Określenie procedury postępowania w zakresie badania i zatwierdzania rocznych sprawozdań finansowych instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk.

Akty korporacyjne

PAN.2016.10.28

Akt nieoceniany

Wersja od: 28 października 2016 r.

DECYZJA Nr 44/2016

PREZESA POLSKIEJ AKADEMII NAUK

z dnia 28 października 2016 roku

w sprawie określenia procedury postępowania w zakresie badania i zatwierdzania rocznych sprawozdań finansowych instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk

Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 roku o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. z 2016 r. poz. 572 i 1311) oraz w związku z § 11 ust. 3 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 20 grudnia 2010 roku w sprawie szczegółowego trybu finansowania i gospodarki finansowej Polskiej Akademii Nauk i jej instytutów naukowych (Dz. U. Nr 254, poz. 1707) postanawiam, co następuje:

ZAŁĄCZNIK Nr 1

Procedura postępowania w zakresie badania i zatwierdzania rocznych sprawozdań finansowych instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk

I.

ZASADY OGÓLNE

1. Zgodnie z ustaleniami zawartymi w § 11 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 20 grudnia 2010 roku w sprawie szczegółowego trybu finansowania i gospodarki finansowej Polskiej Akademii Nauk i jej instytutów naukowych (Dz. U. Nr 254 poz. 1707) "Sprawozdanie finansowe instytutu podlega badaniu na zasadach określonych w przepisach o rachunkowości. Roczne sprawozdanie finansowe instytutu zatwierdza Prezes Akademii".

2. Stosownie do postanowień art. 53 ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe jest zatwierdzane przez organ zatwierdzający - nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

3. Zgodnie z art. 64 ustawy o rachunkowości obligatoryjnemu badaniu i ogłaszaniu podlegają roczne sprawozdania jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

1) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób;

2) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro;

3) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy, stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.

4. Prezes Akademii, jako organ zatwierdzający roczne sprawozdanie finansowe instytutu, ustala co roku - na wniosek Kanclerza Akademii (przygotowany we współpracy z Głównym Księgowym Akademii) - listę instytutów, których roczne sprawozdania będą podlegały badaniu pomimo nie spełniania wymogów określonych w art. 64 ustawy o rachunkowości, przy czym:

1) przy formułowaniu listy przyjmuje się zasadę, że roczne sprawozdanie finansowe instytutu będzie podlegało badaniu nie rzadziej niż raz na trzy lata, z zastrzeżeniem pkt. 2);

2) niezależnie od postanowień pkt. 1) roczne sprawozdanie finansowe instytutu będzie podlegało badaniu na uzasadniony wniosek dyrektora instytutu lub Przewodniczącego Rady Kuratorów właściwego Wydziału PAN, w tym m.in. w sytuacji gdy nastąpiła zmiana osoby na stanowisku dyrektora lub głównego księgowego; wniosek wraz z uzasadnieniem dyrektor instytutu lub Przewodniczący Rady Kuratorów właściwego Wydziału PAN przedkłada Prezesowi PAN za pośrednictwem Głównego Księgowego Akademii;

3) o decyzji Prezesa Akademii w sprawie przeprowadzenia badania rocznego sprawozdania finansowego, dyrektor instytutu zostanie poinformowany w formie pisemnej.

5. Wyboru podmiotu uprawnionego do badania rocznego sprawozdania finansowego instytutu, zwanego dalej podmiotem, dokonuje Kanclerz Akademii.

II.

WYKAZ CZYNNOŚCI PROCEDURALNYCH ZWIĄZANYCH Z WYBOREM PODMIOTU BADAJĄCEGO ROCZNE SPRAWOZDANIE FINANSOWE INSTYTUTU

1. Oferty na przeprowadzenie badania rocznego sprawozdania finansowego zbiera, z zastrzeżeniem ust. 2, dyrektor instytutu i następnie przedkłada Kanclerzowi PAN wniosek zawierający co najmniej trzy propozycje odnośnie podmiotu oraz kluczowego biegłego rewidenta. Wniosek należy sporządzić na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej procedury.

2. Dokumentację źródłową zgromadzoną w związku z zebranymi ofertami przechowuje instytut.

3. Po dopełnieniu czynności sprawdzających przez Głównego Księgowego Akademii, Kanclerz Akademii dokonuje wyboru podmiotu badającego roczne sprawozdanie finansowe spośród zgłoszonych przez dyrektora instytutu propozycji. W ramach czynności sprawdzających Główny Księgowy Akademii może przedłożyć Kanclerzowi istotne informacje uzupełniające (mające na celu zapewnienie właściwej jakości i terminowości badania), w szczególności na temat zastrzeżeń wobec podmiotu lub osoby kluczowego biegłego rewidenta zidentyfikowanych w toku poprzednich badań, a także informacji sygnalnej w przypadku, gdy kluczowy biegły rewident podejmuje się badania w więcej niż 3 instytutach.

4. Informacja o dokonanym wyborze jest przekazywana pisemnie do zainteresowanego instytutu i stanowi podstawę do zawarcia umowy z podmiotem, który przeprowadzi badanie rocznego sprawozdania finansowego, przy czym umowa powinna zawierać dane identyfikujące (imię i nazwisko, numer ewidencyjny) kluczowego biegłego rewidenta oraz zapisy obligujące podmiot badający do:

1) wydania ostatecznego raportu i opinii z badania rocznego sprawozdania w nieprzekraczalnym terminie do 31 maja roku następującego po roku badanym;

2) udzielania - na żądanie organu zatwierdzającego sprawozdanie - odpowiedzi i wyczerpujących wyjaśnień w odniesieniu do treści wydanej opinii i raportu z badania.

5. W przypadku, gdy spośród zgłoszonych przez dyrektora instytutu propozycji, żadna z nich nie zostanie wybrana, dyrektor instytutu jest zobowiązany do ponownego przeprowadzenia postępowania.

6. Koszty związane z przeprowadzeniem badania rocznego sprawozdania finansowego ponosi instytut.

7. Opinię wraz z raportem z badania rocznego sprawozdania finansowego 1 dyrektor instytutu przekazuje niezwłocznie Kanclerzowi Akademii. Bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale własnym powinny być opatrzone klauzulą kluczowego biegłego rewidenta stwierdzającą fakt zbadania wymienionych dokumentów.

III.

ZATWIERDZANIE ROCZNYCH SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH

1. W terminie do 31 marca roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie, dyrektor instytutu przedkłada Kanclerzowi Akademii sporządzone za pośrednictwem portalu sprawozdawczego https://sprawozdania.pan.pl roczne sprawozdanie finansowe wraz z informacją dodatkową.

2. Jeżeli w toku sprawdzania poprawności złożonego rocznego sprawozdania finansowego wystąpi konieczność dokonania korekty sprawozdania - dyrektor instytutu jest informowany pisemnie o zidentyfikowanych nieprawidłowościach. W tej sytuacji może on podtrzymać przedłożoną uprzednio wersję sprawozdania i złożyć dodatkowe wyjaśnienia lub przesłać stosowną korektę kwestionowanych formularzy. Uaktualniona wersja elektroniczna sprawozdania podlega wprowadzeniu na portalu sprawozdawczym.

3. W sytuacji, gdy przed zatwierdzeniem sprawozdania, w szczególności w wyniku badania rocznego sprawozdania finansowego, wystąpią okoliczności powodujące zmiany w sprawozdaniu finansowym w stosunku do wersji przedłożonej do 31 marca, dyrektor instytutu jest zobligowany do niezwłocznego przedłożenia poprawnego sprawozdania finansowego celem jego zatwierdzenia.

4. Koordynatorem w procesie zatwierdzania rocznych sprawozdań finansowych jest Główny Księgowy Akademii, który dokonuje weryfikacji sprawozdania finansowego przedłożonego w PAN w szczególności na podstawie:

1) wglądu w roczne sprawozdanie finansowe instytutu;

2) opinii i raportu z badania rocznego sprawozdania finansowego instytutu;

3) analizy sytuacji finansowej instytutu i uwag zgłoszonych w protokole przyjęcia sprawozdania przez Biuro Finansów i Budżetu oraz przez Biuro Organizacyjno- Majątkowe.

5. Podstawę do zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego stanowi:

1) kompletny protokół przyjęcia sprawozdania przez Głównego Księgowego Akademii, którego wzór stanowi załącznik nr 2;

2) pozytywna opinia biegłego rewidenta z badania rocznego sprawozdania finansowego (dotyczy instytutów, których sprawozdania podlegały badaniu)',

3) analiza sytuacji finansowej instytutu sporządzona przez Biuro Finansów i Budżetu;

4) brak istotnych uwag i zastrzeżeń ze strony Biura Organizacyjno-Majątkowego odnośnie nieruchomości użyczonych instytutowi przez PAN;

5) brak istotnych uwag i zastrzeżeń ze strony Przewodniczącego Rady Kuratorów właściwego wydziału PAN; wzór opinii stanowi załącznik nr 3.

6. Obowiązek zgłoszenia zatwierdzonego sprawozdania do rejestru instytutów PAN ciąży na dyrektorze instytutu.

7. Po dacie zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego nie jest możliwe wprowadzanie zmian na portalu sprawozdawczym.

Załącznik Nr 1

....................................................................

Pieczątka z nazwą instytutu

Pan

Tadeusz Latała

Kanclerz Polskiej Akademii Nauk

Stosownie do postanowień zawartych w pkt. II ust. 1 "Procedury postępowania w zakresie badania i zatwierdzania rocznych sprawozdań finansowych instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk - przedkładam informację na temat zebranych ofert

Lp.	Podmiot zgłaszający ofertę dot. badania rocznego sprawozdania finansowego za rok 20.....	Forma działalności	Numer, pod którym podmiot jest wpisany na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych	Data oświadczenia o spełnieniu przez podmiot warunków do wyrażania bezstronnej i niezależnej opinii	Data oświadczenia o spełnieniu przez kluczowego biegłego rewidenta warunków do wyrażania bezstronnej i niezależnej opinii	Cena netto	Imię i nazwisko kluczowego biegłego rewidenta	Numer, pod którym kluczowy biegły rewident wpisany jest do rejestru biegłych rewidentów
1
2
3
4

Przedstawiając w/w oferty

1. informuję, że wszyscy w/w biegli złożyli oświadczenie, że są bezstronni i niezależni oraz posiadają znajomość zasad gospodarki finansowej instytutów naukowych PAN,

2. wnioskuję, aby badanie rocznego sprawozdania finansowego Instytutu ............................................................ PAN w ......................... za rok 20.... przeprowadziła firma ................................................ ,w ramach której badanie przeprowadzi kluczowy biegły rewident ..............................................................................., który będzie badał sprawozdanie Instytutu po raz ...................

.................................., dnia ................ 20....... roku .........................................................

Pieczątka i podpis dyrektora

Załącznik Nr 3

Nazwa instytutu

Opinia Wydziału ................................................................................. PAN:

Po zapoznaniu się z udostępnionymi dokumentami:

Nie zgłaszam uwag, które miałyby wpływ na zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego jednostki za rok 20.......*.

Zgłaszam następujące uwagi i zastrzeżenia, istotne z punktu widzenia zatwierdzenia sprawozdania finansowego jednostki za rok 20.......*.

.......................................................................................................................................................

Warszawa, ....................... 20..... roku

....................................

pieczątka i podpis

* niepotrzebne skreślić

1 drugi egzemplarz lub kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem

Określenie procedury postępowania w zakresie badania i zatwierdzania rocznych sprawozdań finansowych instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk.

PAN.2016.10.28

DECYZJA Nr 44/2016 PREZESA POLSKIEJ AKADEMII NAUK z dnia 28 października 2016 roku w sprawie określenia procedury postępowania w zakresie badania i zatwierdzania rocznych sprawozdań finansowych instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk

ZAŁĄCZNIK Nr 1 Procedura postępowania w zakresie badania i zatwierdzania rocznych sprawozdań finansowych instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk

I. ZASADY OGÓLNE

II. WYKAZ CZYNNOŚCI PROCEDURALNYCH ZWIĄZANYCH Z WYBOREM PODMIOTU BADAJĄCEGO ROCZNE SPRAWOZDANIE FINANSOWE INSTYTUTU

III. ZATWIERDZANIE ROCZNYCH SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH

Załącznik Nr 1 ....................................................................

Załącznik Nr 2 PROTOKÓŁ

Załącznik Nr 3 Nazwa instytutu