Procedura postępowania w zakresie badania i zatwierdzania rocznych sprawozdań finansowych placówek naukowych PAN.

Akty korporacyjne

PAN.2009.12.1

Akt nieoceniany

Wersja od: 1 grudnia 2009 r.

PROCEDURA POSTĘPOWANIA

Warszawa 1 grudnia 2009 r.

W ZAKRESIE BADANIA I ZATWIERDZANIA ROCZNYCH SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH PLACÓWEK NAUKOWYCH PAN

I.

ZASADY OGÓLNE

1. Zgodnie z ustaleniami zawartymi w § 19 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad finansowania Polskiej Akademii Nauk oraz gospodarki finansowej jej placówek naukowych "Sprawozdanie finansowe placówki naukowej podlega badaniu według zasad określonych w przepisach o rachunkowości. Sprawozdanie finansowe (roczne) zatwierdza Prezes Akademii",

2. Stosownie do postanowień z art. 53 ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe jest zatwierdzane przez organ zatwierdzający - nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

3. Zgodnie z zapisem art. 64 ustawy o rachunkowości obligatoryjnemu badaniu i ogłaszaniu podlegają sprawozdania jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,

- suma aktywów bilansu, która na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro,

- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy, stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro.

4. Prezes Akademii na wspólny wniosek Biura Finansów i Głównego Księgowego Budżetu PAN ustala co roku listę placówek, których roczne sprawozdania będą podlegały badaniu mimo, że nie spełniają wymogów określonych w cyt. wyżej art.

64 ustawy o rachunkowości. Ustala się zasadę, że sprawozdanie finansowe placówki naukowej będzie podlegało badaniu nie rzadziej niż raz na trzy lata. Wytypowane w ten sposób placówki będą powiadamiane pisemnie przez Biuro Finansów nie później niż do 15 listopada danego roku obrachunkowego który będzie podlegał badaniu.

5. Zgodnie z art. 66 ustawy o rachunkowości badanie sprawozdania finansowego przeprowadza biegły rewident spełniający warunki do wyrażenia bezstronnej i niezależnej opinii o sprawozdaniu. Wyboru podmiotu uprawnionego do badania sprawozdania finansowego - zwanego dalej podmiotem - dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki tj. w przypadku placówek naukowych PAN - Prezes Akademii.

6. Prezes Akademii, może co roku w drodze odrębnego pełnomocnictwa upoważnić łącznie dwóch pracowników Kancelarii PAN, w tym głównego księgowego budżetu PAN do dokonywania w jego imieniu wyboru podmiotu oraz do zatwierdzania rocznego sprawozdania finansowego placówki naukowej PAN. Upoważnione osoby dokonują wyboru podmiotów oraz zatwierdzają sprawozdania zgodnie z niżej ustalonymi zasadami.

II.

WYBÓR PODMIOTU UPRAWNIONEGO DO BADANIA SPRAWOZDANIA

1. Propozycję odnośnie podmiotu oraz biegłego rewidenta który przeprowadzi badanie rocznego sprawozdania finansowego przedkłada dyrektor placówki naukowej na podstawie zebranych co najmniej trzech ofert, z zastrzeżeniem pkt 2. Wzór formularza, który należy wypełnić i przesłać do Biura Finansów zawiera załącznik nr 1 do niniejszej procedury.

2. Propozycję, o której mowa w pkt. 1 odnośnie podmiotu oraz biegłego rewidenta uprawnionego do badania sprawozdania finansowego należy sporządzić wyłącznie na podstawie ofert złożonych przez podmioty spełniające następujące kryteria:

a) zarówno proponowany podmiot jak i biegły rewident powinien być bezstronny i niezależny - na etapie zbierania ofert wymagane jest złożenie odpowiedniego oświadczenia,

b) biegły rewident (kandydat do przeprowadzenia badania) powinien posiadać znajomość zasad gospodarki finansowej PAN i jej placówek naukowych oraz przepisów dotyczących finansowania nauki,

c) kandydatem do badania nie może być biegły rewident, który badał sprawozdanie finansowe danej jednostki przez ostatnie 3 kolejne lata.

