PAN.2017.12.12

| Akt nieoceniany
Wersja od: 12 grudnia 2017 r.

DECYZJA Nr 69 /2017
PREZESA POLSKIEJ AKADEMII NAUK
z dnia 12 grudnia 2017 roku
w sprawie określenia procedury postępowania w zakresie badania i zatwierdzania rocznych sprawozdań finansowych instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk

Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 roku o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. z 2017 r. poz. 1869) oraz w związku z § 11 ust. 3 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 20 grudnia 2010 roku w sprawie szczegółowego trybu finansowania i gospodarki finansowej Polskiej Akademii Nauk i jej instytutów naukowych (Dz. U. Nr 254, poz. 1707) postanawiam, co następuje:
1. Ustalam Procedurę postępowania w zakresie badania i zatwierdzania rocznych sprawozdań finansowych instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszej decyzji.
2. Traci moc Decyzja Prezesa PAN Nr 44/16 z dnia 28 października 2016 r. w sprawie określenia procedury postępowania w zakresie badania i zatwierdzania rocznych sprawozdań finansowych instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk.
3. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rozdzielnik

1. Kanclerz Akademii

2. Instytuty naukowe PAN

3. Międzynarodowy Instytut Biologii

Molekularnej i Komórkowej

4. Wydziały PAN

5. Główny Księgowy Akademii

6. Biuro Finansów i Budżetu

7. Biuro Organizacyjno-Majątkowe

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Procedura postępowania w zakresie badania i zatwierdzania rocznych sprawozdań finansowych instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk

I. 

ZASADY OGÓLNE

1. Zgodnie z ustaleniami zawartymi w § 11 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 20 grudnia 2010 roku w sprawie szczegółowego trybu finansowania i gospodarki finansowej Polskiej Akademii Nauk i jej instytutów naukowych "Sprawozdanie finansowe instytutu podlega badaniu na zasadach określonych w przepisach o rachunkowości. Roczne sprawozdanie finansowe instytutu zatwierdza Prezes Akademii".

2. Stosownie do postanowień art. 53 ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe jest zatwierdzane przez organ zatwierdzający - nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

3. Zgodnie z art. 64 ustawy o rachunkowości obligatoryjnemu badaniu, zwanemu dalej badaniem ustawowym, podlegają roczne sprawozdania jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

1) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób;

2) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro;

3) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy, stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.

4. Stosownie do art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości pierwsza umowa o badanie sprawozdania finansowego, w przypadku badania ustawowego, jest zawierana z firmą audytorską na okres nie krótszy niż dwa lata z możliwością przedłużenia na kolejne co najmniej dwuletnie okresy, z zastrzeżeniem ust. 5 i 6.

5. Wymóg określony w art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości będzie miał zastosowanie po raz pierwszy w przypadku zawarcia umowy z nową firmą audytorską w zakresie ustawowego badania sprawozdania finansowego instytutu za rok 2017.

6. Zawarcie umowy o badanie sprawozdania finansowego instytutu za rok 2017 z dotychczasową firmą audytorską, 1  z którą zawarta została umowa na mocy przepisów ustawy o biegłych rewidentach ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym z dnia 7 maja 2009 r., może być dokonane na okres jednego roku lub więcej lat; w latach następnych - instytut zawiera umowy o badanie analogicznie - do czasu nieprzerwanego trwania zleceń badań ustawowych dotychczasowej firmie audytorskiej.

7. Prezes Akademii, jako organ zatwierdzający roczne sprawozdanie finansowe instytutu, ustala co roku - na wniosek Kanclerza Akademii (przygotowany we współpracy z Głównym Księgowym Akademii) - listę instytutów, których sprawozdania finansowe będą podlegały badaniu pomimo nie spełniania wymogów określonych w art. 64 ustawy o rachunkowości.

8. Wniosek Kanclerza Akademii, o którym mowa w ust. 7 zawiera listę instytutów, których dyrektorzy zdecydowali o zbadaniu sprawozdań finansowych na zasadzie badania dobrowolnego w rozumieniu ustawy z dnia 11 maja 2017 roku o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym.

