Ustalenie regulaminu pracy zdalnej ekspertów, asesorów i aplikantów eksperckich w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.UPRP.2023.4
Akt obowiązujący Wersja od: 3 kwietnia 2023 r.
ZARZĄDZENIE Nr 3
PREZESA URZĘDU PATENTOWEGO RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ
z dnia 31 marca 2023 r.
w sprawie ustalenia regulaminu pracy zdalnej ekspertów, asesorów i aplikantów eksperckich w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej
Na podstawie art. 263 ust. 1 w zw. z art. 269 ust. 8 oraz art. 2721 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. - Prawo własności przemysłowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 324 oraz z 2022 r. poz. 2185) oraz art. 6720 § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510, 1700, 2140 oraz z 2023 r. poz. 240) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Ustala się Regulamin pracy zdalnej ekspertów, asesorów i aplikantów eksperckich w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej, zwany dalej "regulaminem", który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.§ 2.
Kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do zapewnienia stosowania regulaminu w kierowanych przez nich komórkach organizacyjnych.§ 3.
Pracownicy wykonujący pracę zdalnie zobowiązani są do zapoznania się z regulaminem. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.§ 4.
1.
Traci moc zarządzenie nr 10 Prezesa Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 24 listopada 2021 r. w sprawie ustalenia zasad pracy zdalnej ekspertów, asesorów i aplikantów eksperckich w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. Urz. UPRP z 2021 r. poz. 248 oraz z 2022 r. poz. 1).2.
Tracą moc polecenia w sprawie wykonywania pracy zdalnej wydane na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 z późn. zm.).3.
Tracą moc upoważnienia z dnia 14 września 2021 r. wydane na podstawie art. 3 ustawy, o której mowa w ust. 2.§ 5.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r.ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
Regulamin pracy zdalnej ekspertów, asesorów i aplikantów eksperckich w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej
Regulamin pracy zdalnej ekspertów, asesorów i aplikantów eksperckich w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej
I.
Postanowienia ogólne
Postanowienia ogólne
§ 1.
Regulamin pracy zdalnej ekspertów, asesorów i aplikantów eksperckich w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej, zwany dalej "Regulaminem", określa zasady wykonywania pracy zdalnej, w szczególności:1)
grupę pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;2)
tryb wnioskowania i uzgadniania pracy zdalnej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem;3)
zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, w tym ustalania ryczałtu, o którym mowa w art. 6724 § 4 Kodeksu pracy;4)
zasady porozumiewania się pracownika wykonującego pracę zdalną z przełożonymi i pracodawcą, w tym, sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;5)
zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;6)
zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;7)
zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;8)
zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.§ 2.
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:1)
pracy zdalnej - rozumie się przez to pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość;2)
pracodawcy - rozumie się przez to Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej, zwany dalej "Urzędem", w imieniu którego czynności z zakresu prawa pracy w stosunku do ekspertów, asesorów i aplikantów eksperckich wykonuje Prezes Urzędu;3)
pracowniku - rozumie się przez to osobę zatrudnioną w Urzędzie na stanowisku eksperta, asesora albo aplikanta eksperckiego zgodnie z zasadami określonymi w ustawie - Prawo własności przemysłowej;4)
pracowniku wykonującym pracę zdalną - rozumie się przez to pracownika, który wykonuje pracę całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość;5)
komórce organizacyjnej - rozumie się przez to komórki wymienione w § 2 ust. 1 załącznika do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 3 lutego 2021 r. w sprawie nadania statutu Urzędowi Patentowemu Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 248);6)
kierowniku komórki organizacyjnej - rozumie się przez to dyrektora, zastępcę dyrektora lub inną osobę wyznaczoną do kierowania pracami komórki organizacyjnej Urzędu;7)
Kodeksie pracy - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510, 1700, 2140 oraz z 2023 r. poz. 240);8)
Prawie własności przemysłowej - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 30 czerwca 2000 r. - Prawo własności przemysłowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 324 oraz z 2022 r. poz. 2185).II.
Tryb wnioskowania o pracę zdalną
Tryb wnioskowania o pracę zdalną
§ 3.
1.
Praca zdalna może być wykonywana, jeżeli pozwala na to organizacja pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.2.
Uzgodnienie między pracodawcą a pracownikiem, że praca będzie wykonywana zdalnie może nastąpić na wniosek pracownika lub z inicjatywy kierownika komórki organizacyjnej.§ 4.
1.
