Procedura w zakresie kontroli celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków.

Akty korporacyjne

PAN.2010.2.24

Akt nieoceniany

Wersja od: 24 lutego 2010 r.

PROCEDURA

Warszawa z dnia 24 lutego 2010 r.

w zakresie kontroli celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków

1. Podpisanie umowy (porozumienia), złożenie zamówienia lub zlecenie wykonania usługi oraz podpisanie innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań także pobranie zaliczki do rozliczenia może nastąpić po zatwierdzeniu "Preliminarza wydatku" zwanego dalej Preliminarzem z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Zapisów ust. 1 nie stosuje się w przypadku zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków wynikających z umów o pracę oraz pochodnych związanych ze stosunkiem pracy (np. składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, PFRON, FP), uposażeń członkowskich oraz poleceń wyjazdu (delegacji) w celu odbycia podróży służbowych krajowych i zagranicznych lub refundacji tych wydatków, z tym że:

1) w zakresie wydatków ujmowanych w rozdziale 75004 dotyczących podróży służbowych krajowych, z zastrzeżeniem pkt 2, możliwość sfinansowania podróży osoba podpisująca polecenie wyjazdu uzgadnia z dyrektorem Gabinetu Prezesa PAN, który monitoruje i zatwierdza wydatki w tym zakresie, natomiast w przypadku podróży służbowych zagranicznych - funkcje te pełni dyrektor Biura Współpracy z Zagranicą.

2) w zakresie wydatków dotyczących podróży służbowych krajowych ujmowanych w rozdziale 75004 w części dotyczącej wydatków przeznaczonych na działalność statutową wydziałów oraz w rozdziale 75066 - za monitorowanie oraz zatwierdzanie wydatków odpowiadają Przewodniczący Wydziałów PAN, a w części dotyczącej komitetów przy Prezydium PAN - dyrektor Gabinetu Prezesa PAN.

3. Wzór Preliminarza zawiera załącznik nr 1.

4. Preliminarz wypełnia pracownik odpowiedzialny za realizację zadania, natomiast wnioskuje o jego zatwierdzenie osoba nadzorująca, która swoim podpisem poświadcza, że wnioskowane zaciągnięcie zobowiązania jest celowe, legalne i oszczędne. W przypadku, gdy osoba wypełniająca preliminarz jest samodzielnym pracownikiem podpisuje się również jako osoba wnioskująca.

5. Do zatwierdzania Preliminarza, po uzyskaniu kontrasygnaty głównego księgowego Kancelarii PAN, upoważnione są następujące osoby zwane dalej Dysponentami:

1) Przewodniczący poszczególnych Wydziałów PAN lub upoważnieni Zastępcy Przewodniczącego Wydziału PAN w zakresie:

- wydatków przyznanych im w wyniku podziału budżetu Akademii w ramach

- rozdziału 75066 Komitety naukowe PAN o wydatków wyodrębnionych na nagród}' - wydziałowe oraz na działalność statutową

- wydziałów w ramach rozdziału 75004

2) Dyrektor Gabinetu Prezesa PAN- w zakresie:

- wydatków ujmowanych w rozdziale 75066 Komitety naukowe PAN w części dotyczącej komitetów przy Prezydium PAN

- wydatków ujmowanych w rozdziale 75004 Kancelaria PAN dotyczących: nagród z wyłączeniem nagród wydziałowych (§302) i wydatków reprezentacyjnych zaplanowanych w §421 i §430

3) Dyrektor Biura Współpracy z Zagranicą - w zakresie:

- wydatków na współpracę naukową z zagranicą ujmowanych w rozdziale 75095 Pozostała działalność

- wydatków ujmowanych w rozdziale 75004 Kancelaria PAN w części dotyczącej wydatków zaplanowanych w §430 na przyjęcie gości zagranicznych

4) Kierujący Zespołem do Spraw Obronnych - w zakresie:

wydatków ujmowanych w rozdziale 75212 zaplanowanych na szkolenia obronne

5) Dyrektor Biura Gospodarczo-Finansowego - w zakresie:

- pozostałych wydatków {nie zastrzeżonych wyżej) ujmowanych w rozdziale 75004 Kancelaria PAN.

