawnej oraz przedkładanie stosownych raportów Kanclerzowi Akademii oraz dyrektorom tych jednostek; 7)
opracowywanie projektów wewnętrznych procedur w zakresie tworzenia planu finansowego oraz jego realizacji; 8)
przygotowywanie projektu rocznego sprawozdania budżetowego z realizacji planu; 9)
koordynowanie spraw związanych z wdrożeniem budżetu zadaniowego; 10)
udział w pracach nad Wieloletnim Planem Finansowym; 11)
sporządzanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, zbiorczych informacji ekonomiczno-finansowych na podstawie danych zebranych z instytutów Akademii; 12)
uczestniczenie, zgodnie z odrębną procedurą, w pracach związanych z zatwierdzaniem rocznych sprawozdań finansowych instytutów, w szczególności sporządzanie analiz finansowych i ocena kondycji finansowej instytutów na podstawie rocznego sprawozdania finansowego; 13)
sporządzanie doraźnych analiz w terminach i zakresie ustalonym przez organy Akademii; 14)
gromadzenie, katalogowanie i upowszechnianie w jednostkach Akademii informacji na temat aktualnie dostępnych funduszy strukturalnych.§ 13.
Do zakresu działania Biura Gospodarowania Nieruchomościami należy w szczególności: 1)
planowanie i realizowanie przedsięwzięć mających na celu zwiększenie wartości użytkowej i rynkowej nieruchomości Akademii; 2)
przygotowywanie rocznych i wieloletnich planów i harmonogramów remontów i inwestycji dla nieruchomości stanowiących własność Akademii lub będących w jej użytkowaniu wieczystym oraz sprawozdań rocznych z realizacji inwestycji budowlanych i prac remontowych finansowanych ze środków budżetowych i ze środków własnych Akademii - udział w opracowywaniu projektu planu finansowego Akademii; 3)
nadzór i kontrola wykorzystania nieruchomości stanowiących własność lub oddanych w użytkowanie wieczyste Akademii oraz analiza i ocena efektywności gospodarowania tymi nieruchomościami; 4)
kontrola inwestycji oraz remontów prowadzonych na nieruchomościach stanowiących własność Akademii lub będących w jej użytkowaniu wieczystym, w tym wydatkowania środków dotacji celowej; 5)
kontrola stanu prawnego nieruchomości Akademii; 6)
prowadzenie ewidencji nieruchomości zgodnie z art. 72 ust. 4 ustawy o PAN w oparciu o pozyskaną dokumentację formalno - prawną i geodezyjną; 7)
ewidencja inwestycji budowlanych i remontów realizowanych przez jednostki Akademii ze środków budżetowych oraz ze środków własnych Akademii; 8)
analiza i opiniowanie wniosków podmiotów zewnętrznych dotyczących realizacji inwestycji budowlanych prowadzonych na nieruchomościach Akademii; 9)
kontrola w zakresie ustalenia stanu przestrzegania przepisów prawa budowlanego w odniesieniu do nieruchomości Akademii, w tym m.in. wykonania przeglądów rocznych oraz pięcioletnich obiektów, w odniesieniu do nieruchomości będących w wieczystym użytkowaniu Akademii lub stanowiących jej własność; 10)
merytoryczne przygotowywanie projektów decyzji, umów oraz pełnomocnictw i upoważnień szczególnych Prezesa Akademii i Kanclerza Akademii w zakresie gospodarowania nieruchomościami stanowiącymi własność lub będącymi w wieczystym użytkowaniu Akademii; 11)
merytoryczne opracowywanie projektów dokumentów wewnętrznych, w tym procedur, zasad, wytycznych dotyczących gospodarowania nieruchomościami Akademii oraz nadzór i kontrola nad ich przestrzeganiem; 12)
przygotowywanie projektów pełnomocnictw i upoważnień szczególnych, oświadczeń oraz dokumentów wewnętrznych (procedury, zasady, wytyczne) w zakresie remontów i inwestycji budowlanych prowadzonych na nieruchomościach będących w wieczystym użytkowaniu Akademii lub stanowiących jej własność oraz nadzór i kontrola nad ich realizacją i przestrzeganiem; 13)
przygotowywanie i opiniowanie wniosków dotyczących zbycia, obciążenia nieruchomości lub przekazania ich do używania na podstawie umów prawa cywilnego w odniesieniu do nieruchomości będących w wieczystym użytkowaniu lub stanowiących własność Akademii i jej instytutów; 14)
przygotowanie projektu wykazów nieruchomości Akademii i instytutów naukowych Akademii, o których mowa w art. 70 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. - Przepisy wprowadzające ustawy reformujące system nauki; 15)
współpraca z ciałami doradczymi powołanymi przez organy Akademii w zakresie gospodarowania mieniem, inwestycji i remontów prowadzonych na nieruchomościach Akademii; 16)
współdziałanie z jednostkami naukowymi, wydziałami i oddziałami Akademii w zakresie gospodarowania nieruchomościami będącymi w posiadaniu Akademii oraz w celu weryfikacji, pozyskiwania i przekazywania informacji dotyczących inwestycji i remontów.§ 14.