Pracownik zainteresowany wykonywaniem pracy zdalnej składa do kierownika komórki organizacyjnej, w której jest zatrudniony, wypełniony w części A wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.2.
Kierownik komórki organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony, po otrzymaniu wniosku, o którym mowa w ust. 1, wypełnia część B wniosku i przekazuje wniosek do dalszego opiniowania do komórki właściwej w sprawach kadrowych.3.
Po zaopiniowaniu wniosku przez komórkę właściwą w sprawach kadrowych Pracodawca podejmuje decyzję w sprawie wykonywania pracy zdalnej przez wnioskującego pracownika.4.
Komórka właściwa w sprawach kadrowych informuje zainteresowanego pracownika oraz kierownika komórki organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony o decyzji pracodawcy, co pracownik, potwierdza podpisem na wniosku.§ 5.
1.
W przypadku inicjowania pracy zdalnej przez kierownika komórki organizacyjnej, kierownik komórki organizacyjnej przekazuje do komórki właściwej w sprawach kadrowych wypełniony w części A i B wniosek o wykonywanie pracy zdalnej.2.
Przepisy § 4 ust. 3-4 stosuje się odpowiednio.III.
Ryczałt
Ryczałt
§ 6.
1.
Pracownikowi za pracę zdalną przysługuje ryczałt w wysokości odpowiadającej sumie przewidywanych kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej obejmujący uśrednione koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych.2.
Ryczałt, o którym mowa w ust. 1 obejmuje koszty:a)
energii elektrycznej w wysokości 31,25 zł kwartalnie,b)
usługi telefonii komórkowej w wysokości 32,50 zł kwartalnie, pracownikom, którzy korzystają przy wykonywaniu pracy zdalnej z prywatnego telefonu,c)
usługi internetu w wysokości 41,25 zł kwartalnie, pracownikom, którzy korzystają w pracy zdalnej z prywatnego łącza internetowego.3.
Koszty, o których mowa w ust. 2 obejmują pracę zdalną wykonywaną w pełnym wymiarze czasu pracy i ulegają proporcjonalnemu zmniejszeniu w zależności od wymiaru czasu pracy wykonywanej zdalnie.4.
Biuro Finansowo-Księgowe wypłaca ryczałt pracownikom wykonującym pracę zdalną raz na kwartał w miesiącu następującym po zakończeniu kwartału wykonywania pracy zdalnej na rachunek bankowy pracownika wskazany do wypłaty wynagrodzenia.IV.
Warunki wykonywania pracy zdalnej
Warunki wykonywania pracy zdalnej
§ 7.
1.
Pracownik wykonuje pracę zdalną w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika.2.
Miejsce wykonywania pracy zdalnej musi się znajdować na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.§ 8.
1.
Pracownik wykonujący pracę zdalną zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy wykonuje pracę zdalną w wymiarze nie większym niż:1)
2 dni tygodniowo, jeżeli zajmuje stanowisko eksperta albo asesora;2)
1 dzień tygodniowo, jeżeli zajmuje stanowisko aplikanta eksperckiego.2.
W pozostałe dni pracownik jest zobowiązany wykonywać pracę w siedzibie Urzędu.3.
W uzasadnionych przypadkach, w szczególności wynikających z art. 6719 § 6 Kodeksu pracy, pracodawca po zaopiniowaniu przez kierownika komórki organizacyjnej może wyrazić zgodę na większy wymiar pracy zdalnej.§ 9.
Pracownik w czasie wykonywania pracy zdalnej jest zobowiązany, w szczególności do:1)
bieżącego informowania o wynikach swojej pracy oraz przedstawiania wyników swojej pracy przełożonemu;2)
bieżącego komunikowania się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w tym w szczególności za pomocą służbowej poczty elektronicznej oraz telefonu;3)
bieżącego realizowania spraw;4)
ewidencjonowania wszystkich zdarzeń dotyczących swojego czasu pracy, w tym wyjść służbowych i prywatnych, odpracowania wyjść prywatnych, godzin nadliczbowych, urlopów i innych nieobecności na zasadach określonych w regulaminie pracy Urzędu;5)
ochrony tajemnic pracodawcy, w tym zabezpieczenia informacji objętych ochroną przed dostępem osób nieuprawnionych, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi;6)
potwierdzania obecności w pracy poprzez funkcjonalność eBramQa RCP w Portalu pracownika;7)
pozostawania w dyspozycji pracodawcy w godzinach pracy w ramach obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy albo harmonogramu czasu pracy lub w ramach godzin poza harmonogramowych wykonywanych na polecenie lub za zgodą przełożonego;8)
przestrzegania obowiązujących norm i rozkładu czasu pracy, w tym przedziału godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy;9)
wykonywania pracy zdalnej zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, zasadami ochrony informacji, w tym ochrony danych osobowych oraz zasadami bezpieczeństwa teleinformatycznego;10)
terminowego realizowania zadań, w szczególności z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej;11)
uniemożliwienia dostępu osób nieuprawnionych do komputera podczas wykonywania pracy zdalnej, telefonu komórkowego oraz innych urządzeń informatycznych, przy pomocy których wykonywana jest praca zdalna;12)
wykorzystywania czasu pracy podczas pracy zdalnej wyłącznie na wykonywanie obowiązków służbowych;13)
wykorzystywania sprzętów służbowych uzyskanych od pracodawcy wyłącznie do użytku służbowego;14)
zawiadomienia niezwłocznie przełożonego o wszelkich przeszkodach w wykonywaniu pracy zdalnej.§ 10.
1.
W tym samym dniu pracy pracownik nie może łączyć pracy zdalnej z pracą stacjonarną w siedzibie Urzędu, z wyłączeniem sytuacji wystąpienia awarii sprzętu lub innej przyczyny skutkującej brakiem możliwości wykonywania pracy zdalnej, niemożliwej do usunięcia niezwłocznie.2.
W przypadku awarii technicznej sprzętu wykorzystywanego do wykonywania pracy zdalnej (np. awaria komputera, telefonu, łącza internetowego), pracownik informuje o zaistniałym problemie bezpośredniego przełożonego. Po usunięciu awarii pracownik jest zobowiązany do niezwłocznego podjęcia pracy i poinformowania o tym fakcie bezpośredniego przełożonego. W przypadku braku możliwości rozwiązania problemu w tym dniu pracownik, najpóźniej kolejnego dnia, wraca do wykonywania pracy stacjonarnie.§ 11.
1.
Pracownik wykorzystuje do wykonywania pracy zdalnej sprzęt stanowiący własność Urzędu, przekazany do używania na podstawie protokołu przekazania sprzętu do pracy poza siedzibą Urzędu.2.
Pracownik obowiązany jest:1)
używać sprzętu wyłącznie w celu wykonywania pracy zdalnej;2)
chronić sprzęt przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub kradzieżą;3)
zabezpieczać przetwarzane dane przed dostępem osób trzecich;4)
przestrzegać przepisów wewnętrznych pracodawcy dotyczących zasad użytkowania sprzętu;5)
na żądanie pracodawcy niezwłocznie zwrócić sprzęt.3.
Szczegółowe zasady i obowiązki pracownika w związku z używaniem sprzętu służbowego do pracy zdalnej określa Polityka Bezpieczeństwa Teleinformatycznego.4.
Urząd zapewnia instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych przekazanych pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, a także zapewnia szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.5.
Pracownik wykonujący pracę zdalną zgłasza problemy związane z wykonywaniem pracy zdalnej za pośrednictwem systemu ServiceDesk lub e-mailem na adres: servicedesk@uprp.gov.pl lub telefonicznie pod nr 22 579 03 00.6.
Pracodawca nie ma obowiązku transportu sprzętu służbowego. Pracownik jest zobowiązany do zapewnienia własnego transportu, z zachowaniem dbałości o powierzony sprzęt służbowy.§ 12.
1.
Pracodawca może odwołać wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika i przywrócić poprzednie warunki wykonywania pracy.2.
Pracownik wykonujący pracę zdalną może wystąpić z wiążącym wnioskiem do pracodawcy o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.3.
Odwołanie wykonywania pracy zdalnej oraz wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy zawiera proponowany termin powrotu pracownika do wykonywania pracy w siedzibie Urzędu, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.4.
Jeśli pracodawca i pracownik wykonujący pracę zdalną nie osiągną porozumienia co do terminu, powrót do wykonywania pracy w siedzibie Urzędu następuje w następnym dniu roboczym po upływie 30 dni od otrzymania wniosku.V.
Kontrola wykonywania pracy zdalnej
Kontrola wykonywania pracy zdalnej
§ 13.
1.
Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, w szczególności kontrolę trzeźwości, a także kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.2.