6. Zatwierdzony Preliminarz przekazywany jest niezwłocznie do Zespołu Księgowości Kancelarii.

7. Do zawierania umów, składania zamówień, zleceń itp. o których mowa w ust. 1, z uwzględnieniem planu zamówień publicznych upoważnieni są po uzyskaniu kontrasygnaty głównego księgowego Kancelarii PAN, odpowiednio Dysponenci wymienieni w ust. 5, którzy również monitorują ich realizację.

8. Prezes PAN udzieli imiennych pełnomocnictw dla osób wymienionych w ust. 5 oraz ich zastępców.

9. Zlecanie zadań - z wyłączeniem zadań finansowanych w ramach rozdziału 75095 Pozostała działalność - powinno następować na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty, z uwzględnieniem przepisów o zamówieniach publicznych.

10. Wszystkie podpisane dokumenty, o których mowa w ust. 1 podlegają rejestracji w Zespole Księgowości Kancelarii PAN gdzie nadawany im będzie kolejny numer.

11. Wszystkie projekty umów {w tym zleceń i o dzieło zawieranych z osobami fizycznymi) i porozumień przed ich podpisaniem podlegają parafowaniu przez radcę prawnego zatrudnionego w Kancelarii PAN, który swoim podpisem (wraz z imienną pieczątką) poświadcza, że:

a) treść umowy jest poprawna pod względem: formalno - prawnym,

b) przedmiot umowy, do wykonania którego zobowiązuje się zleceniobiorca (wykonawca), odpowiada swoim opisem typowi umowy cywilonoprawnej. jaką strony deklarują w jej nazwie.

c) zapisy projektów umów o dzieło są zgodne z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w szczególności czy występują okoliczności zaistnienia utworu w rozumieniu tej ustawy oraz udzielenia przez twórcę licencji na korzystanie z danego utworu zamawiającemu, względnie rozporządzenia majątkowymi prawami autorskimi twórczego dzieła.

12. Umowy zlecenia i umowy o dzieło zawierane z pracownikami Kancelarii PAN, podlegają dodatkowo sprawdzeniu przez Zespół Spraw Osobowych i Socjalnych w celu wykluczenia zbieżności przedmiotu umowy cywilnoprawnej z czynnościami wynikającymi z umowy o pracę.

13. Umowy zlecenia Dysponenci przedkładają w Zespole Spraw- Osobowych i Socjalnych nie później niż w ciągu 7 dni od daty ich podpisania celem zgłoszenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

14. Wszystkie zewnętrzne dowody księgowe (w tym rachunki do umów zleceń i o dzieło), w dniu ich wpływu do właściwych merytorycznie jednostek organizacyjnych Kancelarii PAN, winny być chronologicznie ewidencjonowane w prowadzonych przez te jednostki rejestrach. Dokonanie wpisu do rejestru powinno być potwierdzone pieczęcią o następującej treści:

Biuro/Wydział/Zespół .............................................................

Wpłynęło dnia ........................................................................

Nr ..........................................................................................

15. Ustala się wzorcowe druki rachunków do umowy zlecenia i umowy o dzieło stanowiące załącznik 2 i 3 do niniejszej Procedury. Na podstawie wypełnionego rachunku Zespół Księgowości Kancelarii PAN oblicza podatek, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz należną kwotę do zapłaty (wydruk na drugiej stronie rachunku) po czym zostaje on przedłożony do zatwierdzenia Dysponentowi.

16. Dokumenty, o których mowa w ust. 14 przed zatwierdzeniem przez Dysponenta do zapłaty powinny być odpowiednio opisane oraz skontrolowane pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym.

17. Opis dowodu księgowego (faktura VAT, rachunek, nota księgowa itp.) powinien zawierać możliwie szczegółowe dane uzupełniające, nie wynikające z treści dowodu księgowego i tak:

* dowody księgowe dotyczące realizacji rejestrowanych dokumentów, o których mowa w ust. 10 powinny w części opisowej zawierać odniesienie do numeru ewidencyjnego,

* w przypadkach gdy dowód księgowy dotyczy wydatków związanych z organizacją Zgromadzenia Ogólnego PAN, Prezydium PAN, posiedzeń i zebrań członków wydziałów i komitetów opis powinien zawierać w szczególności: cel spotkania, dokładną datę spotkania, liczbę osób uczestniczących.

