Przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątku.
Akty korporacyjne
PAN.2014.11.20
Akt nieoceniany Wersja od: 20 listopada 2014 r.
DECYZJA Nr 38/14
PREZESA POLSKIEJ AKADEMII NAUK
z dnia 20 listopada 2014 r.
w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku
Na podstawie art. 22 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. Nr 96 poz. 619 ze zm.), w związku z art. 26 i 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 ze zm.) postanawiam, co następuje:
§ 1.
Przeprowadzenie inwentaryzacji majątku wg stanu na dzień 31.12.2014 r. odbywa się zgodnie z harmonogramem określonym w załączniku nr 1 do niniejszej decyzji.§ 2.
1.
Przeprowadzenie inwentaryzacji odbywa się pod nadzorem Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej zwaną dalej "GKI" w składzie:| Lp. | Funkcja | Imię i nazwisko |
| 1. | Przewodniczący | Tamara Rogowska |
| 2. | Sekretarz | Agata Suchocka |
| 3. | Członek | Renata Witt |
| 4. | Członek | Jerzy Baranowski |
2.
Do zadań podstawowych GKI należeć będzie nadzór nad sprawnym przebiegiem całego procesu inwentaryzacji majątku PAN.3.
Zobowiązuję Dyrektorów biur, kierowników komórek organizacyjnych Akademii, dyrektorów jednostek Akademii do ścisłej współpracy z przewodniczącym Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej w celu sprawnego i efektywnego przeprowadzenia oraz terminowego rozliczenia inwentaryzacji.4.
Inwentaryzacja odbywa się w poszczególnych jednostkach organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej (oddziałach) oraz Kancelarii Akademii. Dyrektorzy jednostek organizacyjnych oraz komórek organizacyjnych Kancelarii zobowiązani są do udzielania wszelkich wyjaśnień przy ustaleniu przyczyn różnic inwentaryzacyjnych.5.
W terminie 5 dni od dnia wejścia w życie niniejszej decyzji dyrektorzy poszczególnych jednostek powołują komisje inwentaryzacyjne, komisje spisowe poszczególnych obszarów spisowych oraz ustalają terminy przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych obszarów. Informacje w tym zakresie przekazywane są do GKI na formularzach harmonogramu wg wzoru określonego w załączniku nr 1 do niniejszej decyzji. Skład komisji inwentaryzacyjnej zespołów spisowych oraz harmonogram inwentaryzacji w Kancelarii Akademii określa załącznik nr 2 do niniejszej decyzji. Proces inwentaryzacji może być nadzorowany przez GKI oraz podmiot uprawniony do badania sprawozdania finansowego Akademii za rok 2014 w zakresie ustalonym z biegłymi rewidentami.6.
Arkusze spisowe są wydawane w poszczególnych oddziałach i są drukami ścisłego zarachowania z numeracją właściwą dla poszczególnych oddziałów. Dopuszcza się dokonanie spisu na arkuszach spisowych roboczych, które przenoszone są do arkuszy spisowych sporządzanych komputerowo w aplikacji MS Excell, przy czym dokument elektroniczny powinien być wydrukowany podpisany przez członków komisji spisowej oraz powinien zawierać kolejny numer arkusza spisowego. Kontrole nad kolejnością w numeracji arkuszy spisowych prowadzi komisja inwentaryzacyjna w jednostce (oddziale). Arkusze spisowe w formie elektronicznej w aplikacji MS Excell stanowią dokumentację źródłową podlegającą archiwizacji na płytach CD w sposób określony w § 4. Arkusze spisowe sporządzone w aplikacjach obsługujących pomocniczą ewidencję aktywów trwałych lub magazynów uznaje się za prawidłowe pod warunkiem oznaczenia poszczególnych arkuszy ponumerowanych z zachowaniem kolejności. Nad zachowaniem kolejności numeracji czuwa komisja inwentaryzacyjna.§ 3.
Zobowiązuję Głównego Księgowego Akademii oraz osoby odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg rachunkowych w jednostkach organizacyjnych (oddziałach) do prawidłowego i terminowego dokonania wyceny inwentaryzowanych składników majątku trwałego i obrotowego oraz sporządzenia wykazu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych następuje w księgach rachunkowych oddziałów, dla których prowadzona jest ewidencja poszczególnych składników majątkowych.§ 4.
Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych polegające na ustaleniu przyczyn tych różnic dokonywane jest przez komisje inwentaryzacyjne poszczególnych jednostek organizacyjnych (oddziałów) i Kancelarii. Wyniki rozliczeń oraz cząstkowe sprawozdania z przeprowadzonej inwentaryzacji przekazywane są do dyrektorów jednostek organizacyjnych, a następnie do Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej (GK1).Sprawozdania cząstkowe przedstawiają informacje m. in. nt. przebiegu inwentaryzacji, wydanych arkuszy spisowych, metodach dokonanych spisów. Przewodniczący GKI przy udziale członków GKI dokonuje podsumowania i sporządzenia końcowego sprawozdania z przeprowadzonej inwentaryzacji.