3. Proponowany podmiot powinien zostać wyłoniony w drodze konkursu ofert lub w trybie prawa zamówień publicznych jeżeli ze względu na wartość zamówienia konieczne jest przeprowadzenie takiego postępowania.

4. Dokumentację związaną z wyłonieniem podmiotu przechowuje placówka naukowa.

5. Po dokonaniu czynności sprawdzających, Prezes Akademii lub osoby przez niego upoważnione zatwierdzają bądź odrzucają zgłoszoną przez dyrektora propozycję odnośnie podmiotu badającego sprawozdanie.

6. Informacja o zatwierdzeniu podmiotu bądź odrzuceniu z podaniem przyczyny, jest przekazywana pisemnie do zainteresowanej placówki i stanowi podstawę do zawarcia umowy z podmiotem, który przeprowadzi badanie sprawozdania finansowego.

7. Koszty związane z przeprowadzeniem badania sprawozdania finansowego ponosi badana placówka.

8. Opinię wraz z raportem z badania sprawozdania finansowego¹ placówka przekazuje niezwłocznie głównemu księgowemu budżetu PAN za pośrednictwem Biura Finansów.

¹ drugi egzemplarz lub kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem

III.

ZATWIERDZANIE SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH

1. Zgodnie z harmonogramem ustalonym wspólnie przez Biuro Finansów i Głównego Księgowego Budżetu PAN, główny księgowy placówki naukowej przedkłada w terminie do 31 marca roczne sprawozdanie finansowe placówki wraz z informacją dodatkową.

2. Weryfikacji sprawozdania finansowego przedłożonego w PAN dokonuje Główny Księgowy Budżetu PAN na podstawie wglądu w sprawozdanie i analizy uwag zgłoszonych przez poszczególne komórki Biura Finansów i Biura Zarządzania Majątkiem zawarte w protokole przyjęcia sprawozdania.

3. Podstawę do zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego stanowi:

a) kompletny protokół przyjęcia sprawozdania przez Głównego Księgowego Budżetu PAN,

b) pozytywna opinia z badania sprawozdania finansowego (dotyczy placówek, których sprawozdania podlegały badaniu),

c) analiza sytuacji finansowej placówki sporządzona przez Dział Analiz Finansowych w Biurze Finansów,

d) pozytywna opinia Biura Zarządzania Majątkiem dotycząca wykazu nieruchomości PAN będących we władaniu placówki,

e) brak istotnych uwag i zastrzeżeń ze strony Przewodniczącego właściwego Wydziału PAN.

4. Wzory formularzy, o których mowa w pkt 3a, c i d zawiera załącznik do niniejszej Procedury.

IV.

USTALENIA DOTYCZĄCE POMOCNICZYCH PLACÓWEK NAUKOWYCH I POZOSTAŁYCH JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH AKADEMII oraz POSTANOWIENIA KOŃCOWE.

1. Ustalenia zawarte w poz. I pkt. 4-6 oraz w poz. II stosuje się odpowiednio do pomocniczych placówek naukowych oraz innych jednostek organizacyjnych PAN.

2. Jednostki Akademii prowadzące gospodarkę finansową na zasadach i w formach określonych w ustawie o finansach publicznych są powiadamiane przez osoby, o których mowa w poz. I pkt. 6 o przyjęciu rocznego sprawozdania finansowego i włączeniu zawartych w nim kwot do łącznego sprawozdania finansowego dysponenta głównego zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie odrębnymi przepisami.