Do zakresu działania Biura Współpracy z Zagranicą należy w szczególności: 1)
koordynacja i obsługa współpracy z zagranicznymi akademiami nauk i innymi instytucjami równorzędnymi; 2)
koordynacja i obsługa współpracy z międzynarodowymi organizacjami naukowymi, w tym współpraca z komitetami narodowymi; 3)
koordynacja i obsługa merytorycznej współpracy z zagranicznymi stacjami naukowymi Akademii; 4)
uczestniczenie w przygotowywaniu projektu oraz w realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach; 5)
obsługa zagranicznych podróży służbowych Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii i osób delegowanych przez Prezesa Akademii lub Kanclerza Akademii oraz wizyt gości zagranicznych Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii; 6)
przygotowywanie projektów i udział w negocjacjach tekstów zawieranych przez Akademię porozumień i protokołów wykonawczych dotyczących współpracy naukowej z zagranicą; 7)
udział w przygotowywaniu projektów opinii na temat umów międzynarodowych i programów wykonawczych do tych umów w części dotyczącej współpracy naukowej z zagranicą; 8)
współpraca z przedstawicielstwami dyplomatycznymi w Polsce oraz polskimi przedstawicielstwami za granicą; 9)
obsługa prac Komisji do spraw współpracy z zagranicą, komisji do spraw wspólnych nagród za wybitne osiągnięcia naukowe uzyskane we współpracy z zagranicznymi akademiami nauk i organizacjami równorzędnymi oraz komisji konkursowych wyłaniających kandydatów na dyrektorów zagranicznych stacji naukowych Akademii.§ 15.
Do zakresu działania Biura Upowszechniania i Promocji Nauki należy w szczególności: 1)
tworzenie, realizacja i koordynacja, we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami Kancelarii Akademii, programu przedsięwzięć mających na celu upowszechnianie w kraju i za granicą wiedzy o osiągnięciach nauki w Polsce, a w szczególności o działalności badawczej Akademii i jej rezultatach; 2)
współpraca z rzecznikiem prasowym, a w przypadku jego nieobecności lub braku podejmowanie działań w zakresie realizacji polityki informacyjnej Akademii, w szczególności informowanie redakcji prasy, radia, telewizji i mediów elektronicznych o organizowanych przez Kancelarię Akademii i inne jednostki organizacyjne oraz organy Akademii konferencjach naukowych, konferencjach prasowych i innych wydarzeniach związanych z działalnością Akademii; 3)
monitorowanie obecności problematyki związanej z działalnością Akademii w środkach masowego przekazu; 4)
nadzór merytoryczny i organizacyjny nad funkcjonowaniem strony internetowej Akademii w językach polskim i angielskim oraz prowadzenie i redagowanie strony internetowej Akademii; 5)
prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie dotyczącym Akademii oraz prowadzenie i dystrybucja biuletynu elektronicznego Akademii; 6)
przygotowywanie rocznego sprawozdania z działalności Akademii we współpracy z innymi komórkami Kancelarii Akademii i jednostkami organizacyjnymi Akademii; 7)
opracowywanie redakcyjne, publikowanie i rozpowszechnianie oraz obsługa organizacyjno-administracyjna publikacji zwartych i periodycznych, wydawnictw informacyjnych i materiałów promocyjnych Akademii, z wyjątkiem działalności wydawniczej prowadzonej przez jednostki naukowe, pomocnicze jednostki naukowe, wydziały, komitety i oddziały Akademii; 8)
prowadzenie spraw organizacyjnych związanych z informatyzacją czasopism naukowych Akademii (platforma elektroniczna czasopism); 9)
prowadzenie baz danych w zakresie zadań informacyjno-analitycznych; 10)
programowanie tematyki wykładów i obsługa organizacyjna Wszechnicy Akademii; 11)
uczestniczenie w przygotowywaniu projektu oraz w realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach; 12)
obsługa spraw związanych ze stypendiami Prezesa Akademii (po reaktywacji konkursów stypendialnych); 13)
prowadzenie procedury związanej z przyznawaniem Statuetki Akademii.§ 16.