Dokumentacja z przeprowadzonej inwentaryzacji (tj. arkusze spisowe, sprawozdanie z przebiegu inwentaryzacji wynik rozliczeń różnic inwentaryzacyjnych, dokumentacja księgowa dokumentująca rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych) archiwizowana jest w poszczególnych jednostkach, a scan wymienionej dokumentacji gromadzone są na płytach CD i przekazywane do GKI.
Przewodniczącemu GKI przysługuje prawo żądania od poszczególnych komisji inwentaryzacyjnych wyjaśnień dodatkowych w celu prawidłowego ustalenia stanu majątkowego.
§ 5.
Zobowiązuję Głównego Księgowego Akademii oraz osoby odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg rachunkowych w jednostkach organizacyjnych (oddziałach) do ujęcia w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji, a następnie rozliczenia wszystkich ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic pomiędzy stanem rzeczywistym, a stanem wykazanym w księgach rachunkowych.§ 6.
1.
Nadzór nad wykonywaniem niniejszej decyzji powierzam Kanclerzowi Akademii, który po zakończeniu inwentaryzacji zatwierdza sprawozdanie z przebiegu i wyników inwentaryzacji, przedłożone przez Przewodniczącego Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej2.
Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
Harmonogram inwentaryzacji
Harmonogram inwentaryzacji
| Lp. | PRZEDMIOT INWENTARYZACJI | RODZAJ INWENTARYZACJI | USTAWOWY TERMIN INWENTARYZACJI | PLANOWANY TERMIN ZAKOŃCZENIA INWENTARYZACJI | SZCZEGÓŁOWY TERMINARZ SPISU | OSOBA LUB ZESPÓŁ OSÓB ODPOWIEDZIALNY ZA ZADANIE (wyznaczone w terminie 5 dni od daty wejścia w życie decyzji o inwentaryzacji)l u |
| 1 | Wartości niematerialne i prawne | weryfikacja salda | nil dzień bilansowy | 31-grudzień-2014 | ||
| 2 | Środki trwale grup 3-8 | spis z natury | raz na 4 lata | 31-grudzień-2014 | ||
| 3 | Środki trwale grup 3-8 (użyczone) oraz w środki trwałe w budowie | weryfikacja salda | raz na 4 lata w latach, w których nie dokonuje się spisu z natury | 31-grudzień-2014 | ||
| 4 | Środki trwale -pozostałe - z wyłączeniem dzieł sztuki i zbiorów bibliotecznych | spis z natury weryfikacja salda | ui/ n>i 4 lata w latach, w których nie dokonuje się spisu / natury | 31-grudzień-2014 | ||
| 5 | Należności od odbiorców | uzgodnienie salda i uzyskanie potwierdzenia, a w przypadku nic otrzymania potwierdzenia -weryfikacja salda | na dzień bilansowy | 31-grudzień-2014 | ||
| 6 | Należności spome i wątpliwe, należności od osób nie prowadzących ksiąg, należności od pracowników oraz z tytułów cywilnoprawnych | weryfikacja salda | na dzień bilansowy | 31-grudzień-2()14 | ||
| 7 | Należności z pracownikami | weryfikacja salda | na dzień bilansowy | 31-grudzień-2014 | ||
| 8 | Należności publiczno-prawne | weryfikacja salda | na dzień bilansowy | 31-grudzień-2014 | ||
| 9 | Materiały w magazynie | weryfikacja salda | na dzień bilansowy | 31-grudzicń-2014 | ||
| 10 | Materiały i towary w drodze | weryfikacja salda | na dzień bilansowy | 31-grudzień-2014 | ||
| II | Dostawy niefakturowanc | weryfikacja salda | na dzień bilansowy | 31-grudzień-2014 | ||
| 12 | Produkty, towary i wyroby gotowe | spis z natury | na dzień bilansowy | 31-grudzień-2014 | ||
| 13 | Produkcja niezakończona (produkcja w toku) | weryfikacja salda | na dzień bilansowy | 31-grudzien-2014 | ||
| 14 | Środki pieniężne w kasie | spis z natury | na dzień bilansowy | 31-grudzień-2014 | ||
| 15 | Środki pieniężne na rachunkach bankowych | potwierdzenie salda | na dzień bilansowy | 31-grudzień-2014 | ||