9. Zaleca się aby sprawozdania finansowe instytutów były poddawane badaniu dobrowolnemu, o którym mowa w ust. 8, nie rzadziej niż raz na trzy lata.

10. O uwzględnieniu instytutu na liście, o której mowa w ust. 7, dyrektor instytutu zostanie poinformowany w formie pisemnej. Dopuszcza się przekazanie powyższej informacji drogą elektroniczną.

11. Instytut, o którym mowa w ust. 7, zawiera umowę o badanie sprawozdania finansowego na okres jednego roku.

12. Wyboru firmy audytorskiej, która będzie badała sprawozdanie finansowe instytutu, dokonuje Kanclerz Akademii.

II. 

KRYTERIA JAKIE MUSI SPEŁNIAĆ FIRMA AUDYTORSKA UBIEGAJĄCA SIĘ O ZLECENIE BADANIA ROCZNEGO SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO INSTYTUTU ORAZ WYKAZ CZYNNOŚCI PROCEDURALNYCH ZWIĄZANYCH Z WYBOREM FIRMY AUDYTORSKIEJ

1. Kandydaci do przeprowadzenia badania sprawozdań finansowych instytutu powinni spełniać następujące kryteria:

1) firma audytorska, kluczowy biegły rewident oraz członkowie zespołu wykonującego badanie muszą spełniać wymogi bezstronności i niezależności przewidziane powszechnie obowiązującymi przepisami prawa,

2) na etapie zbierania ofert firma audytorska i kluczowy biegły rewident składają oświadczenia o spełnieniu wymogów, o których mowa w ppkt 1,

3) kluczowy biegły rewident powinien posiadać znajomość zasad gospodarki finansowej instytutów naukowych PAN oraz przepisów dotyczących zasad finansowania nauki.

2. Oferty na przeprowadzenie badania sprawozdania lub sprawozdań finansowych zbiera, z zastrzeżeniem ust. 3, dyrektor instytutu i następnie przedkłada Kanclerzowi PAN wniosek zawierający co najmniej trzy propozycje odnośnie firmy audytorskiej oraz kluczowego biegłego rewidenta. Wniosek należy sporządzić na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej procedury.

3. Dokumentację źródłową zgromadzoną w związku z zebranymi ofertami przechowuje instytut.

4. Po dopełnieniu czynności sprawdzających przez Głównego Księgowego Akademii, Kanclerz Akademii dokonuje wyboru firmy audytorskiej badającej sprawozdanie lub sprawozdania finansowe spośród zgłoszonych przez dyrektora instytutu propozycji. W ramach czynności sprawdzających Główny Księgowy Akademii może przedłożyć Kanclerzowi istotne informacje uzupełniające (mające na celu zapewnienie właściwej jakości i terminowości badania), w szczególności na temat zastrzeżeń wobec firmy audytorskiej łub osoby kluczowego biegłego rewidenta zidentyfikowanych w toku poprzednich badań, a także informacji sygnalnej w przypadku, gdy kluczowy biegły rewident podejmuje się badania w więcej niż 3 instytutach.

5. Informacja o dokonanym wyborze jest przekazywana pisemnie do zainteresowanego instytutu i stanowi podstawę do zawarcia umowy z firmą audytorską, która przeprowadzi badanie sprawozdania lub sprawozdań finansowych instytutu.

6. Umowa o badanie sprawozdania finansowego lub sprawozdań finansowych powinna zawierać dane identyfikujące (imię i nazwisko, numer ewidencyjny) kluczowego biegłego rewidenta, określenie, który rok, bądź lata obrotowe będą podlegały badaniu oraz zapisy obligujące firmę audytorską do:

1) wydania ostatecznego sprawozdania z badania sprawozdania w nieprzekraczalnym terminie do 31 maja roku następującego po roku badanym;

2) udzielania - na żądanie organu zatwierdzającego sprawozdanie - odpowiedzi i wyczerpujących wyjaśnień w odniesieniu do treści wydanej opinii z badania.