* w przypadkach gdy dowód księgowy dotyczy wydatków związanych z przyjazdem gości zagranicznych - opis powinien zawierać w szczególności: kraj i instytucję. z której goście przyjechali i w jakim celu.

18. Kontrola merytoryczna polega w szczególności na sprawdzeniu, czy:

a) dokument wystawiony został przez właściwy podmiot,

b) operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione,

c) planowana operacja gospodarcza znajduje się w zatwierdzonym planie finansowym,

d) dokonana operacja gospodarcza była celowa, tj. czy była zaplanowana do realizacji w okresie, w którym została dokonana albo wykonanie jej było niezbędne,

e) dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, np. czy dane dotyczące wykonania rzeczowego faktycznie zostały wykonane, czy zostały wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami,

f) na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta: umowa o pracę lub wykonawstwo usług, umowa o dostawę, względnie czy złożono zamówienie,

g) zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w tym zakresie,

h) zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem.

19. Kontrolę merytoryczną przeprowadza pracownik odpowiedzialny za przyjęcie zadania, upoważniony do dokonywania tej czynności przez Dysponenta, o którym mowa w ust. 5. Aktualny imienny wykaz osób upoważnionych (oraz ich zastępców) do sprawdzania dokumentów pod względem merytorycznym ustala Dysponent i przekazuje do Zespołu Księgowości Kancelarii. Fakt przeprowadzenia kontroli osoba upoważniona potwierdza przystawiając pieczątkę o treści "Sprawdzono pod względem merytorycznym, data, imię i nazwisko" oraz składając własnoręczny podpis. Ponadto pracownik dokonujący kontroli merytorycznej na dowodach księgowych podaje źródło finansowania zgodnie z planem wydatków budżetowych tzn. dział, rozdział, paragraf. Tak opisany dokument przekazywany jest nie później niż w ciągu trzech dni roboczych od daty wpływu do Zespołu Księgowości Kancelarii PAN w celu sprawdzenia pod względem formalno -rachunkowym.

20. Kontrola formalno - rachunkowa polega na ustaleniu, czy:

a) dowód posiada wszystkie elementy prawidłowego dowodu w myśl obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych,

b) prawidłowy dowód zawiera co najmniej:

– określenie rodzaju dowodu i jego nr identyfikacyjnego,

– określenie stron dokonujących operacji gospodarczej (nazwa, adres),

– opis operacji, jej wartość, okres jakiego dotyczy w przypadku usług i jeżeli to możliwe ilość w jednostkach naturalnych, datę dokonania operacji i datę sporządzenia dowodu,

– oznaczenie dokumentu w sposób dopuszczalny w przepisach prawa dokonane przez osoby reprezentujące stron).

– wskazanie obowiązującego terminu płatności w przypadku dowodów księgowych dotyczących wydatków (np. faktura, nota obciążeniowa),

c) dokonano kontroli pod względem merytorycznym, tj. czy dowód opatrzony jest klauzulą o dokonaniu tej kontroli, czy wynik dokonania kontroli merytorycznej umożliwia prawidłowe ujęcie zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych,

d) dowód jest wolny od błędów rachunkowych,

e) dowód posiada przeliczenie na walutę polską, jeśli opiewa na walutę obcą oraz czy w sposób prawidłowy dokonano przeliczenia dowodu wystawionego w walucie obcej na walutę polską (jeżeli takiego przeliczenia brak to kontrolujący pod względem formalno - rachunkowym dokonuje takiego przeliczenia). Kontrolę formalno rachunkową przeprowadza upoważniony przez głównego księgowego Kancelarii PAN pracownik Zespołu Księgowości Kancelarii PAN.

21. Dowodem dokonania przez głównego księgowego Kancelarii PAN wstępnej kontroli, o której mowa w ustawie o finansach publicznych jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji.

22. Dokument do zapłaty zatwierdza odpowiednio Dysponent wymieniony w ust. 5 lub jego zastępca wymieniony w pełnomocnictwie o którym mowa w ust 8.

23. Za doręczenie dokumentów do Zespołu Księgowości Kancelarii PAN w czasie umożliwiającym terminowe opłacenie rachunków odpowiadają Dysponenci wymienieni w ust. 5.