3. Procedura wchodzi w życie z dniem podpisania.

Biuro Finansów w Kancelarii PAN

Warszawa

nazwa placówki/jednostki

Lp*)	Podmiot zgłaszający ofertę dot. badania sprawozdania finansowego za rok 200.... **)	forma działalności	Numer pod którym podmiot jest wpisany na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych	Data oświadczenia o spełnieniu przez podmiot warunków do wyrażania bezstronnej i niezależnej opinii	Data oświadczenia o spełnieniu przez biegłego rewidenta warunków do wyrażania bezstronnej i niezależnej opinii	cena netto	skład zespołu przeprowadzającego badanie	w tym osoby posiadające uprawnienia biegłego rewidenta.	wpis do rejestru biegłych rewidentów
1
2
3

*) Minimalna ilość ofert 3

**) Dokumentacja znajduje się w aktach Instytutu

Na podstawie konkursu w/w ofert proponuję aby badanie sprawozdania finansowego Instytutu ................................................................ PAN w ........................... za rok 20............... przeprowadziła firma .................................................... w ramach której badanie przeprowadzi biegły rewident .................................................., który będzie badał sprawozdanie Instytutu po raz ..................................... Typowany biegły posiada znajomość zasad gospodarki finansowej placówek naukowych PAN.

Krótkie uzasadnienie:

Warszawa, dnia ............. 20... roku Dyrektor placówki naukowej/jednostki

POLSKA AKADEMIA NAUK

PROTOKÓŁ

Nr _____/____

nr placówki nr kolejny protokołu

wstępnego przyjęcia sprawozdania finansowego za rok 2009 jednostki pod nazwą:

.... PAN w.........

1. Potwierdzenie prawidłowości danych zawartych w sprawozdaniu finansowym oraz zalecenia i uwagi, w części dotyczącej:

Działu Księgowości i Sprawozdawczości

- na podstawie szczegółowej karty weryfikacji stanowiącej Załącznik Nr 1

Pozycja w ............. Zgodne z

bilansie ............ ewidencją

PAN

- stan należności placówki od PAN.".

tak / nie

- stan zobowiązań placówki wobec PAN

Dokumenty zweryfikowane przez DKS przekazane do działu ........... Dnia .........................

Data Czytelny podpis sprawdzającego

Działu Analiz Finansowych

- na podstawie szczegółowej karty weryfikacji stanowiącej Załącznik Nr 2

- w części dotyczącej zatrudnienia

Dokumenty zweryfikowane przez DAF przekazane do działu ........... Dnia

Data Czytelny podpis sprawdzającego

- w części dotyczącej rozliczenia działalności naukowej i rozrachunków z PAN

Data Czytelny podpis sprawdzającego

Biuro Zarządzania Majątkiem

- na podstawie szczegółowej karty weryfikacji stanowiącej Załącznik Nr 3

Dokumenty zweryfikowane przez BZM przekazane do działu ........... Dnia

Data Czytelny podpis sprawdzającego

2. W wyniku wstępnego przyjęcia stwierdza się, że:

tak nie

[] [] sprawozdanie finansowe za 2009 rok obejmuje wszystkie formularze sprawozdawcze przewidziane w ustawie o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223)

[] [] poszczególne formularze sprawozdawcze zostały podpisane przez dyrektora placówki oraz osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych

[] [] w sprawozdaniu finansowym nie stwierdzono błędów rachunkowych i powiązanie poszczególnych jego części jest prawidłowe

[] [] zawiera uwagi i zalecenia, które należy zweryfikować i uzupełnić

Podpis przyjmującego sprawozdanie

Warszawa, dnia

PROTOKÓŁ

Nr ........................./

wstępnego przyjęcia sprawozdania finansowego za rok 2009 jednostki pod nazwą

1. Potwierdzenie prawidłowości danych zawartych w sprawozdaniu finansowym oraz zalecenia i uwagi, w części dotyczącej:

Działu Księgowości i Sprawozdawczości

- na podstawie szczegółowej karty weryfikacji stanowiącej Załącznik Nr 1

Pozycja w Zgodne z

bilansie ewidencją

PAN

- stan należności placówki od PAN.".

tak/nie

- stan zobowiązań placówki wobec PAN

tak/nie

Dokumenty zweryfikowane przez DKS przekazane do działu ....... Dnia ........................