1.
Do zakresu działania Głównego Księgowego Akademii należy w szczególności: 1)
prowadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, rachunkowości Akademii i sprawozdawczości, w tym sporządzanie sprawozdań finansowych Akademii; 2)
wykonywanie w imieniu Akademii obowiązków nałożonych na podatnika i płatnika w rozumieniu ordynacji podatkowej; 3)
wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi i obsługa finansowa Akademii; 4)
dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych; 5)
uczestniczenie w przygotowywaniu projektu oraz w realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach; 6)
organizacja i prowadzenie ewidencji księgowej w sposób umożliwiający monitorowanie wydatków w układzie zadaniowym; 7)
udział w pracach związanych z zatwierdzaniem rocznych sprawozdań finansowych instytutów Akademii, w szczególności opiniowanie zgłoszonych podmiotów do badania sprawozdań oraz weryfikacja rocznych sprawozdań finansowych przedkładanych przez instytuty; 8)
udzielanie wyjaśnień organom kontrolnym w zakresie objętym działalnością Głównego Księgowego Akademii; 9)
prowadzenie bieżącego instruktażu w sprawach finansowo-księgowych.2.
Zespół Obsługi Finansowo-Księgowej wykonuje zadania pod nadzorem i kierownictwem Głównego Księgowego Akademii w zakresie obowiązków przypisanych Głównemu Księgowemu Akademii.§ 17.
Do zakresu działania Zespołu Audytu Wewnętrznego należy w szczególności: 1)
sporządzanie analizy ryzyka i przygotowywanie, w porozumieniu z Prezesem Akademii, rocznego planu audytu oraz przekazywanie rocznego planu audytu do komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie Finansów; 2)
sporządzanie, przedstawianie Prezesowi Akademii i przekazywanie do komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie Finansów sprawozdania z realizacji zadań, ujętych w planie audytu za rok poprzedni, sporządzanie w każdym czasie, na ich wniosek, szczegółowych informacji na temat przeprowadzanych audytów; 3)
prowadzenie w Kancelarii Akademii oraz w jednostkach organizacyjnych Akademii, z wyłączeniem instytutów naukowych Akademii, audytu wewnętrznego, obejmującego:a)
niezależne i obiektywne badanie, mające na celu ocenę systemu kontroli zarządczej,b)
czynności doradcze, w tym składanie wniosków, mających na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki,c)
czynności sprawdzające, mające na celu ocenę terminowości oraz poprawności wdrożenia zaleceń wynikających z przeprowadzonych dotychczas audytów; 4)
przeprowadzanie w uzasadnionych przypadkach, na zlecenie Prezesa Akademii, audytu poza rocznym planem audytu; 5)
gromadzenie, przechowywanie oraz przekazywanie do archiwum akt stałych i akt bieżących audytu; 6)
współdziałanie z organami kontroli zewnętrznej,§ 18.