| 16 | Środki pieniężne w drodze | weryfikacja salda | na dzień bilansowy | 31-grudzień-2014 | ||
| 17 | Rozliczenia międzyokresowe aktywne | weryfikacja salda | na dzień bilansowy | 31-grudzien-2014 | ||
| 18 | Fundusze | weryfikacja salda | na dzień bilansowy | 31-grudzień-2014 | ||
| 19 | Zobowiązania z pracownikami | weryfikacja salda | na dzień bilansowy | 31-grudzień-2014 | ||
| 20 | Zobowiązania publiczno-prawne | weryfikacja salda | na dzień bilansowy | 31-grudzień-2014 | ||
| 21 | Zobowiązania pozostałe i fundusze specjalne | weryfikacja salda | na dzień bilansowy | 31-grudzień-2014 | ||
| 22 | Rezerwy i odpisy aktualizujące | weryfikacja salda | na dzień bilansowy | 31-grudzień-2014 | ||
| 23 | Rozliczenia międzyokresowe pasywne | weryfikacja salda | na dzień bilansowy | 31-grudzień-2014 | ||
| 24 | Pozostałe aktywa i pasywa nie podlegające spisowi z natury | weryfikacja salda | na dzień bilansowy | 31-grudzień-2014 |
ZAŁĄCZNIK Nr 2
Skład komisji inwentaryzacyjnej w Kancelarii PAN
Skład komisji inwentaryzacyjnej w Kancelarii PAN
| Lp. | Funkcja | Imię i nazwisku |
| 1 | Przewodniczący | Władysław Biemacki |
| 2. | Sekretarz | Jolanta Naganowska-Kulińska |
| 3. | Członek | Grażyna Jakubiak |
| 4. | Członek | Mirosław Mlekicki |
Harmonogram inwentaryzacji i skład zespołów spisowych w Kancelarii PAN
Harmonogram inwentaryzacji i skład zespołów spisowych w Kancelarii PAN
| Lp. | Imię i nazwisko | Funkcja | Termin spisu | Obszar spisowy/ | Metoda spisu | Osoba odpowiedzialna | |
| 1 | Małgorzata Kwiatkowska Elżbieta Komiejenko | Członek Członek | 8-12.122014 | Magazyn materiałów gospodarczych i biurowych | Spis z natury | Inez Lewandowska | |
| 2 | Artur Malesza Elżbieta Komieienko | Członek Członek | 8-12 12.2014 | Magazyn transportu | Spis z natury | Jan Piwowar | |
| 3 | Małgorzata Kupisz Elżbieta Komiejenko | Członek Członek | 31.122014 | Środki pieniężne w kasie | Spis z natury | Danuta Harasimiuk | |
| 4 | Jolanta Kliber | Członek Członek Członek | wg stanu na 31.12.2014 | Środki pieniężne na rachunkach bankowych i pozostałe składniki aktywów i pasywów | weryfikacja sald potwierdzenie sald od odbiorców | ||
| Teresa Suszek | |||||||
| Anna Nowicka | |||||||
| 5 | Mirosław Choroszewski z udziałem pracowników merytorycznych z zakresu projektów badawczych | Członek | wg stanu na 31.12.2014 | Produkcja niezakończona (produkcja w toku) | weryfikacja sald | ||
| 6 | Elżbieta Komieienko | Członek | 25.11-12.12.2014 | środki trwałe i pozostałe środki trwałe | Spis z natury | ||
| Inez Lewandowska | Członek | ||||||
| Andrzej Bobolecki | Członek | ||||||
| Adam Kur | Członek | ||||||
| Jerzy Samorek | Członek | ||||||
| Adrian Rembiński | Członek | ||||||
| 7 | Panice Barbara | - O Kraków | Członek | 23.11-12.12.2014 | środki trwałe i pozostałe środki trwałe w oddziałach Kanclarii PAN | Spis z natury | |
| Ambrożewicz Danuta | - O.Kraków | Członek | |||||
| Jurczakowski Jacek | - O.Łódź | Członek | |||||
| Kwiatulska-Kowalczyk Alicja | - O.Łódź | Członek | |||||
| Król Małgorzata | - O.Gdańsk | Członek | |||||
| Bogdaniuk Ewa | - O.Gdańsk | Członek | |||||
| Rozmus Marek | - O.Lublin | Członek | |||||
| Gliński Piotr | - O.Lublin | Członek | |||||
| Grudzewska-Walecka Barbara | - O.Wrocław | Członek | |||||
| Glebocka Regina | - O.Wrocław | Członek | |||||
| Senkus-Adamczak Ewa | - O.Poznań | Członek | |||||
| Kunen Katarzyna | - O.Poznań | Członek | |||||
| Gajda Stefan | - O.Katowice | Członek | |||||
| Grochowska Joanna | - O.Katowice | Członek | |||||