Data Czytelny podpis sprawdzającego

Działu Analiz Finansowych

- na podstawie szczegółowej karty weryfikacji stanowiącej Załącznik Nr 2

- w części dotyczącej zatrudnienia

Dokumenty zweryfikowane przez DAF przekazane do działu ....... Dnia ........................

Data Czytelny podpis sprawdzającego

Działu Koordynacji i Planowania

- na podstawie szczegółowej karty weryfikacji stanowiącej Załącznik Nr 3

- w części dotyczącej rozliczenia działalności

Dokumenty zweryfikowane przez DKP przekazane do działu ....... Dnia

Data Czytelny podpis sprawdzającego

Biuro Zarządzania Majątkiem

- na podstawie szczegółowej karty weryfikacji stanowiącej Załącznik Nr 4

Dokumenty zweryfikowane przez BZM przekazane do działu ....... Dnia

Data Czytelny podpis sprawdzającego

2. W wyniku wstępnego przyjęcia stwierdza się, że:

tak nie

[] [] sprawozdanie finansowe za 2009 rok obejmuje wszystkie formularze sprawozdawcze przewidziane w ustawie o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223)

[] [] poszczególne formularze sprawozdawcze zostały podpisane przez dyrektora placówki oraz osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych

[] [] w sprawozdaniu finansowym nie stwierdzono błędów rachunkowych i powiązanie poszczególnych jego części jest prawidłowe

[] [] zawiera uwagi i zalecenia, które należy zweryfikować i uzupełnić

Podpis przyjmującego sprawozdanie

Nazwa placówki naukowej

I. Informacja o sytuacji finansowej placówki w latach

Lp	Wyszczególnienie		Lata		Dynamika
			......		...../....	.,../.....
			w tys. zł.		%
1.	Kategoria placówki		1	1		X
2.	Przychody ogółem
	dotacja na działalność statutową (MNiSZW) % udział w przychodach ogółem
	projekty badawcze {krajowe, zagraniczne, pomocowe - koordynacja i podwykonawstwo) % udział w przychodach ogółem
3	Koszty ogółem (a)
w tym	wynagrodzenia i pochodne % udział w kosztach ogółem
4	Wynik finansowy z działalności
	działalność statutowa (podstawowa, SPUB-y, sieci naukowe)
	projekty badawcze krajowe
	projekty badawcze zagraniczne
	projekty realizowane z f-szy pomocowych
	pozostała działalność, z tego:
	projekty badawcze krajowe
	projekty badawcze zagraniczne
	projekty realizowane z f-szy pomocowych
	sieci
	działalność gospodarcza	inne
	działalność finansowa
	zadania pozostałe
5	Wynik finansowy netto (b)
6	Stan środków pieniężnych na 31.12
	środki na kontynuacje zadań badawczych
tego	środki pieniężne na kontynuacje inwestycji
	wolne środki pieniężne (nie przypisane do konkretnych zadań)
7	Stan należności na 31.12 (c)
8	Stan zobowiązań na 31.12 (d)
	z tytułu podatków, cel, ubezpieczeń i in. świadczeń
	z tytułu wynagrodzeń
	z tytułu zaciągniętych kredytów i pożyczek
9a	Oświadczenie o przeprowadzeniu inwentaryzacji i rozliczeniu różnic inwentaryzacyjnych (e)
9b	Data ostatniej inwentaryzacji rzeczowych aktywów trwałych(e)
10	Informacja nt. audytu sprawozdania finansowego za ...... r.
Ocena kondycji finansowej

(a) po uwzględnieniu zmian/ stanu produktów

(b) wynik z działalności po uwzględnieniu salda strat i zysków nadzwyczajnych oraz obciążeń podatkowych