Do zakresu działania Zespołu Gospodarczego należy w szczególności: 1)
uczestniczenie w przygotowywaniu projektu oraz w realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach; 2)
ewidencja i obsługa korespondencji pocztowej i międzyresortowej, przychodzącej i wychodzącej z Kancelarii Akademii; 3)
obsługa administracyjno-gospodarcza Kancelarii Akademii; 4)
gospodarowanie i ewidencja mienia ruchomego Akademii, z wyłączeniem instytutów naukowych Akademii; 5)
prowadzenie baz danych w zakresie administracyjnym; 6)
zapewnienie obsługi transportowej Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii; 7)
administrowanie działalnością garażu przy ul. Hożej 5/7 w Warszawie, będącego w posiadaniu Akademii.§ 19.
Do zakresu działania Zespołu Teleinformatyki należy w szczególności: 1)
prowadzenie prac rozwojowych, implementacyjnych, wdrożeniowych i eksploatacyjnych w zakresie wspomagania zarządzania Akademią i jej jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej za pomocą technologii teleinformatycznych; 2)
uczestniczenie w przygotowywaniu projektu oraz w realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach; 3)
opracowywanie i wprowadzanie w życie zasad i standardów dotyczących zastosowań teleinformatyki; 4)
prowadzenie prac analitycznych, określanie wymagań, pozyskiwanie, opracowywanie, wdrażanie i eksploatacja rozwiązań teleinformatycznych; 5)
zarządzanie zasobami danych i informacji przetwarzanych w systemach Akademii i jej jednostkach organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej; 6)
prowadzenie polityki licencyjnej oprogramowania Akademii i jej jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej; 7)
administrowanie:a)
elementami czynnymi i biernymi szkieletowej infrastruktury teleinformatycznej (łącza, urządzenia sieciowe, struktura połączeń sieci szkieletowej),b)
zasobami logicznymi szkieletowej sieci komputerowej (publiczne adresy IP, domena "pan.pl" i inne domeny wykorzystywane przez Akademię i jej jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, katalogowe bazy danych, itp.) serwerami wraz z urządzeniami peryferyjnymi (systemami archiwizacji danych, systemami zasilania, urządzeniami i systemami bezpieczeństwa, itp.) wykorzystywanymi na potrzeby systemów teleinformatycznych, oprogramowaniem: systemowym (systemami operacyjnymi i serwerami aplikacyjnymi, itp.), narzędziowym (systemami zarządzania bazami danych, itp.) i pomocniczym (stosowanym do celów diagnostyki, monitorowania i zarządzania zasobami oraz funkcjami użytkowymi, itp.) wykorzystywanym na potrzeby systemów teleinformatycznych,c)
komputerowymi stanowiskami pracy (stacje robocze z urządzeniami peryferyjnymi i oprogramowaniem standardowym: systemowym, biurowym, pomocniczym oraz niestandardowym, związanym ze specyfiką zadań przypisanych do danego stanowiska); 8)
opracowywanie, wdrażanie i kontrolowanie przestrzegania "Polityki bezpieczeństwa systemów komputerowych oraz przetwarzanych danych i informacji"; 9)
opracowywanie, wdrażanie i realizowanie "Szczegółowej procedury bezpieczeństwa danych" (kopie zapasowe, kopie archiwalne, profilaktyka antywirusowa, zabezpieczenia przed niepowołanym dostępem, itp.), na podstawie "Polityki bezpieczeństwa systemów komputerowych oraz przetwarzanych danych i informacji"; 10)
współuczestnictwo w opracowywaniu koncepcji funkcjonalnej portali informacyjnych Akademii i jej jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej oraz ich postaci graficznej; 11)
obsługa poligraficzna Kancelarii Akademii i jej jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej; 12)
obsługa techniczna konferencji organizowanych przez Akademię i jej jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej w zakresie stosowanych technik audiowizualnych.§ 20.