Kontrolę, o której mowa w ust. 1 przeprowadza się w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika, w tym w formule zdalnej z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość, po uprzednim uzgodnieniu z pracownikiem.3.
Sposób przeprowadzenia kontroli w formule zdalnej polega w szczególności na udostępnieniu przez pracownika obrazu z kamery (np. laptopa) obejmującego jego wizerunek oraz przestrzeń stanowiska pracy zdalnej. W przypadku powzięcia wątpliwości w zakresie prawidłowości udostępnionego obrazu zespół kontrolny, o którym mowa w ust. 4, przeprowadza kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej.4.
Kontrolę, o której mowa w ust. 1, przeprowadza zespół kontrolny, w skład którego wchodzi jako przewodniczący kierownik komórki organizacyjnej lub bezpośredni przełożony pracownika oraz stosownie do przedmiotu kontroli, wskazany przez kierownika komórki organizacyjnej inny pracownik tej komórki, pracownik służby bezpieczeństwa i higieny pracy lub inspektor ochrony danych.5.
Przewodniczący zespołu kontrolnego, o którym mowa w ust. 4, zobowiązany jest uzgodnić z pracownikiem wykonującym pracę zdalną sposób i termin przeprowadzenia kontroli. W przypadku braku porozumienia termin kontroli wyznacza się w kolejnym dniu wykonywania przez pracownika pracy zdalnej.6.
W uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy zwłoka mogłaby zagrozić bezpieczeństwu pracownika albo bezpieczeństwu informacji, kontrolę przeprowadza się niezwłocznie.7.
Pracownik wykonujący pracę zdalną w celu realizacji przedmiotu kontroli zobowiązany jest udzielać niezbędnych informacji oraz wskazać i udostępnić zespołowi kontrolnemu, o którym mowa w ust. 4, stanowisko pracy zdalnej.8.
Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.9.
Przebieg i ustalenia czynności kontrolnych przewodniczący zespołu kontrolnego dokumentuje w notatce służbowej podpisanej przez wszystkich członków zespołu. Notatkę wraz z wnioskami przedkłada się do zapoznania i akceptacji pracodawcy.10.
Jeżeli w trakcie kontroli pracy zdalnej, o której mowa w ust. 1, zespół kontrolny stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, kierownik komórki organizacyjnej zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo występuje do pracodawcy z wnioskiem o cofnięcie zgody na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej stosuje się przepisy § 12.§ 14.
1.
Inspektor ochrony danych (IOD) zapoznaje pracownika przed podjęciem przez niego pracy zdalnej z zasadami ochrony danych przy pracy zdalnej.2.
Pracownik potwierdza na piśmie fakt zapoznania się z zasadami ochrony danych.§ 15.
Pracownik właściwy w sprawach bezpieczeństwa i higieny pracy zapoznaje pracownika z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.VI.
Praca zdalna na polecenie pracodawcy
Praca zdalna na polecenie pracodawcy
§ 16.
1.
Pracodawca lub upoważniony kierownik komórki organizacyjnej może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej:1)
w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub2)
w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w siedzibie Urzędu nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.2.
Pracownik, przed wydaniem polecenia pracy zdalnej składa oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.3.
Pracownik wykonuje pracę zdalną, o której mowa w ust. 1 na podstawie polecenia pracy zdalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.4.
Pracodawca lub upoważniony kierownik komórki organizacyjnej w każdym czasie może cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.VII.
Praca zdalna wykonywana okazjonalnie
Praca zdalna wykonywana okazjonalnie
§ 17.
1.
Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie w wymiarze nie przekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym na wniosek pracownika złożony w postaci elektronicznej w Portalu pracownika.2.
Wniosek o udzielenie dnia lub dni pracy na wykonywanie pracy zdalnej, o której mowa w ust. 1, może być złożony najpóźniej w dniu poprzedzającym wnioskowany dzień pracy zdalnej.3.
Wniosek o udzielenie dnia lub dni pracy na wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnie akceptuje bezpośredni przełożony, a zatwierdza kierownik komórki organizacyjnej.4.
W przypadku braku akceptacji lub zatwierdzenia wniosku, o którym mowa w ust. 2 i 3, pracownik zobowiązany jest w dniu lub dniach, które obejmował wniosek, świadczyć pracę w siedzibie pracodawcy.VIII.
Przepisy przejściowe i końcowe
Przepisy przejściowe i końcowe
§ 18.
W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy Regulaminu pracy Urzędu, Kodeksu pracy oraz Prawa własności przemysłowej.