(c) należności krótko i długoterminowe ujęto w wartość netto, czyli po uwzględnieniu odpisów aktualizujących

(d) zobowiązania krótko- i długoterminowe, w tym rezerwy na zobowiązania i fundusze specjalne

(e) zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości

Nazwa placówki naukowej

II. Informacja o zatrudnieniu w placówce w latach

Lp.	Wyszczególnienie	Lata						Dynamika
								.../....	..../....
		Wartość	struktura %	Wartość	struktura %	Wartość	struktura %	%
1	Zatrudnienie ogółem, z tego:
1.1 1.2 1.3 1.4	pracownicy naukowi					................	......................
	profesorowie docenci	........ ........
					............ ............
	adiunkci
	asystenci pracownicy biblioteczni						......................
	pracownicy inżynieryjno-techniczni, organiz-ek, administracyjni i obsługi
	pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych i przy pilnowaniu

Nazwa placówki naukowej

III. Informacja o wynagrodzeniach w placówce w latach

Lp.	Wyszczególnienie	Lata				Relacje % średniej płacy zasadniczej do stawek obowiązujących (1)(2)		Dynamika
				w tym: płaca; zasadnicza
		w złotych				min.	max.	%
1	Średnia płaca brutto w placówce					X	X
1.1	pracownicy naukowi					X	X
z tego:	profesorowie
	docenci
	adiunkci
	asystenci
1.2	pracownicy biblioteczni					X	X
1.3	pracownicy inżynieryjno-techniczni, organiz-ek, administracyjni i obsługi					X	X
1.4	pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych i przy pilnowaniu					X	X
2	Relacja % średnia płacy w placówce do średniej w wydziale					X	X	X	X
3	Relacja % średnia płacy w placówce do średniej w placówkach PAN					X	X	X	X

Nazwa jednostki (dot. jednostek i zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych)

I. Informacja o sytuacji finansowej jednostki w latach

Wyszczególnienie				...	Dynamika
Przychody ogółem
z tego
Koszty ogółem
z tego
Wynik Finansowy netto
z tego
		.......................................................
Rentowność sprzedaży w %
z tego
Wartość netto środków trwałych
	grunty
	Budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej
	urządzenia techniczne i maszyny
	środki transportu
	inne środki trwale
Stopień zużycia środków trwałych w %
	grunty
	budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej
	urządzenia techniczne i maszyny
	środki transportu
	inne środki trwałe
AKTYWA OBROTOWE
w tym: aktywa bieżące (bez należności spornych i trudnościągalnych)
	Zapasy
	Należności krótkoterminowe
	tym należności o zwłoce w płatności ponad 1 rb.
	Środki pieniężne
	Rozliczenia między okresowe aktywne
PASYWA OBCE
w tym: zobowiązania bieżące (bez pomocy z PAW i prawa użytkowania wieczystego)
	Zobowiązania krótkoterminowe
	z tytułu dostaw i usług i z tytułu wynagrodzeń; wobec budżetu i z tyt., ubezpieczeń i na pozostałe zobowiązania
	w tym Polska Akademia Nauk (pomoc zwrotna)
	Fundusze specjalne
	Rozliczenia między okresowe
	zaliczki od lokatorów ha zakup mieszkań
	Przyznane płatności do gruntów rolnych
	prawo wieczystego użytkowania gruntów
	Inne pasywa
wskaźnik płynności bieżącej w %					X
wskaźnik płynności szybkiej w %					X
Stan środków pieniężnych na 31.12.
	................................................................................................................................................................
	wolne środki pieniężne
Oświadczenie o przeprowadzeniu inwentaryzacji i rozliczeniu różnic inwentaryzacyjnych zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości
Data ostatniej inwentaryzacji rzeczowych składników trwałych
Informacja nt. audytu sprawozdania finansowego za ...... r.
Ocena kondycji finansowej

Nazwa jednostki (dot. jednostek i zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych) II. Informacja o zatrudnieniu w jednostce w latach .......