Do zakresu działania Zespołu do spraw Obronnych należy w szczególności: 1)
prowadzenie działalności obronnej stosownie do przyjętej koncepcji działania Kancelarii Akademii w warunkach zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny; 2)
przygotowywanie i wdrażanie dokumentów związanych z działaniem Obrony Cywilnej w Kancelarii Akademii oraz w innych jednostkach organizacyjnych Akademii; 3)
realizacja całokształtu zadań ochrony przeciwpożarowej w Kancelarii Akademii i innych jednostkach organizacyjnych Akademii; 4)
organizacja i prowadzenie szkoleń w zakresie działalności Zespołu; 5)
sprawowanie nadzoru służbowego w zakresie całokształtu przedsięwzięć ogólnoobronnych, ochrony informacji niejawnych oraz ochrony przeciwpożarowej; 6)
realizacja zadań wynikających z przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych; 7)
przeprowadzanie kontroli ochrony i przestrzegania przepisów dotyczących informacji niejawnych; 8)
szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych, a w szczególności tych osób, które posiadają poświadczenie bezpieczeństwa osobowego; 9)
bieżący nadzór nad działalnością pionu ochrony, w tym szczególnie kancelarii tajnej; 10)
okresowa kontrola ewidencji i obiegu dokumentów niejawnych; 11)
przeprowadzanie zwykłych postępowań sprawdzających i na polecenie Prezesa Akademii; 12)
opracowywanie stosownych dokumentów związanych z planem ochrony informacji niejawnych i bezpieczeństwem teleinformatycznym oraz nadzorowanie ich realizacji; 13)
ochrona informacji niejawnych w systemach i sieciach teleinformatycznych, realizowana przy udziale inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego i administratora systemu - osób funkcyjnych pionu ochrony; 14)
podejmowanie działań zmierzających do wyjaśnienia okoliczności naruszeń przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych,§ 21.
Do zakresu działania Samodzielnego Stanowiska do spraw Antykorupcyjnych w szczególności należy: 1)
wdrażanie rządowych programów antykorupcyjnych do działalności Akademii, jej jednostek naukowych i innych jednostek organizacyjnych; 2)
wdrażanie efektywnych mechanizmów walki z korupcją w działalności Akademii, jej jednostek naukowych i innych jednostek organizacyjnych; 3)
zapobieganie zjawiskom korupcji i wdrażenie mechanizmów, umożliwiających skuteczne jej przeciwdziałanie; 4)
zwiększanie świadomości publicznej i promocja etycznych wzorców postępowania; 5)
reagowanie na sygnały o zjawiskach korupcyjnych w działalności Akademii, jej jednostek naukowych i innych jednostek organizacyjnych.§ 22.
Do zakresu działania Samodzielnego Stanowiska do spraw Kontroli Wewnętrznej w szczególności należy: 1)
koordynowanie i obsługa kontroli finansowej jednostek organizacyjnych Akademii dotyczących wykorzystywania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem; 2)
wykonywanie kontroli jednostek organizacyjnych Akademii zleconych przez Prezesa Akademii i Kanclerza Akademii; 3)
opracowywanie sprawozdań z przeprowadzonych kontroli; 4)
monitorowanie wykonania przez jednostki organizacyjne Akademii wniosków i zaleceń pokontrolnych; 5)
współdziałanie z organami kontroli zewnętrznej.§ 23.
Do zakresu działania Samodzielnego Stanowiska do spraw Bezpieczeństwa i Higieny Pracy należy w szczególności: 1)
kontrola warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz informowanie pracodawcy o występujących zagrożeniach zdrowia i życia pracowników; 2)
organizowanie i przeprowadzanie wstępnych i okresowych szkoleń z zakresu bhp dla pracowników Kancelarii Akademii; 3)
przygotowywanie sprawozdań i analiz dotyczących stanu bezpieczeństwa i higieny pracy; 4)
udział w badaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz zachorowań na choroby zawodowe oraz prowadzenie stosownej dokumentacji; 5)
udział w opracowywaniu aktów wewnętrznych (regulaminów, instrukcji, zarządzeń) oraz doradztwo w zakresie stosowania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy; 6)
realizacja zadań wynikających z przepisów ogólnie obowiązujących.