7. W przypadku, gdy spośród zgłoszonych przez dyrektora instytutu propozycji, żadna z nich nie zostanie wybrana, dyrektor instytutu jest zobowiązany do ponownego przeprowadzenia postępowania.

8. Koszty związane z przeprowadzeniem badania sprawozdania lub sprawozdań finansowych ponosi instytut.

9. Sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego 2  dyrektor instytutu przekazuje niezwłocznie Kanclerzowi Akademii. Bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale własnym powinny być opatrzone klauzulą kluczowego biegłego rewidenta stwierdzającą fakt zbadania wymienionych dokumentów.

III. 

ZATWIERDZANIE ROCZNYCH SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH

1. W terminie do 31 marca roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie, dyrektor instytutu przedkłada Kanclerzowi Akademii sporządzone za pośrednictwem portalu sprawozdawczego https://sprawozdania.pan.pl roczne sprawozdanie finansowe wraz z informacją dodatkową.

2. Jeżeli w toku sprawdzania poprawności złożonego rocznego sprawozdania finansowego wystąpi konieczność dokonania korekty sprawozdania - dyrektor instytutu jest informowany pisemnie o zidentyfikowanych nieprawidłowościach. W tej sytuacji może on podtrzymać przedłożoną uprzednio wersję sprawozdania i złożyć dodatkowe wyjaśnienia lub przesłać stosowną korektę kwestionowanych formularzy. Uaktualniona wersja elektroniczna sprawozdania podlega wprowadzeniu na portalu sprawozdawczym.

3. W sytuacji, gdy przed zatwierdzeniem sprawozdania, w szczególności w wyniku badania rocznego sprawozdania finansowego, wystąpią okoliczności powodujące zmiany w sprawozdaniu finansowym w stosunku do wersji przedłożonej do 31 marca, dyrektor instytutu jest zobligowany do niezwłocznego przedłożenia poprawnego sprawozdania finansowego celem jego zatwierdzenia.

4. Koordynatorem w procesie zatwierdzania rocznych sprawozdań finansowych jest Główny Księgowy Akademii, który dokonuje weryfikacji sprawozdania finansowego przedłożonego w PAN w szczególności na podstawie:

1) wglądu w roczne sprawozdanie finansowe instytutu;

2) sprawozdania z badania rocznego sprawozdania finansowego instytutu;

3) analizy sytuacji finansowej instytutu i uwag zgłoszonych w protokole przyjęcia sprawozdania przez Biuro Finansów i Budżetu oraz przez Biuro Organizacyjno- Majątkowe.

5. Podstawę do zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego stanowi:

1) kompletny protokół przyjęcia sprawozdania przez Głównego Księgowego Akademii, którego wzór stanowi załącznik nr 2;

2) pozytywna opinia biegłego rewidenta z badania rocznego sprawozdania finansowego (dotyczy instytutów, których sprawozdania podlegały badaniu);

3) analiza sytuacji finansowej instytutu sporządzona przez Biuro Finansów i Budżetu;

4) brak istotnych uwag i zastrzeżeń ze strony Biura Organizacyjno-Majątkowego odnośnie nieruchomości użyczonych instytutowi przez PAN;

5) brak istotnych uwag i zastrzeżeń ze strony Przewodniczącego Rady Kuratorów właściwego wydziału PAN; wzór opinii stanowi załącznik nr 3.

6. Obowiązek zgłoszenia zatwierdzonego sprawozdania do rejestru instytutów PAN ciąży na dyrektorze instytutu.

7. Po dacie zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego nie jest możliwe wprowadzanie zmian na portalu sprawozdawczym.

Załącznik Nr  1

Stosownie do postanowień zawartych w pkt 11 ust. 2 "Procedury postępowania w zakresie badania i zatwierdzania rocznych sprawozdań finansowych instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk - przedkładam informację na temat zebranych ofert

Załącznik Nr  2

PROTOKÓŁ

Nr ....../.....

Załącznik Nr  3

Opinia Wydziału PAN:

1 Przez dotychczasowa firmę audytorską rozumie się firmę, która badała sprawozdanie finansowe instytutu za rok 2016
2 drugi egzemplarz lub kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem