Czy faktury i dokumenty magazynowe można przechowywać tylko w formie elektronicznej?
PYTANIE
Czy można faktury sprzedaży oraz dokumenty magazynowe własne typu: listy załadunkowe, przesunięcia międzymagazynowe, listy kompletacyjne itp. przechowywać tylko w formie elektronicznej?
Spółka z o.o. jest średniej wielkości firmą handlową. Miesięcznie wystawianych jest kilka tysięcy faktury sprzedaży w formie papierowej. Do tego dochodzi spora ilość dokumentów magazynowych. Archiwizacja takiej ilości dokumentów jest kosztowna.
Czy możliwe jest bazowanie tylko na fakturach elektronicznych?
Czy taki sposób archiwizowania jest zgodny z obowiązującymi przepisami?
Czy archiwizowanie w formie elektronicznej miałoby się wiązać z odrębnym zapisem faktur w postaci PDF w odrębnych katalogach poza systemem finansowo-księgowym, czy też wystarczy tylko bieżący dostęp do systemu finansowo - księgowego lub magazynowego (system SAP Business One - zintegrowany z gospodarką magazynową lub inny system magazynowy), który umożliwi w dowolnym czasie oddrukowanie każdej faktury czy dokumentu magazynowego?
Czy możliwe byłoby wskutek pozytywnej odpowiedzi na ww. pytanie, aby usunąć z archiwów dokumentację papierową faktur sprzedaży i dokumentów magazynowych za lata 2013-2017 (lata 2018-2019 zostaną do czasu upływu przedawnienia cywilnego gdzie faktura jest dokumentem potwierdzającym dostawę), czy też za rok 2013 należy stosować przepisy stare wynikające z rozporządzenia Ministra Finansów z 20.12.2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. poz. 1528)?
ODPOWIEDŹ
Pełna treść dostępna po zalogowaniu do LEX