Lp.	Wyszczególnienie	Lata				Dynamika
						..../.....
		Wartość	struktura %	Wartość	struktura %	%
1	Zatrudnienie ogółem, z tego:
1.1	pracownicy naukowi
ó $ N 1.2	profesorowie
	docenci
	adiunkci
	asystenci
	pracownicy inzynieryjno-techniczni. organizacyjna-ekonomiczni, administracyjni i pracownicy obsługi
1.3	pracownicy działalności podstawowej zatrudnieni w bibliotekach, archiwach i Muzeum Ziemi oraz działalności opiekuńczo-terapeutycznej i medyczno-rehabilitacyjnej zatrudnieni w Domu Rencisty
1.4	pracownicy zatrudnieni przy sporządzaniu i wydawaniu posiłków
1.5	pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych i przy pilnowaniu

I. Informacja o funduszu wynagrodzeń w jednostce w latach

L.P	Wyszczególnienie	Lata				Dynamika
						..../.....
		Wartość	struktura %	Wartość	struktura %	%
1	Wynagrodzenia ogółem, z tego:
1.1	pracownicy naukowi
z tego:	profesorowie
	docenci
	adiunkci
	asystenci
1.2	pracownicy inżynieryjno-techniczni. organizacyjna-ekonomiczni, administracyjni i pracownicy obsługi
1.3	pracownicy działalności podstawowej zatrudnieni w bibliotekach, archiwach i Muzeum Ziemi oraz działalności opiekuńczo-terapeutycznej i medyczno-rehabilitacyjnej zatrudnieni w Domu Rencisty
1.4	pracownicy zatrudnieni przy sporządzaniu i wydawaniu posiłków
1.5	pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych i przy pilnowaniu

Nazwa jednostki (dot. jednostek i zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych) III. Informacja o średnim wynagrodzeniu w jednostce w latach ....-.....

L.p	Wyszczególnienie	Lata	Dynamika
		w złotych		%
1	Średnia płaca brutto w jednostce
1.1	pracownicy naukowi
z tego:	profesorowie
	docenci
	adiunkci
	asystenci
1.2	pracownicy inżynieryjno-techniczni. organizacyjna-ekonomiczni, administracyjni i pracownicy obsługi
1.3	pracownicy działalności podstawowej zatrudnieni w bibliotekach, archiwach i Muzeum Ziemi oraz działalności opiekuńczo-terapeutycznej i medyczno-rehabilitacyjnej zatrudnieni w Domu Rencisty
1.4	pracownicy zatrudnieni przy sporządzaniu i wydawaniu posiłków
1.5	pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych i przy pilnowaniu

NAZWA PLACÓWKI NAUKOWEJ

I. Opinia dotycząca wykazu nieruchomości PAN będących we władaniu placówki:

Biuro Zarządzania Majątkiem:

1. Nie zgłasza uwag do danych z zakresu nieruchomości stanowiących własność lub będących w użytkowaniu wieczystym PAN, wyspecyfikowanych w informacji dodatkowej do rocznego sprawozdania finansowego za rok 2007.

2. Zgłasza następujące uwagi: ..................................................................

3. Uwagi zgłoszone w pkt. 2 są istotne/nie są istotne* z punktu widzenia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2007.

Warszawa, .................. 2008 r.

Dyrektor

Biura Zarządzania Majątkiem w Kancelarii PAN

I. Opinia Przewodniczącego Wydziału ............................................... PAN:

Po zapoznaniu się z udostępnionymi dokumentami:

1. Nie zgłaszam uwag, które miałyby wpływ na zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego placówki za rok 2007*.

2. Zgłaszam następujące uwagi i zastrzeżenia, istotne z punktu widzenia zatwierdzenia sprawozdania finansowego placówki za rok 2007*.

Warszawa, .................. 2008 r.

pieczątka i podpis

* niepotrzebne skreślić