24. Procedura wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

PRELIMINARZ

zadania (wydatku)

1. Opis zadania

2. Uzasadnienie dla zadania nieplanowanego

3. Łączny koszt (wartość brutto)

4. Termin rozpoczęcia i przewidywany termin wykonania zadania:.

5. Źródło sfinansowania wydatku:

dział 750 Administracja publiczna / dział 752 Obrona narodowa¹ rozdział ........................

6. Informacja o zabezpieczeniu środków na realizację zadania, o którym mowa w ust. 1 (w zł):

paragraf	budżet zadaniowy	plan	zaangażowanie	wniosek	pozostało do
(nr działania)					dyspozycji
(1)	(2)	(3)	(1-2-3)

§ ....................................................................................................................................................

§ ....................................................................................................................................................

§ ....................................................................................................................................................

§ ....................................................................................................................................................

Warszawa, dnia .................................

Osoba odpowiedzialna za realizację zadania ...............................................................................

Osoba wnioskująca (zgodnie z Procedurą) o zatwierdzenie preliminarza ..................................

ZATWIERDZAM

Główny księgowy Kancelarii PAN DYSPONENT

______

¹ skreślić niewłaściwe

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

Kancelaria Polskiej Akademii Nauk

Plac Defilad 1

Warszawa

Rachunek nr ...... z dnia ...........

do umowy zlecenia nr ...................... z dnia .......................

Za wykonanie prac zgodnie z umową zlecenie na kwotę brutto ............................. zł. .......... gr

(słownie złotych ..........................................................................................................................)

Zleceniobiorca: I pracownik I osoba nie zatrudniona w tutejszym zakładzie pracy

Nazwisko .................................................................. Imię ..........................................................

Nazwisko rodowe .................................................... Data urodzenia ..........................................

PESEL ...................................................................... NIP ...........................................................

Miejsce zamieszkania (według właściwości Urzędu Skarbowego do rozliczania podatkowego - PIT):

Województwo .................................................. Miejscowość .....................................................

Gmina .................................................... Ulica ............................................................................

Powiat ........................................... Nr domu ...................... nr mieszkania .................................

Poczta i kod pocztowy .................................................................................................................

Urząd Skarbowy właściwy ze względu na miejsce zamieszkania: ..............................................

......................................................................................................................................................

Adres ............................................................................................................................................

Sposób zapłaty:	Z	przelew na konto:	kasa:	przekaz pocztowy
Nr konta [][] [][][][] [][][][] [][][][] [][][][] [][][]
Nazwa właściciela konta .................................................
Oświadczam, że pracę wykonałem osobiście.
podpis Zleceniobiorcy
Stwierdzam wykonanie i przyjęcie pracy zgodnie z umową

.............................................................

(data, pieczątka imienna i podpis)

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

Kancelaria Polskiej Akademii Nauk

Plac Defilad 1

Warszawa

Rachunek nr ...... z dnia ...........

do umowy o dzieło nr ...................... z dnia .......................

Za wykonanie dzieła zgodnie z umową o dzieło I z prawem autorskim bez prawa autorskiego

na kwotę brutto ................................. zł. ............................... gr

(słownie złotych ..........................................................................................................................)

Wykonawca: "pracownik I osoba nie zatrudniona w tutejszym zakładzie pracy

Nazwisko .................................................... Imię .......................................................................

Data urodzenia .............................................. PESEL ..................................................................

NIP ..............................................................

Miejsce zamieszkania (według właściwości Urzędu Skarbowego do rozliczania podatkowego - PIT):

Województwo ........................................... Miejscowość ............................................................

Gmina ........................................................... Ulica .....................................................................

Powiat ......................................................... Nr domu ....................... nr mieszkania ..................

Poczta i kod pocztowy .................................................................................................................

Urząd Skarbowy właściwy ze względu na miejsce zamieszkania: ..............................................

.......................................................................................................................................................

Adres ............................................................................................................................................

Sposób zapłaty:	Z	przelew na konto:	Z kasa:	przekaz pocztowy
Nr konta [][] [][][][] [][][][] [][][][] [][][][] [][][]
Nazwa właściciela konta .................................................
podpis Wykonawcy
Stwierdzam wykonanie i przyjęcie pracy zgodnie z umową

(data, pieczątka imienna i podpis)